Что можно сделать для того, чтобы заинтересовать

Бизнес аналитик плотно работает с заинтересованными лицами на проекте и в курсе целей проекта и способов определения его успеха.

Довольно часто важные для проекта люди могут быть перегружены работой или не настолько заинтересованы в нём, на сколько мы бы этого хотели. В этой статье я бы хотел расписать способы заинтересовать их в проекте с целью получения от них нужной информации и поддержки, необходимой для успешного завершения инициативы.

Я выделил 14 советов, как можно вовлечь людей в свой проект на основе прочитанных мной статей и личного опыта:

#1 Информируйте. Самая простая вещь, с которой можно начать - это информировать о событиях на проекте. Приглашайте на ежедневные планёрки и другие созвоны, включайте их в копию важных переписок на проекте.

#2 Будьте ведущим на встречах. Всегда показывайте, что готовитесь к встречам. Например, отправляйте список того, что бы вы хотели обсудить всем участникам до встречи и составляйте подробное описание встречи, а также давайте ей ёмкое название. Никогда не опаздывайте на созвоны/встречи, а лучше даже приходите/подключайтесь слегка заранее.

#3 Идите навстречу. Если нужный Вам человек обычно занят, будьте готовы встретиться с ним и вне рабочего времени, если это единственный шанс застать его, чтобы обсудить важные детали по проекту. Такая открытость покажет им, что Вы сами заинтересованы в проекте.

#4 Давайте им принимать решения. Если нужный Вам человек отстраняется от проекта, то есть вероятность, что это происходит по той причине, что он чувствует свою необязательность в данной активности, так что дайте им почувствовать, что их мнение действительно важно. Задавайте им вопросы, предлагая варианты реализации и просите из выбрать лучших вариант, который потом пойдёт в реализацию. Пишите и высылайте итоги встреч отдельным письмом всем участникам.

#5 Доносите ценность. Каждый проект был начат, потому что он нацелен принести ценность компании. Одна из основных задач бизнес-аналитика понимать эту ценность и доносить её до всех связанных с проектом лиц. Правильное объяснение ценности проекта как для компании, так и для каждого отдельного человека может стать сильным инструментом, чтобы заинтересовывать людей помогать реализовывать проект. Ведь, люди могут не знать или попросту забыть, какую глобальную ценность приносит проект или та или иная задача.

#6 Стройте доверенные отношения. Все мы в первую очередь люди, и у нас есть жизнь помимо работы. В идеале, личная жизнь не должна влиять на профессиональную, но такое бывает только в книжках и лозунгах, так что важно построить с важными людьми доверительные отношения, чтобы понимать их скрытые мотивы и быть готовым к их реакциям на те или иные ситуации, и чтобы понимать, как и когда можно к ним обращаться. Этому может помочь, например, поддерживание приветственных разговорах о погоде или планах на выходные в начале встреч.

#7 Обучайте. Необходимые для проекта люди могут быть неактивными просто по той причине, что они не знают, что нужно для разработки ПО, и поэтому предполагать, что их участие не нужно. Рассказывайте им, почему вам нужна та или иная информация - это поднимет их заинтересованность в разговорах с Вами.

#8 Презентуйте информацию просто и доступно. Старайтесь преподносить информацию максимально простыми словами, которые точно будут понятны слушателю. Важно также использовать визуальные элементы, если это возможно, так как их проще понять и усвоить большинству людей. Используйте для презентации знакомые им шаблоны и типы диаграмм. Если Вы не знаете, что им знакомо, хорошо будет прибегнуть к стандартам в диаграммах, например, к BPMN, UML или другим. Чем выше уровнь абстракции вы выберите для презентации, тем большее количество людей сможет её понять и усвоить информацию.

#9 Организуйте доступность информации. Предоставьте всем связанным с проектом людям место, где они смогут получить всю информацию по проекту в любой момент времени, и поддерживайте информацию актуальной.

#10 Найдите нужных людей. Проведите анализ заинтересованных лиц заранее - узнайте их влияние на проект, временную зону, в которой они работают, их руководителей и даже руководителей их руководителей. Соберите как можно больше информации о каждом участнике, чтобы построить правильный формат общения.

#11 Будьте готовы эскалировать. Если нужный вам для проекта человек не отвечает слишком долго, всегда можно задать вопрос его руководителю или руководителю его руководителя. Но с такими коммуникациями нужно быть осторожным - каждый такой запрос ваше должен иметь реальное обоснование, должен быть сформирован максимально ясно и объективно, спокойным деловым языком. Таким образом вы обезопасите себя от возможного недовольства.

#12 Разработайте план коммуникаций. Лучших способ обезопасить себя от возможного недовольства при эскалации - это составить план коммуникаций заранее, где определить ожидания по времени ответа каждого из участников, и обозначить точки и сроки эскалации. Это позволит избежать неприятных сюрпризов для всех участников процесса.

#13 Обратиться к своему менеджеру тоже вариант. Хотя начиная с уровня старшего специалиста, от Вас ожидают максимальную самостоятельность, иногда эскалации, описанные выше не помогают, и тогда всегда есть вариант попросить вашего менеджера помочь Вам своими связями и влиянием, так как велика вероятность, что Ваш руководитель имеет доступ к людям выше уровнем.

#14 Будьте гибкими. Также, нужно уметь подстраиваться под собеседника и выбирать тот стиль общения, который лучшим способом работает конкретно с этим человеком. Не существует серебряной пули ни в одном из процессов, особенно когда это касается общения с людьми.

Работа с несколькими заинтересованными людьми

В английском языке есть слово - stakeholders, обозначающее заинтересованных лиц на том или ином проекте или активности. К сожалению, я не смог найти полноценного перевода этого термина на русских язык одним словом и с точно таким же значением. Поэтому в этой главе бы хотел начать его использовать как есть, надеюсь, мой читатель меня простит.

Забавно, но когда я в первый раз заговорил с моей женой об этом термине, она была уверена, что stakeholders относится только к держателям акций, но на самом деле этот термин используется гораздо чаще.

Stakeholder - это любой человек или даже юридический орган, который может повлиять на компанию, продукт или проект. Их можно разделить на внешних и внутренних.

Внутренние stakeholders:

• Члены команды или другие сотрудники компании,

• Управляющие в компании,

• Владельцы компании,

• Владельцы акций компании.

Внешние stakeholders:

• Поставщики,

• Контрактники,

• Государственные органы,

• Клиенты,

• Кредиторы.

Ниже я хотел бы привести мои идеи, как вы можете успешно работать с большим количеством заинтересованных лиц на проектах:

#1 Выявить и упорядочить. Для начала, надо выписать список стратегических целей компании, в которой Вы как бизнес аналитик делаете проект или продукт. Затем, составить список stakeholders, доступных вам вместе с их сферами влияния. Потом подготовить список процессов, задач и проектов, за которые Вы несёте ответственность. Как финальный этап, совместить эти списки, чтобы определить, кто из людей вокруг Вас чем можем Вам помочь.

#2 Охарактеризуйте заинтересованных лиц. Категоризировать и охарактеризовать заинтересованных лиц можно по следующим признакам:

• Ключевые, основные и вторичные stakeholders,

• Внешние и внутренние,

• Возможное расписание взаимодействия с ними, включая частоту и время,

• Удобные для них каналы взаимодействия,

• Какая информация им интересна.

#3 Поймите их мотивы. Узнайте их амбиции на проекте и как каждый stakeholder выигрывает от успеха проекта или продукта. Поможет задавать себе вопросы:

• В курсе ли они проблемы, которую решает проект/продукт?

• На сколько они мотивированы найти хорошее решение проблемы? 

#4 Подстраивайтесь. Не пробуйте применить одну и ту же манеру общения ко всем заинтересованным лицам. Используйте информацию, которую удалось собрать о каждом stakeholder включая их свободное время, предпочитаемые способы общения для построения индивидуальной манеры общения. Не обязательно давать всем заинтересованным лицам весь объем информации в одной и той же форме, так как у них могут быть разные ожидания и потребности относительно получаемой информации.

#5 Ценность. Старайтесь сделать каждое взаимодействие с Вами ценным для stakeholders. Не перегружайте их информацией - это может привести к их желанию быть подальше от проекта. В то же время, не следует давать им слишком мало информации - недостаток может либо привести к их неадекватному вмешательству в проект, либо к дистанциированию и нежеланию помочь там, где они могли бы. Не копите слишком много информации - всегда лучше синхронизировать их ожиданиями итеративно.

#6 Установите расписание. Лучше всего договориться о взаимно удобном и соответствующем нуждам проекта расписании общения как можно раньше, и придерживать этой периодичности. Вполне вероятно, что это расписание будет разным для разных заинтересованных лиц. Например, для внешних stakeholders как правильно периодичность общения необходима ниже, чем для внутренних.

#7 Устанавливайте сроки. Всегда обозначайте сроки, когда вам нужно что-то получить от заинтересованных лиц. Даже если вы не знаете их точно, обозначьте хоть что-то, от чего можно будет отталкиваться, иначе задача рискует быть не сделанной, пока не будет уже слишком поздно. Также, это облегчит планирование для людей, с которыми Вы взаимодействуете. 

#8 Запрашивайте обратную связь. Следите за реакцией stakeholders во время общения с вами, и подстраивайте свои процессы и стиль общения в зависимости от этой реакции, чтобы сделать работу максимально эффективной и долговременной. Кроме того, нет ничего плохого в том, чтобы спросить людей вокруг Вас том, как им с Вами работается. Это покажет вашу заинтересованность и открытость, что всегда распологает к себе.

#9 Встречайтесь один на один. Часто кажется, что проще собрать всех в одной комнате или на одном созвоне, чтобы обсудить все вопросы, но такие встречи в большом составе далеко не всегда эффективны. Встречи один на один помогают построить более доверительное общение, и получить более точную и развёрнутую информацию.

#10 Эскалируйте. Заранее узнайте, кому Вы можете эскалировать проблему, если не получается решить что-то самому. Согласуйте процесс эскалации со всеми участвующими в нём заинтересованными лицами, чтобы избежать неприятных сюрпризов. Стройте эскалацию на фактах и объективных доводах.

Конфликты

Не редкость, что заинтересованные лица на проектах могут не соглашаться о чём-либо, как что-то должно быть разработано или в каком порядке. По моему опыту бизнес аналитик может прибегнуть к следующим стратегиям в таких случаях:

#1 Сначала один на один. Если собрать не согласных stakeholders в одной комнате, то это может только усугубить спор, перевести его в эмоциональное русло, как итог замедлить решение вопроса. К такой встрече Вам, как бизнес аналитику, нужно быть хорошо подготовленным, чтобы быть в состоянии увести её в продуктивное русло. Для этого следует встретиться со всеми сторонами сначала один на один, и максимально подробно изучить позицию каждого заинтересованного лица.

#2 Миссия компании. Миссия и цели компании могут стать универсальным доводом в споре о правильном решении, ведь, все спорящие стороны работают в этой одной компании или проекте. Изучите миссию и цели, чтобы быть готовыми использовать их для решения вопроса и поиска компромисса.

#3 Мы все здесь, чтобы решить проблему. Во время спора заинтересованных лиц, попросите каждую сторону раскрыть свою позицию, задавая открытые вопросы. Делайте выводы на основании цели проекта или миссии компании, напоминая всем о них.

#4 Уважайте каждое мнение. Никогда не позволяйте никому почувствовать, что Вы игнорируете или Вам не интересна чья-либо позиция. Даже самые неочевидные идеи или споры могут привести к лучшему продукту.

#5 Спрашивайте, не убеждайте. Всегда есть соблазн навести порядок жесткой рукой, полагая, что Вы сами знаете, как лучше, но действительно хорошие вещи делаются группами людей с разным опытом и взглядами. Во время спора мы часто склонны просто к попыткам убедить человека, но вместо этого гораздо эффективнее это получиться путем задачи правильных вопросов. Например, можно спрашивать, как определённое решение скажется на репутации и долгосрочных целях компании.

Заключение

Работа с людьми всегда требует индивидуального подхода, так что я не удивлюсь, если моих советов будет мало для решения той или иной ситуации, но я надеюсь, что хотя бы один пункт вам поможет.