Календарь – один из самых главных инструментов в работе руководителя. Там и встречи, и планы, и разная дополнительная информация, которой не место в голове. Но,чтобы календарь приносил пользу, а не просто отжирал драгоценное время, нужно правильно его вести. И причем не только одному руководителю. 

Как превратить календарь в эффективный инструмент командной работы – приглашаю почитать.

Привет! Меня зовут Илья Прахт, я тренер курсов TeamLead, Senior Product Manager, Delivery Manager и COO в OTUS. Я активно практикую сам и пропагандирую другим тайм-менеджмент. Ведь именно благодаря ему возможно все везде успевать (ну или почти все). Ключевым инструментом, можно сказать, ядром тайм-менеджмента для меня является календарь. Вот именно про него и хочу сегодня поговорить.

Как мы обычно ведем календарь

Календарь – удобный инструмент синхронизации. И обычно, тимлиды и руководители используют его именно для этого. Здесь прошиты все встречи, созвоны. Есть удобные уведомления, так что ничего не пропустишь.

Так вот, чаще всего, на этом использование календаря и заканчивается. И да, для руководителя это минимум половина его работы, ведь весь рабочий день состоит из постоянных совещаний и встреч. Но вот вторая половина (а может и третья, четвертая, что бы это ни значило) остаются не у дел.

Календарь может давать гораздо больше плюшек, может покрывать гораздо больше задач. Давайте разбираться, каких.

Возможности календаря

Чтобы добавить некоторой системности нашему обзору, давайте попробуем вспомнить, в чем заключаются основные функции любого руководителя. Их 4:

• Планирование

• Организация

• Мотивация

• Контроль

И вот с каждой из этих функций может помочь календарь!

Планирование

Первую полезную фичу календаря мы с вами уже рассмотрели – можно создавать совещания, митинги, встречи. Добавлять туда участников, заполнять повестку, прикреплять ссылку на zoom или meet (или любой другой инструмент, который у вас используется), рассылать на всех приглашения. Можно даже видеть, кто принял приглашение, а кто – нет. Удобно. В планировании помогает.

Но это не все. Второй важной фичей календаря для планирования может быть распределение времени по задачам. Данная практика подходит не всем. Но я пользуюсь сам, так что расскажу.

Планируя неделю или день, можно выделять конкретные слоты в календаре для определенных задач. Оценить, сколько вам потребуется, и затем выделить время. В чем профит? Во-первых, вы фиксируете самые важные для вас задачи, и точно будете ими заниматься, раз выделили время (ну или почти точно, бывают и форс-мажоры, конечно). А во-вторых, четко видно, сколько задач влезет в ваш день или неделю. Не выйдет впихнуть невпихуемое, как говорится. И вы узнаете об этом на этапе планирования, а не в конце недели, когда дедлайны продолбаны. Удобно, согласитесь?

Повторюсь, данный метод подходит не всем. Есть 2 подхода в тайм-менеджменте: от свободного времени (и это, как раз, распределение слотов в календаре) и от бэклога задач (держите бэклог отсортированным по приоритетам, берете всегда самую верхнюю = важную задачу). Я для себя нашел некоторый компромисс. Если задача срочная – я стараюсь выделить ей жестко место в своем календаре. Если сроки терпят, то задачи лежат в бэклоге, и я беру какую-то из верхних, когда решу поработать. И волки накормлены, и овцы не пострадали.

Организация и Контроль

Встречи, повестки, протоколы, инвайты – это все и про организацию тоже. Но опять же, есть у календаря и другие полезные функции.

Как не забывать ничего? Приемов много. Кто-то пьет биохакерские добавки для памяти. Кто-то пишет на стикерах и обклеивает ими монитор. Кто-то пишет в блокнот (а потом теряет его в куче других блокнотов). Я же предлагаю и здесь воспользоваться календарем.

Всю входящую информацию можно переносить в задачи. Выделить там специальный список для инбокса, и складировать туда все-все-все. Несколько раз в день сортировать, брать в работу, планировать. Позволяет не терять ничего, работать с инбоксом из разных мест и с разных устройств. И голова свободна.

А еще есть напоминания. Бесценная штука в работе руководителя. Но это уже больше про контроль.

Вот пообещал вам ваш разработчик Вася доделать задачу к обеду. Надо же это запомнить? Иначе он пообещал, вы не спросили, он и не сделал. Или в следующий раз не сделает, потому что он старался, а результат никто не спросил. Вешаете напоминалку в календарь на обед “Спросить Васю по задаче”. В час Х календарь вас уведомляет, вы адресуете вопрос Васе, и ситуация под контролем. Не успел Вася, сказал еще пару часов ему надо? Ок, двигаем напоминалку на 2 часа, и снова забыли. Голова разгружена, а календарь напомнит. А вот Васе придется сделать, вы же точно придете к нему ровно через 2 часа.

И так со всеми обещаниями, договоренностями. Любой организационной историей. Очень удобно.

Мотивация

Вот с мотивацией тут посложнее. Не так “в лоб” все решается. Но и здесь календарик может вам помочь. Хочу предложить две техники.

Первая – разделять свой день. У нас разные биоритмы, кто-то сова, кто-то жаворонок. Кто-то любит начинать работать пораньше, кто-то сидеть спокойно работать по ночам. Важно то, что у нас есть периоды различной когнитивной активности. Минимум 3:

• Активная работа мозга – придумать какое-то решение, скреативить;

• Обычная работа мозга – просто задачить задачи, без какого-то особенно RnD внутри;

• Пассивная работа мозга – это когда уже все, котелок не варит, максимум, на что способны – поделать какую то манкиджобу, где совершенно не надо напрягать свое серое вещество.

Так вот, как правило, эти периоды активности более-менее стабильны у людей. И вы, зная, когда у вас прилив сил, а когда – пассивная фаза, можете планировать задачи соответствующим образом. Категоризировать их и вставлять именно в такие периоды. Помогает в меньшей степени себя заставлять что-то делать, а наоборот, пользоваться плодами работы своего мозга.

А вторая техника – обратная. Когда совершенно не хочется делать задачу. Вот прям никак, из-под палки максимально. В этом случае помогает заранее распланированный день. Может и не хочу делать, но уже запланировал, деваться некуда. Чтобы потом планы все не менять и не передвигать, лучше возьму и сделаю. Примерно вот так это работает.

Повторюсь, это не у каждого. Но мне лично помогает.

Календарь в работе команды

Очевидно, что все вышеперечисленное не будет работать в полную меру, если вы единственный, кто пользуется календарем. Ваши идеи и практики должна разделять команда, тогда будет толк.

Есть специальные правила “календарного этикета”, соблюдение которых дает весомый прирост производительности. И значительное облегчение жизни самого тимлида.

Мы приготовили открытый урок на курсе Team Lead про это. И 2 августа в 20.00 по Москве обязательно расскажем подробнее про возможности календаря, про правила командной работы с календарем, про другие полезные лайфхаки, которые сделают вашу жизнь проще. Регистрируйтесь и приходите!

Присоединяйтесь к моему телеграм-каналу Седой директор. Пишу там про управление людьми и продуктами, про менеджмент в IT. Отвечаю на ваши вопросы и разбираю ваши кейсы.