Любой вид деятельности, организация и ведение бизнеса априори предполагают несение затрат. В зависимости от вида деятельности или вида бизнеса затраты принято делить на затраты производства и издержки обращения. Все затраты и расходы, связанные с производством товаров, работ и услуг – это затраты производства. Затраты, связанные с реализацией, продажей товаров, готовой продукции потребителям – издержки обращения.

Успешное ведение бизнеса, как и любого вида производственной и иной деятельности, предполагает организацию контроля за эффективностью работы компании путем оптимизации расходов. Термин «оптимизация» расходов в целях получения конкурентного преимущества на рынке предполагает широкое ее использование, в том числе оптимизация:

• в управлении бизнесом, компанией;

• процессов производства и технологий;

• процессов в логистике и реализации продукции, товаров;

• использования материальных и финансовых ресурсов;

• затрат, расходов и другие.

Проведение работы по оптимизации во многом зависит от полноты и правильности учета всех затрат предприятия. В рамках организации учета затрат расходы предприятия принято классифицировать. Существуют различные классификации расходов, однако основные виды затрат любого предприятия подразделяются на капитальные и операционные. Организация бухгалтерского и налогового учета предприятия предполагает ведение учета затрат предприятия в разрезе:

• видов деятельности;

• номенклатуры производимой продукции, товаров, работ и услуг;

• подразделений, цехов, объектов торговли и других производственных объектов;

• объектов строительства, проектов и т.д.

Для ведения управленческого учета затрат применяется их классификация как распределение на постоянные (CAPEX) и переменные затраты (OPEX). Постоянные затраты – затраты, которые не зависят от величины объёма выпуска, противопоставляемые переменным затратам, с которыми в сумме составляют общие затраты. Увеличение объёмов производства приводит к уменьшению постоянных расходов, приходящихся на единицу продукции, что повышает прибыль с единицы продукции за счёт положительного эффекта масштаба. Учет данного вида затрат ведется в системе управленческого учета для последующего использования его данных при расчете общих расходов/издержек и определения уровня безубыточности предприятия; для проведения анализа хозяйственно-финансовой деятельности за определенный период работы и других целей [1].

На практике в управленческом учете предприятия к постоянным затратам по производству и реализации товаров, работ и услуг относят следующие статьи затрат:

• амортизация основных средств, инвентаря и спецодежды;

• арендные платежи за офисные, коммерческие, производственные, складские помещения и аренду торгово-промышленного оборудования;

• заработная плата административно-управленческого персонала;

• коммунальные услуги основных производственных фондов;

• сопутствующие услуги (банковское обслуживание, услуги связи, консультационные услуги и др.);

• налоги и взносы;

• проценты по кредитам и займам;

• представительские расходы и другие.

Переменные затраты – затраты, величина которых зависит от объёма выпуска продукции. Противопоставляются постоянным затратам, с которыми в сумме составляют общие затраты. Основным признаком, по которому можно определить, являются ли затраты переменными, является их исчезновение при остановке производства. Учет данного вида затрат ведется в системе управленческого учета для последующего использования его показателей при расчете общих расходов/издержек; при проведении анализа хозяйственно-финансовой деятельности за определенный период работы; при проведении работы по оптимизации расходов предприятия на производство и выпуск продукции и снижению уровня издержек обращения; в работе по составлению планов снижения переменных затрат в общих затратах в целях улучшения эффективности деятельности предприятия в целом и других целей.

На практике в управленческом учете предприятия к переменным затратам по производству и реализации товаров, работ и услуг относят следующие статьи затрат:

• затраты сырья, основных материалов и полуфабрикатов;

• расходные материалы;

• энергоресурсы, использованные в основном и вспомогательных производствах;

• зарплата и отчисления основного производственного персонала;

• транспортные услуги сторонних организаций и др.

Переменные затраты в полном объеме включаются непосредственно в себестоимость продукции, выполненных работ и услуг. Перечень статей по учету постоянных и переменных затрат на производство и выпуск товаров, работ и услуг должен быть утвержден внутренним распорядительным документом предприятия в виде Положений или иных подобных документов. Группировка постоянных и переменных затрат по объектам учета (по видам деятельности, по видам продукции, по объектам строительства, по проектам и др.) позволяет более эффективно проводить работу по оптимизации затрат, использовать учетные данные при анализе эффективности внедрения инвестиционных проектов.

Решение задач по оптимизации бизнеса и его расходов сегодня возможно с использованием новых технологий, в том числе и с внедрением ERP-системы управления. Использование информационной системы в управлении предприятием в настоящее время является одним из основных способом технического обеспечения условий для проведения оптимально выверенной производственно-финансовой и управленческой политики его работы; позволяет оптимизировать объем и рационально использовать весь спектр ресурсов, задействованных в производстве; способствует решению задач по повышению уровня конкурентоспособности предприятия. Система автоматизации управления предприятий является на сегодня одной из самых динамично развивающих сфер IT-систем и технологий. К основным инновационным направлениям развития информационных систем по управлению предприятием и бизнес-структурами в настоящее время можно отнести развитие ERP-систем (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. Применение ERP-систем в управлении предприятием способствует снижению негативного влияния человеческого фактора на производственно-финансовую политику деятельности предприятия и оптимизировать кадровое обеспечение его управлением, когда в работе задействованы значительные объемы штатной численности сотрудников, количества отделов, подразделений и производственных объектов.

ERP-система – конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Типичная ERP система представляет собой набор модулей (или даже отдельных приложений), каждый из которых управляет определенным процессом: закупками, продажами, производством, бухгалтерским и налоговым учетом, кадровыми процессами, поддержкой клиентов, CRM, складской логистикой и т.д. При этом система охватывает основные процессы всех направлений деятельности предприятия. В результате ERP система представляет собой комплексную информационную систему управления информацией внутри предприятия/компании, решающую весь комплекс задач управленческого, регламентированного и других видов учета, в отличие от специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации конкретного бизнес-процесса или направления деятельности.

ERP-система завершает процесс автоматизации управления предприятием, делает все его бизнес-процессы максимально прозрачными, интегрированными. Менеджмент современного предприятия, который строится сегодня на внедрении и управлении бизнесом через ERP-систему, является одним из эффективных инструментов по управлению бизнесом, так как система интегрирует весь массив данных о производстве и функционированию предприятия в одну платформу.

В виду сложности внедрения и освоения, высокой стоимости ERP-система управления предприятием больше подходит крупному и среднему бизнесу, намного реже - мелким предприятиям и предпринимателям. Для малого бизнеса она слишком сложная и в ней много избыточных для такого предприятия функций. При принятии решения об использовании в управлении предприятием ERP-системы эффективность затрат по внедрению и дальнейшему сопровождению данного IT-проекта должна быть просчитана и экономически подтверждена. Расчет эффективности внедрения проекта ERP- системы должен строиться на основе учетных данных заказчика по статьям затратам с их привязкой к объемным показателям внедряемого проекта от исполнителя проекта. При этом расчет эффективности внедрения ERP-системы целесообразнее проводить с распределением затрат на постоянные (капекс) и переменные (опекс).

Характеристика постоянных и переменных затрат на внедрение и поддержку ERP-систем

Стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается, как правило, индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается также количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Исходя из существующей методики управленческого учета в разрезе постоянных и переменных затрат по проектам внедрения информационных систем статьи затрат можно распределить следующим образом:

• к постоянным затратам на внедрение и поддержку ERP-систем относят:

  • стоимость программного продукта ERP и стоимость лицензий. Объем финансовых затрат на внедрение ERP-системы можно определить, зная будущее число автоматизированных рабочих мест, одновременно работающих в системе пользователей или лицензий, которые планируется приобрести. Практически для всех ведущих ERP-систем существуют оценки их стоимости в расчете на одного пользователя/автоматизированное рабочее место;

  • стоимость поддержки и сопровождения. Стоимость сопровождения складывается из стоимости работы исполнителя и договора ИТС. Если решение отраслевое, то приобретается еще и ИТС отраслевое;

  • стоимость основных средств, необходимых к приобретению для технического обеспечения функционирования ERP-системы: аппаратное обеспечение, серверы, рабочие подстанции и другие виды оборудования;

  • заработная плата и отчисления административно-управленческого персонала службы поддержки работы системы: начальник отдела, обслуживающий персонал и др.;

  • проценты за пользование кредитом, если система внедряется с привлечением кредитов банка и другие статьи постоянных затрат. 

• к переменным затратам на внедрение и поддержку ERP-систем относят:

  • затраты на создание и обновление сетей передачи данных;

  • затраты на обновление и доработку программного обеспечения (ОС, СУБД, средств разработки);

  • заработная плата и отчисления специалистов по СУБД и ERP-системы.

  • затраты на найм или на дополнительное обучение и подготовку сотрудников собственной IT-службы для работы с ERP-системой;

  • затраты на обучение конечных пользователей работе с ERP-системой;

  • затраты на расходные материалы, канцелярские принадлежности IT-службы для работы с ERP-системой и другие статьи переменных затрат.

Для определения общего объема затрат на проект по приобретению программного обеспечения, внедрению и сопровождению ERP-системы управления следует учитывать определенные «нюансы» или методику их учета в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете предприятия. Исходя из этого, на момент принятия решения о внедрении системы расчет затрат на внедрение проекта ERP-системы возможно одновременно рассчитывать в разрезе 2-х показателей:

• 1-й показатель: определяется общий объем финансовых средств, необходимых для внедрения проекта, для финансирования работ по проекту, исходя из перечисленных выше капекс и опекс затрат в период его внедрения. Данный показатель еще называют TCO (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения). TCO – общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объёма обязательств, связанных с владением. Для определения совокупной стоимости владения разрабатываются специализированные методики, ориентированные на определенный объект владения и предназначенные для задания общей величины затрат на технику, оборудование, информационные и прочие системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла. Для укрупненной оценки стоимости владения могут применяться упрощенные методики расчёта TCO, выявляющие, прежде всего, структуру затрат, и дающие представление о вероятных потерях в процессе владения. Несмотря на то, что большинство затрат могут быть определены заранее либо спрогнозированы с высокой точностью, некоторые затраты носят вероятностный характер, что влечёт за собой риск существенных отклонений действительных расходов от прогнозных (расчётных).

• 2-й показатель: общая сумма затрат предприятия на внедрение и дальнейшее сопровождение ERP-системы, которая отражается в балансе предприятия по статьям капекс и опекс затрат в соответствии с установленной методикой их бухгалтерского и налогового учета за определенный период (за месяц, за квартал, за год). Данный показатель рассчитывается при наличии информации о дате планируемого ввода в эксплуатацию и постановки ERP-системы на баланс предприятия. Объем данных затрат в дальнейшем будет снижаться по мере начисления и отражения в балансе износа основных средств и нематериальных активов (НМА), входящих в состав ERP-системы.

Порядок включения постоянных затрат в разрезе указанных выше показателей приведен в таблице 1. 

Табл. 1. Порядок включения постоянных (CAPEX) затрат

Порядок включения переменных затрат в разрезе указанных выше показателей показан в табл.2 ...

Литературный источник / полный текст статьи

Степанова Г.А. Постоянные и переменные затраты на внедрение и поддержку ERP-систем и их расчет // Корпоративные информационные системы. – 2023. – №1 (21). – С. 1-17. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-21/212-2023-21-capexopexerp.