Знакомьтесь — это Вася. Сейчас Вася разгребает задачи в своем любимом таск-трекере. Вася любит свою работу, старается быть эффективным и полезным. И просто добродушный малый.

Так получилось, что Васе приходится решать рутинные, но не самые простые задачи, над которыми приходится хорошенько сконцентрироваться.

Прямо сейчас Вася пытается понять, почему у Машеньки из бухгалтерии не сходятся расчеты. Еще чуть-чуть, вот оно, почти…

В этот момент ему звонит Катя.

Вася добродушный. Он любит помогать людям. Откладывает свою задачу: «Алло, привет! Хм… Кнопочка не нажимается? Конечно, сейчас гляну». Прошло несколько минут, и Вася разобрался в чем проблема. Катя довольна. Вася тоже.

«Так, чем я занимался? Ах, да. Дебеты, кредиты. В чем же проблема тут была? Эх, вылетело. Ну ничего, попробую сначала».

Тем временем, в таск-трекере появилась еще парочка задач. Вася начинает чувствовать, что не успевает. Нужно поспешить. Внутри появляется чувство неудовлетворенности: «Почему я не успеваю все, я плохо работаю?». Накрывает легкий стресс. Но Вася по-прежнему тот же добродушный малый, почти.

Приходит смс-ка: «Сервер лежит». Поступают первые жалобы от пользователей. Чёрт! Вася идет чинить. Логи, конфиги, мониторинги, снова логи.

Раздается звонок. Лена. «Приветик! А ты не можешь меня проконсультировать по одному вопросу? У меня гневный клиент. Замучал уже. Можно я ему бесплатно включу опцию?». Вася, не долго думая: «Да, конечно». Лена: «Супер! Спасибки!». Снова логи, конфиги, графики, инцидент-репорты. Ура. Починили.

Вася задумался: «Блин, а ведь бесплатно включать была не самая лучшая идея. Надо было чуть-чуть подумать и по-нормальному сделать. Ого! 15 тасков уже! Ладно, и бесплатно сойдет.»

Так проходит день за днем. Часто Васе приходится отвечать на одни и те же вопросы. Он все чаще не успевает.

Но Вася не сдается, он хочет быть эффективным. Прочитал умную книжку про тайм-менеджмент. Узнал, что нужно правильно расставлять приоритеты задач и более качественно планировать свою работу. Внедрил.

Пишет Оля из соседнего отдела. Говорит, что у нее компьютер плохо странички открывает. Просит помочь сейчас. Не может работу работать нормально. И Вася, конечно же, помогает. Забыв (или забив) про тайм-менеджмент. И дело не в том, что Оля красотка. Просто у Васи сложилась работа такая — всегда нужно быть во внимании, чтобы помочь коллегам решать их всегда срочные проблемы. Какой уж тут тайм-менеджмент.

Неожиданный конец истории. Далее мораль.

Не буду говорить про полезность и нужность коммуникаций. Важно, нужно, обязательно. Остановимся на вопросе эффективности коммуникаций. Обычно выделяют два вида коммуникаций.

Синхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение, а получатель сразу на него отвечает. Например, сообщение в мессенджере, телефонный звонок, совещание или просто вопрос коллеге за соседним столом.

Асинхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение и не ожидаете моментального ответа. Например, сообщение по электронной почте, тикет в сервис-деске, сообщение на автоответчик.

У синхронных коммуникаций есть большие минусы.

• Постоянные отвлечения. Любая умственная, творческая работа требует высокой концентрации и сфокусированности. Проведено куча исследований на тему, сколько человеку нужно времени, чтобы снова вернуться в работу после отвлечения. Цифры разные. Но факт в том, что обратное погружение не мгновенно и всегда требует времени. А главное — энергии. Как говорит славный Дорофеев — мыслетоплива. Которое весьма ограничено. Не говоря уже о том, что в моменты переключения внутренняя обезьяна часто встает у руля. И котики на ютубе неумолимо набирают просмотры.
  
• Отсюда вытекает следующий минус — стресс. Из-за отвлечений человек успевает все меньше. Конечно же, он старается наверстать упущенное. В итоге тратит еще больше сил. И еще меньше успевает. Сложно пробежать марафон в спринтерском темпе.
• Приоритет быть на связи, вместо сосредоточенности на важных вещах. Не раз слышал от коллег: «Как же я все отключу, до меня ведь не смогут дозвониться/дописаться.» Но обычно, даже если один коллега отключает все средства связи, то страждущие обязательно найдут другого. Среда сама заставляет всегда быть на связи, вместо того, чтобы решать важные в данный момент задачи.
• Снижение качества обсуждений и ответов. В процессе телефонного звонка или общения в мессенджере, часто не бывает времени хорошенько подумать. В итоге принимаются не самые оптимальные решения.

Другой путь — асинхронные коммуникации. Здесь ровно все наоборот.

• Появляется возможность работать более сфокусировано. Никто тебе в процессе поедания «помодоро» не позвонит и не напишет. Увеличивается продуктивность. Ты начинаешь лучше планировать свою работу. Уменьшается стресс.
• В письменном виде фиксируется кто и что сказал. Сама собой формируется документация и faq на частые вопросы. Вася бы одобрил.
• Можно подумать, прежде чем давать ответ. Ответы получаются более качественные. Прибавив сюда то, что ответы фиксируются письменно, получаем качественный faq.
  
• Асинхронная коммуникация принуждает более точно и емко формулировать задачи. Пропадает необходимость постоянного уточнения, чего же в действительности хотел автор.
• Пропадает необходимость всем находиться на рабочем месте в одно время.
  

Но тут приходит Геннадий Сергеевич и говорит: «Слушай, Вася. Писать долго. Проще позвонить и обсудить все словами. Чего тратить время?».

Так вот, Геннадий Сергеевич — это обочечник.

Знаете из-за чего часто пробки на трассах подолгу стоят, вместо того, чтобы пусть медленно, но ехать? Самые нетерпеливые водители объезжают длинную очередь автомобилей справа по обочине. И потом пытаются вклиниться в поток где-то ближе к началу пробки. В итоге, вся очередь автомобилей стоит и пропускает обочечников. Геннадий Сергеевич в этом случае получит решение своей проблемы быстрее всех. Но толку от этого, если вся пробка стоит.

Также и с задачами. Помимо Геннадия Сергеевича, есть Маша, Катя, красотка Оля. Которые завели свои задачи в сервис-деске и ждут, когда сфокусированный Вася их сделает. Максимально быстро, ни на что не отвлекаясь и не переживая. Страшно представить, что произойдет, если все будут, как Геннадий Сергеевич.

Самая важная мысль. Асинхронная коммуникация — это прежде всего уважение ко времени и планам, а также ко вниманию и сосредоточенности коллег.

Важно избегать собраний и обсуждений, которые отнимают время. Важно понимать, какие дела не терпят отлагательств, а какие могут подождать. Плохо, когда в сервис-деске все задачи со статусом «critical» или «blocker». Не будь, как Геннадий Сергеевич.

И вторая главная мысль — не нужно вдаваться в крайности. Иногда можно и нарушить правила, желая получить от коллеги быстрый ответ. И никто не отменял неформального живого общения. Иначе, как Вася скажет Оле, что она красотка.

P.S. Все имена и события вымышленные. Любые совпадения с персонажами и фактами из реальной жизни являются чистой случайностью.