Как вы представляете себе среднестатистического сотрудника поддержки? Нервный, задерганный, с красными глазами. Он разрывается между письмами в аутлуке, мессенджером и телефонными звонками. Всем в срочном порядке требуется его помощь. 

Сегодня я расскажу, как упростить жизнь ТП с помощью находчивости и современных технологий. Под катом — несколько готовых «рецептов», многие из которых можно внедрить в любой компании.

Корпоративный бот

Не всегда у сотрудников получается ввести правильный пароль от своей учетной записи с первого раза. И со второго. И с третьего…

Спустя 5 неудачных попыток учетка блокируется. Придется выдернуть сотрудника техподдержки из текущей работы и попросить «вернуть всё как было». Или придумать умное решение.

Мы для этой цели написали корпоративного Telegram-бота. Кстати, ему была посвящена целая статья на Хабре. Через него можно не только вернуть себе доступ к учетной записи Active Directory, но и воспользоваться внутренними системами с личных смартфонов вместо ПК. С помощью бота можно:

• разблокировать учетную запись;

• получить пароль гостевого Wi-Fi;

• узнать дату зарплаты/аванса;

• заказать пропуск;

• получить основные справки вроде 2-НДФЛ;

• забронировать переговорную комнату;

• получить информацию по медицинской страховке;

• найти менеджера в новый проект;

• получить правовую помощь;

• узнать расписание маршруток до офиса;

• узнать меню и расписание столовой.

Список этот регулярно пополняется благодаря обратной связи от сотрудников. Получилось очень удобно: бот принял на себя и справочные функции, и функции ТП, и даже немного бухгалтерии. Подробно описывать его устройство мы не будем: строительство Telegram-ботов далеко не новая история, и любой желающий может выбрать подходящий инструментарий. Что касается безопасности — право на установку бота имеют только сотрудники компании. Просто так подключиться к нему «с улицы» не выйдет: бот обязательно проверит личность, запросив мобильный телефон вашего профиля. Если в его базе не найдется совпадений, доступ будет закрыт.

Портал сброса паролей — один из сервисов, которые в скорейшем времени присоединятся к функционалу Telegram-бота после обновления. Через него любой авторизованный сотрудник может поменять пароль от своей учетной записи. Разумеется, потребуется двухфакторная аутентификация. Кроме того, система автоматически генерирует напоминания о смене пароля — за неделю, 3 дня и сутки. 

Бот WelcomeCROC

Адаптация новых сотрудников в компании — это история не только про «коммуникабельность и стрессоустойчивость». От того, насколько легко молодой боец вольется в наши ряды, будут зависеть и атмосфера в отделе, и личная производительность. 

Чтобы даже в первый день работы сотрудник был самостоятелен, мы написали специального Telegram-бота WelcomeCROC. Доступ к нему выдается в письме о выходе на работу. После знакомства (читай — авторизации) и согласия на обработку персональных данных бот сообщает пользователю базовые вводные — как добраться до офиса, чем заняться в первый рабочий день. 

Казалось бы, мелочь, которую можно проговорить по телефону или объяснить лично/письмом. Однако бот справится с этой задачей быстрее и четче, а человеку будет удобно хранить эту информацию в любимом мессенджере. При необходимости бот повторит то, что вы забыли. И в процессе не будет возводить очи горе. Коммуникативный барьер сломлен, все счастливы.

Кроме того, бот понимает базовые запросы на естественном языке. Достаточно написать ему фразу вроде «Что мне делать?», и он проинструктирует. Разумеется, в рамках рабочих компетенций. 

Как говорил знаменитый персонаж, “Режим питания нарушать нельзя!”.

Бот ненавязчив и интерактивен. Небольшие “дежурные” опросы в первые дни помогут сотруднику интегрироваться в команду.

В первые две недели бот проактивен — будет интересоваться самочувствием, рассказывать о компании. Без спама — одно-два сообщения в сутки. Затем перейдет в режим работы on demand.

Бот расскажет и о дресс-коде, и о досуге в компании. Это тоже важный компонент интеграции.

WelcomeCROC — это не просто модная фишка, этакий корпоративный бот с корпоративной информацией. Это первый друг и советчик на новом рабочем месте. Интровертам он поможет комфортно приступить к работе, а любители пообщаться узнают всё нужное от коллег и вольются в коллектив традиционным способом. 

Легкий доступ к сетевому хранилищу

У нас есть собственное сетевое хранилище. Условно — папка, лежащая на нашем сервере. Сотрудники компании могут работать с ней со своих «доменных» ПК или через VPN. Соответственно, чтобы получить доступ к этой папке, требуется пройти процедуру «утверждения». Раньше она строилась так:

1. Сотрудник отправляет запрос в ТП, указывая требуемый уровень доступа.

2. Техподдержка определяет ответственное лицо, вручную запрашивает у него подтверждение доступа.

3. Создается заявка для системных администраторов.

4. Спустя N-ное время доступ, наконец, открывается.

Процедура надежная, но крайне медлительная. Несколько писем, создание заявок съедают рабочее время. Требуется автоматизированное решение.

Мы разработали и применили у себя следующую связку:

1. Сотрудник заполняет форму BPM-системы. В форме указывается сотрудник, которому нужен доступ, путь до требуемой папки, тип доступа и дата окончания (или бессрочный доступ).

2. Заявка отправлена. Система проверяет наличие этой папки, находит ответственное лицо и отправляет письмо.

3. В письме, помимо самого запроса, есть кнопка «утвердить». Если ответственное лицо нажимает на эту кнопку, система автоматически выдает пользователю требуемые права.

В этом процессе участвуют три системы. Пользователь может заказать права для себя или для другого сотрудника, например, кого-то из своих подчиненных. Права на папку должны быть утверждены ответственным за нее лицом либо, если такого нет, техподдержкой. Чтобы узнать, кто ответственный за папку, BPM-система вызывает сервисную шину, а она, в свою очередь, вызывает Manage Permission System. Это небольшая система для управления доступом к ресурсам. Пока она «занимается» только сетевыми папками, но мы планируем расширять функционал. В этой системе хранятся схемы, по которым должны согласовываться права.

MPS позволяет управлять логикой утверждения и назначать ответственных. После запроса BPM-система вызывает MSP, чтобы проверить, а не выданы ли уже права. Если права уже есть — бизнес-процесс просто завершается без холостого хода.

Затем MPS возвращает BPM-системе через сервисную шину логику утверждения, т.е. список тех, кто должен утверждать доступ. Здесь есть несколько опций:

• массив ответственных;

• директор департамента (ДД);

• ресурс-менеджер (РМ);

• ручное утверждение — для схем, которые не покрывает автоматизация.

Те, кто отвечают за доступ к папке, получают письмо, через которое можно по нажатию кнопки утвердить получение прав доступа. Если права утверждаются BPM-система через сервисную шину вызываем MPS, которая выдает права.

Иными словами, теперь вопрос получения доступа разрешается только между запрашивающим и ответственным. Ничего лишнего.

Группы привилегий

Если в связной активности мы ориентируемся на участников проекта, здесь функционал групп привилегий ориентируется на должность сотрудника и подразделение, в котором он работает. Группы привилегий построены на правилах: в зависимости от этих условий ему автоматически выдаются права на выбранные ресурсы с определенным уровнем прав. 

Например, всем консультантов внутренней автоматизации нужен доступ к документации для консультантов, курсам, литературе. Через группы привилегий можно удобно манипулировать этими правилами. Каждый раз, когда синхронизируется информация по сотруднику, ему автоматически выдаются положенные права — без запросов и утверждений.

Установка программ из Software Center в один клик 

Каждый наш сотрудник через меню «Пуск» может попасть в специальный каталог доступных программ, Software Center. Фактически он реализован на базе отдельного продукта System Center Configuration Manager со своим клиентом — Software Center — который ставится на машины под административными правами. 

Процесс установки тривиален донельзя: достаточно выбрать нужное приложение и кликнуть «Установить». Не приходится писать в техподдержку запрос на установку ПО и ждать подключения инженера. Всё происходит автоматически. 

Перед тем, как «раскатать» Software Center по всем пользовательским машинам, мы провели небольшой опрос и определили пул наиболее востребованных программ, в том числе, всевозможных плагинов и надстроек. Список постоянно пополняется по заявкам сотрудников, однако уже сейчас количество заявок на установку сократилось на порядок.

Единый справочный центр по удаленной работе

Как только стало понятно, что удаленная работа — это всерьез и надолго, мы задумались о создании единого пространства, которое агрегирует инструкции для сотрудников по настройке удаленного рабочего места. Очень помогла наработанная база готовых инструкций — мы оформили и дополнили их, местами актуализировали и разместили внутри своей корпоративной социальной сети. Больше не нужно бегать по ссылкам а-ля «вот здесь про настройку почты, вот здесь пара слов про Zoom, а тут где-то был VPN, ссылка битая, но вы держитесь».

База знаний разбита на разделы. Корневой — удаленная работа. Дальше следует разбивка по нескольким крупным категориям: сервис удаленного доступа, инструменты коммуникации и совместной работы и т.п. Есть даже инструкции для новичков. Целые роад-мапы: как начать работу, в чем твои задачи.

Менеджмент бизнес-процессов

Помните старый-добрый мультик: «непонятно, что, где валяется и когда всё это кончится…»? В любой крупной компании есть десятки и сотни разрозненных бизнес-процессов. Не всегда можно быстро определить инициаторов, ответственных лиц и причины, по которым процесс мог «зависнуть». Мы решили эту проблему по-своему. Каждый процесс в компании имеет собственный уникальный номер. В нашей корпоративной соцсети существует особая форма. Вбив в нее номер процесса, можно моментально просмотреть его историю, узнать, на какой он стадии и кто за него отвечает.

Автоматизированное «внедрение» новых сотрудников

Рутинный процесс организации рабочего места нового сотрудника чаще всего весьма нетороплив. Никому особенно не приходит в голову его как-то совершенствовать. 

Все данные по сотрудникам концентрируются и управляются через нашу кадровую систему. Когда в этих данных происходят какие-то изменения, она через сервисную шину «раскатывает» их на другие системы. Таким изменением может быть и создание этих данных, вызванное появлением нового сотрудника. Новый сотрудник появляется в системе еще в статусе кандидата, то есть сразу после прохождения всех собеседований, но до фактического выхода на работу,. Данные о нем заводятся в кадровую систему, которая распространяет их на всю инфраструктуру КРОК, включая Active Directory.

Один из компонентов автоматизированного «внедрения» новичков — подготовка цифрового «рабочего места» с помощью сервисной шины. После добавления кандидата в HR-систему автоматически создается его сущность со всеми необходимыми доступами и привилегиями. Заводится учетная запись в Active Directory, создается и подключается к нужным рассылкам почтовый ящик. На него сразу же начинают приходить письма. Как только HR-отдел рапортует системе о том, что сотрудник пришел на работу, срабатывает метод, очищающий ящик от всего, что могло прийти с момента создания сущности. Остается только welcome-письмо. Ничего больше настраивать не нужно — человек максимально готов работать.

Единственный «ручной момент» — брифинг руководителя и предоставление нужных доступов, рабочего «железа» и ПО.

Надеемся, статья получилась достаточно подробной и интересной. Если вы захотите узнать о каком-то решении подробнее — приходите на работу в КРОК не стесняйтесь задавать вопросы в комментариях. 

А о том, какие нестандартные фичи удалось реализовать в рамках клиентских сервисов, мы расскажем в одной из следующих статей.