Сел я тут систему управления выбирать для нашего отдела. Мы – вторая линия техподдержки, закрываем косяки, которые не успели исправить наши разработчики. Помогаем клиентам настроить ПО для защищенного документооборота.

В отделе у нас 17 человек. Дела ведем в 1С, а вот системы управления для общения по задачам явно не хватает. Надоело, что все рабочие коммуникации ведутся в Telegram. Куда валится и важная информация, и мемасики. Зачастую — одновременно.

Задумался: как выбрать нормальную систему? Особых требований пока нет. Заглянул в обзоры – один пафос: «Помогаем бизнесу работать», «Увеличиваем эффективность», «Лучший инструмент для agile-команд».

Решил выбирать по отзывам. Уже другая картина, менее радужная: «Самая худшая техническая поддержка в мире», «Дикие тормоза» и т.п. В общем, почитал, что люди говорят, каталогизировал немножко.


Собрал и обобщил мнения по 8 системам управления. Начал с наименее известных, закончил самыми популярными. Разделил на два блока – что «заходит», а что бесит. Заодно и таблицу цен сделал в конце. Делюсь, вдруг кому-то пригодится. Ну а мы будем тестить и выбирать уже на деле всей командой.

YouGile

Что нравится?

• Техподдержка летает. Ответы реально быстрые. Всегда вежливо и четко все распишут.
• Ребята-разработчики постоянно развивают и улучшают систему.
• Однозначно жирный плюс за чат по каждой задаче.
• Все интуитивно понятно, разобраться можно со всем за 30 минут.
• Систему внедрили моментально, и пользуются все, а не 1/10 коллектива.
• Самый большой плюс и это просто убойно – возможность кастомизации системы через скрипты. А не пользоваться шаблонными настройками, как это реализовано во всех других системах.
• Проекты отлично визуализируются, личные чаты похожи на Telegram.

Что бесит?

• Много чего еще не хватает по мелочи. Например, нет возможности назначать ответственного за подзадачи.
• Сдается мне, что все это можно было сделать плагином к Jira и не выдумывать 100500-ю систему управления задачами.
• Чаты повышают уровень информационного шума. Все эти смайлики, вопросики, «спасибки» иногда создают шум и отвлекают от контекста.
• Сырое мобильное приложение. Но верю, что доработают.

Pyrus

Что нравится?

• Есть функция согласования документа, когда документ должны подписать несколько людей в определенном порядке. Можно не бегать по кабинетам, а сделать все удаленно.
• Система, которая объединяет множество функций, начиная от почты с мессенджером и заканчивая планировщиком задач, очень удобна в использовании.
• Нет ненужных инструментов, которые загружают систему и интерфейс.
• Создание форм (как в Google).
• Управляю работой даже с телефона. Крутое и быстрое мобильное приложение, все летает.
• Стоит копейки. А если совсем нет денег на автоматизацию управления предприятием, можно попробовать бесплатный тариф.

Что бесит?

• Не видно, прочитал ли сотрудник сообщение в чате или нет.
• Неудобный календарь.
• Слабый дизайн. Глазу не за что зацепиться.
• Нет папки, в которую можно было бы загружать документы, приходится загружать в задачу.

BaseCamp

Что нравится?

• Эта система – классика. Простота и доступность. Что мне нужно? Сделать проект. Для проекта мне нужно что? Общаться с командой, раскладывать задачи, отслеживать платежи, иметь список контактов. Доску с документацией, совместный к ней доступ. Все есть.
• Интерфейс простой, наблюдается стабильность в работе.
• Удобно вести проекты по дизайну, загрузили пару тысяч макетов и все отлично.
• Идеально для веб-студии, с удовольствием работали там и подрядчиков подключали.

Что бесит?

• Нет русификации.
• Нет диаграммы Гантта.
• Ценник просто поражает. Продукт точно не стоит тех денег, которые за него хотят.
• Бывали зависания без причины. Главная проблема – облако. Постоянно рвется связь с ним.
• Мобильная версия работает очень неустойчиво.
• Невозможно оценить полную картину по проекту.

Wrike

Что нравится?

• Хорошо прописаны роли и распределены доступы каждого участника. Удобно приглашать гостевых пользователей с ограниченными правами.
• Прекрасная юзабельность, грамотная логистика и приятный интерфейс.
• Совершаешь минимум кликов для решения задач. Не сервис, а красота.
• Позволяет контролировать все аспекты работы. Удобный таймлайн.
• На обучение сотрудников ушло меньше недели, потом все своими силами уже догоняли, но базис знаний можно за один день получить.
• Инструментарий для руководителя хороший, есть таблицы, в том числе сводные, графики, диаграммы.
• Можно отслеживать загрузку сотрудников, также можно следить за каждым исполнителем отдельно: что выполнил, в какие сроки, есть индекс эффективности.
• Практически все настраиваемо. Можно менять систему и делать ее под себя.

Что бесит?

• Невероятно дорого! Жду конца года с настороженностью, если начальство не одобрит снова такие траты, придется искать более бюджетный вариант.
• Создается впечатление, что продуктом занималась команда профессиональных и талантливых разработчиков, которые забыли нанять таких же талантливых дизайнеров.
• Перегруженный интерфейс и функционал. Все это надо изучать, требуется много времени.
• Из-за многообразия функций и отсутствия целостного подхода результата нет.
• Бесплатная версия ужасна, функционал в ней очень ограничен.
• Иногда было сложно отыскать поставленные задачи и загруженные документы.

Bitrix24

Что нравится?

• Есть все. CRM, базы данных, чатики, задачи. Если постараться, можно сделать конфетку.
• Шустрая мобильная версия для Android и iPhone.
• Встроенная IP-телефония.
• Конструктор лендингов и email-рассылок.

Что бесит?

• Целый месяц бились, чтобы Битрикс-24 заработал на хостинге без сбоев.
• Техподдержка отвечает на вопрос в течение 5 дней. Несколько вопросов одновременно задать нельзя, только по очереди.
• Техподдержка кидает ссылки на инструкции и шлет шаблонные ответы. На простые вопросы, как настроить сайт в CRM не отвечают, жестко посылают к подрядчикам, а те сходу выставляют счет на несколько сотен тысяч.
• Обычным менеджерам непонятно, как пользоваться системой, нужно длительное обучение и «допиливание» системы.
• В CRM нельзя посмотреть, сколько всего часов по итогу месяца менеджер говорил с клиентами.
• Тяжел в использовании и неповоротлив, как грузовик. Невозможно кастомизировать.

Trello

Что нравится?

• Легкий вход, интуитивно понятный, русифицированный интерфейс.
• Даже бесплатной версии хватает за глаза, а если туда еще что-нибудь прикрутить (типа Slack) – вообще мечта.
• Использовали как CRM для работы с задачами. Просто незаменим в некоторых случаях. Не знаю как для больших команд, у нас было 29 человек и мы отлично справлялись.
• Отлично систематизирует задачи, все расположено на одном экране. Все операции с задачами требуют максимум 2 клика.
• Много возможностей украшать свои доски и карточки. Всегда приятно смотреть на живую доску, которая каждый день меняется, но тем не менее имеет свой единый стиль.

Что бесит?

• Слишком простой. Не очень эффективная система для ведения долгосрочных проектов в коллективах более 15 человек.
• Мало интеграций в бесплатной версии.
• Почти нет возможностей для аналитики масштабных проектов.
• Нужно ставить сверху слишком много модулей и приложений, чтобы добиться хоть какой-то функциональности.
• Невозможно удалить списки задач, даже если в них нет нужды, да и сама их постановка очень неудобная.

Jira

Что нравится?

• Для команд разработки, особенно больших, этот продукт вполне себе неплохой.
• Если во всем разобраться, то настроить можно под любые задачи. Тут реально настраивается все.
• Система отвечает всем многочисленным корпоративным стандартам и требованиям.
• Drag&Drop для перетаскивания задач в бэклоге, в спринте.
• Визуализация позволяет быстро ориентироваться и делать изменения в спринте.
• Большое количество настроек фильтрации.
• Есть удобный desktop-клиент, есть мобильное приложение.
• Есть куча встроенных отчетов, которые дают всю нужную информацию по проекту.
• Хорошо использовать, если хотите привести в порядок очень сложные процессы.

Что бесит?

• В целом система как была слишком сложной, как отнимала время, как бесила подвисаниями, так и продолжает это делать.
• Дикая тормознутость и подчиненность законодательству Австралии.
• Огромное количество настроек, в которых тяжело и долго разбираться.
• Нет возможности назначить несколько исполнителей для 1 задачи.
• Из-за скачков курса даже для мелкой организации обходится в существенную сумму, т.к. платежи в баксах.

Asana

Что нравится?

• Удобная и довольно понятная система, не такая простая, как Trello, но при базовом знании английского старт довольно быстрый.
• Лаконичный и эффективный по количеству кликов на операцию интерфейс.
• Есть все необходимое для работы сразу над несколькими проектами, широкий функционал.
• Много настраиваемых параметров для задач, удобные теги.
• Отлично реализован календарь. Визуализация каждого дня с задачами. Сотрудники по утрам сразу видят, что нужно делать сегодня.
• Есть бесплатная версия до 15 человек, правда с ограниченным функционалом.

Что бесит?

• Нет русифицированной версии. И тем, кто не знает английский, трудно понять сходу что к чему.
• Полный функционал есть только в платной версии, а тарифы высокие, для маленькой компании дорого.
• Нет desktop-версии, открывать каждый раз браузер не всегда удобно.
• Излишняя свобода действий для пользователей. Демократичные права доступа. Например, любой исполнитель может менять задачу, смещать ее сроки и даже удалять без уведомления и разрешения автора задачи.

Таблица цен

Как и обещал – таблица цен. Все нюансы по тарифам не расписывал, собрал основное для общей картины. Цены за облачную версию. Коробки, понятное дело, дороже.

Система управления	Бесплатная версия	Обычный тариф	Дорогой тариф
Bitrix24	Без ограничений по времени и числу пользователей	2390 руб./месяц (до 24 пользователей)	9590 руб./месяц (неограниченное число пользователей)
Asana	До 15 пользователей	$10,99 за пользователя в месяц	$24,99 за пользователя в месяц
Jira	До 10 пользователей	$7 за пользователя в месяц	$14 за пользователя в месяц
Trello	Без ограничений по времени и числу пользователей	$9,99 за пользователя в год	$20,83 за пользователя в месяц
BaseCamp	30 дней пробный период	Нет	$99/месяц (неограниченное число пользователей)
Wrike	До 5 пользователей	$9,80 за пользователя в месяц	$24,80 за пользователя в месяц
Pyrus	До 100 задач	279 руб. за пользователя в месяц (неограниченное число пользователей)	Нет
YouGile	До 15 пользователей	165 руб. за пользователя в месяц	399 руб. за пользователя в месяц

И напоследок – голосование.