В рамках ИТ-проекта, в моей практике, заказчик выступает в роли дирижёра, определяя цели и направления работы команды. Однако отсутствие технических знаний может привести к сложностям и недопониманию. Данная статья предназначена для того, чтобы помочь заказчикам без технического бэкграунда эффективно управлять ИТ-проектами.

Сразу оговорюсь, что старалась простыми словами описать общий жизненный цикл и подходы для тех, кто только встал на путь проектного управления.

Ниже предлагаю начать с рассмотрения основных этапов ИТ-проекта и какие действия необходимо совершать на каждом из них.

Инициация проекта - определить, либо доказать необходимость проекта и его жизнеспособность.

• Идентифицировать проблемы или возможности.

• Разработать бизнес-кейс и обоснование проекта.

• Определить цели и ожидаемые результаты.

• Назначить менеджера проекта.

• Выделить первоначальный бюджет и ресурсы.

Результат: Утверждение проекта и разрешение на его дальнейшее планирование.

Планирование проекта - разработать подробный план действий для достижения целей проекта.

• Собрать и проанализировать требования.

• Определить объем работ (Scope).

• Декомпозировать работы.

• Оценить ресурсы и время.

• Разработать график проекта.

• Спланировать бюджет и затрат.

• Идентифицировать риски и разработать план их управления.

• Разработать план коммуникаций.

Результат: Утвержденный план проекта, служащий руководством для команды.

Анализ и определение требований - тщательно собрать и документировать все требования к системе или продукту.

• Провести интервью, опросы с пользователями и стейкхолдерами.

• Проанализировать бизнес-процессы и определить требования.

• Описать требования.

• Согласовать требования со всеми заинтересованными сторонами.

Результат: Функциональные требования, служащие основой для дальнейшей разработки.

Проектирование системы - создать архитектурное и техническое решение, соответствующее требованиям.

• Разработать архитектуру системы.

• Определить нефункциональные требования.

• Спроектировать базы данных и интерфейсов.

• Определить технологии и инструментов разработки.

• Создать прототипы и макеты пользовательского интерфейса.

• Подготовить техническую документацию.

Результат: Детальный дизайн и архитектура системы, готовые для этапа разработки.

Разработка и программирование - реализовать систему или продукт в соответствии с утвержденными требованиями и в соответствии с выбранным подходом и архитектурой.

• Написать исходный код.

• Разработать части системы.

• Реализовать интеграцию различных частей системы.

• Реализовать интеграцию с другими системами.

• Проведение внутреннего тестирования разработчиками (unit testing).

Результат: Рабочая версия системы или продукта, готовая к тестированию.

Тестирование и проверка - обеспечить качество и соответствие системы установленным требованиям.

• Разработать планы тестирования.

• Провести различные виды тестирования (функциональное, интеграционное, нагрузочное, безопасности).

• Зарегистрировать и исправить обнаруженные дефекты.

• Подтвердить соответствия требованиям.

Результат: Проверенная и стабильная версия системы, готовая к внедрению.

Внедрение и развертывание - ввести систему в эксплуатацию и обеспечить ее доступность для пользователей.

• Подготовить инфраструктуру и среду эксплуатации.

• Мигрировать данные (если необходимо).

• Установить и настроить систему на рабочей среде.

• Обучить пользователей и администраторов.

• Осуществить пилотное использование и сбор обратной связи.

Результат: Система успешно внедрена и доступна для использования.

Эксплуатация и поддержка - обеспечить бесперебойную работу системы и удовлетворенность пользователей.

• Мониторить работу системы.

• Оказывать техническую поддержку пользователям.

• Управлять инцидентами и проблемами.

• Выпускать обновления и исправления.

• Осуществлять бэкапирование и архивирование.

• Постоянно улучшать функциональность.

Результат: Стабильная работа системы и удовлетворение потребностей пользователей.

Завершение проекта - формально закрыть проект и подвести итоги.

• Провести финальный анализ и оценку результатов.

• Составить отчеты о выполнении сроков, бюджета и качества.

• Записать полученный опыта и уроки.

• Провести официальное закрытие проекта и высвобождение ресурсов.

Результат: Проект завершен, все цели достигнуты или задокументированы отклонения.

Дополнительные аспекты:

• Управление рисками: Проводится на всех этапах проекта для идентификации, оценки и митигации потенциальных рисков.

• Управление изменениями: Включает процессы обработки запросов на изменение требований или объема работ.

• Коммуникация и отчетность: Регулярное информирование стейкхолдеров о статусе проекта, проблемах и достижениях.

• Качество: Постоянное обеспечение соответствия продукта установленным стандартам и ожиданиям.

Понимание целей и требований проекта

Начните с ясного понимания того, какие проблемы вы хотите решить и какие возможности открыть. Часто возникает путаница между целями и задачами проекта. Важно четко различать эти понятия.

Цели проекта - это общие и конечные результаты, которых стремится достичь заказчик посредством реализации проекта. Они описывают желаемое состояние после завершения работы.

Задачи проекта - это конкретные шаги и действия, необходимые для достижения поставленных целей. Они детализируют процесс реализации проекта.

Запишите основные цели, задачи и ожидаемые результаты.

Коммуникация с командой

Когда вы поняли основные и косвенные цели проекта, необходимо объяснить вашей рабочей группе: менеджеру проекта, аналитикам, разработчикам, тестировщикам и т.д., что именно вы хотите. Важно эффективно донести ваши потребности и идеи до команды. Установление четкой и понятной коммуникации с каждым участником команды является критически важным.

Возможные роли на проекте и как с ними коммуницировать:

Заинтересованные стороны (Stakeholders)

• Обязанности: Лица или группы людей, имеющие интерес к проекту (инвесторы, руководители отделов, конечные пользователи).

• Взаимодействие: Информируйте об основных этапах и достижениях проекта. Учитывайте их мнения при принятии ключевых решений. Управляйте ожиданиями и отчитываетесь об использованных ресурсах. 

Менеджер проекта (Project Manager)

• Обязанности: Планирование, выполнение и завершение проекта; координация работы команды; контроль сроков и бюджета.

• Взаимодействие: Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и возникающих вопросов. Определив цели и задачи, необходимо оценить объём работы и требуемые ресурсы. Это позволит установить реалистичные сроки и бюджет проекта. Тесное сотрудничество с менеджером проекта поможет разработать детальный план действий. Это поможет вам установить реалистичные сроки и бюджет проекта. Ранее о бюджетах ИТ-проектов писала тут

Бизнес-аналитик (Business Analyst)

• Обязанности: Понимание бизнес-процессов и потребностей организации; сбор и анализ требований.

• Взаимодействие: Подробно описывайте свои бизнес-процессы, цели и проблемы. Используйте реальные примеры и сценарии. Бизнес-аналитик поможет структурировать идеи и определить необходимые функции для достижения бизнес-целей.

Системный аналитик (System Analyst)

• Обязанности: Перевод бизнес-требований в технические спецификации; определение технологий и архитектурных решений.

• Взаимодействие: Обсуждайте технические аспекты реализации проекта. Задавайте вопросы о функционировании системы и просите объяснить сложные моменты понятным языком.

Разработчик (Developer)

• Обязанности: создает программный продукт на основе технических спецификаций.

• Взаимодействие: предоставляйте четкие требования через менеджера проекта и аналитиков. В большинстве случаев прямое взаимодействие с разработчиками не требуется. Если необходимость возникает, уважайте их экспертность и задавайте конкретные вопросы.

Тестировщик (QA Engineer)

• Обязанности: проверяет продукт на соответствие требованиям и наличие ошибок.

• Взаимодействие: указывайте, какие аспекты продукта наиболее важны. Совместно разрабатывайте сценарии использования для фокусировки на ключевых элементах системы.

Дизайнер пользовательского интерфейса (UI/UX Designer)

• Обязанности: разрабатывает внешний вид и удобство использования продуктом.

• Взаимодействие: делитесь предпочтениями и ожиданиями. Предоставляйте примеры и давайте конструктивную обратную связь по макетам и прототипам.

Системный администратор / Инженер DevOps

• Обязанности: Обеспечение инфраструктуры и развертывание продукта.

• Взаимодействие: Обсуждайте требования к производительности и безопасности системы. Задавайте вопросы о надежности и планах по поддержке инфраструктуры.

Общие советы по эффективной коммуникации с командой:

• Устанавливайте регулярные каналы связи, т.е. используйте встречи, как онлайн, так и оффлайн, электронную почту и/или мессенджеры для постоянного общения.

• Будьте открыты и доступны, поощряйте команду задавать вам вопросы и делиться идеями.

• Используйте визуализацию, такую, как: диаграммы, схемы, таблицы, рисунки, скриншоты и прототипы - это поможет лучше донести ваши идеи.

• Избегайте технического жаргона, если вы не уверены в терминах, лучше объяснить своими словами.

• Уточняйте и переспрашивайте, потому что нет ничего плохого в том, чтобы попросить пояснить непонятный момент.

Понимание ролей на проекте и эффективная коммуникация с каждым членом команды – ключ к успешной реализации вашего ИТ-проекта. Даже без технического образования вы можете внести значительный вклад, устанавливая ясные ожидания и поддерживая открытый диалог.

Обратная связь и контроль качества

Когда проект идет полным ходом, важно не забывать о том, чтобы регулярно проверять качество работы и получать обратную связь от вашей команды. Проводите ежедневные (daily) или еженедельные (weekly) встречи или собирайте отчеты (status reports). Желательно забронировать время у всех участников процесса заранее на весь срок проекта и переносить встречи только в крайних случаях. Такой подход позволяет дисциплинировать команду и стабильно получать структурированную информацию вовремя. Используйте современные средства коммуникации для оперативного взаимодействия с участниками рабочей группы. Ваша команда может предложить ценные идеи или заметить ошибки, которые вы по какой-либо причине пропустили. Это поможет вам поддерживать качество работы на высоком уровне и достичь желаемого результата. Сейчас широко распространены встречи в онлайн-конференциях в любой удобный момент времени, как всех вместе, так и по отдельности с каждым членом рабочей группы.

Продолжение следует!

Автор: Новоселова Дарья, IT-manager