Электронный документооборот с каждым годом все больше входит в жизнь каждого человека в России. Сегодня есть удобнейшие сервисы, благодаря которым можно оформить ипотеку, записаться к врачу, записать ребенка в школу, поставить автомобиль на учет и многое другое с помощью мобильного телефона.

В 2024 году о кадровом электронном документообороте слышал, пожалуй, каждый сотрудник, в обязанности которого входит ведение кадрового учета. Однако далеко не все компании перевели кадровую документацию «в цифру». Одни опасаются новых технологий, другие боятся больших затрат, для третьих барьером является защита и конфиденциальность персональных данных, но действительно ли все эти опасения стоят того, чтобы откладывать переход на ведение кадрового документооборота в электронном виде? В этой статье мы попробуем рассмотреть, все ли так сложно и страшно как кажется на первый взгляд.

Нужна ли вообще вся эта “цифровизация”?

Ни для кого не секрет, что ведение кадрового учета достаточно сложный процесс. Сам документ создать недолго, но его подписание сотрудником может затянуться на несколько дней. Перевод кадрового документооборота в электронный формат сильно ускоряет процесс подписания бумаг сотрудником.

После того как все подписи собраны, кадровику нужно каждый год архивировать огромное количество разных приказов, соглашений, уведомлений и прочих документов. Всё это нужно не только проверить, но и перенести в архив, расположить в удобном порядке. После этого архив хранится долгие годы. Если же на предприятии внедрен электронный кадровый документооборот, то все подписанные сотрудниками документы хранятся в удобных электронных каталогах, и найти интересующий приказ или соглашение — дело пары кликов.

В современных реалиях удаленная работа это норма, но для кадровика «удаленщик» остается «головной болью» в плане подписания документов. Каждый раз нужно отправить документ по почте, потом дождаться его возврата, а если документ потеряется, то весь процесс отправки нужно повторить снова. В то же время отправка документа в электронном виде занимает несколько секунд, а его подписание происходит в течение нескольких минут! 

Не будем забывать про сокращение расходов на печать и хранение. Для существования бумажного документа нужна бумага, краска в принтере, папка для хранения документов, а также специализированное помещение для архива. Затраты, связанные с переводом предприятия на КЭДО (кадровый электронный документооборот), как правило, носят разовый характер и включают в себя установку и доработку программы для сотрудников отдела кадров.

Почему еще не все перешли на КЭДО?

Многие руководители считают, что цифровизация устоявшихся процессов это что‑то дорогое, небезопасное и не особо нужное для их компании. На каждом предприятии обычно свой, устоявшийся, бизнес‑процесс. Приобретение готового решения для кадрового учета не всегда удобно для кадровика, ведь учет и правила ведения документооборота на предприятии формируется годами, также нужно учесть сферу деятельности, внутренние процессы, техническую инфраструктуру компании.

Готовое решение всегда типовое. В этом случае не продукт подстраивается под нужды кадровика, а кадровик «подгоняет» свою деятельность под продукт. Сотрудников нужно обучить работе в новой системе и не факт, что это будет удобно. Внедрение готового решения может повлечь за собой изменения в существующих бизнес‑процессах, что может неблагоприятно сказаться на работе.

Стоит отметить, что для использования многих продуктов нужно выпускать электронно‑цифровую подпись для каждого сотрудника, что тоже несет за собой значительные затраты.

Можно ли перейти на КЭДО “безболезненно”? 

Перевод процессов в электронный вид обычно улучшает результаты работы сотрудников. Порядка становится больше, а человеческие ресурсы расходуются эффективнее. Да и всегда приятно идти в ногу со временем и своим примером вдохновлять других на упрощение рабочих рутинных операций без потери качества выполняемой работы.

Большинство компаний для ведения кадрового учета используют продукты компании «1С». В программе кадровик настраивает процессы так, как ему удобно, также документы создаются в соответствии со стандартами, принятыми в компании.

А что, если в привычной для кадровика программе вместо кнопки «Печать» в документе появится кнопка «Отправить»? Процесс оформления документа не изменится, а вот срок подписания ускорится, к тому же бумажной волокиты практически не останется! При отправке на подпись, каждый документ подписывается со стороны предприятия усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), что экономит время на подписание руководителем.

Документ отправляется в том виде, в котором он создан, сотрудник получает этот документ на подпись уже в мобильном приложении, которое легко можно скачать на любой смартфон. Мобильное приложение «Госключ» это бесплатный сервис, в котором можно выпустить подпись, а также ознакомиться и подписать юридически значимые документы и заявления электронно‑цифровой подписью. Сотрудник выпускает электронно‑цифровую подпись (усиленная неквалифицированная электронная подпись), используя свой профиль на Госуслугах. Далее, сотрудник в приложении «Госключ» может просматривать и подписывать все документы, которые ему отправляет работодатель.

Все заявления сотрудник может формировать в специальном боте, который настраивается в соответствии с процессами и потребностями компании, а кадровику данные придут в привычную ему программу. Уже на основании полученных данных в программе можно создавать приказы и прочие документы, что тоже удобно и существенно экономит время.

Документы, а также подписи к документам, передаются в «Госключ» через защищенный канал передачи электронных документов между системами. Передача осуществляется оператором персональных данных (согласно закону РФ от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»), обеспечивающим конфиденциальность персональных данных.

Как выглядит архив?

Все подписанные документы отправляются в архив автоматически, в установленную кадровиком дату, но при необходимости всегда можно отправить документы вручную. Кадровик может легко найти нужный документ, благодаря удобной системе поиска. Документы хранятся вместе с электронными подписями к ним в специальном каталоге на сетевом хранилище данных (NAS). Регулярно создаются резервные копии файлов архива на резервные серверы, что гарантирует сохранность информации в случае сбоев.

Все документы хранятся в четком соответствии стандартам хранения цифровых документов, установленных законодательством. А именно:

• основная часть — файл в формате PDF/ A-1A;

• файлы приложений к основной части (при наличии);

• описание электронного документа в формате XML;

• файлы электронных подписей основной части и приложения;

• машиночитаемая доверенность (при наличии).

Если сотруднику нужна бумажная заверенная копия электронного документа, то он легко может получить такую копию у сотрудника отдела кадров.

Заглянем в закон

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

Перед внедрением кадрового электронного документооборота нужно сформировать соответствующие локально‑нормативные акты, а также собрать с сотрудников согласия на подпись документов электронной подписью. Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются Федеральным законом № 377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1 — 22.3.

• Сотрудник имеет право отказаться от перевода в электронный формат, и для взаимодействия с ним придется сохранить бумажное делопроизводство.

• Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения и отказа в приеме на работу.

• Для вновь принимаемых сотрудников без трудового стажа, если они устраиваются на работу впервые, согласие о переводе на электронный документооборот не требуется.

• Сотрудник, который подписывает документы электронно‑цифровой подписью, также вправе запросить направить подписанные электронные документы в кабинет Госуслуг.

Подведем итог

Ведение кадрового документооборота в электронном виде действительно безопасно, не всегда дорого и неудобно! Можно сохранить все процессы в работе и формировании документов, но но добавить одну маленькую, но очень важную деталь — кнопку «Отправить». Итогом этого нововведения станет максимально быстрое подписание документа как со стороны работника, так и со стороны организации. Другой приятный бонус такого дополнения привычной программы это то, что в архиве нужные документы находятся за пару секунд.

Цифровизация процессов не обязательно должна происходить в режиме «все и сразу». Можно постепенно внедрить новую систему в уже существующие процессы, чтобы переход на электронный документооборот был максимально безболезненным, а сотрудники могли быстро и легко адаптироваться к новым процессам!