Привет Хабр! Я delivery lead в одном из 3х купных банков, отвечаю за производственный процесс от бэклога до выпуска релиза клиенту и мой календарь в среднем выглядит вот так:

Если ваш календарь выглядит похоже, то вам тоже нужно что-то менять, я считаю.

⏱︎ 9:30 — оперативное планирование

⏱︎ 10:40 — дейлик в одном продукте

⏱︎ 11:30 — дейлик в другом продукте

⏱︎ 12:00 — стендап в инсталляции

⏱︎ 13:00 — оперативное обсуждение проблемы

⏱︎ 14:30 — регулярная встреча с клиентами

⏱︎ 15:00 — митап производственных процессов

⏱︎ 16:00 — разбор багов

⏱︎ 16:30 — Обучение AI: Новые горизонты агентов

⏱︎ 17:30 — можно поработать над задачами

Итак, что с календарём не так?

Некогда работать — выполнять непосредственные обязанности.

На самом деле, проблема актуальна давно. Мне нравится сатирический скетч Фитиля "Срочная работа" 1966 года: https://youtu.be/UdpHA7PRA5I?si=AHMorqaUBYYOhuBM

С тех пор мало что поменялось.

В крупных компаниях приняты коммуникативные привычки, когда все доступны всё рабочее время, отвечают на письма и сообщения в ту же минуту, календарь забит под завязку встречами и созвонами для обсуждения каждого вопроса. Кто-то начинает рабочий день в 8:00, кто-то в 10:00, соответственно, все заканчивают тоже в разное время. И вот время с 8:00 до 10:00 и с 17:00 до 19:00 вроде как рабочее, а вроде бы и нет, когда люди уже могут писать и звонить, и надо отвечать или не надо. Или, если у руководителя есть привычка поработать поздно вечером и он пишет и вроде бы тоже надо отвечать.

В крупных компаниях с выстроенными процессами о работе говорят много: обсуждают процессы, придумывают новые метрики, чтобы контролировать всё подряд, расставляют метки и лейблы, строят борды и графики, заполняют таблички, готовят отчёты, назначают ответственных и пр. Чтобы обсудить эти и многие другие вопросы, собирают встречи, обеспечивают кворум, пишут и рассылают протоколы.

Мне доводилось работать в крупной международной компании на иностранных проектах, в финансовой компании, консультировать государственные проекты, снова работать в банковской сфере, и везде и всегда были совещания. Раньше они были очными. Утром проводили различные планёрки, приезжали клиенты и подрядчики или мы к ним, чтобы не тратить время на дорогу в середине дня, днём были совещания внутри компании, после обеда другие совещания.

С переходом на удалёнку ситуация только усугубилась. Все вдруг решили, что надо больше общаться, надо больше информации, всё должно быть прозрачно, нельзя просто взять и обсудить что-то вдвоём, для решения любого вопроса надо собрать кворум и обсудить, не важно, приведёт это к решению или нет, но нужно всем рассказать и всех выслушать. Тогда календарь стал так выглядеть.

Появились дейлики, где сидит команда 20 человек, где каждый ждёт своей очереди, чтобы рассказать о своих вчерашних задачах. Инженерам ИТ не интересно, что делают аналитики, аналитикам не интересно, что тестируют инженеры QA, тимлид пытается уловить суть в потоке сознания, руководителю проектов интересно, когда сможем выпустить релиз, владельцу продукта вообще ничего не интересно, он думает о развитии и продвижении. Каждый высказывается по 2–3 минуты, а остальные 37–38 минут сидит фоном.

Появились дейлики и стендапы для различных руководителей, где 40 "дорогих" руководителей тратят 40 человеко-часов ежедневно и 200 человеко-часов в неделю на то, чтобы процессы и информация была прозрачной и контролируемой. Кто-то ждёт своей минуты, чтобы задать вопрос, кто-то всё прослушал и спрашивает третий раз одно и то же, но ему вежливо или невежливо напоминают, что это обсуждали позавчера и есть протокол от такого-то числа.

Появились встречи, на которые надо собрать кворум на всякий случай, а то вдруг кто-то обидится, и решение посчитается невалидным.

Появились оперативные встречи, чтобы обсудить проблему вот прямо сейчас, которые начинаются с двух человек, а заканчиваются десятком приглашённых, выдернутых из работы. И уважительной причиной для отказа считается только другая встреча, выполнение своей задачи не канает.

Митапы по изменениям процессов переехали в онлайн-интерактив. Почему нельзя сделать запись, чтобы люди посмотрели её, когда удобно? Зачем держать онлайн 30+ человек и ждать 2–3–5 вопросов? Теперь так принято.

Большинство в это время пытаются фоном выполнять свои обязанности, переписываются в чатах, сёрфят новости или соцсети.

Отдельная пытка — созвоны с включёнными камерами, где нужно демонстрировать максимум вовлечённости. 70% сидят со скучающим видом, один выступает, 30% иногда задают вопросы. Хорошо, если в это время кот не прыгнет на стол, потому что ничего не знает о включённой камере, не придёт ребёнок, которому что-то нужно сейчас, курьер не звонит в дверь, жена не включила пылесос и пр. После созвона все выжаты как лимон, а рабочий день в самом разгаре.

Знакомо? Мне — да.

Что делать?

Кто-то сказал однажды:

Даже если ты выиграешь в крысиных бегах, ты все равно останешься крысой.

У меня есть несколько правил, которые помогают справиться с календарём и больше времени уделять задачам.

1. Я останавливаюсь

Когда я чувствую, что горю и не знаю, за что хвататься, то я откладываю всё и осознанно начинаю размышлять о приоритетах. Если вы заняты больше, чем хотите, не пытайтесь менять своё расписание, потому что перемещение встреч в календаре и задач в трекере не уменьшает их количество. Для начала нужно успокоиться и сосредоточиться на текущем моменте. Встать, подышать, пройтись. Что происходит прямо здесь и сейчас? Как расходуются мои личные ресурсы — это плохо или хорошо для меня? Здоровые приоритеты выстраиваются сами собой.

Далее я иду только на важные для меня встречи и выполняю одну задачу в одну единицу времени. В порядке очереди. Никакого фона. Многозадачность провоцирует много проблем: от человеческого фактора и ошибок до тяжёлого выгорания и снижения продуктивности до нуля. Я выполню столько задач, сколько у меня есть единиц времени, и не буду перепрыгивать.

2. Я не герой

Я не врач-реаниматолог, ни пожарный, ни оперативник, никто не умрёт, если я не пойду на встречу или не выполню задачу сегодня. Расписание не должно быть моим врагом, оно должно мне помогать, оно должно быть адекватным. Если в календаре сплошные встречи даже без технического перерыва на 10–15 минут и перерыва на обед, чтобы выпить воды, то нужно отклонять часть встреч с комментариями, что встреча вплотную примыкает или пересекается с другой, и пропускать такие встречи.

Я отклоняю встречи без повестки, потому что 2/3 из них в итоге не приводят к решениям, и читаю только итоговый протокол. Люди, которые приглашают на совещания, должны получать обратную связь и планировать с учётом загрузки. Это работает только частично, потому что примыкания всё равно есть, но, по крайней мере, нет пересечений.

Реально, никто не умрёт, если пропускать часть встреч и смотреть только протоколы. Так же, как не все задачи нужно выполнять кровь из носу. По моей статистике, порядка 30% выполненных задач лежат в столе, поэтому хватать задачу в работу сразу, как она пришла, часто не имеет смысла, и она может подождать или её можно не выполнять совсем.

3. Я отклоняю встречи

Пересекается с п.2. Скажу честно, иногда встречи действительно нужны и полезны, но чаще всего на совещаниях я просто трачу время впустую. Теперь я спрашиваю коллег или руководителя, есть ли более эффективный способ принятия решений, кроме созвона, так ли он необходим. И предлагаю свои варианты.

На практике большинство вопросов можно решить офлайн, и совершенно не обязательно тратить время на встречи, где сидит 20+ человек, а мой вопрос занимает 1 минуту, или эта встреча нужна, чтобы "просто послушать", чтобы иметь информацию, для кворума. Нужная информация и так меня найдёт, ну или я её найду, когда понадобится. Дефицита информации у меня нет.

4. Я заканчиваю рабочий день вовремя

Я стараюсь уходить из офиса вовремя или даже раньше, если это возможно. На удалёнке заканчиваю работу вовремя и выключаю комп, рабочие мессенджеры и телефон. Я иду проводить время с семьёй или друзьями. После работы я расслабляюсь, меняю вид деятельности и стараюсь хорошо выспаться. Это реально помогает утром вернуться к работе более продуктивным, чем если перерабатывать. Просто попробуйте для интереса.

Это экономит ресурсы и повышает продуктивность, тогда как переработки, наоборот, снижают эффективность из-за постоянной усталости. Личная жизнь и семья тоже страдают. Должен быть баланс между работой и личной жизнью, как бы банально это ни звучало. Выгоревший, уставший, больной работник никому не нужен. А создавать проблемы в семье с близкими из-за работы тоже себе дороже.

5. Я включаю режим "в самолёте"

Не помню, кто сказал, но:

Будьте активны, а не реактивны.

В первую очередь я делаю свою важную работу, а уже потом отвечаю на сообщения и письма. Реально в 99,9% случаев ничего не случается (если, конечно, я не реаниматолог), если не ответить на сообщение, письмо или звонок в ту же минуту. Во время выполнения задачи можно отключить уведомления. Это помогает сосредоточиться и выполнить задачу лучше и быстрее, чем постоянно отвлекаться и переключаться. Принятые на работе коммуникативные привычки не делают нас продуктивнее или счастливее. Здесь нужен индивидуальный подход.

6. Я не работаю в обед

Во-первых, я выделяю время на обед и в это время я не за компом и в режиме "в самолёте". Во-вторых, во время обеда я делаю что угодно, кроме работы. Я хожу вокруг офиса или дома, смотрю серию сериала, делаю домашние дела, читаю книгу, хожу в магазин, лежу, сплю. Смена обстановки и отдых от работы помогают отдохнуть, переключиться и вернуться к работе с большими силами и энтузиазмом.

7. Я отказываюсь от многозадачности

Многие по-прежнему называют многозадачность профессиональным преимуществом и пишут это в плюсы в резюме и вакансиях. И раньше я тоже поддерживал такое мнение. А теперь я считаю, что это неэффективно. Люди, которые заявляют, что они успешно справляются с несколькими заданиями одновременно, обманывают других или себя. Уж простите меня за моё скромное мнение.

При переключении между задачами реально теряется качество. Каждое переключение отнимает в среднем 15 минут. Если сконцентрироваться на одной задаче, предупредить коллег, что вы заняты и вас нельзя отвлекать, то в итоге результат будет быстрее и лучше.

Если я на встрече, я не выполняю задачи. Если я выполняю задачи, то я отклоняю встречи. Это согласовано с моим руководителем. Наши цели зависят от моей продуктивности, а она снижается, если я отвлекаюсь, переключаюсь или работаю фоном.

9. Я говорю "нет"

Перед тем как ответить на просьбу, я спрашиваю себя, почему надо сказать "да" — из-за согласия, необходимости или страха отказать. В последнем случае можно вежливо отказаться и предложить альтернативу. Это вариант проявления креативности. Все запросы нужно экспертно оценивать на необходимость выполнения и пользу лично для себя, и только потом соглашаться, особенно на работе. Отказываться, естественно, нужно аргументированно и корректно. Выстраивание личных границ — софт-скилл маст-хэв на любой работе.

Итого

В итоге мой календарь по факту выглядит так с перерывом на обед и на выполнение задач я стараюсь оставлять не меньше часа подряд:

И знаете, что? Качество моей работы не падает, если я пропускаю встречи-созвоны, просматривая только протоколы; если я выполняю задачи последовательно, а не параллельно; если я обедаю и не отвечаю на письма и сообщения в ту же минуту; если я откладываю задачи на завтра-послезавтра, а не сижу над ними допоздна. Это мои личные правила, выработанные за 20 лет работы. Понимание многого приходит не сразу. Это личное мнение не претендует на истину в последней инстанции. Если для вас эта тема актуальна, поделитесь своим мнением в комментариях.