Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге, тратить время, деньги и нервы, если вдруг сбились с пути. Но с картой и запасами проще, безопаснее и с гораздо меньшими расходами на непредвиденные обстоятельства. А у вашего бизнеса есть карта, запасы ресурсов, распределённая нагрузка? Проще говоря, как у вас с планированием?
Хаотичное движение к конечной цели всегда отнимает больше сил и времени, чем чётко запланированные шаги. Недаром сегодня ни одна CRM, ERP и даже ни один багтрекер не обходятся без модуля планирования времени, дел и задач. Команда экспертов Битрикс24 собрала краткую историю болезни компаний, живущих вне плана, и разработала методику лечения.
Все эти проблемы, увы, по одной не ходят и влекут ряд серьёзных управленческих ошибок, а в конечном итоге — падение качества работы и сокращение прибыли. Команда Битрикс24 знает, как лечить эти неприятные корпоративные симптомы.
Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Так, компания по разработке приложений для социальной аналитики предприятий VoloMetrix провела в 2014 году исследование, согласно которому совещания и нерезультативная переписка были признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня!
Битрикс24 уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание.
Предположим, что есть строительная компания-девелопер, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 25 000 рублей, бухгалтер-экономист с окладом 30 000 рублей, продажник, получающий 70 000 рублей, и директор с зарплатой в 100 000 рублей. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 149 р., экономиста — 178 р., продажника — 417 р., директора — 595 р., всех вместе — 1339 р./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 68 289 рублей. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?
С Битрикс24 коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе.
Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы).
После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется.
Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи.
Задачи в Битрикс24 подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы.
Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью таймшитов по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы.
В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников.
Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану.
Когда мы проектировали Битрикс24, мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю на дашбордах, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности.
В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона.
Конечно, кому-то точно не понравится «работа, которая всегда с тобой», да и переход на планирование зачастую проходит очень болезненно. Был в нашей практике такой кейс. Компания занималась предоставлением услуг связи. Новый коммерческий директор обнаружил серьёзные недостатки в планировании и организации рабочего времени. Если не сказать хуже — региональные менеджеры даже не знали, насколько они выполнили план и на каком этапе находится несколько их совместных проектов. Он принудительно внедрил таблицы MS Excel, которые в понедельник и пятницу выкладывались в сетевую папку. В понедельник — с планами на неделю, в пятницу — с итогами. Чуть позже идею перенял и отдел тестирования. Однако через пару месяцев отчёты в папке перестали появляться. Анализ возникшей ситуации показал неутешительные итоги акции по завинчиванию гаек:
Чем хороша в этом плане корпоративная информационная система (тот же Битрикс24)? Прежде всего, данные в неё вносятся по ходу работы. В Битрикс24 трудозатраты считаются автоматически и руководитель будет видеть переработки, на которые стоит отреагировать. Также в системе видны все задачи, в том числе приостановленные и связанные между собой. Рано или поздно использование корпоративной системы становится хорошей привычкой, а планирование — образом жизни. Как следствие, появляется большая организованность и продуктивность персонала. А это уже залог успешного функционирования бизнеса.
Хаотичное движение к конечной цели всегда отнимает больше сил и времени, чем чётко запланированные шаги. Недаром сегодня ни одна CRM, ERP и даже ни один багтрекер не обходятся без модуля планирования времени, дел и задач. Команда экспертов Битрикс24 собрала краткую историю болезни компаний, живущих вне плана, и разработала методику лечения.
- Ошибочная оценка ресурсов и трудозатрат. Симптомы: «зависшие» заказы, задачи, проекты; неравномерная загрузка персонала; проблемы с материальным обеспечением деятельности (например, занят сервер нагрузочного тестирования, необходимый нескольким группам); лишние лицензии ПО и проч.
- Отсутствие отслеживания хода работ. Симптомы: срыв проекта, особенно, если в нём задействовано сразу несколько подразделений; нарушение сроков; проблемы в отношениях с клиентом.
- Восприятие проекта в целом, массивные цели. Симптомы: невнимание к деталям; упущенные мелочи рушат проект; потерянные задачи; сорванные сроки; перерасход бюджета проекта.
- Отсутствие планирование ролей и ответственных. Симптомы: путаница, перекладывание ответственности; потеря важных этапов работы над проектом.
- Зоопарк таймкиллеров: совещания, планёрки, видеозвонки, семинары ни о чём, несрочная деловая переписка. Симптомы: потраченное время, сорванные сроки проекта, несобранные сотрудники, потерянные деньги.
- Неверная приоритизация задач. Симптомы: невыполненные задачи, дисбаланс между главными и второстепенными вехами проекта.
- Сопротивление планированию и измерению результата. Симптомы: негативная реакция на попытки контроля, саботаж внедрения автоматизированных систем, неконтролируемое рабочее время.
- Неизмеримый результат. Симптомы: отсутствие результата работы, размытая ответственность, сложности в планировании и прогнозировании дальнейших проектов, демотивация персонала.
- Срывы сроков. Симптомы: недовольство заказчиков, отток клиентов к конкурентам, снижение прибыли, потеря деловой репутации.
- Несвязаннность задач внутри проекта. Симптомы: размытие ответственности, перерасход ресурсов, сдвиг сроков завершения проекта.
Все эти проблемы, увы, по одной не ходят и влекут ряд серьёзных управленческих ошибок, а в конечном итоге — падение качества работы и сокращение прибыли. Команда Битрикс24 знает, как лечить эти неприятные корпоративные симптомы.
Совещания
Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Так, компания по разработке приложений для социальной аналитики предприятий VoloMetrix провела в 2014 году исследование, согласно которому совещания и нерезультативная переписка были признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня!
Битрикс24 уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание.
Предположим, что есть строительная компания-девелопер, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 25 000 рублей, бухгалтер-экономист с окладом 30 000 рублей, продажник, получающий 70 000 рублей, и директор с зарплатой в 100 000 рублей. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 149 р., экономиста — 178 р., продажника — 417 р., директора — 595 р., всех вместе — 1339 р./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 68 289 рублей. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?
С Битрикс24 коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе.
Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы).
После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется.
Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи.
Реальные дела: задачи, проекты, диаграмма Ганта
Задачи в Битрикс24 подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы.
Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью таймшитов по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы.
В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников.
Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану.
Когда мы проектировали Битрикс24, мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю на дашбордах, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности.
В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона.
Немного морали
Конечно, кому-то точно не понравится «работа, которая всегда с тобой», да и переход на планирование зачастую проходит очень болезненно. Был в нашей практике такой кейс. Компания занималась предоставлением услуг связи. Новый коммерческий директор обнаружил серьёзные недостатки в планировании и организации рабочего времени. Если не сказать хуже — региональные менеджеры даже не знали, насколько они выполнили план и на каком этапе находится несколько их совместных проектов. Он принудительно внедрил таблицы MS Excel, которые в понедельник и пятницу выкладывались в сетевую папку. В понедельник — с планами на неделю, в пятницу — с итогами. Чуть позже идею перенял и отдел тестирования. Однако через пару месяцев отчёты в папке перестали появляться. Анализ возникшей ситуации показал неутешительные итоги акции по завинчиванию гаек:
- сотрудники нередко перерабатывали, а макросы внутри файла не давали возможность ставить более 40 рабочих часов;
- некоторые задачи затягивались по независящим от сотрудника причинам (проблемы с оборудованием у тестировщиков), и приходилось проставлять ложное время;
- задачи, поставленные в понедельник, часто не совпадали с закрытыми в пятницу, потому что сотрудников постоянно перекидывали на приоритетные вопросы — ситуация в файлах всё больше переставала отражать реальность;
- заполнение файлов у сотрудников фронт-офиса и некоторых тестировщиков занимало по полтора часа после окончания работы в пятницу (кому это понравится!);
- файлы ни на что не влияли, не было никакой обратной связи — сотрудники даже не знали, читает ли их руководитель.
Чем хороша в этом плане корпоративная информационная система (тот же Битрикс24)? Прежде всего, данные в неё вносятся по ходу работы. В Битрикс24 трудозатраты считаются автоматически и руководитель будет видеть переработки, на которые стоит отреагировать. Также в системе видны все задачи, в том числе приостановленные и связанные между собой. Рано или поздно использование корпоративной системы становится хорошей привычкой, а планирование — образом жизни. Как следствие, появляется большая организованность и продуктивность персонала. А это уже залог успешного функционирования бизнеса.
Комментарии (8)
1cbitrix
25.02.2016 18:29+1JustRamil, по Вашим пунктам:
«Но дальше вы описываете как организовать совещания в вашей системе. Иными словами в одном части вы говорите что совещания это плохо, а в другой что это хорошо если организовывать его через вашу систему. Но ведь как ни планируй, все равно приодеться всем собраться на совещание.
Вот если благодаря вашей системе не пришлось собираться или уменьшать количество участников, это был бы другой вопрос.»
Совещания – это необходимое зло, и никакой сервис их не отменит. Мы лишь помогаем этот процесс оптимизировать: быстро найти «окна» в расписании каждого из участников, разослать приглашения с повесткой дня, забронировать переговорку, ставить задачи в процессе обсуждения, проконтролировать их исполнение и проч.
Да и не обязательно всем участникам собираться в оффлайне — в Б24 есть видеочат, так что ваши коллеги могут присутствовать на совещании дистанционно.
«А дальше вы приводите скриншот на котором написаны названия задач "Принести молоко", "Изготовление крема для продуктов" и т.д.
Вот в этом и есть одна из самых больших проблем вашей системы. А именно "Кейсы". Я не видел ни одного действительно толкового кейса. Не рекламных, не придуманных вашими маркетологами, но реальных ситуаций из которых можно было понять как использовать ваш продукт для получения определенного результата »
Мы регулярно проводим обучающие вебинары, на которых и рассказываем о практическом применении Б24. Можете посмотреть их тут https://www.bitrix24.ru/support/webinars.php.
JustRamil
25.02.2016 18:33-2Совещания – это необходимое зло, и никакой сервис их не отменит. Мы лишь помогаем этот процесс оптимизировать: быстро найти «окна» в расписании каждого из участников, разослать приглашения с повесткой дня, забронировать переговорку, ставить задачи в процессе обсуждения, проконтролировать их исполнение и проч.
Да и не обязательно всем участникам собираться в оффлайне — в Б24 есть видеочат, так что ваши коллеги могут присутствовать на совещании дистанционно.
Тогда приведите другую статистику где было бы написано что не совещания зло, а неправильно спланированные совещания зло.
Да и не обязательно всем участникам собираться в оффлайне — в Б24 есть видеочат, так что ваши коллеги могут присутствовать на совещании дистанционно.
Так это все равно будет совещание.
Мы регулярно проводим обучающие вебинары, на которых и рассказываем о практическом применении Б24. Можете посмотреть их тут www.bitrix24.ru/support/webinars.php.
Вебинар не равно кейс.
JustRamil
Все логично, если вы продвигаете свой продукт. Тут как раз нет никаких претензий.
Но дальше вы описываете как организовать совещания в вашей системе. Иными словами в одном части вы говорите что совещания это плохо, а в другой что это хорошо если организовывать его через вашу систему. Но ведь как ни планируй, все равно приодеться всем собраться на совещание.
Вот если благодаря вашей системе не пришлось собираться или уменьшать количество участников, это был бы другой вопрос.
А дальше вы приводите скриншот на котором написаны названия задач "Принести молоко", "Изготовление крема для продуктов" и т.д.
Вот в этом и есть одна из самых больших проблем вашей системы. А именно "Кейсы". Я не видел ни одного действительно толкового кейса. Не рекламных, не придуманных вашими маркетологами, но реальных ситуаций из которых можно было понять как использовать ваш продукт для получения определенного результата
При чем тогда планирование? И чем оно отличается от Excel?
Subrisk
Рамиль, я не битриксоид, но вам отвечу, поскольку вы появляетесь во многих постах также и моей сферы увлечений и порой интересны, но не всегда объективны.
Вы реально не понимаете, чем отличается организованное совещание (например, в том же scrum) от стихийной болтовни без плана обсуждения? Мне кажется, эта мысль вполне прозрачна: запланированное совещание, где каждый участник знает, о чём он говорит, проходит эффективно и не является "отжирателем" времени. Для этого и нужны планеры. Ну и неплохо, если это не Excel, а кусок корпоративной системы.
И кстати, вы реально не понимаете, чем отличается корп.система от Excel в плане внесения "данных по ходу"? Когда связаны все компоненты и автоматизирована рутина, включая привязки планов и задач к контрагентам и т.п.? Бросьте, вы прекрасно разбираетесь в назначении CRM и им подобного софта. Лучше бы привели свои кейсы, как, например, вы в Excel планируете.
JustRamil
Спасибо за ваш комментарий Subrisk.
Здесь простая арифметика. Если проводите совещание длительностью 1 час с количеством участников равным 10. То получим 10 часов затраченного рабочего времени. Даже если это совещание очень хорошо спланировано.
Или вообще не проведем совещание. И затратим 0 часов рабочего времени. Да, я понимаю, что на обсуждение вопроса все равно придется потратить время, но гораздо меньше. Вопрос не в том чтобы проводить спланированные совещания, а в том чтобы не проводить их совсем или уменьшить их количество.
Планирование и ввод данных, это два совершенно два разных процесса. В статье их соединили.
Subrisk
А совещание — это типа не работа? Особенно в компаниях, где над одним проектом работают несколько подразделений и им необходимо обсуждение? Без совещаний трудно обойтись в серьёзной компании, даже самой небольшой.
Не вижу соединения планирования и ввода данных, ну никак. Посыл ясен, а вот соединения нет.
JustRamil
Если полагаться на цитату из статьи, то 70% это пустая трата времени.
Subrisk
Ну раз на то пошло, то 70% отъели совещания и нерезультативная переписка. Заметьте, нет информации, сколько отъели совещания и сколько — письма. И "порой свыше 70%" это не тотально у всех 70%.