Привет! Меня зовут Алёна, менеджер по маркетингу в компании Bimeister. Последние 5 лет я занимаюсь организацией мероприятий от классических конференций с аудиторией в 350 человек до вывоза заказчиков заграницу с развлекательной пошаговой программой.

В этой статье я хочу поделиться небольшой инструкцией того, как организовать классическое мероприятие, вроде бизнес-ужина с презентацией и на что необходимо обратить внимание. 

Event-маркетинг – одна из важнейших частей маркетинга и продаж, которую некоторые недооценивают, не вкладывают в эту нишу смысл и понимание того, как правильно найти подход и получить выгоду от мероприятия, ведь лояльность заказчиков приводит к продажам. У каждого мероприятия должна быть задача и цели, такие как: новые лиды, повышение лояльности Заказчика, продвижение нового релиза, оповещение Заказчиков и другие. Цели и задачи нужно определить с самого начала, чтобы правильно подобрать формат, место и активности.

Event-маркетинг – это своего рода маркетинг, который ориентирован на долгосрочные взаимовыгодные отношения с отдельными потребителями.

Хочется кричать о том, что маркетинг – это вообще-то целая наука и начинать нужно со стратегии развития бренда/ портфеля/ решения, на год, ну или хотя бы на полгода вперед.

Предположим, что у вас есть стратегия и вы знаете, с какой темой будете вещать или какую гипотезу вы хотите проверить в этом квартале. Отлично, берите эту тему и начинайте пускать как паутину по всем каналам от инстаграма и PR-а до event-ов. 

Программа

Вот вы определили тему, которую хотите донести до слушателей на самом мероприятии. 
Исследуйте аудиторию, спустите аккаунтов на своих заказчиков, пусть прощупают почву и узнают, на сколько эта тема им вообще-то интересна, какими кейсами стоит делиться в программе мероприятия и в каком формате вещать бизнес-часть. Но предварительно подготовьте памятку (это может быть красивое письмо с описанием формата мероприятия) для аккаунтов и саму гипотезу, которую хотите проверить на заинтересованность. 

Запуск этой предварительной проверки поможет:

• понять, как скорректировать тему на более интересную, если потребуется

• понять состав аудитории

• точнее спланировать все мероприятие

В случае продумывания развлекательной программы тоже подумайте о ЦА. Высокопоставленные лица точно не пойдут играть в «собери коктейль» или прыгать через костер. 

Ну и, конечно же, не забываем про пол наших коллег. Если аудитория смешанная, то постарайтесь сделать мероприятие комфортным, полезным и интересным для всех, 
чтобы слушатели не зевали и не мечтали сбежать, а развлекалками забьете вечернее время, либо время перерывов, но так, чтобы люди вернулись слушать.  

Допустим, что тема супер. Можно продолжать подготовку к Бизнес-ужину на тему «Применение цифровых инструментов при эксплуатации нефтегазовых производств».

Переходим к плану мероприятия. В данном примере рассматриваем Бизнес-ужин с презентациями своих решений и прочих кейсов для заказчиков.

Необходимо подготовить формат мероприятия. Фуршет во время регистрации обязателен, чтобы слушатели не отвлекались на голод во время презентаций + успели пообщаться в неформальной обстановке. Затем позвать гостей на саму презентацию и непосредственно начать мероприятие. Если это вечернее время, как в нашем случае, то необходимо учитывать сам ужин. Т.е. с презентационной частью в идеале успеть решить вопросы до стандартных 19:00. Далее дать людям спокойно поесть в пределах 30 минут, желательно в формате банкета. После чего уже можно переходить к развлекательной программе, наполнить которую можно, например, игрой в «Что? Где? Когда?» с розыгрышем призов, а также выступлением музыкальной группы и диджея.

Призы или сувенирку желательно начать готовить минимум за месяц, если хотите успеть все забрендировать.

Определитесь с местом проведения мероприятия

Договоритесь обо всех моментах аренды площадки на берегу, чтобы потом не было сюрпризов. Продумайте вход, выход, подъезд и прочее. Станьте тем самым участником мероприятия. Гостей необходимо встречать, для этого нужно комфортное пространство на входе и гардероб, чтобы не приходилось бегать через всю площадку, дабы повесить свое намокшее пальтишко и, непосредственно встречающий. Продумайте моменты обогрева/охлаждения помещения. По этой причине, например, шатры выбирать стоит крайне осторожно, с возможностью открывать его стенки. Полный гайд я постараюсь написать в следующий раз ;)

Проверьте заранее всю технику и презентации на экране. Кстати, презентации нужно выводить только в формате PDF! Будет супер, если у вас будет звуковик или любой другой технический специалист на площадке. Не забудьте микрофон, переходники, кликер и запасные батарейки ко всему перечисленному. А лучше взять всего по несколько штук. 

Проконтролируйте, чтобы видимость контента была обеспечена с любой точки зала и людям не пришлось вертеть головой так, что потом их шея будет припоминать о вас в болевом ключе.

Создайте плашки/заставки для экранов. Пустые мониторы, где скачет надпись «HDMI» не очень презентабельно выглядит. Если это не заставка с логотипом DVD и когда весь зал ждет что он попадет четко в угол.

Обговорите заранее кто будет говорить вступительное слово, будь то коллеги или ведущий. Пропишите в программе четкий тайминг с перерывами на перекус, перекур и прочее.

Не жадничайте на еду и алкоголь, пожалуйста, хоть мы его и не поддерживаем. Худшее, что может быть – голодный и не обогретый заказчик. Вечерняя обстановка открывает в людях, возможно не всегда ожидаемое, желание обнять кальян или поехать в караоке. Предусмотрите места на улице для общения и продумайте возможные пути отступления своих директоров и их коллег в ближайшую приличную караокишную. Не поленитесь усадить всех в такси и проверить, не забыл ли кто свои вещи. 

Окей, площадка определена, вы все продумали. Составьте приглашение, как минимум за 2 недели и отправьте в календарь на эту дату. В драфте письма должна быть информация о тайминге, о том, во сколько, кто, откуда и где встретит гостей. Оставьте подробную схему проезда и контакты координатора. 

Не стесняйтесь напомнить людям письмом-напоминанием или звонком о мероприятии за 1-2 дня, а так же за пару часов до его начала. 

Пример письма-напоминания особенно не отличается от самого письма-приглашения.

Здесь мы лишь «напоминаем в самом начале и просим сообщить в случае, если прийти не получится.

Вуа-ля, никто не забыл или отписался, если не придет, вы успешны! 

Диджей – как ни странно, важнейший человечек, который в целом создает настроение всей вечеринки. Он встречает всех на велкоме, о котором, кстати, тоже не стоит забывать, с бодрящей позитивной музыкой, помогает с микрофоном в зале для спикеров и устраивает дискотеку с Агутиным после ужина.

Не забывайте думать о комфорте участников мероприятия. Покормите подрядчиков и себя. Да-да, сами вы вряд ли успеете поесть с гостями.

Продумайте пледы, дождевики или сменную одежду. Если в программе мероприятия помимо бизнес-части запланирована спортивная активность, такая как яхтинг, то кто-то 100 % забудет шорты или футболку. Если вы на природе, то бейсболка спасет как от дождя, так и от жары. Также, если мероприятие связано с приготовлением еды, предусмотрите фартуки и перчатки. В общем, представьте самые комфортные вещи, которые подошли бы к формату.

По окончанию мероприятия у вас останется куча вещей, поэтому заранее обговорите с площадкой, можно ли оставить все до какого-то времени, ведь не всегда ночью у вас получиться вызвать газель, а таксист, увидев количество перевозимого, откажется вас везти.

После мероприятия напишите благодарственное письмо участникам мероприятия и приложите полезные материалы и фотоотчет, если таковы имеются. Таким образом вы сможете получить фидбек самого мероприятия ;)

Давайте кратко подытожим:

1. Определитесь с темой и аудиторией

2. Составьте промо приглашение

3. Проверьте гипотезу через аккаунтов

4. Найдите площадку для мероприятия 

5. Организуйте наполнение площадки, кейтеринга и развлекательной части

6. Разошлите приглашения и пропушьте аккаунтов, чтобы они с этим помогли 

7. Соберите регистрации

8. Напомните про событие

9. Подготовьте все доклады и своих коллег

10. Пробрифуйте докладчиков

11. Проверьте все по списку, чтобы ничего не забыть

12. Проведите мероприятие

13. Разошлите презентации и весь контент с мероприятия

14. Проведите опрос как кому понравилось

15. Выдохните :)

В случае, если у вас что-то пошло не по плану, помните, что кроме вас, никто не знает, что торт должен был быть шоколадным, а не клубничным. Не расстраивайтесь по таким пустякам. Нерешаемых вопросов почти не бывает.