В любой команде есть момент, когда количество сотрудников переваливает за 20 — и внезапно оказывается, что никто толком не понимает, где хранится информация и к кому идти за ответом. А клочки информации поделены между разными сотрудниками.

Приходящие новички теряются, старожилы устают повторять одно и то же, а у HR растёт очередь из запросов: "а где у нас инструкция по...".

Все это следствие отсутствия информационной культуры — когда знания не фиксируются, а существуют в головах. И именно эту проблему закрывают Wiki-системы.

Wiki — это не про документацию, а про культуру обмена знаниями

Дмитрий Дерябин, директор продуктов EvaProject и EvaWiki компании EvaTeam

Так что же представляют собой Wiki-Системы?

Многие воспринимают Wiki как место, где хранятся документы и как-то существуют сами по себе. 

Wiki — не архив со знаниями. Это живая система коллективного знания, которая живёт и развивается вместе с командой.

В отличие от привычных папок на диске, Wiki поощряет не только чтение, но и вклад: любой сотрудник может добавить, уточнить, переоформить. Это не просто технология — это способ мышления внутри компании:

«Если что-то узнал — зафиксируй. Чтобы через неделю не спрашивали снова».

Почему Wiki ускоряет адаптацию

Традиционная адаптация — это цепочка писем, встреч, устных инструкций и наставничество. Работает, пока в команде 20 человек.
Но как только компания становится больше, устные знания перестают масштабироваться.

Wiki решает это просто:

1. Новичок получает доступ к живой базе знаний — не PDF-файл, а постоянно обновляемую систему (у документов есть история изменений, сравнения).

2. Он может учиться в своём темпе, не мешая коллегам и не дожидаясь встречи с наставником.

3. А если чего-то нет — может задать вопрос прямо в Wiki (с помощью inline-комментариев или обычных комментариев, где могут быть дискуссии о вопросе), и его ответ останется доступным всем последующим новичкам.

Так формируется самовоспроизводящаяся система: каждый, кто однажды получил ответ, становится носителем и хранителем знания.

Не технология — культура

Главная ошибка внедрения Wiki — думать, что достаточно поставить платформу и она как-то сама заработает. Wiki живёт только там, где у людей есть привычка делиться. Эту привычку нужно развивать у сотрудников! В компаниях, где ценится экспертность, Wiki развивается сама. Wiki — лакмус корпоративной культуры. Если сотрудники не делятся знаниями, никакая система не поможет.

Немного из жизни

Кейс 1
Дано: Общий отдел
Вся документация по отпускам, шаблоны для кадровиков, бухгалтерии - все в Word, которые рассылались по почте: «Держи шаблон», «А, нет, вот этот поновее», «Галя, у нас отмена, эти документы устарели». А сколько тратится времени на рассылку этих файлов...

Пробовали вести документацию в Google документах - не взлетело. Для регламентов и внутренних документов он не подошел: большие проблемы с правами доступа, кто-то может случайно поменять шаблон, кто-то удаляет комментарии — постоянно что-то костыльно приходилось придумывать.

И собственно с этим запросом компания пришла к нам и мы собрали всё это в EvaWiki.

Один проект — “Адаптация”, второй — “Шаблоны и инструкции”, и больше никакой рассылки “новая версия”.
Теперь новичок заходит в Wiki и видит всё: от графика командировок до образца заявления на отпуск.
Если что-то обновилось — у документа просто появляется новая версия, и все видят изменения сразу.

Кейс 2

Дано: готовая база знаний, но если есть Wiki — люди читают статьи "по настроению", а HR не может понять: кто реально прошёл адаптацию, а кто просто пролистал страницу.

Для решения такой задачи в EvaWiki доступен модуль "Обучение". Каждый урок, это обычная Wiki-страница, но с интерактивом (видео, изображения, ссылки, тесты). Каждому новичку при приёме создаётся назначение курса — и всё происходит автоматически: он получает уведомление, проходит уроки в удобное время, сдаёт тест. После прохождения HR видит итог и не тратит ни минуты на ручную проверку.

С помощью этого модуля создали базовый курс "Адаптация сотрудников".
Он включает три раздела:

1. О компании и структуре — история, отделы, ключевые контакты.

2. Рабочие процессы — документы, отчётность, внутренние регламенты.

3. Информационная безопасность — короткие кейсы, что можно и чего нельзя делать с данными.

В конце — экзамен из 10 вопросов из библиотеки: часть по внутренним процессам, часть ситуационные.

Кейс 3

Дано: В одной из команд, где я внедрял Wiki, поначалу никто не хотел фиксировать итоги рабочих встреч, а в них были устные договоренности какого подхода теперь команда придерживается.

"Некогда, да и зачем — мы же всё обсудили, все всё помнят", — слова команды.

Но через пару дней начались любимые «сломанные телефончики»: одни поняли задачу так, другие — иначе, третьи вообще забыли, что договорённость была. Пришлось принудительно внедрить "документализацию" — договорились, что любые новые подходы, принятые на встречах, должны попадать в Wiki.

А ещё через пару недель появилась привычка не объяснять устно, а давать ссылку на статью:
"Смотри, всё описано тут".

Это и есть культура обмена знаниями в действии — когда инструмент становится частью поведения.

Пару шагов как заставить Wiki помогать сотрудникам

1. Начните с боли.Проанализируйте, какие вопросы чаще всего повторяются и сколько времени тратится на объяснения.

2. Назначьте кураторов, а не администраторов.Это должны быть люди, которые понимают контент, а не просто следят за форматированием.

3. Превратите Wiki в инструмент повседневной работы.Пусть ссылка на статью заменяет устное объяснение: “Посмотри в Wiki — там всё обновлено”.

4. Празднуйте вклад.Отмечайте тех, кто добавляет материалы — не по приказу, а потому что им важно делиться. Это даже можно превратить в геймификацию.

Коротко о главном

Wiki-система не решит все проблемы компании, но она создаст пространство, где знания живут и развиваются.
Когда люди начинают делиться опытом, а не просто выполнять задачи — адаптация, обучение и рост происходят естественно.
В этом и есть настоящая ценность Wiki — она помогает не только сохранять знания, но и строить культуру, в которой ими хочется делиться.