Крупным компаниям со сложной структурой иногда не хватает грамотной коммуникации и выстроенных процессов взаимодействия между отделами. Из-за этого возникают накладки, которые тормозят работу, снижают эффективность и представляют бизнес в невыгодном свете в глазах клиентов и партнеров. Чтобы этого избежать, можно установить специальное ПО. Необязательно разрабатывать его с нуля, это долго и дорого. Коробочное решение может быть очень функциональным. Пример — платформа 4me. Это инструмент уровня Enterprise для автоматизации управления услугами и проектами, благодаря которому можно решать множество бизнес-задач в одном окне.

Мы собрали несколько интересных и полезных функций, которые повысят качество взаимодействия потребителей и поставщиков услуг.

1. Инбокс — очень полезный инструмент

Консоль платформы 4me максимально понятна и удобна для пользователей. Например, в ней есть отдельные строки для описания заданий, благодаря которым можно увидеть суть задачи еще до того, как откроется карточка с ней.



Перечислим полезные функции инбокса:

1. Возможность настроить входящие сообщения так, чтобы их видели другие сотрудники.
2. Фильтры: «организация», «запрашивающий» и «запрашивающий VIP» для более удобной сортировки запросов.
3. Возможность сортировать и просматривать завершенные задачи, чтобы искать в них нужную информацию.
4. Фильтрация входящих писем по команде и участникам.
5. Сортировка почтового ящика в виде макета таблицы по первому столбцу, когда срочные задания находятся вверху окна просмотра. Пользователь может менять сортировку, нажимая на заголовок столбца.
6. Отображение элементов с пометкой «срочные» на красной иконке секундомера и в верхней части списка.
7. Персональные запросы в почтовом ящике для специалистов с пометкой «ожидание для вас».
8. В запросах отображается дополнительная информация в виде названия сервисной службы, к которой относится этот запрос.
9. В задаче, которую создали из запроса, показывается тот, кому она адресована.

Мгновенные сообщения

У платформы 4me есть панель с сообщениями, которые отображаются в режиме реального времени. В них сотрудники получают уведомления о новых задачах, смене статуса задания и т. д.

Благодаря тому, что сообщения мгновенно отправляются в почтовый ящик, сотрудники видят запросы и задачи в консоли «Входящие» в момент их поступления, а не после обновления платформы, которое происходит раз в минуту. Это сокращает время каждого отклика в среднем на 30 секунд. Для компаний, которые еженедельно обрабатывают тысячи заданий, это существенная экономия времени и страховка от штрафа за нарушение условий SLA.

2. Панель, на которой отображаются связанные с услугой компоненты

При заполнении заявки пользователь для экономии времени может применить ссылки из панели справа. Они позволяют быстро перейти к компонентам услуг, статьям и шаблонам из базы знаний. Не нужно ничего искать или заполнять вручную, достаточно перенести выбранную ссылку в правильное поле.

3. Мультиязычность

Поддержка русского языка.

Русский — один из рабочих языков интерфейса 4me, наряду с датским, французским, немецким, корейским, польским, португальским и испанским языками. Чтобы на него переключиться, нужно открыть «Личные настройки» в разделе «Мой профиль» и выбрать предпочтительный язык «русский».

Сотрудники могут переводить заполненные заявки на свой язык.

Это удобно для компаний с филиалами в разных странах, которые получают обращения пользователей на нескольких языках. Чтобы обеспечить высокое качество перевода, компания использует тот же переводчик, что и киностудия Lionsgate, известная качеством своих субтитров. Заявки можно найти в консоли настроек в разделе «Переводы». Также можно перевести названия полей заявки, которые всплывают при наведении курсора, и альтернативный текст на изображениях.

Чтобы перевести фразы из пользовательского интерфейса, нажмите на панели инструментов кнопку «Действия» и выберите пункт «Переводы». После этого нужно выбрать язык и нажать на фразу, которую вы хотите перевести.

4. Планирование ресурсов для команд

Расскажем о полезных функциях для совместной работы команд. Например, о возможности планировать изменения и проекты более точно. Распределять время на задачи можно не только в часах, но и в минутах. Также можно в процессе работы указывать, сколько времени нужно для завершения проекта. Это помогает точнее планировать ресурсы и время для каждого сотрудника и команды в целом.



Кроме того, сотрудники могут смотреть не только «Мое планирование ресурсов» и планы своей команды. Можно увидеть планы всех групп компании. Это позволяет более качественно планировать объем задач для ресурсов каждого специалиста и команды в целом.

5. Одна лицензия для всей платформы

В отличие от других систем, в 4me одна лицензия охватывает всю функциональность платформы: ITSM, ESM, неограниченное число доменов поддержки (то есть собственный экземпляр платформы для каждого отдела компании), управление проектами.

Клиентам 4me не нужно приобретать оборудование, они не платят взнос за установку и за завершение сотрудничества. Оплата взимается только за количество пользователей, у которых был доступ к платформе в течение месяца. Чтобы человек считался пользователем сервиса, нужно, чтобы в течение месяца его персональная запись была активна и включала как минимум одну роль.

6. Возможность бронирования элементов конфигурации

Через 4me можно забронировать переговорные комнаты, оборудование или корпоративный автомобиль. Технически это выглядит так. Администратор регистрирует объекты для бронирования в качестве элементов конфигурации. При этом алгоритмы настроены так, чтобы объекты видели только работники, у которых есть доступ к их бронированию. Также можно добавить необходимость подтверждать бронирование.



После запроса сотрудника платформа проверяет наличие подходящих элементов для бронирования. С помощью фильтра можно выбрать предложения по какому-либо признаку. Например, из всех автомобилей показать только пикапы или только варианты белого цвета. Следующий шаг — регистрация бронирования выбранного объекта.

Все специалисты могут просматривать бронирования, но редактировать их могут только менеджеры и администраторы учетных записей.

Платформа 4me существенно упрощает и ускоряет рабочие процессы за счет автоматизации рутинных действий. И благодаря полезным функциям можно еще более эффективно организовать работу команды, даже если сотрудники находятся в разных странах.