Многие компании сталкиваются с необходимостью быстро адаптировать новых сотрудников в команде. Ведь им предстоит в сжатые сроки подхватить большой объем активностей и проектов. Возможно, вам знакома ситуация, когда ушёл эксперт с уникальными знаниями, и становится некому быстро подхватить проекты или какие-то активности. Найти решение таких проблем помогает система управления знаниями, которая решает сверхзадачу — повышает вовлеченность сотрудников и их мотивацию.

Поможет разобраться в этом вопросе Ольга Елисеева, руководитель департамента проектирования и внедрения центра информационной безопасности «Инфосистемы Джет». Ольга расскажет из каких мероприятий состоит система управления знаниями, как запускают такие мероприятия и как их можно комбинировать. Поскольку предложенные практики «обкатаны» на сотнях сотрудников и все кейсы похожи друг на друга, мы решили рассказать об инструментах вовлечения в виде сериала из четырех серий. В нём будет два персонажа: сотрудник Роман и его руководитель Игорь. Все герои вымышлены, совпадения с реальностью случайны.

Первая серия

Первая серия начинается с появления нового сотрудника Романа.  Поскольку он недавно пришёл в компанию, ему назначили куратора на время испытательного срока. По сюжету куратор знакомит Романа с традициями компании, контролирует выполнение задач, курирует в проектах и активностях. Еще Роман успевает подметить, что компания хранит внутреннюю базу знаний на Confluence, и там очень много полезной информации. На предыдущих местах работы он с таким не сталкивался.

Кадр смещается на Игоря – это руководитель Романа. Он вечно занят совещаниями и созвонами, ему не до нового сотрудника. Но он спокоен за Романа, поскольку в компании работает система наставничества и куратор контролирует работу нового сотрудника.

И вот день Х – появляется новый проект по аудиту. Игорь ломает голову, кого назначить, ведь все сотрудники загружены. И тут он вспоминает, что есть новый специалист, которого можно максимально загрузить. 

Роман нерешительно подключается к новой задаче: у него есть похожий опыт с предыдущего места работы, но он не знает правил новой компании и ее подходов к реализации проектов. Куратор по-прежнему рядом: старается поделиться знаниями и дает ссылку на Confluence, где Роман может почитать подробно о типах проектов. Новички часто стесняются задавать дополнительные вопросы, чтобы не создать впечатление, что они некомпетентны. Поэтому многое пытаются узнавать самостоятельно. Так поступает и Роман, он поглощает максимум информации за короткий период.

Перед тем как приступить к проекту, куратор подсказывает Роману посмотреть видео, в котором опытный эксперт рассказывает, что такое проекты по аудиту, их цели, какие команды участвуют и какие инструменты используют. Роман смотрит видео с удовольствием: знакомый опыт, доступный язык и понятное описание процессов. Теперь он чувствует больше уверенности перед реализацией проекта.

Конец первой серии. Титры

Первую серию мы посвятили внутреннему обучению. Нередко опытные сотрудники проявляют инициативу и делятся знаниями с другими коллегами и новичками. И чтобы передать свой опыт системно, проводят обучение для всех желающих.

Внутреннее обучение может быть посвящено разным темам: технологиям, рисованию схем, созданию деловых писем и красивых презентаций. Для таких вебинаров достаточно одного часа в зуме. Программы, посвященные hard skills, могут длиться по несколько дней. После все записи публикуются в базе знаний, и любой сотрудник может их посмотреть, когда ему удобно.

Вторая серия

Вторая серия посвящена ошибкам. Прошло три месяца, Роман реализует с командой проект. Неожиданно для себя он совершает ошибку и боится признаться команде. В своем календаре он находит встречу с интересным названием Fails Nights. Оказывается, это мероприятие, где сотрудники делятся своими ошибками на проектах, чтобы другие коллеги не наступали на те же грабли.

Роман присоединяется к встрече, и с облегчением узнает, что он не один совершает ошибки. Один сотрудник рассказывает о том, как планируемые работы на 10 минут затянулись на целый день разборок и эскалации с клиентами.

Другой сотрудник делится проблемой, как одна ошибка по невнимательности чуть не привела к инциденту по информационной безопасности. Роман, слушая эти истории, понимает, что об ошибках можно говорить даже с долей юмора. Конечно, он признается в своем проколе, и команда помогает найти решение.

Конец второй серии. Титры.

На мероприятиях Fails Nights выступают любые сотрудники: на них можно приглашать проектные команды разных должностей, маркетологов и пиарщиков, руководителей, которые готовы делиться своими факапами. Сотрудники принимают участие по собственной инициативе. Но бывает, что руководитель может тонко намекнуть своему сотруднику выступить на таком мероприятии, чтобы тот поделился своим ценным опытом.

Обычно один рассказ длится 5-7 минут и имеет такую структуру: контекст, ошибка, какой был сделан вывод и какой получен результат. Все встречи записываются и публикуется в базе знаний. В конце проводится голосование за самый мощный фейл. Тот, кто побеждает, получает коробку пончиков.

Такой формат встреч по душе многим сотрудникам. В один день можно идти по коридору офиса и услышать, как два инженера между собой решают техническую задачу и говорят: «Если ты так сделаешь, это прямой путь на Fails Nights». 

Третья серия

В третьей серии снова появляется Игорь — руководитель Романа. Он по-прежнему сильно загружен: растет его отдел, приходят новички.  В какой-то момент Игорь понимает, что нужно усилить поддержку информированности сотрудников и прозрачности бизнес-процессов. При этом у него остается естественное желание тратить меньше времени и сил.

Роман же в свою очередь прошел испытательный срок и работает в компании около 10 месяцев. На этом этапе у него возникают вопросы, какие возможности дает работодатель для индивидуального развития сотрудника. 

Тут ему на почту приходит приглашение с интересным, интригующим названием Стендап. Роману стало любопытно, и он пришёл. На этом мероприятии руководитель рассказал, что в компании внедряется система performance review. Рассказал о целях этой процедуры, этапах из которых она будет состоять, какие необходимо выполнить шаги для достижения результата.

После встречи у Романа появляется понимание, как оценивать свою эффективность и как строить профессиональное и карьерное развитие.

Конец серии. Титры

В основном на внутренних стендапах выступают руководители, чтобы ответить на накопившиеся вопросы сотрудников в легком и непринужденном формате. Встречи проводятся онлайн и записываются. Пропустившие встречу сотрудники могут в любое время посмотреть запись.

Четвертая серия

Прошло еще три месяца. Роман успешно закончил проект: клиент и команда довольны. На рабочей почте и во внутреннем телеграм-канале Роман находит приглашение принять участие в мероприятии по проектному опыту.

Роман решает, что теперь действительно можно рассказать свою историю работы в классно реализованном проекте.

К тому же у Романа в индивидуальном плане развития стоит задача по выработке навыков публичных выступлений, которую он ранее согласовал с руководителем. Чтобы перебороть страх аудитории, Роман обращается за помощью к Игорю. Руководитель рассказывает, зачем нужно мероприятие по проектному опыту, какая его цель и что получают слушатели после  этой встречи. Он предлагает Роману порепетировать и посмотреть записи выступлений других коллег. После такой «тренировки» Роман успешно выступает и получает положительный фидбэк от коллег.

Таким образом за год работы в компании Роман прошел путь от слушателя до эксперта, которому есть что рассказать о своем опыте.

Конец четвертой серии. Титры.

На таких встречах выступают сотрудники индивидуально или проектные команды. Часто они сами откликаются на рассылки в почте и телеграм-канале или руководитель подсвечивает интересный проект, о котором стоит знать всем. Встреча обычно состоит из 2-3 выступлений с таймингом 30-40 минут каждое. Встреча также записывается и публикуется в базе знаний.

Что осталось за кадром?

Свою систему внутренних мероприятий команда центра информационной безопасности «Инфосистемы Джет» выстраивала и запускала поэтапно.

Сначала довольно естественным образом появилось внутреннее обучение, поскольку есть много сотрудников, готовых делиться реальным опытом. Часто они сами инициируют выступление и предлагают провести обучение, записать его и выложить на  Confluence. Бывает, сотрудники после просмотра записи с определенной темой приходят с инициативой провести следующее с их темой. Все видео сохраняются в одной папке в базе знаний с комментарием, почему их важно посмотреть. Мероприятия по внутреннему обучению проводят по мере подготовки. Формируется список потребностей сотрудников и спикеров, желающих выступить.

В какой-то момент команда центра информационной безопасности «Инфосистемы Джет» сильно выросла и количество параллельных проектов превысило сотню. Коллегам стало важно понимать, чем живет его «сосед», чем занимается компания или департамент. Главное — у многих появилось желание делиться своим опытом. Так, команда создала внутреннее мероприятие для проектного опыта.  

Традиционно в компании «Инфосистемы Джет» сотрудники работали в офисе, и многие руководители стали испытали стресс, не понимая, что делают их подчиненные на удаленке в период пандемии. Сотрудники в свою очередь также ощущали неопределенность ситуации из-за множества введенных ограничений. Чтобы избежать недоговоренностей и недопониманий, появился формат стендапа. На таких встречах руководители говорят просто о сложном и доносят до всех сотрудников важную информацию. Стендапы обычно организовывают по мере необходимости, когда есть потребность чем-то поделиться и обсудить важное.

Четвертым в компании появилось мероприятие Fails Nights, на котором сотрудники делятся своими ошибками. Несмотря на название, его проводят в рабочее время, а не ночью. Обычно сотрудники стараются не привлекать внимание к своим ошибкам и пытаются все тихо разрулить. Эти встречи – полная противоположность такому отношению к факапам. Руководители обсудили возможность проведения мероприятия, предложили сотрудникам, нашлось 3-4 кейса, которые стали отправной точкой. В итоге Fails Nights до сих пор существует в компании «Инфосистемы Джет» с 2020 года и успешно практикуется.

Ингредиенты успешного запуска

Первый

Чтобы запустить любое мероприятие для команд, в первую очередь нужно определиться с главной проблемой, которую хотим решить. Всегда первый шаг — это целеполагание.

Второй

Нужно определиться с союзниками. Любое изменение в процессах — это стресс для команды, поэтому если есть хорошая инициатива, нужно понять, кто из коллег поддержит твою идею: например, выступит на первом «пилотном» мероприятии.

Третий

Важно популяризировать мероприятие по всем каналам: корпоративной почте, внутренним телеграм-каналам, выкладывать информацию  на портал. Собирать истории успеха, чтобы у людей появилось желание вовлечься.

Четвертый

Важно помогать тем, кто решил выступать на мероприятиях. Не каждый сотрудник имеет большой опыт выступлений перед аудиторией. Чтобы помочь перебороть страх, проводите репетиции и небольшие прогоны.

Пятый

Оценивайте эффективность и пользу мероприятий. В компании раз в полгода проводят опрос участников мероприятий. Их просят ответить, что нравится во встречах, что нет, какая тема была бы полезна и что лучше освещать. Если у сотрудника есть своя тема и желание выступить, он может смело отозваться и подготовить свое выступление.

Что движет сотрудниками?

Все эти мероприятия родились внутри компании по инициативе руководителей или сотрудников. Какая же связь между мероприятиями и вовлеченностью сотрудников? 

Любому руководителю важно понимать мотивацию своих подчиненных. Есть сотрудники, которыми движет возможность делиться: им важно чувствовать свой профессионализм и экспертность. Есть те, которым нужно признание и поощрение. Есть творческие люди, которые любят проявлять себя.

С помощью этих мероприятия можно закрывать потребность каждого. Например, через выступление сотрудник может показать свои знания и экспертность. Другой сотрудник в это время целенаправленно «качает» навык, например, публичные выступления, аргументация. Таким образом формируется их вовлеченность и повышается лояльность.

Такие внутренние активности можно создавать в любой последовательности и комбинации. Главное — сохранять смысл и помнить цели, ради которых внедряются мероприятия. Это действительно помогает работать над вовлеченностью и мотивацией сотрудников.

Про адаптацию сотрудников будут говорить ещё много. Это неисчерпаемая, высокоактуальная тема, которая либо помогает бизнесу развиваться, либо приносит бесполезные расходы. Как добиться максимальной вовлечённости сотрудников будут рассказывать на будущей конференции TeamLeadCоnf 2023. 27 и 28 февраля в Москве поговорим о самых новых практиках адаптации и этапах подбора сотрудников. Программа уже составлена и размещена на официальном сайте