Всем привет, меня зовут Рома, я работаю во ВкусВилле, руковожу портфелем ИИ-проектов. Пишу про продукты и управление проектами у себя на канале: https://t.me/gde_value. Сегодня расскажу, как спор между командами привел нас к пересмотру методов планирования рабочей недели. 

Я не сторонник лозунга про «баланс работы и жизни» в его карикатурном виде: по расписанию в шесть выключить ноутбук, не читать чаты по выходным и обязательно уходить в цифровые детоксы каждую неделю. Мне нравится работать в субботу, когда меньше сообщений и срочности, меня не раздражают сообщения вечером или ночью, если они важные и двигают проекты вперед. Мне интересны люди, которые горят задачами сильнее, чем должностной инструкцией, а с ребятами, которые ставят себе расписание рабочих часов в телеграме, как-то не получается найти общий язык.

Недавно обсуждал это с тимлидом из Ozon. Мы крутились вокруг темы эффективного количества рабочих часов, и ближе к концу он вкинул фразу: «Ну, сорокачасовая неделя ведь не зря придумана; наверное, кто-то исследовал и доказал, что так эффективнее всего». Эта фраза зацепила. Она звучит как успокаивающий миф, как будто есть универсальная «магическая» цифра, и если не выходить за её пределы, то и продуктивность, и здоровье в порядке. Но внутренне я вижу другое: одни люди успевают сокрушительный объём за те же часы, в которых другие тонут в бесконечных переключениях и «шуме».

Я прошерстил более двадцати рецензируемых исследований: про ограниченность рабочей памяти и внимание, про стоимость прерываний, про циркадные ритмы :) , про эффект монотонной нагрузки, про влияние короткой физической активности на исполняющие функции. И чем глубже смотрел, тем очевиднее становилось: ключевая переменная не «сколько часов в неделе», а «какое отношение у этих часов: высокой, средней и низкой когнитивной нагрузки — и как они расставлены по ритмам дня и недели».

Ниже — собранная формула «идеальной» недели: не в смысле стерильной картинки без жизни, а как конструкция, которая позволяет увлечённо работать (включая вечера и выходные при желании) и при этом не распылять самый дорогой ресурс — ясные минуты высоконагруженного мышления.

Как оценить, является ли задача «высоконагруженной»

Первый шаг — разобраться с вашими задачами и понять, насколько они «тяжёлые» для мозга. Можно условно разделить рабочие задачи на высоконагруженные и низконагруженные. Под «высоконагруженной» обычно понимается задача, требующая значительных умственных усилий и концентрации. Это соотносится с понятием когнитивной нагрузки — количества ресурсов мозга, необходимых для выполнения задания. Есть несколько признаков, по которым можно понять, что задача тяжёлая:

• Сложность и новизна. Если задача сложная, плохо структурированная или вы делаете её впервые, она наверняка требует повышенной когнитивной нагрузки. В таких случаях приходится держать в уме много информации, принимать нестандартные решения – мозг работает на полную. Исследования по теории когнитивной нагрузки отмечают, что задачи с большим числом одновременно обрабатываемых элементов (деталей) резко увеличивают нагрузку на память и внимание. Например, запомнить и сопоставить множество фактов или шагов гораздо тяжелее, чем один-два – ошибки и усталость растут нелинейно. Если вы ощущаете, что вам трудно удержать все детали в голове или разобраться в сложной взаимосвязи частей задачи – скорее всего, это и есть высоконагруженная интеллектуально работа.

• Требование сосредоточенности. Высоконагруженные дела практически невозможно выполнять «на автомате» или параллельно с чем-то ещё. Они требуют полного погружения и тонкой концентрации. Простой тест: можете ли вы отвлечься, не потеряв нить работы? Если нет – значит, задание требовательно к вниманию. Например, анализ данных, написание сложного отчёта – все эти виды работ обычно требуют уединения и отсутствия отвлекающих стимулов. Вы можете заметить, что после часа такой концентрированной деятельности чувствуете себя ментально выжатым – это верный индикатор высокой нагрузки.

• Элемент творчества или решения проблем. Задачи, где нет однозначного алгоритма и приходится изобретать подход или принимать непростое решение, тоже относятся к высоконагруженным. Здесь дело не только в объёме информации, но и в необходимости генерировать новые идеи или искать пути, что сильно нагружает исполнительные функции мозга. К примеру, разработка стратегии, поиск ошибки в сложной системе, творческое письмо – всё это требует повышенных умственных затрат и часто ментально утомляет сильнее, чем рутинная деятельность.

Напротив, низконагруженные задачи – это те, что выполняются почти автоматически, по привычному шаблону. Если дело хорошо вам знакомо, многократно отработано, не содержит сложных новых элементов – скорее всего, когнитивная нагрузка будет низкой. Например, сортировка почты, копирование данных из документа в документ, простые повседневные операции – всё, что можно делать на «автопилоте» и при этом думать о постороннем, без большого напряжения ума. Такие задачи практически не задействуют рабочую память и внимание на полную мощность. Вы можете определить их по ощущению: низконагруженная работа кажется легкой, почти не утомляет умственно и часто может выполняться параллельно с прослушиванием музыки или периодическими отвлечениями.

Понимая эти признаки, оцените каждую свою задачу: сколько внимания она потребует? Придётся ли учиться новому? Какова цена ошибки? Если ответы показывают высокий уровень усилий и ответственности – смело относите дело к высоконагруженным и планируйте его соответствующим образом (например, ставьте в свой пик концентрации, ограничьте внешние отвлечения на это время и пр.).

Как определить свой пик внимания

Следующая ключевая часть пазла — узнать свои личные «часы пик». Люди не одинаково внимательны в разное время суток — у каждого есть свои биоритмы. Пик внимания — это период дня, когда ваш мозг работает наиболее продуктивно: максимальная скорость мышления, ясность ума, способность концентрироваться. Зная свой личный ритм, вы можете планировать самые важные задачи на часы пика. Определить его помогают как самонаблюдение, так и научные данные о среднем для людей.

Биологически у большинства людей когнитивные способности следуют циркадным ритмам. В среднем, наихудшие показатели внимания бывают ночью и ранним утром, затем около полудня наступает улучшение, а самый высокий уровень бодрости часто наблюдается во вторую половину дня и ранним вечером. Однако, индивидуальный хронотип играет большую роль – условные «жаворонки» и «совы» имеют разные пики. Если вы рано ложитесь и рано встаете, возможно, ваши личные пики смещены ближе к утру. Если вы активны поздно вечером, то пик внимания может приходиться на поздний день или даже вечер. 

Как на практике узнать свой пик? Понаблюдайте за собой хотя бы в течение пары недель. Отмечайте по часам, когда чувствуете максимальную сосредоточенность и энергичность. Можно вести небольшой дневник продуктивности (или трекайте время, разработчиков же заставляете): каждый час рабочего дня оценивайте свою концентрацию по 10-балльной шкале. Скоро станет понятно, в какие периоды вы наиболее продуктивны. Также показатель – когда вам легче всего удается выполнять сложную умственную работу. Например, кому-то писать отчёт проще утром, пока свежая голова, а кто-то разгоняется только к обеду.

Совместите самонаблюдение с рекомендациями: учитывайте, что у среднестатистического человека после обеда (около 13–15 часов) бывает послеобеденный спад бодрости, а затем возможен второй подъём в поздние дневные часы. Интересно, что разные типы деятельности могут чуть по-разному ложиться на график пика. Короткая память и простые вычисления часто лучше даются утром при низком уровне возбуждения, а вот более творческие или сложные аналитические задачи некоторым людям лучше даются во второй половине дня, когда мозг уже «разогрелся». Например, ряд исследований заметил феномен: непосредственное запоминание новой информации эффективнее по утрам, а выполнение задач на долгосрочное понимание или творческий инсайт может оказаться плодотворнее ближе к вечеру. Однако эти различия индивидуальны. Главное – определить свои часы максимальной умственной продуктивности. Именно на них ставьте высоконагруженные задачи, требующие глубокого погружения. В непиковые часы планируйте рутину или отдых. Такой подход согласуется с нашим внутренним биологическим ритмом и позволяет получать максимум результата с минимумом стресса.

Если нет высоконагруженных задач: сколько рутинных задач можно планировать?

Бывают дни, когда в расписании нет сложных проектов, а только рутинные, относительно легкие дела. Кажется логичным заполнить ими весь день, раз уж они не требуют больших усилий. Но здесь важно помнить: даже работа «на автомате» потребляет ресурсы и время, и наш мозг не способен поддерживать концентрацию бесконечно. Вопрос в том, сколько такой монотонной работы можно выполнять эффективно.

Во-первых, даже если задания простые, психика требует разнообразия и пауз. Многочасовое однообразие ведет к феномену снижения бдительности (vigilance decrement) – постепенному падению внимания и качества выполнения при длительной монотонной задаче. Классические исследования внимания показывают: через 30–60 минут однообразной деятельности люди начинают чаще ошибаться, пропускать детали, «замыливание взгляда» происходит неизбежно. Поэтому нельзя рассчитывать, что вы 8 часов подряд идеально проработаете даже над лёгкой задачей без снижения эффективности. Микропаузы и переключения всё равно нужны, иначе возрастает риск ошибок. 

Во-вторых, данные о реальной продуктивности офисных сотрудников свидетельствуют: средний человек фактически тратит на работу лишь несколько часов в день даже при полном 8-часовом присутствии на рабочем месте. Опрос почти 2000 офисных работников в Великобритании показал, что чистое время продуктивной работы составило ~2 часа 53 минуты из 8-часового дня. Остальное время ушло на чтение новостей, перекусы, социальные сети, разговоры – то есть мозг искал разгрузку. 

Изначально я планировал загружать свой календарь N-ым кол-вом высоконагруженной работы, а кучу рутины сгружать на вторую половину дня. Но оказалось, что если пытаться переработать даже на легких задачах, наступает состояние умственной усталости, падает скорость и качество. В итоге это может повлиять не только на остаток рутины в конкретный день, но и на пик эффективности в следующий.

Рецепт идеального календаря

Итак, мы разобрались с двумя компонентами: примерами сложных и легких задач, и когда лично вы наиболее продуктивны. Теперь можно перейти к самому главному – составлению рабочего расписания мечты, в котором правильные задачи стоят в правильное время. Ниже приведен пошаговый рецепт идеального расписания на день (или неделю), следуя которому вы оптимизируете свое время и энергию.

1. Учтите фиксированные обязательства. Для начала внесите в расписание все мероприятия, жестко привязанные ко времени, которые вы не можете изменить (как бы не хотелось :)).

2. Забронируйте свои «пиковые часы» под сложную работу. Теперь самое важное: зарезервируйте время ваших личных пиков продуктивности для высоконагруженных задач. Это означает – никаких мелких поручений, встреч или отвлекающих переписок в эти часы. Защитите их в календаре, как если бы у вас в это время уже была встреча с важным клиентом. Стоит планировать минимум один час глубокой работы в свой пик эффективности (но лучше планировать больше). Именно в эти отрезки решайте самые умственные, стратегические, творческие задачи – то, что требует максимума вашей умственной отдачи.

3. Разместите легкие задачи на периоды спада. Далее распланируйте низконагруженные, рутинные дела на те отрезки дня, когда наблюдается естественный спад вашей энергии.

4. Корректируйте расписание по результатам. Создав свой идеальный календарь, дайте ему поработать некоторое время и отслеживайте результаты. Возможно, вы обнаружите, что рассчитали что-то не совсем верно. Например, пик оказался короче, чем предполагалось, или, скажем, вы поставили две творческие задачи в один день, но чувствуете, что вторая «не пошла». Регулярно анализируйте: удалось ли выполнить запланированное в отведенные слоты? Рассчитана ли сложность дел под ваши возможности? Что было лишним, а чего не хватило? Используйте эти наблюдения, чтобы подправить свой календарь.

Влияние на команду и как мы начали применять это внутри нашей команды во ВкусВилле

Персональная продуктивность – это здорово, но что насчет команды? Учёт пиков сотрудников помогает лучше организовать совместную работу. 

Мы открыто обсудили в команде тему продуктивных периодов. Общие созвоны и совещания стоит планировать на часы, когда у всех хотя бы относительно нейтральное время. В часы глубоких индивидуальных работ (например, вторая половина дня для многих) лучше не дергать людей на митинги и звонки, не заставлять их терять контекст и лишний раз переключаться.

Такой подход к планированию не только повысил продуктивность ребят и снизил временные затраты, которые они тратили на переключения, но и кратно уменьшил недовольства и конфликты. Для нас частой ситуацией был спор, например, системного аналитика и разработчика, который должен потом сделать реализацию описанных контрактов. Аналитики часто приходили и выдергивали ребят на звонки в течение рабочего дня, что мешало потоку ребят и вырывало их из контекста. Разработчики в какой-то момент начали сопротивляться, а потом и вовсе саботировать внезапные звонки. Сейчас мы пришли к договоренности о конкретных слотах для звонков между аналитиками и разработчиками, с учетом темпа их темпа работы и наиболее продуктивных слотов в дне. 

В заключение, создание идеального рабочего календаря – это сочетание научного подхода и индивидуального творчества. С одной стороны, мы опираемся на данные о биоритмах и когнитивных циклах человека, с другой – учитываем личные особенности и характер работы. Вы удивитесь, насколько больше успевается и насколько меньше ощущается усталость, когда сложные задачи совпадают с часами высокой концентрации, а отдых и мелкие дела приходятся на периоды спада.

Попробуйте пересмотреть свой календарь по описанной методике. Надеюсь, что это поможет вам успевать больше.