Работа с документами — неотъемлемая часть документооборота. Документы завершают устные переговоры между различными сторонами и подтверждают их обязанности и ответственность.

Обычно документооборот состоит из общих этапов:

— Создание документа;

— Внесение изменений заинтересованными сторонами или ответственными лицами;

— Проверка и утверждение вышестоящими руководителями;

— Передача адресату для последующих действий.

В результате в делопроизводстве участвует группа специалистов, и каждый шаг может занимать довольно много времени, особенно если в нем участвуют разные отделы. Вот почему так важно наладить бесперебойный документооборот внутри компании.

Большинство предприятий используют глобальное программное обеспечение, такое как Microsoft Office. Растущая популярность удаленной работы и передовые технологии повысили спрос на облачные решения.

Однако есть документы, которые необходимы для ведения бизнеса, но не требуют расширенного функционала. Работа с такими документами, например, в Microsoft Word, их просмотр и локальное сохранение с последующей отправкой новой версии могут отнимать много времени и быть неэффективными.

В этом случае создание и перемещение документов прямо внутри CRM может сэкономить время и силы. В «Битрикс24» есть гибкие инструменты, позволяющие выполнять данные задачи. Одним из них являются шаблоны.

С помощью шаблонов можно создать документ с выбранными полями, которые будут собраны из базы данных Битрикс24.

Поиск узких мест в документообороте

Поиск узких мест, связанных с документооборотом между отделами, необходимо проводить на регулярной основе. Есть несколько вариантов, кого назначить ответственным:

— менеджеры, участвующие в процессе могут столкнуться с задержками в работе и поделиться своим мнением с теми, кто принимает решения. Для этого в компании должна быть создана соответствующая среда, которая мотивирует менеджеров предлагать улучшения. Кроме того, отделы компании должны быть готовы к общению и обмену опытом между собой;

— поставщики программного обеспечения и интеграторы могут провести аудит рабочего процесса в компании клиента и предложить улучшения, в частности, в CRM‑программе.

— специализированные консультанты также могут провести аудит внутренней работы вашей компании и сформировать список предложений. Обычно консультанты проверяют общую деятельность компании, и их услуги также могут стоить недешево.

Фильтр действий в карточке сделки

Еще одна проблема заключается в том, что необходимые документы бывает сложно найти в системе. Например, в Битрикс24 в карточке сделки абсолютно все релевантные действия отображаются в хронологическом порядке. Каждый чекбокс, заметки менеджеров, вложения и так далее могут образовать довольно длинный список. Поиск чего‑то конкретного может занять много времени.

Однако благодаря гибкому интерфейсу мы можем настроить «Битрикс24» и добавить вкладки в панель «Сделки», чтобы отфильтровать этот список действий и собрать конкретные документы из всех «Сделок» в список. Каждое поле этого списка будет вести на соответствующую карточку задачи.

Далее мы рассмотрим редактирование типовых документов в среде Битрикс24 на примере сервиса по аренде квартир.

Работа с документами

Итак, мы находимся на Канбан‑доске с тестовой сделкой. Заходим внутрь нее.

В разделе Deal у нас есть специальная вкладка, которая называется Deposit release. Если мы нажмем на это меню, то увидим тикет на выпуск депозита.

Здесь менеджер может изменить любое поле, и итоговая сумма будет автоматически скорректирована. Например, он может выставить счет за состояние пола в квартире.

Здесь в нижней части у нас есть небольшой бизнес‑процесс для менеджеров. Нажав на первое поле, менеджер переместит этот документ на утверждение другому менеджеру и одновременно создаст новую задачу.

В результате мы видим, что соглашение об освобождении депозита отправлено на утверждение менеджеру Дженнифер Да Рос. В разделе Сделки автоматически создается новая задача.

Щелкнув по задаче, Дженнифер увидит, кто создал задачу, и проверит детали. В описании она найдет автоматически сгенерированную ссылку на тикет, нажав на которую, она увидит, содержимое тикета и сможет внести изменения, если это необходимо.

Как только детали будут подтверждены, можно нажать кнопку Release deposit для оплаты.

В результате мы видим, что соглашение об освобождении депозита одобрено и успешно отправлено, а это значит, что Дженнифер передает задание другому ответственному лицу.

В задании мы видим выделенных менеджеров и наш утвержденный документ, который прикреплен в виде файла.pdf. Он также может быть файлом.doc.

Теперь менеджер может скачать файл или сохранить его в облачном или локальном хранилище.

В загруженном файле мы видим окончательный вариант документа, проверенный и обработанный двумя менеджерами.

Еще одна функция Битрикс, которую стоит выделить, — вкладка «Запросы арендаторов/Задачи». На этой вкладке мы можем увидеть все тикеты по сделкам в виде списка. Рядом с тикетами расположен список соответствующих задач.

При нажатии на ID тикета появляется новое окно с описанием задачи. Это важно, потому что обычно внутри сделки происходит много различных действий, и бывает сложно перебрать их, чтобы найти определенный билет или задачу.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели пример сервиса, построенного на основе Битрикс24 и предназначенного для аренды квартир. Благодаря дополнительным вкладкам менеджеры могут корректировать документы прямо внутри сделки в Битрикс24 CRM и затем беспрепятственно создавать задачи следующим ответственным менеджерам, которые найдут итоговые документы в виде автоматически прикрепленного PDF. Это существенно упрощает процесс документооборота, избавляя от необходимости выполнять лишние действия при работе с документами.

Приглашаем вас на два открытых урока по курсу «Бизнес‑процессы и автоматизация в Битрикс24». На этих занятиях мы подробно рассмотрим ключевые инструменты и методы для повышения эффективности работы в Битрикс24.

1. Создание бизнес‑процесса со статусами для согласования документов — 7 августа в 19:00. На уроке вы узнаете, как правильно настроить бизнес‑процесс с использованием статусов для упрощения согласования документов внутри компании.

2. Итератор в Битрикс24: массовые операции без ручного труда — 20 августа в 19:00. Мы покажем, как с помощью итераторов выполнить массовые операции в Битрикс24, сократив время на выполнение рутинных задач.

Кроме того, вы можете пройти вступительное тестирование для оценки ваших текущих знаний и навыков.