ERP система – гибкое решение для автоматизации сложных, многоступенчатых бизнес-процессов. Это универсальная единая информационная система, целью внедрения которой является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели еще до старта проекта. Такой целью могут быть, например, улучшение показателя окупаемости инвестиций. 

Кому подходит? Работа в ERP-системах востребована в таких сферах как, производство, ритейл, финансовый сектор, услуги, госсектр, строительство и многие другие.

Есть разные варианты реализации проектов на базе ERP. Это зависит от выявленных сложностей, поставленных задач и технологий внедрения. Минимальные сроки внедрения до точки промышленного старта составляет, не менее 9 месяцев. Окончательная стоимость внедрения зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта.

Внедрение такой системы – это непростой процесс, и бизнес должен быть готов к этому мероприятию: иметь отлаженные процессы, и сотрудников, готовых к обучению.

Цели и задачи

Для того чтобы получить максимум выгоды при внедрении ERP, необходимо тщательно спланировать каждый этап проекта. Для начала важно поставить цели и задачи.

Основными целями являются:

• автоматизация бизнес-процессов, производства, учета и управления;

• оптимизация бизнес-процессов, использования всех ресурсов предприятия и затрат;

• повышение эффективности бизнес-процессов и качества обслуживания клиентов;

• увеличение темпов роста и прибыли;

• улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI);

• уменьшение оборотного капитала;

• облегчение работы сотрудников;

• получение расширенных аналитических данных;

• интеграция с различными программами и оборудованием;

• безболезненный переход со старой системы.

Подготовка к внедрению

Первым шагом может стать составление технического задания. В нем прописываются задачи, планирование, постановка целей, аудит, карта, архитектура, бюджет и сроки. Благодаря техническому заданию можно определить, как процессы, требующие автоматизации, так и показатели, требующие улучшения. Команду экспертов со стороны заказчика должны составлять: руководитель, руководители отделов, начальники подразделений, ит-специалисты.

Первичным этапом является подбор исполнителя и решения. Когда продукт и подрядчик определены, составляется план внедрения, учитывающий цели, задачи, требования и возможности конкретного предприятия. А также проводится финансовая оценка: вложения, получение экономии, окупаемость.

Важным пунктом является и обучение сотрудников. Часто руководству приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, которые неохотно идут на принятие нововведений. Необходимо провести работу с сотрудниками по переходу на новое ПО, а также по предотвращению саботажа. Для этого после внедрения всегда проходит этап поддержки пользователей.

Подходы к внедрению

Проектный подход

В виду сложности системы подход можно считать наиболее эффективным. Проектный подход включает в себя такие этапы как, обследование, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и опытная эксплуатация.

• Обследование может проводиться посредством анкетирования ключевых пользователей. По итогу обследования должен быть получен перечень требований, эскиз предлагаемой будущей модели, а также составлена архитектура ИТ-решений.

• На этапе моделирования происходит тестовая реализация процессов и анализ функциональных разрывов. Вырабатывается методика реализации процессов, определяются участки проектирования.

• На этапе проектирования функциональные разрывы анализируются и происходит проектирование будущей системы. Составляются задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету. Первичное тестирование также является неотъемлемой частью данного этапа.

• На этапе внедрения построенной и разработанной системы производится обучение по модифицированному функционалу. При необходимости пишутся пользовательские инструкции. По результатам этапа выносится решение о готовности системы к вводу в промышленную эксплуатацию.

• Опытная эксплуатация проходит с организацией готовности всех блоков к работе в оперативном режиме. Решение периодически возникающих задач происходит в период промышленной оперативной эксплуатации системы.

Плюс подхода состоит в том, что он подходит практически к любым проектам внедрения ERP-систем. Он предполагает точность и цельность, но при этом здесь не возможно все предусмотреть, а также одна ошибка, может повлиять на изменение в тз и другие части проекта.

Поэтапное внедрение

В данном подходе проект рассматривается не как единый массив действий, а как последовательность отдельных задач. Подразумевает внедрение отдельных частей и модулей, а также полное обследование предприятия и определение всех автоматизируемых бизнес-процессов с последующей разработкой тз, в котором указывается: количество необходимых доработок, развернутый план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP.

Плюсы подхода заключаются в снижении ошибок и их влияния на весь проект, а также быстрые первые результаты. Недостаток данной технологии заключается в более длинных сроках и отсутствии точных сроков и стоимости всего проекта. Внесение даже самых незначительных изменений повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.

Agile

В этом случае внедрение начинается сразу, без какого-то предварительного плана. Уточнение и доработка плана происходят в процессе. Agile базируется на принципах сотрудничества, постоянной обратной связи от заказчика и непрерывного совершенствования. Подобный метод работы используется во внедрении коробок.

Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается быстро. Минусы – частые ошибки и переделки из-за отсутствия комплексного плана для всех частей, слабая вовлеченность сотрудников заказчика к тестированию и использованию и неопределенность результата.

Внедрение в рамках абонентского обслуживания (time and material)

Это подход, при котором проект оформляется на часы работы занятых на проекте специалистов и их разработки за эти сроки. Проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимальная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же, как и стоимость часа работы специалиста, интегрирующего программу. План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных оплат.

Планирование бюджета

Теперь можно приступать к формированию бюджета. Затраты должны окупаться в четко установленные сроки. Важно заранее оценить задачи, их стоимость и выбрать такой комплекс, который и будет помогать в достижении целей, и не требовать излишних вложений.

При подсчете бюджета следует заложить дополнительную сумму к бюджету на непредвиденные случаи. Эти средства могут потребоваться при возникновении сложностей — организации обмена данными с ПО, которая не поддерживает существующий API, доработке базовых справочников, сложностях при переносе данных, реализации необходимых для успешного внедрения функций.

Окончательная стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается: количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Эффект от внедрения

• Увеличение выручки и сокращение затрат.

• Оптимизация бизнес-процессов, увеличение их прозрачности и усиление контроля.

• Повышение рентабельности производства.

• Улучшение показателя окупаемости.

• Повышение эффективности бизнес-процессов.

Преимущества внедрения

• Синхронизация и контроль процессов. Благодаря внедрению вы сможете упорядочить получение данных и обмен ими на всех взаимосвязанных между собой этапах деятельности организации. Это положительно скажется на эффективности работы каждого подразделения.

• Унификация отчетности. При помощи ПО ERP все финансовые и статистические отчеты выводятся согласно единому образцу, что значительно облегчает совокупный анализ текущих результатов работы отделов организации.

• Функции для руководителя. Внедрение ERP позволяет активно пользоваться базами управления корпоративными знаниями компании, увеличивая функциональность руководителя.

• Личный кабинет контрагента. Возможность участия клиентов организации. К примеру, они могут самостоятельно формировать заказ, отслеживать его статус, анализировать наличие материальных запасов, пополнять их в случае необходимости.

• Безопасность данных. Администратор может категорировать всех пользователей системы, предоставив каждой категории доступ к определенным ресурсам и функциям. Действия каждого пользователя можно будет легко проверить.

• Внешние интеграции. ERP-системы могут взаимодействовать с системами более низкого уровня, такими как технологическое оборудование, производственные комплексы и станки.

• Взаимодействие. Внедрение ERP предусматривает наглядную демонстрацию результатов работы каждого подразделения, что помогает улучшить взаимодействие между ними.

• Масштабирование. Модули ERP позволяют наладить централизованное управление и масштабировать принимаемые решения.

• Контроль всех направлений работы предприятия. Внедрение ERP позволяет контролировать все рабочие процессы, протекающие в подчиненной организации.

Проблемы при внедрении

Успешное внедрение зависит от большого количества факторов. В ходе проекта компании могут столкнуться с рядом проблем:

• нецелесообразность внедрения;

• нет цели внедрения;

• плохой план внедрения или его отсутствие;

• плохое управление проектом;

• нехватка ресурсов;

• много доработок;

• плохой контроль подрядчика;

• мало опыта исполнителя;

• плохое тестирование;

• плохое обучение конечных пользователей.

Распространённые риски и проблемы проекта по внедрению ERP-системы:

• недооценка масштаба, сроков, стоимости

• срыв сроков и превышение бюджета

• плохая информационная инфраструктура

• саботаж сотрудников-пользователей

• невовлеченность заказчика

• неправильный выбор решения

• отсутствие ожидаемого эффекта в срок

• проблемы с интеграцией сторонних систем;

• слабые инструменты аналитики.

В заключение отметим, что внедрение ERP-системы – дорогой и сложный процесс, который требует значительных временных затрат. Внедрение надо тщательно планировать, оценивать, контролировать и впоследствии грамотно использовать.