Много и продуктивно работать, ставить перед собой сложные цели и добиваться их, везде успевать и при этом получать от жизни максимум удовольствия — в общем, быть гением личной эффективности не так-то просто. Но и не очень сложно — если знаешь, что и как нужно делать.

Наши потрясающие аналитики и невероятно продуктивный CEO Андрей Алясов собрались и составили огромное руководство о том, с помощью каких именно способов и техник можно и нужно стараться повышать собственную эффективность. Задействовали как личный опыт Андрея, так и самые респектабельные источники со всего мира — и получилось чрезвычайно интересно.

Сначала мы расскажем вам про общие принципы, которые помогут заложить фундамент вашей продуктивности, а потом перейдем к кирпичикам – конкретным советам и техникам. Мы могли бы перечислить их еще больше, но в первую очередь хотели донести до вас одну важную вещь: если вывалится один кирпич, то ничего страшного не произойдет, но если вы плохо заложите фундамент – рухнет все здание вашей личной эффективности.

Больше статей можно найти тут: changellenge.com/category/mag



Принцип 1. Основу любой продуктивности составляют четыре вещи: время, энергия, внимание и умение.
Ваша личная эффективность зависит от того, как вы управляете этими четырьмя составляющими. Они тесно взаимосвязаны, но не могут переходить друг в друга, поэтому нужно развивать все составляющие одновременно. Например, если у вас достаточно времени, энергии и вы прекрасно представляете себе, что делать – но при этом не можете сосредоточиться и постоянно отвлекаетесь – результат не будет впечатлять. Никакая энергия, мастерство и концентрация не помогут справиться с задачей за час, если в действительности она требует пол-дня работы. Ну и если вам не хватает умения для выполнения задачи, то вы будете чрезмерно расходовать остальные ресурсы – время, энергию и внимание, практически не приближаясь к цели.

Принцип 2. Не существует одного-единственного «волшебного» секрета продуктивности, но вы можете использовать 35 тактических приемов, которые позволят вам успевать делать больше.
Множество факторов влияет на то, что вы успеваете сделать за день — и каждый из них относится к способности управлять своим временем, энергией, вниманием и умением. Ниже мы представим наш список из 35 тактических приемов личной эффективности, которые мы собрали для вас из самых разных источников. Каждый из этих тактических приемов поможет вам управлять одним из четырех основных компонентов с наибольшей эффективностью. Возможно, одни техники вы уже используете, о других только узнаете, а третьи и вовсе покажутся вам на первый взгляд странными, но мы все равно рекомендуем их попробовать.

Принцип 3. Если вы работаете слишком много или через силу — это серьезно подрывает вашу продуктивность.
Крис Бейли исследовал свою личную эффективность и провел специальный эксперимент. Один месяц он чередовал 90-часовую рабочую неделю с 20-часовой. Когда же он сравнил объем выполненный работы, он оказался одинаковым. Причина этого кроется в том, что человек прилагает больше усилий, если знает, что сроки ограничены, и может позволить себе тратить время впустую, если его много. Согласно известному закону Паркинсона, работа заполняет время, отпущенное на неё. Другими словами, написание письма клиенту может занять один час, но если дать человеку четыре часа на выполнение этого, он потратит все четыре часа.
Если же вы будете работать через силу, прилагая слишком большое количество усилий на единицу времени, то очень быстро произойдет выгорание. Энергия — это не бесконечный ресурс, мы все нуждаемся в его восполнении — занятиях спортом, отдыхе, еде (ниже мы подробнее об этом расскажем).
Подытоживая вышесказанное, напряженная работа обеспечивает лишь краткосрочный эффект повышения продуктивности. Вы можете сделать многое за один-два дня усердной работы, но не сможете поддерживать такой режим постоянно.

Принцип 4. Из этого вытекает следующий принцип: три максимально полезные способа повысить свою эффективность — очень просты и доступны всем. Это спорт, еда и сон.
Возможно, этот совет покажется банальным, но тем не менее, это работает. Тот же автор убедился в этом на собственном опыте. В течение дня он экспериментировал с самыми разными методиками повышения эффективности, но в конце дня всегда и безотказно работали только три: спорт, сон и еда.

Принцип 5. Продуктивность — это не о том, сколько вы работали, это о том, сколько вы сделали.
Бессмысленно измерять свою продуктивность в часах, которые вы потратили на работу, или в количестве книг, которые вы прочитали или слов, которые вы написали. Подсчет таких вещей дает вам очень ограниченную картину, создавая при этом иллюзию плодотворной работы. Значение имеет только результат, которого вы добились.
В любой сфере (здоровье, финансы, работа, отношения, личная жизнь) существует несколько ключевых задач, которые определяют ваш успех в этой сфере. Фокусируйтесь именно на таких делах, которые создают максимум ценности и дают самую большую отдачу на ваше вложение времени, энергии и внимания.

А теперь перейдем к конкретным правилам. Мы собрали для вас здесь 35 самых эффективных техник.



Правило 1. Составляйте планы и списки дел

Если вы никогда ранее не имели дела с попытками упорядочить свою жизнь, начните с самого простого – составления списков дел. Зачем они нужны? Во-первых, 80% получаемой информации мы не можем держать в оперативной памяти больше двух минут; во-вторых, если мы все-таки будем пытаться это делать – то наш мозг не может параллельно работать над несколькими процессами и будет сильно уставать. Поэтому запишите себе задачу, проставьте сроки – и если задача несрочная, спокойно забудьте о ней.

В зависимости от того, кто вы, сова или жаворонок, выделяйте каждое утро или вечер время и проставляйте себе задачи. Если вы потратите 10 минут на планирование рабочего времени, то сможете ежедневно экономить до двух часов.

Для выставления задач вы можете использовать приложения для мобильных телефонов. Совет от нашего СЕО, Андрея Алясова, который не любит записывать на бумаге и в свое время изучил все предложения на рынке:

«Самое крутое приложение – это Omni Focus. Работает идеально, лучше всего продумано и интуитивно понятно, единственный минус – довольно дорогое, цена начинается от 20 долларов (для iPhone). В крайнем случае его способно заменить приложение GoodTask – практически аналогично по функциям, только дешевле. На втором месте – Things. Это приложение чуть похуже Omni Focus (например, отсутствует интеграция с календарем), зато дешевле — цена начинается от 10 долларов (для iPhone). Аналогом Things из более низкой ценовой категории может выступить TickTick. На третье место можно поставить сразу несколько приложений, которые хотя и уступают по удобству и функционалу двум предыдущим, зато условно бесплатны. Для любителей функциональных и сложных менеджеров задач есть Producteev и Wunderlist. Для тех, кому нужно что-то попроще — Clear и Any.Do. Наконец, существует специальное приложение, направленное на борьбу с прокрастинацией — Procraster».

Правило 2. Не пытайтесь заполнить делами все свое свободное время

При планировании обязательно следует учитывать, что около 40 % времени должно оставаться свободным. То есть, 60 % времени отводится на запланированные задачи, 20 % — на непредвиденные, и еще 20 % — на мелкие и спонтанно возникающие по ходу работы.
Специалисты по тайм-менеджменту выделяют три типа задач, вокруг которых должно строиться ваше расписание:
• Жестко привязанные к сроку, например, «встреча с инвесторами в 12.00»;
• Бюджетируемые задачи, которые не важно, когда начинать, но они занимают строго определенное время, например, «прочитать статью — 1 час»;
• Гибкие задачи — остальные.

Правило 3. Фиксируйте время, которое вы тратите (хронометраж)

Невозможно управлять тем, что нельзя измерить. Можете ли вы рассказать, на что потратили свое время вчера? Пару часов на социальные сети, час на еду, восемь часов на работу… Скорее всего, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах, поскольку восприятие времени очень субъективно. Попробуйте в течение одной недели записывать все дела и точное время, затраченное на них. Так вы получите четкую картину реальных временных затрат, выявите “пожирателей времени” и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Советский ученый Любищев, например, каждый день скрупулезно подсчитывал, сколько времени у него уходило на то или иное занятие, с точностью до 10 минут. Каждый месяц он составлял сводку, по которой можно было проследить, какие дела занимают сколько времени и спрогнозировать свою занятость на будущее. Учет времени Любищев вел 56 лет, и действительно смог добиться высокой продуктивности труда.

Для ведения учета времени также есть специальные приложения, например, сервис Rescuetime. Он учитывает, на что вы потратили время, проведенное за компьютером. И формирует в итоге статистику вашей активности в программах, в определенных приложениях, на сайтах, время простоя и самые загруженные часы работы.

Правило 4. Совмещайте дела

Некоторые дела можно выполнять одновременно, без малейшего ущерба для продуктивности. Подумайте, какие пункты в вашем завтрашнем расписании можно было бы совместить? Например, договоритесь обсудить совместный проект с коллегами из соседнего отдела во время ланча или пригласите клиента пообедать (и для этого не нужно читать книгу «Никогда не ешьте в одиночку»). Что вы можете сделать в автомобиле или общественном транспорте, пока добираетесь на работу?

Совет от Андрея Алясова: «Я всегда стараюсь выделять утро каждого дня и вечер под встречи за завтраком или ужином. Так вы не просто совмещаете прием пищи с полезным делом, но и экономите на дороге. Днем вам бы пришлось ездить туда-сюда, а утром или вечером вы делаете все по пути».

Или создайте заранее специальный список дел, которые не требуют вашего умственного вовлечения (например, стирка, уборка, бег и т.д), выделите время и делайте их все сразу, слушая в это время что-нибудь полезное (аудиокниги, TED Talks и т.д.).

Правило 5. Не превращайтесь в робота – не стоит расписывать свой день до мелочей

Не пытайтесь распланировать свой день поминутно. Помимо опасности выбиться из графика при малейшей неполадке, вас может подстерегать еще одна опасность. Например, в вашем расписании указаны такие задачи как «сварить кофе», «почистить зубы», «прочитать почту», «доехать до работы» и проч. После того, как вы отметили в своем списке их выполнение, у вас может возникнуть приятное ощущение, что день был заполнен делами, а сами вы продуктивно поработали и выполнили уже несколько задач. На самом деле это иллюзия, поэтому избегайте вносить в план повседневную рутину.

Как правило, не стоит делать больше 8-10 задач на день – вы просто не уследите за ними. Кроме того, три задачи должны быть самыми главными, и на них в первую очередь должно быть направлено все ваше внимание и усилия.

Правило 6. Правило двух минут

При планировании используйте правило двух минут. Если вы можете сделать это дело за две минуты – ответить на письмо, позвонить, сделать заказ – сделайте это немедленно, и не вносите в список дел на сегодня.

Правило 7. Расставляйте приоритеты

Начинайте день с самых важных дел. Именно в это время ваше внимание и работоспособность находятся на самом пике. Старайтесь избавляться от низкоприоритетных задач. Если на их выполнение требуется всего несколько минут, то расправьтесь с ними побыстрее. Если нет — делегируйте их кому-нибудь, если есть такая возможность, или отложите их на будущее. Если вы отложили задачу более трех раз, можете смело вычеркивать ее из своего списка совсем – скорее всего, вы прекрасно обойдетесь без нее.



Правило 1. Составляйте планы и списки дел

Если вы никогда ранее не имели дела с попытками упорядочить свою жизнь, начните с самого простого – составления списков дел. Зачем они нужны? Во-первых, 80% получаемой информации мы не можем держать в оперативной памяти больше двух минут; во-вторых, если мы все-таки будем пытаться это делать – то наш мозг не может параллельно работать над несколькими процессами и будет сильно уставать. Поэтому запишите себе задачу, проставьте сроки – и если задача несрочная, спокойно забудьте о ней.

В зависимости от того, кто вы, сова или жаворонок, выделяйте каждое утро или вечер время и проставляйте себе задачи. Если вы потратите 10 минут на планирование рабочего времени, то сможете ежедневно экономить до двух часов.

Для выставления задач вы можете использовать приложения для мобильных телефонов. Совет от нашего СЕО, Андрея Алясова, который не любит записывать на бумаге и в свое время изучил все предложения на рынке:

«Самое крутое приложение – это Omni Focus. Работает идеально, лучше всего продумано и интуитивно понятно, единственный минус – довольно дорогое, цена начинается от 20 долларов (для iPhone). В крайнем случае его способно заменить приложение GoodTask – практически аналогично по функциям, только дешевле. На втором месте – Things. Это приложение чуть похуже Omni Focus (например, отсутствует интеграция с календарем), зато дешевле — цена начинается от 10 долларов (для iPhone). Аналогом Things из более низкой ценовой категории может выступить TickTick. На третье место можно поставить сразу несколько приложений, которые хотя и уступают по удобству и функционалу двум предыдущим, зато условно бесплатны. Для любителей функциональных и сложных менеджеров задач есть Producteev и Wunderlist. Для тех, кому нужно что-то попроще — Clear и Any.Do. Наконец, существует специальное приложение, направленное на борьбу с прокрастинацией — Procraster».

Правило 2. Не пытайтесь заполнить делами все свое свободное время

При планировании обязательно следует учитывать, что около 40 % времени должно оставаться свободным. То есть, 60 % времени отводится на запланированные задачи, 20 % — на непредвиденные, и еще 20 % — на мелкие и спонтанно возникающие по ходу работы.
Специалисты по тайм-менеджменту выделяют три типа задач, вокруг которых должно строиться ваше расписание:

• Жестко привязанные к сроку, например, «встреча с инвесторами в 12.00»;
• Бюджетируемые задачи, которые не важно, когда начинать, но они занимают строго определенное время, например, «прочитать статью — 1 час»;
• Гибкие задачи — остальные.

Правило 3. Фиксируйте время, которое вы тратите (хронометраж)

Невозможно управлять тем, что нельзя измерить. Можете ли вы рассказать, на что потратили свое время вчера? Пару часов на социальные сети, час на еду, восемь часов на работу… Скорее всего, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах, поскольку восприятие времени очень субъективно. Попробуйте в течение одной недели записывать все дела и точное время, затраченное на них. Так вы получите четкую картину реальных временных затрат, выявите “пожирателей времени” и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Советский ученый Любищев, например, каждый день скрупулезно подсчитывал, сколько времени у него уходило на то или иное занятие, с точностью до 10 минут. Каждый месяц он составлял сводку, по которой можно было проследить, какие дела занимают сколько времени и спрогнозировать свою занятость на будущее. Учет времени Любищев вел 56 лет, и действительно смог добиться высокой продуктивности труда.

Для ведения учета времени также есть специальные приложения, например, сервис Rescuetime. Он учитывает, на что вы потратили время, проведенное за компьютером. И формирует в итоге статистику вашей активности в программах, в определенных приложениях, на сайтах, время простоя и самые загруженные часы работы.

Правило 4. Совмещайте дела

Некоторые дела можно выполнять одновременно, без малейшего ущерба для продуктивности. Подумайте, какие пункты в вашем завтрашнем расписании можно было бы совместить? Например, договоритесь обсудить совместный проект с коллегами из соседнего отдела во время ланча или пригласите клиента пообедать (и для этого не нужно читать книгу «Никогда не ешьте в одиночку»). Что вы можете сделать в автомобиле или общественном транспорте, пока добираетесь на работу?

Совет от Андрея Алясова: «Я всегда стараюсь выделять утро каждого дня и вечер под встречи за завтраком или ужином. Так вы не просто совмещаете прием пищи с полезным делом, но и экономите на дороге. Днем вам бы пришлось ездить туда-сюда, а утром или вечером вы делаете все по пути».

Или создайте заранее специальный список дел, которые не требуют вашего умственного вовлечения (например, стирка, уборка, бег и т.д), выделите время и делайте их все сразу, слушая в это время что-нибудь полезное (аудиокниги, TED Talks и т.д.).

Правило 5. Не превращайтесь в робота – не стоит расписывать свой день до мелочей

Не пытайтесь распланировать свой день поминутно. Помимо опасности выбиться из графика при малейшей неполадке, вас может подстерегать еще одна опасность. Например, в вашем расписании указаны такие задачи как «сварить кофе», «почистить зубы», «прочитать почту», «доехать до работы» и проч. После того, как вы отметили в своем списке их выполнение, у вас может возникнуть приятное ощущение, что день был заполнен делами, а сами вы продуктивно поработали и выполнили уже несколько задач. На самом деле это иллюзия, поэтому избегайте вносить в план повседневную рутину.

Как правило, не стоит делать больше 8-10 задач на день – вы просто не уследите за ними. Кроме того, три задачи должны быть самыми главными, и на них в первую очередь должно быть направлено все ваше внимание и усилия.

Правило 6. Правило двух минут

При планировании используйте правило двух минут. Если вы можете сделать это дело за две минуты – ответить на письмо, позвонить, сделать заказ – сделайте это немедленно, и не вносите в список дел на сегодня.

Правило 7. Расставляйте приоритеты

Начинайте день с самых важных дел. Именно в это время ваше внимание и работоспособность находятся на самом пике. Старайтесь избавляться от низкоприоритетных задач. Если на их выполнение требуется всего несколько минут, то расправьтесь с ними побыстрее. Если нет — делегируйте их кому-нибудь, если есть такая возможность, или отложите их на будущее. Если вы отложили задачу более трех раз, можете смело вычеркивать ее из своего списка совсем – скорее всего, вы прекрасно обойдетесь без нее.



Правило 8. Правило однозадачности

Направляйте все свое внимание только на ту задачу, которую выполняете в данный момент времени. Многозадачность не повышает, а только снижает вашу личную эффективность. Она выматывает, не позволяя увидеть результат вашей работы. Она снижает качество работы – когда вы не можете сконцентрироваться, возрастает вероятность совершить ошибку. Кроме того, привычка делать несколько дел одновременно может негативно влиять на отношения с людьми: например, ваши собеседники испытывают дискомфорт, когда вы разговариваете с ними, уткнувшись в мобильный телефон.

Правило 9. «Если не работается» — будьте готовы к этому состоянию

Иногда бывает так, что работать не хочется, и все. Сила воли – это тоже конечный ресурс. Не насилуйте себя. В этом случае лучше либо

а) «Съесть лягушку». «Поедание лягушек» — название популярной техники тайм-менеджмента (из книги эксперта по тайм-менеджменту, Глеба Архангельского). Выполните какое-нибудь несложное дело, которое почему-то долго откладывалось. Это позволит просто начать, и, возможно, втянуться в работу.

б) Позаниматься 10 минут физическим мотоннным трудом (помыть посуду, заварить кофе, сделать уборку). Такой монотонный труд также очень хорош, если вам нужно «перезагрузиться» или поймать вдохновение (монотонность помогает настроиться на креативное настроение, потому что мозг пытается избежать серости и обыденности). Тот же эффект окажет недолгая прогулка или зарядка.

в) Навести порядок на рабочем столе. Многие исследования доказывают, что беспорядок мешает сосредоточиться. Поэтому если вы всё равно решили отложить рабочие задачи на потом, самое время прибраться на своём столе или разобрать файлы в компьютере. Возможно, какой-то документ или заметка натолкнут вас на мысль и активизируют рабочую деятельность.

Правило 10. Делайте «инфопаузу», если вам нужно сделать что-то действительно важное

Если вы собираетесь приняться за важное задание, то сосредоточьтесь только на нем и избавьтесь от отвлекающих факторов — поставьте вашу электронную почту на паузу и выключите телефон. У Gmail есть функция Inbox Pause, которая позволяет выбирать время, в которое вам будут приходить новые письма. Если это возможно – отключите интернет или хотя бы закройте браузер. Независимо от того, насколько вы увлечены выполняемой в данный момент задачей, интернет всегда будет провоцировать вас отвлечься.

Правило 11. Умейте вовремя останавливаться

Не забывайте о правиле Парето – 20% усилий дают 80% результата. Не тратьте лишние силы и не будьте перфекционистом. Помните о законе предельной убывающей полезности – в какой-то момент полученные результаты перестают окупать потраченные на них усилия. Детали имеют значение только тогда, когда они действительно влияют на результат. Концентрируйте свое внимание на тех вещах и факторах, которые дают максимальный эффект.

Правило 12. Управляйте фокусом своего внимания

Как только вы приступили к делу – сосредоточьтесь на его выполнении, не думайте о конечном результате, не беспокойтесь о качестве – просто выполняйте свою работу максимально хорошо. Время исправить ошибки будет потом. Иногда, если мы думаем о результате, и соотносим его с огромным объёмом работы, который предстоит выполнить, мы можем потерять мотивацию и постоянно откладывать начало работы. Этот процесс можно сравнить с хождением по канату – если вы начнете смотреть вверх или вниз, вы непременно потеряете баланс и упадете. Смотрите только вперед.

Правило 13. Погрузите себя в рабочую атмосферу

Если у вас есть такая возможность, оформите свое рабочее место по своему вкусу. Уберите с него все лишнее, оставив только офисные принадлежности и вещи, которые вас вдохновляют и мотивируют на работу. Исследования свидетельствуют, что даже цвет стен по-разному влияет на ваш организм: синий стимулирует мозговую активность, желтый – эмоции, красный – физическую активность, зеленый успокаивает и создает чувство комфорта.

Поэкспериментируйте и попробуйте еще один из способов создания нужной рабочей атмосферы: установите на ваш телефон или компьютер приложение Coffitivity, которое воссоздает окружающий шум обычной кофейни. Для некоторых людей подобный шумовой фон положительно влияет на продуктивность и креативность.

Правило 14. Поработайте немного в воскресенье вечером

В выходные, безусловно, следует отдыхать и набираться сил, но вечером воскресенья полезно начать задумываться о рабочей неделе, чтобы утро понедельника не застало вас врасплох. Приведите в порядок свои бумаги, наметьте план дел на неделю, проверьте статус по проектам. Кроме того, это подходящее время, чтобы доделать то, что вы не успели на прошлой неделе – в это время никто не будет отвлекать вас просьбами и звонками.

Правило 15. Соотносите ближнюю и дальнюю перспективу

Чем отличаются стратегические цели от тактических? Тактика – это то, чем вы непосредственно занимаетесь, то, что позволяет вам приблизиться к цели. Стратегия – это глобальная перспектива, то, как в общем организована ваша жизнь и ради чего вы, в конце концов, работаете и живете. Постоянно соотносите то, чем вы занимаетесь, с вашими долгосрочными целями. Вычеркнутые строчки в списке дел – это хорошо, но бесполезно прилагать усилия, если это не приближает вас к конечной цели.

Переосмыслите само понятие продуктивности. Это не о том, сколько вы успели сделать за сегодня, это о реальном влиянии на людей и события, которого вам удалось достичь. Белка в колесе совершает множество движений, но ее вряд ли она добивается в своей жизни успеха.
Мы рекомендуем вам помимо краткосрочных задач составить для себя и постоянно хранить где-нибудь список долгочных или среднесрочных задач (желательно не больше 10, и именно зафиксировать в письменно виде, а не пытаться запомнить). Для этого хорошо подходит система проектов, которая есть в уже упомянутых выше менеджерах задач Omnifocus и Things. Пусть каждый проект будет вашей долгосрочной целью.



Правило 16. Во время работы делайте перерывы и поощряйте себя

Большинство специалистов по тайм-менеджменту не рекомендуют с головой уходить в работу. Важно регулярно делать небольшие перерывы. Это позволит вам дольше оставаться в тонусе и более критично оценивать свою работу. Вы можете делать перерывы и одновременно поощрять себя за законченные задания приятными мелочами – тогда желание выполнять обязанности и достигать поставленных целей увеличится. Очень хорошо позитивный эффект этой техники ощущают на себе курильщики – они вынуждены регулярно делать перерывы и поощрять себя.
По поводу длительности перерывов нет единого мнения. Согласно исследованию, проведенному разработчиками популярной системы учёта рабочего времени Desktime, оптимальное соотношение: 52 минуты отводится на работу и 17 минут — на отдых.

По мнению Франческо Чирилло (изобретателя популярной техники таск-менеджмента — техники Pomodoro ), – короткие пятиминутные перерывы следует делать каждые 25-30 минут, после 4-х циклов следует делать один длинный перерыв на 30-40 минут.
Ряд психологов считает, что человеку необходим один полноценный перерыв (1-1,5 часа) в середине рабочего дня и два маленьких, минут по 15-20, которые следует делать через два часа после начала работы и за два часа до ее окончания.
Мы рекомендуем вам понаблюдать за собой и выбрать интервалы работа/отдых, наилучшим образом подходящие именно вам. Вы можете делать их фиксированными, а можете привязывать к прогрессу по заданиям.

Правило 17. Наведите порядок на рабочем столе

Рабочее место — это контрольный пункт, с которого каждый день начинается ваш путь. Беспорядок на рабочем столе невольно отвлекает внимание и съедает вашу энергию. По статистике, американские менеджеры тратят в среднем 6 недель в год на поиски пропавших документов.
Поэтому полезно будет применять в своей работе принцип «одного касания». То есть, если вы взяли в руки какой-то документ или открыли файл на компьютере, нужно немедленно совершить какое-то действие – убрать в нужную папку, передать, прочесть, ответить, выбросить, но ни в коем случае не откладывать в сторону.

Правило 18. Всегда говорите «нет» (удалите из жизни лишние вещи)

Когда вы подсчитаете время, которое вы тратите каждый день, отвечая на электронные письма, SMS и звонки, вы будете очень удивлены результатами. Составьте для себя список дел, которыми вам точно не стоит заниматься, назовите его «Спасибо, нет» и старайтесь почаще держать перед глазами. Со временем этот список должен только расти. Учитесь говорить «нет» второстепенным делам и «пожирателям времени» – телевизору, социальным сетям, просмотру видеороликов на Youtube.
Например, выработайте полезную привычку заходить в социальные сети (если они не нужны вам для работы) только три раза в день — утром, днем после обеда (когда работать все равно не хочется) и вечером. Попробуйте делать это в течение недели – и сразу заметите, насколько возросла ваша продуктивность!

Правило 19. Научитесь справляться со стрессом

Инвестируйте часть вашего времени в стратегии борьбы со стрессом. Даже если у вас нормированный рабочий график и не бывает срочных проектов, вы все равно подвержены стрессам. Ритм большого города постоянно воздействует на нас, поэтому важно научиться расслабляться. Здесь сложно посоветовать какую-то одну методику – экспериментируйте и выбирайте то, что вам понравится больше. Самые популярные способы борьбы со стрессом – это физические упражнения, йога, массаж, любимая музыка и чтение, прогулки на свежем воздухе и занятия творчеством.
Не забывайте и о эмоциональной составляющей – встречайтесь с теми людьми, которым вы действительно дороги, проводите время с друзьями и семьей. И здесь важно именно личное общение, а не переписка в социальных сетях. Доказано, что мужчины и женщины, которые практикуют регулярное уделение времени своей семье, удваивают уровень энергии и продуктивность в бизнесе.

Правило 20. Восстанавливайте энергию – следите за здоровьем, хорошо ешьте и высыпайтесь

Управляйте своей энергией. Ни одна машина не может двигаться без горючего. Иногда лучше поспать лишний час и справиться со сложной задачей за пару часов, чем прийти на работу невыспавшимся и весь день провести, клюя носом перед монитором и поглощая литры кофе. Время, сэкономленное на сне, разрушает вашу продуктивность сильнее, чем вы можете себе представить. Повторим, что самые простые и в то же время самые эффективные вещи – это занятия спортом, правильное питание и нормальный сон. Здесь очень много всего, о чем можно было бы рассказать, поэтому посвятим этим трем вещам отдельные правила.

Правило 21. Как держать себя в тонусе – правильное питание

Знаменитое античное изречение гласит: «ты есть то, что ты ешь». Пользу правильного питания сложно переоценить. Оно напрямую влияет на ваше физическое самочувствие и уровень энергии.

Правильное питание часто воспринимается как игра: чем больше я съем правильных продуктов, тем больше наберу очков. Но даже витамины в большом количестве могут быть ядом. Важно правильно сбалансировать свой рацион: потреблять около 20% белков, 30% жиров и 50% углеводов. Второе — не стоит кардинально менять свое пищевое поведение и полностью отказываться от прежних привычек. Если вы уберете из рациона всю любимую еду, правильно питаться вам будет в тягость, и, скорее всего, это закончится ничем.

Попробуйте начать с того, чтобы хотя бы на время исключить из рациона алкоголь, копчености, полуфабрикаты, сладости и чересчур жирные продукты, включить туда побольше овощей – и через некоторые время почувствуете непривычную легкость. Используйте небольшие хитрости, позволяющие привыкнуть к смене рациона. Начинайте сначала есть здоровую пищу (овощной салат, кашу), чтобы для нездоровой в желудке оставалось меньше места. Вставайте из-за стола с чувством легкого голода – а маленькая тарелка позволит уменьшить порцию без ущерба для чувства насыщения. Еда перед зеркалом также позволит соблюдать меру – это превратит обед в церемонию, и вы будете есть с толком и расстановкой, а потому не позволите себе лишнего.

Принимайте пищу в несколько приемов, ешьте каждые 3–4 часа. Это позволит вам контролировать аппетит, обмен веществ и будет держать под контролем баланс выработки кортизола (гормона стресса). Если вам захочется перекусить, делайте это правильно. Никаких печенек, конфет, булочек и пирожков! Держите под рукой фрукты (яблоки, бананы) или смесь из орехов и сухофруктов, чтобы в нужный момент быстро утолить голод.

Поищите советы специалистов по правильному питанию. Например, знали ли вы о том, что помидоры и морковь рекомендуется подвергать тепловой обработке, потому что она повышает концентрацию некоторых полезных веществ? Потребляйте продукты, которые повышают ваше внимание и концентрацию. Например, Крис Бейли, автор блога по личной продуктивности, составил для себя список из девяти самых эффективных продуктов: черника, зеленый чай, авокадо, зеленые листовые овощи, жирная рыба, темно-шоколадных, семена льна, и орехи.

Пейте побольше воды. Некоторые специалисты рекомендуют выпивать стакан воды натощак сразу после того, как вы проснулись – поскольку ваш организм провел последние 8 часов без воды и может быть обезвожен. Напомним, что можно рассчитать суточную норму потребления жидкости, исходя из простой формулы: 40 мл на 1 кг массы тела, где половина жидкости должна поступать с твёрдой пищей (фрукты, овощи), а остальная часть — с напитками.

Старайтесь использовать стимуляторы (например, содержащие кофеин) только в тех случаях, когда вы действительно нуждаетесь в краткосрочном подъеме продуктивности. Если вы превратите употребление кофеина в привычку, он перестанет работать.

Правило 22. Хорошо спите

В среднем взрослому человеку нужно от семи до девяти часов полноценного сна. А постоянный недосып приводит к гормональному сдвигу. Пересып, кстати, также может быть вреден для организма. Важно не только спать достаточно, ваш сон должен быть качественным. Для этого придерживайтесь следующих правил:

• Выключите телевизор, компьютер и телефон за час до сна. Или хотя бы за 30 минут, если чувствуете, что не успеваете завершить все дела. Причина, по которой стоит это сделать, проста: наш мозг воспринимает синий свет, который исходит от гаджетов, как сигнал о том, что сейчас дневное время суток. Лучше почитайте перед сном какую-нибудь книгу.
• Составьте себе график сна. Старайтесь ложиться спать и просыпаться примерно в одно и то же время ежедневно. Это поможет вам более-менее структурировать свой день.
• Не занимайтесь интенсивными физическими упражнениями перед сном: они могут поднять температуру тела, а из-за этого заснуть будет тяжелее.
• Не пейте алкогольные напитки перед сном.
• Не пользуйтесь кнопкой «Отложить» на будильнике. Этим вы только усложняете задачу своему организму. Вы помещаете свой мозг обратно в стадию начала цикла сна, а это худший способ проснуться.

Наш сон состоит из полуторачасовых циклов, во время которых чередуются фазы медленного и быстрого сна. Во время медленного сна активность мозга замедляется, и эта фаза связана с восстановлением энергозатрат. Если человека разбудить в этой фазе – скорее всего, он будет чувствовать себя разбитым и усталым. Во время быстрого сна мозг активизируется, и мы видим сны. Быстрый сон — наиболее благоприятное время, чтобы просыпаться. На рынке существует множество трекеров и приложений, контролирующих фазы сна и обеспечивающих комфортное пробуждение (например, купите себе фитнес-браслет Jawbone Up или Feetbit, или, если жалко денег, поставьте приложение Sleep Cycle).

Попробуйте дневной сон. Наши предки практиковали длинный сон ночью и короткий – днем. Как раз на послеобеденное время (12-14 часов) приходится спад активности организма. В некоторых культурах эта привычка сохранилась до сих пор (например, китайцы часто дремлют после обеда прямо за рабочим столом, а в Испании существует сиеста). Важное правило – дневной сон должен быть кратковременным (20-40 минут), иначе организм перейдет в стадию «глубокого сна», и вы после пробужденяи ощутите сонливость и вялость.

Некоторые исследователи пытались экспериментировать с режимами сна. Выглядит все это довольно экзотично: например, существует практика двухчасового сна, когда человек бодрствует 1 час 40 минут, а потом ложится спать на 20 минут, затем повторяет цикл. Или вы можете попробовать ложиться спать 3-4 раза в сутки: работайте 4 часа и спите 2 часа, затем опять работайте 4 часа, ложитесь спать и т.д.

Правило 23. Занимайтесь спортом регулярно

У многих из нас сидячие рабочие будни и малоподвижный образ жизни. Поэтому начинайте каждое свое утро с зарядки. Обращайте внимание на растяжку. Постоянное напряжение отражается в мышцах, создает своего рода «корсет», который, оказывая воздействие на внутренние органы, мешает их нормальной работе. Самый лучший способ для снятия мышечных зажимов – это любой вид растягивающей гимнастики. Все упражнения на растяжку следует выполнять медленно и плавно, прислушиваясь к своим ощущениям.

Если же вы хотите перевести свой организм на качественно иной уровень, вам необходимы регулярные физические нагрузки. Для увеличения общей выносливости и тонуса организма необходимо заниматься спортом, как минимум, 2-3 раза в неделю по полтора-два часа. Если вы начали заниматься спортом недавно и делаете это самостоятельно, придерживайтесь самых общих правил:

• Помните о «правило трех П» – подходите к занятиям постоянно, постепенно, правильно;
• Не пытаетесь «ломать себя», если вам тяжело, ориентируйтесь на темп занятия, при котором вы можете разговаривать, не сбивая дыхания;
• Обязательно проводите разминку перед началом занятия;
• Рассчитывайте уровень нагрузки, следите за своим дыханием и пульсом – купите себе для этого фитнес-браслет или пульсометр.

Чтобы разнообразить занятия, установите себе на телефон специальные приложения, которые будут отслеживать уровень ваших нагрузок, рекомендовать упражнения и сравнивать ваши результаты с друзьями. Например, Seven предлагает комплекс упражнений, для которого нужен лишь стул, стена и желание; Breeze подсчитывает количество пройденных за день шагов, а Zombies, Run превратит ваши беговые тренировки в интерактивную историю побега от зомби.

В одном своем интервью (полная версия находится здесь: lifehacker.ru/2014/10/14/genius) Олег Брагинский так отвечает на вопрос о том, как он следит за собственным здоровьем:

«Признаю отжимания, циклические упражнения, плавание. 100 отжиманий на кулаках за 60 секунд делаю на двух первых костяшках, чтобы поддерживать удар в память «общажных» 90-х. Несколько раз делаю «ещё одно отжимание», чтобы мозг не жалел организм. Завершаю отжимания прогибом в поясе, чтобы растянуть спину — много сижу. Циклическими упражнениями «обнуляю» голову, плаванием очищаю городские лёгкие.
Соль и сахар не использую и в доме не держу. В рестораны хожу к поварам, которых знаю, заказываю не по меню, а по рекомендациям: шеф знает происхождение и свежесть продуктов, сочетаемость блюд и таланты смены на кухне. Проверяю срок годности и состав продуктов при покупках.
Чищу зубы дважды в день, не полощу рот водой, держу пастовую жижу во рту минуту — тренирую задержку дыхания и укрепляю эмаль. В это же время стою поочерёдно на одной ноге в полуприседе. Раз в год посещаю стоматолога для профессиональной чистки и полировки. Пломб нет, все зубы на месте.

Не пью, не курю. Лифт воспринимаю как личного врага».

Правило 24. Найдите ваш биологический прайм-тайм

Доказано, что в разное время дня и ночи наш мозг и наше тело работают по-разному. Биологический прайм-тайм — это время, когда ваш организм находится на пике своей эффективности. Если применить эти данные к планированию повседневных дел, можно научиться выполнять их с большей продуктивностью.

В самом общем случае считается, что заниматься интенсивной умственной работой лучше всего в течение 2–3 часов после пробуждения. После обеда активность мозга падает, так как энергия перенаправляется на пищеварение. Это время лучше всего подходит для творческих задач. Вечером следует заниматься спортом – в это время человек обладает большей мышечной силой, гибкостью суставов, у него выше координация движений.
Вы можете провести самостоятельное исследование сил и возможностей вашего организма. Для этого в течение трех недель ежечасно отслеживайте показатели вашего самочувствия и уровня энергии (например, вы можете использовать похожую таблицу — docs.google.com/spreadsheets/d/1s0l7d_A4w9hxnYuiYnhMCuHmE01oIFgX_GbXdV4rsbQ/edit#gid=0). После этого вы сможете выявить пики своей активности и периоды спада – и подстроить под них ваш рабочий график и жизненный ритм. На время эксперимента постарайтесь ограничить употребление алкоголя и других стимуляторов (например, кофеина), ложитесь спать и вставайте в одно и то же время (в идеале – подчинясь вашим естественным желаниям, а не будильнику) и поддерживайте примерно одинаковый уровень рабочей и физической нагрузки.

Правило 25. Будьте жизнерадостными

Исследователи подчеркивают большую значимость жизнерадостности в жизни, считая ее важным фактором личной продуктивности. Улыбка служит не только доказательством того, что у вас все хорошо, но и работает и в обратную сторону – когда вы улыбаетесь, вы чувствуете себя чуточку счастливее. Кроме того, хорошее настроение и улыбка положительно влияют на сердце и иммунную систему, снижают уровень артериального давления и уменьшают уровень гормонов стресса в организме.

Мы обращаем внимание на людей, которые улыбаются и выглядят жизнерадостными. Согласно исследованиям, окружающие склонны считать, что такие люди более привлекательны, уверены в себе, порядочны и решительны. Уровень доверия к ним возрастает. Попробуйте провести следующую деловую встречу в приподнятом настроении и сразу заметите, как люди начали реагировать на вас по-другому. Развивайте в себе способность постоянно пребывать в хорошем настроении.

Будьте дружелюбны. Познакомьтесь со своими коллегами – чем они увлекаются, что им нравится, о чем они думают? Замечено, что дружеские отношения в офисе увеличивают удовлетворенность работой в среднем на 50 % и более того – повышают вероятность вашего продвижения по службе на 40 %.



Правило 26. Развивайте полезные привычки

Около 40-45% наших действий мы выполняем автоматически, следуя усвоенным ранее навыкам. Поэтому так важно сформировать у себя полезные привычки. Считается, что для формирования устойчивой привычки необходим 21 день регулярной практики. Вам придется потратить некоторое количество усилий, но они окупятся очень быстро, потому что полезные навыки начнут работать на вас и по возрастающей вкладываться в вашу эффективность.

Если вы любите пользоваться гаджетами, то вам подойдет специальное приложение Lift. Оно позволяет составить список привычек, отслеживать свой прогресс в графиках и цифрах и включить соревновательный дух. В приложении существует возможность сравнивать свои достижения с другими пользователями — когда вы выбираете ту или иную привычку, вы видите список людей, которые также присоединились к этому своеобразному вызову.

Правило 27. Избавляйтесь от вредных привычек

Не менее важно избавляться от вредных привычек. Один из возможных способов мотивации — заключите пари с вашим другом. Платите штраф друг другу каждый раз, когда вы нарушили свое слово. Это поможет вам обратить внимание на стоимость ваших вредных привычек, вместо того, чтобы ощущать их приятный эффект. Другой пример – используйте приложение Seven, которое также будет штрафовать вас на один доллар, если вы не сделали ежедневный 7-минутный воркаут.

Правило 28. Добейтесь высокой эффективности в тех вещах, что отнимают много времени

Вы сэкономите много времени и сил, если овладеете навыком слепой десятипальцевой печати. Для этого существуют специальные онлайн-курсы – например, «Соло на клавиатуре» или Stamina. При интенсивных занятиях овладеть этим навыком можно за один месяц.

То же самое относится к скорочтению — научитесь читать по диагонали или по специальным книгам (например, IceBook Reader). Рекомендуем вам перед прочтением книги сначала ознакомиться с ее кратким изложением – очень часто это оказывается достаточным для того, чтобы получить действительно ценную информацию (конспекты бизнес-книг выкладывают, например, на GetAbstract).
Экономьте время на дорогу. Если нет насущной потребности – не покупайте собственный автомобиль в Москве – пробки, ремонт и поиски парковки отнимут у вас кучу времени и денег, в то время как метро и даже такси обойдутся гораздо дешевле.
Пользуйтесь вторым монитором. По статистике, если вы работаете с информацией, наличие второго монитора повышает вашу эффективность на 30%.
Готовьте заранее шаблоны тех вещей, которыми вы часто пользуетесь и которые отнимают много времени. Например, если вы часто общаетесь с клиентами – сделайте основные шаблоны писем.
Оптимизируйте поиск в интернете: делайте перерывы, останавливайте себя и фокусируйтесь только на том, что вы действительно искали. По статистике, 47 % времени, проведенного в интернете, отводится на бесполезные и отвлекающие от основной цели занятия (то есть, самую настоящую прокрастинацию).

Правило 29. Правильно работайте с почтой

Отключите оповещения электронной почты – в большинстве случаев они напрасно отвлекают и рассеивают ваше внимание. Настройте автоматическую сортировку писем, проверяйте почту несколько раз в течение дня в специально отведенное для этого время и разбирайтесь с ней максимально быстро. Но если вам кажется, что проверка написанного письма – пустая трата времени, то вы ошибаетесь. Вы экономите всего одну-две минуту, а испорченные отношения с клиентами и партнерами будете восстанавливать не один месяц.

Еще одна выдержка из интервью с Олегом Брагинским:
«Письмо, документ, фрагмент, абзац читаю трижды. Первый — проверяю, понятно ли написал; второй — упрощаю фразы и удаляю лишние слова; третий — проверяю, тактичен ли. Использую частицу «бы»: «просил бы» вместо «прошу» и «хотел бы» вместо «хочу». Когда уместно, говорю и пишу «спасибо».
В ответственных текстах использую частотный анализ, «плечи» и проверку на банальность. Частотным анализом выявляю избыточные слова — заставляет перефразировать, использовать синонимы. Не допускаю «плеч» — расстояние в словах между понятием в тексте — длиннее пяти. Банальность — собственная формула, основанная на встречаемости слов абзаца. Если показатель близок к единице — написал уникальными словами, превышает тройку — абзац следует удалять, смысл текста не изменится».

Правило 30. Умейте проводить встречи

Совещания – это неизбежное зло офисной жизни. Поэтому постарайтесь минимизировать возможные негативные эффекты. Подготовьте перед совещанием опорные тезисы, кратко сформулируйте в них цель встречи, задачи, вопросы для обсуждения, результаты. Разошлите тезисы предварительно всем участникам по электронной почте и распечатайте тезисы перед встречей. Убедитесь, что все с ними ознакомились и в курсе проблемы. Тщательно следите за таймингом, ведите обсуждение и старайтесь не отвлекаться от основной темы, попросите участников отложить свои гаджеты и сосредоточиться только на совещании.

Правило 31. Развивайте навыки активного слушания

Активное слушание — редкий прием в нашем арсенале, и дело даже не в том, что нам не хватает умения или интереса (хотя и этого зачастую не хватает), а потому что социальные сети, смартфоны и привычка давать и получать мгновенный ответ как бы отменяют этот навык и провоцируют дефицит внимания. Но в век знания основной способ создания ценностей — это понимание, что людям действительно важно и нужно. А понять это можно, только вслушавшись.

Активное слушание позволяет значительно повысить качество общения: лучше проникнуть в суть разговора и избежать недоразумений, наладить более тесный контакт. Во время разговора старайтесь слушать и говорить в пропорции 70/30. Делайте паузы, давая собеседнику возможность подумать и продолжить, кивайте, пользуйтесь подтверждающими междометиями, сохраняйте визуальный контакт, демонстрируйте свой интерес, уточняйте и переспрашивайте, используйте открытые и продвигающие вперед вопросы. Ваша задача – отстраниться от собственного восприятия и дать понять человеку, что вы его слышите и понимаете.

Правило 32. Правильно выстраивайте вашу коммуникацию

Используйте специальные техники и приемы, которые позволяют доносить ваши мысли до людей наиболее простым и понятным способом. Без этого клиенты и партнеры перестанут вас понимать, а половина продаж не состоится.

Всегда при изложении своих идей придерживайтесь принципа пирамиды Минто. В этом случае мысли будут расположены в порядке, оптимальном для восприятия. Чтобы захватить внимание читателя, необходимо начинать с вопроса, который для него актуален. Во введении описывается ситуация, которая этот вопрос породила, и сразу после этого следует ответ. Ответ породит новые второстепенные вопросы, которые будут раскрываться на других, более низших и подчиненных уровнях иерархии. Ответ на основной вопрос представляет собой главную мысль всего документа и, соответственно, вершину пирамиды. Таким образом, все идеи выстраиваются в определенном порядке, а повествование разворачивается сверху вниз — от общего к частному.

Правило 33. Тренируйте мозги

Лучше работает тот, у кого лучше развит интеллект. И ваш мозг можно заставить работать лучше. Даже если ваша работа не имеет никакого отношения к обработке информации и построению графиков, все равно полезно научиться считать в уме, вычислять логические ловушки, обладать развитой памятью и уметь просчитывать варианты и думать на два-три шага вперед.

Мозг, занятый повседневной рутиной, начинает терять эти навыки и привыкать к шаблонным операциям, поэтому устраивайте ему периодическую встряску. Например, начните учить иностранный язык, разгадывайте головоломки и математические задачки, играйте в шахматы или бридж, ходите на квесты и прочие интеллектуальные развлечения. Развивать свои умственные способности вам могут помочь и специальные приложения. Например, приложение Elevate представляет собой набор заданий, каждое из которых направлено на развитие определенного навыка (разговорная речь, скорость обработки информации при чтении, память и др.). Пока приложение доступно только на английском языке, так что заодно вы сможете прокачать свой английский. Lumosity – другое популярное приложение для развития умственных способностей. Его особенность в том, что Lumosity подбирает индивидуальную программу занятий для каждого человека и отслеживает прогресс.

Правило 34. Доверяйте вашим коллегам

Не бойтесь делегировать полномочия и распределять задания. Многие, на первый взгляд, успешные сотрудники страдают от «боязни делегирования» и уверены — если хочешь, чтобы это было сделано хорошо, сделай сам. К сожалению, время от времени они получают подтверждение этой мысли, и еще больше укрепляются в своем убеждении.

Во-первых, вам никогда не удастся создать что-то стоящее в одиночку. Во-вторых, очень часто такой подход скрывает под собой опасение, что другие смогут выполнить эту работу и подставить под сомнение вашу незаменимость и ценность.

Не пытайтесь излишне контролировать своих коллег и подчиненных. Относитесь к ним как к взрослым людям: ослабьте немного вожжи, дайте понять, что вы доверяете их силам и способностям. Как только человек начнет воспринимать работу как свое собственное дело – он продемонстрирует вам чудеса ответственности и работоспособности.

Правило 35. Будьте свободны и открыты ко всему новому

Будьте свободнее. Перестаньте беспокоиться о том, что о вас могут подумать другие люди. Никого на самом деле не волнует ваша личная жизнь, или внешний вид или размер заработной платы. Вы не обязаны следовать какому-то заранее установленному сценарию вашей жизни: не бойтесь рисковать, браться за новые проекты и менять свою жизнь, так как вам хочется.
Определите для себя сроки, в которые вы хотели бы что-то узнавать, пробовать новое занятие или приобретать новый навык – раз в неделю, месяц или 2-3 месяца, и ведите дневник своих достижений.

Ищите больше статей в нашем журнале: changellenge.com/category/mag