Наличие внушительного портфеля ПО в компании не равно умению эффективно им управлять. Развитие функции SAM (Software Asset Management) часто кажется слишком сложным процессом и не входит в число приоритетов бизнеса. Однако зрелый процесс управления программными активами поможет сэкономить компании немало денег и времени в долгосрочной перспективе.

В этой статье разберемся в том, зачем нужна оценка зрелости управления программными активами, какие уровни зрелости бывают и как пройти путь от полного хаоса в лицензиях и ПО до построения полноценного процесса, который поможет в достижении бизнес-целей. 

Зачем оценивать уровень зрелости процесса управления программными активами?

Невозможно построить эффективный процесс управления программными активами без регулярного аудита текущего состояния. Каждый уровень зрелости системы предшествует новым раундам оптимизации, причем эффект от развития функции распространяется на глобальные приоритеты компании: экономия бюджета, поддержка в достижении стратегических целей и более эффективное управление рисками.

Проведение оценки зрелости SAM – отличный способ понять направление изменений и снизить риски, связанные с хаотичным приобретением и использованием ПО: внезапные аудиты, перерасходы бюджета, угрозы информационной безопасности и торможение процессов из-за ошибок в лицензировании.

Кроме того, регулярная оценка зрелости SAM-системы позволяет перестать двигаться на ощупь в процессе развития – вы понимаете, какие именно практики управления могут быть внедрены в тот или иной момент времени, получаете вводные для планирования. Изменения становятся более осмысленными и последовательными. 

Пять уровней зрелости Software Asset Management в организации

Модель уровней зрелости – удобный инструмент, позволяющий оценить текущее состояние процесса и разработать план его развития. В управлении программными активами выделяют пять уровней зрелости.

Хаос

Как это выглядит? 

На ранних стадиях управление программными активами компании точнее всего характеризуется как хаотичное. Данные о ПО или не собираются, или собираются не полностью, они разрознены и распределены по Excel-таблицам с разными владельцами (которые часто функционально даже не пересекаются друг с другом). Часть активов не учтена, система инвентаризации отсутствует, финансовые и юридические риски стремятся к 100%.

Что делать на этом этапе?

• Осознать, что вы находитесь на первом уровне зрелости SAM. 

Понимание всех рисков, связанных с хаотичным управлением лицензиями на программное обеспечение, станет мощным триггером к действиям по переходу на следующий уровень.

• Оценить качество имеющихся данных.

На ранних стадиях “взросления” управления активами ПО компании часто испытывают нехватку качественных данных или не понимают, как их собрать. Здесь важно оценить качество уже имеющихся данных и понять их ценность, а также разобраться, каких ключевых данных не хватает для наведения порядка.

Реактивный SAM

Как это выглядит?

На этом этапе в организации начинает формироваться прообраз системы управления программными активами. У бизнеса уже возникло понимание важности порядка в лицензиях и ПО, менеджеры начинают смотреть в сторону SAM-инструментов для автоматизации задач по управлению ПО. На этом уровне в компаниях часто появляется система дискаверинга, которая снимает проблему с получением данных об используемом софте.

Обычно переход от стадии хаоса к реактивному SAM воспринимается командами как существенный прогресс. И это действительно важный шаг на пути к оптимизации, но распространенная ошибка компаний на этом этапе – уверенность в том, что для полного порядка достаточно только приобрести и внедрить систему дискаверинга. 

Почему это не так? 

1. Данные об установленном и используемом в организации ПО, собираемые системами дискаверинга, не пригодны для анализа в “сыром” виде. Информация об одних и тех же вендорах и программных продуктах приходит в разных наименованиях, поэтому данные сначала необходимо нормализовать.

2. Системы дискаверинга не умеют собирать коммерческие данные о закупленных лицензиях ПО. Информация о приобретенном ПО и технической поддержке хранится в договорах или других правоустанавливающих документах, которые необходимо собрать и обработать. На практике – это не простая и ресурсоемкая работа.

Что это значит для бизнеса? 

К сожалению, многие компании после достижения стадии реагирования останавливаются на пути к зрелой системе управления программными активами. Чем это грозит бизнесу?

• Ваша компания застрянет на режиме “тушения пожаров”: большая часть сил и ресурсов будет уходить на реагирование на проблемы и ошибки по мере их возникновения. Система управления ПО еще недостаточно развита, чтобы можно было быстро находить и устранять первопричины таких проблем.

• Вы продолжите переплачивать за ПО. Без оптимизации системы управления ИТ-активами и привлечения к этому процессу отдела закупок и ИТ-службы невозможно правильно спрогнозировать расходы на софт и составить адекватный бюджет.

• Аудиты будут “съедать” ресурсы. Аудиты внешних и внутренних регуляторов на реактивной стадии развития SAM – все еще испытание для бизнеса. Чтобы пройти такой аудит, придется мобилизовать все имеющиеся ресурсы.

Что делать дальше? 

• Ввести автоматизированную отчетность об инвентаризации ПО и лицензионных правах. Это позволит обеспечить постоянное соответствие требованиям вендоров. 

• Вовлечь стейкхолдеров в процесс оптимизации. Любое подразделение или сотрудник компании, имеющие прямое или косвенное влияние на процесс управления программными активами, должны рассматриваться как заинтересованная сторона. Чаще всего это ИТ-служба, финансы, отдел закупок. Для продолжения оптимизации необходимы кроссфункциональное взаимодействие и баланс между интересами сторон.

• Выделить команду под SAM. Чтобы продолжить развитие системы управления программными активами, нужна команда или как минимум руководитель проекта – это зависит от количества вендоров и программных продуктов. В зависимости от бюджета можно использовать внутренние ресурсы, нанять команду SAM-специалистов или передать функцию на аутсорс. 

• Проанализировать существующие ограничения и варианты их преодоления. Например, в вашей компании нет достаточного бюджета на развитие SAM. Подумайте о том, что можно сделать с имеющимися ресурсами: начните с малого и сначала запустите процессы, которые принесут быстрые результаты. Эти достижения можно использовать как доказательство того, что компании необходимо продолжать инвестировать в развитие SAM.

Проактивный SAM

Как это выглядит? 

На этом уровне зрелости компания выходит на проактивный подход к управлению программными активами. Главные признаки этапа: работа с данными упорядочена, информация о закупленных лицензиях систематизирована, проводится регулярная инвентаризация ПО, выполнена нормализация данных, а внутри компании появилась поддержка изменений и готовность к взаимодействию.

Что это значит для бизнеса?

Достижение стадии проактивного SAM означает, что в данных постепенно устанавливается порядок, возникает понимание принципов корректной работы с ними, и компания готова к внезапному аудиту. 

Риски, связанные с комплаенсом, перерасходом средств на ПО, информационной безопасностью заметно снижаются.

Что делать дальше?

Главное условие перехода на следующий этап – построение эффективной SAM-системы для обеспечения высокого уровня комплаенса. Для оптимизации необходимо автоматизировать сопоставление нормализованных данных об используемом ПО и лицензионных правах и обеспечить генерацию автоматической отчетности по его итогам.

Оптимизация

Как это выглядит? 

На этом уровне зрелости SAM-системы у команды есть полное представление о том, что происходит с программными активами прямо сейчас. Работа с данными полностью автоматизирована, разработана система отчетности, ключевые процессы выстроены и отлажены. 

Что делать дальше?

Проделанная работа с данными и настройкой автоматизированной отчетности позволяет приступить к оптимизации – поиску “узких мест,” устранение которых сэкономит деньги для бизнеса. Главная цель такого аудита – возможность строить корректные планы по приобретению необходимых лицензий, оптимизировать расходы на программное обеспечение, отслеживать и менять неактуальный софт и прогнозировать использование имеющегося ПО.

Устойчивая ценность

Как это выглядит?

Ваша система управления программными активами достигла зрелости и позволяет бизнесу экономить деньги. При этом SAM – не просто функция, а неотъемлемая часть культуры компании, существующая в синергии с остальными подразделениями. Команда управления программными активами полностью укомплектована и обеспечивает поддержку достигнутых результатов.

Что делать дальше?

Этот этап зрелости SAM ориентирован на стратегию – теперь можно сосредоточиться на планировании и определении направлений развития портфеля программных активов. 

Теперь команда SAM может выстраивать стратегические отношения с вендорами ПО, договариваться о более выгодных сделках и планировать события, связанные с окончанием жизненного цикла того или иного ПО.

Экономический эффект от действий на этом этапе скорее накопительный – это постепенная оптимизация за счет точного понимания того, что нужно компании, и составление плана на будущее на этой основе. В результате, компания сможет принимать взвешенные решения о расходах, когда придет время для переговоров с вендором по контракту или продлению лицензий программного обеспечения.

Внедрение эффективного плана развития SAM и SAM-системы

Вывод SAM на зрелый уровень – сложный и длительный процесс. В среднем, путь от этапа хаоса до достижения устойчивой ценности занимает около двух лет. 

Как достичь успеха в развитии процесса управления программными активами? Ниже – три основных элемента работающей стратегии: 

1. Планирование

Главная ошибка компаний в попытках взять свое ПО под контроль – пытаться сделать слишком много и слишком быстро. В таком случае мотивация команды продолжать быстро угасает от рядовых неудач и проблем, а цели кажутся слишком далекими и размытыми. 

Чтобы избежать этого, важно пошагово описать весь процесс развития. Это позволит команде не сбиться с пути и оставаться сосредоточенными на достижении промежуточных результатов. Составьте дорожную карту успеха, понятную каждому члену команды. Подробно опишите шаги по достижению каждого этапа зрелости SAM и роль каждого члена команды.

2. Внедрение процесса и SAM-системы

Когда у вас есть четкий план, переходите к его исполнению. Достижение высоких уровней зрелости, а соответственно и получение максимальной выгоды невозможно без внедрения регламентированного процесса управления программными активами и инструмента его автоматизации, специализированной SAM-системы.

При внедрении помните о принципе GIGO (garbage in – garbage out): некорректные входные данные дают некорректные результаты даже при использовании правильного алгоритма. Ваша задача – получить максимум чистых данных для корректного анализа. Чем больше данных ваша команда собирает о ПО и устройствах, на которых оно установлено, тем более качественную аналитику вы получите.

3. Регулярная поддержка и развитие

Внедрение SAM не ограничивается запуском SAM-системы в эксплуатацию. Важно регулярно поддерживать данные в актуальном состоянии, охватывать новые программные продукты в комплаенс-отчетах, а также оптимизировать управление процессами жизненного цикла программного обеспечения. 

Для качественного развития SAM важно ориентироваться на будущее: заранее готовиться к переговорам с вендорами в конце жизненного цикла программного обеспечения, планировать объем лицензий для новых сотрудников, выстраивать долгосрочные отношения с поставщиками ПО. 

Еще один важный аспект – поддержка осведомленности сотрудников о функциях и принципах работы используемого ПО, формирование глубокого понимания функций SAM у топ-менеджмента организации.

Выводы

1. Оценка текущей зрелости SAM в организации – отправная точка для грамотного планирования дальнейших шагов по развитию и определению зон роста. 

2. В своем развитии SAM проходит пять уровней зрелости: хаос, стадия реагирования, достижение проактивного уровня SAM, оптимизация и выход на устойчивую ценность. 

3. Каждая следующая стадия зрелости отличается от предыдущей уровнем работы с данными о ПО, степенью автоматизации процессов и количеством возможностей для получения качественной аналитики.

4. Зрелая SAM-система представляет собой мощный инструмент для оптимизации расходов бизнеса и ориентирована на стратегию и долгосрочное планирование развития парка ПО в организации: выстраивание отношений с вендорами, получение более выгодных цен на софт, оптимизация структуры и наполнения портфеля ПО. 

5. Главная ошибка при планировании этапов развития системы управления программными активами – попытка сделать все и сразу. Составляя план по выводу SAM на зрелый уровень, важно поэтапно расписать ваши действия и обозначить зоны ответственности участников команды, сделать работу с данными приоритетом на каждом этапе, обеспечить поддержку и развитие после запуска SAM-системы в эксплуатацию.

Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, информация будет полезна вам в работе с программными активами. Пишите в комментариях, на каком уровне зрелости находится SAM в вашей компании.