Сегодня мы в 1cloud решили затронуть еще одну «больную» тему — совещания. Наверняка они были придуманы, чтобы повышать эффективность, но со временем превратились в законный и довольно изощренный вид пыток. Так чем же плохи совещания?

Например, на них часто присутствует слишком много лишних людей, которые почти не связаны с обсуждаемой темой и откровенно скучают. Конечно, встречи можно построить по-разному. Но тут-то и кроется проблема: обязанности менеджера включают в том числе и организацию совещаний, встреч с клиентами и работы сотрудников.

/ Flickr / Nate Grigg / CC-BY

Поэтому менеджер проводит свое время с пользой. А вот 8 остальных работников, присутствующих на ежедневном часовом митинге, теряют свое время. И деньги компании, так как в этот момент не выполняют своих прямых обязанностей.

Хорошо, если каждый из этих 8 человек получает фидбэк или помощь в работе, а не только борется со сном или рассылает смешные картинки своим коллегам по несчастью. Хотя по результатам исследования, о котором мы рассказывали в январе, сотрудники, которые больше времени проводят на совещаниях, получают большую зарплату.

Кстати, по мнению сооснователя Basecamp Джейсона Фрида (Jason Fried), хуже совещаний может быть только связка «менеджер+совещание», или M&Ms (как вы уже поняли, от английского Managers & Meetings). Он уверен, что это — самая деструктивная сила в офисе, которая просто-напросто не дает сотрудникам работать.

Поэтому он предлагает отказаться от совещаний вовсе и решать вопросы по электронной почте, а сотрудников — отправить работать удаленно. Однако насколько неконтролируемая работа будет эффективнее и как узнать, чем на самом деле занимаются сотрудники в течение дня из дома, ответить сложно. Тут на поиск и рассылку мемов у них будет целый рабочий день, а не только совещание. Поэтому попытаемся разобраться, как можно решить проблему менее радикальными способами.

Виды совещаний

Какие вообще существуют совещания? Чаще всего проводятся оперативные совещания, цель которых — получить актуальную информацию о текущем положении дел, и совещания по решению проблем или поиску инновационных решений. Обычно активное участие принимают все присутствующие, которые занимаются брейнстормингом, определением следующих шагов и постановкой целей на будущее.

Реже проводятся совещания с целью информирования, где выступающий один, а остальные участники — пассивные слушатели. Совещания, на которых принимаются решения, актуальны скорее для высшего руководства, но на них могут приглашаться рядовые специалисты для аргументации какой-либо точки зрения.

Одна из самых применяемых методологий, scrum, основана на делении периода работы на небольшие ограниченные отрезки времени, называемыми спринтами, и перераспределении обязанностей менеджера между членами команды.

Существует целых пять видов совещаний, которые включаются в эту методику. Радует, что не все они должны проходить на ежедневной основе. Например, планирование спринта проводится один раз в самом начале, где определяется общая конечная цель и обсуждается техническая реализация деталей. Обзор итогов спринта и ретроспективное совещание проводятся, наоборот, в самом конце и их цель — презентовать продукт и обсудить итоги работы команды.

Но есть и обязательные ежедневные совещания: 15-и минутные встречи, где каждый отвечает на три вопроса: что он сделал с момента прошлой встречи, что будет делать сегодня и какие препятствия/проблемы он видит. Затем по такой же системе происходит встреча на межкомандном уровне. По задумке авторов, это помогает выявить сложности на начальном этапе, поддерживать быстрый темп работы и укреплять командный дух.

Но почему хорошая идея, лежащая в основе системы ежедневных scrum-совещаний, на практике бывает не так эффективна? Далеко не все сотрудники разделяют эту философию: и если сама форма управления почти всех устраивает, то ежедневные митинги вряд ли радуют большую часть людей. Даже если они длятся всего 15 минут. И основная причина — необходимость каждый день говорить что-то о своей работе.

Фраза «вчера я работал над багом Х, сегодня я буду работать над багом Y» выглядит не очень убедительно. Чтобы не ударить в грязь лицом на фоне более красноречивых или активных коллег, многие начинают немного приукрашивать свои достижения. И тогда весь смысл таких совещаний пропадает.

Одно из решений — говорить не о том, что каждый собирается делать, а о том, что он должен сделать, чтобы достичь конечной цели. Грань тут достаточно тонкая, но разница есть — иная формулировка помогает задуматься о целях и продумать план работы более детально.

Вообще же разновидностей agile-методологий очень много, и каждая из них по-своему уникальна, только вот их реализация на практике не всегда совпадает с первоначальными целями. А все тот же Джейсон Фрид (Basecamp) вообще считает, что ежедневные собрания только демотивируют сотрудников. Но, как бы большинству разработчиков ни хотелось следовать заветам Фрида, к сожалению, отмена совещаний не всегда возможна. Поэтому нужно работать с тем, что имеем: можно попробовать улучшить формат.

Практические советы

Изменение формата можно начать с введения четкого плана, где будут прописаны все темы на повестке дня, порядок выступающих и время, отведенное на каждого спикера. Следование такому таймингу поможет избежать разговоров на отвлеченные темы, которые неизменно случаются.

Согласитесь, достаточно часто даже обсуждение выбора цвета панели меню может уйти в разных направлениях: от научного диспута о влиянии определенной цветовой гаммы на сознание человека до споров о том, какой язык программирования лучше бы подошел для текущего проекта. Поэтому введение тайминга значительно сократит количество таких дискуссий.

Чтобы при соблюдении такого жесткого тайминга атмосфера оставалась дружелюбной, можно отвести специальное время для шуток. Например, предложить каждому участнику совещания в самом начале рассказать анекдот или короткую историю. Такая разрядка помогает снять напряжение, и сотрудники начинают чувствовать себя более комфортно.

Еще одно похожее средство — предусмотреть какое-либо вознаграждение в конце совещания. Конечно, если доплачивать работникам за посещение встреч, они будут проявлять намного больше энтузиазма, но с точки зрения бизнес-процесса это вряд ли будет выгодно. Лучше воспользоваться чем-то менее затратным, что просто поднимет настроение и также немного разрядит атмосферу.

Отличный вариант — печенья с предсказаниями, которые можно вскрыть всей командой в конце совещания. Но подойдет и другое поощрение, главное, чтобы сотрудники почувствовали определенную заботу. А о бонусах, которые приняты в ИТ-компаниях можете почитать тут.

Количество людей, недовольных обычными митингами, наверное, очень велико, так как предложений по изменению системы в интернете тоже немало. Об одной из причин мы уже писали в своей статье. Многие из наших читателей наверняка смогут поделиться своими мыслями и предложениями по этой теме.

Один из способов гарантировано сокращает время обсуждения всех вопросов, возможно, работает он даже лучше тайминга. Так называемые stand-up-совещания связаны не с неиссякаемым потоком юмора, а с тем, что встреча проводится стоя.

Такое положение достаточно некомфортно и у сотрудников вряд ли получится клевать носом. При этом каждый будет стараться высказаться как можно короче, чтобы неудобство быстрее закончилось и можно было вернуться в свое нагретое офисное кресло. Еще один побочный эффект — менее формальная атмосфера. Но вот плюс это или минус зависит от каждого конкретного случая.

Но с окончанием совещания работа менеджера не должна заканчиваться. Очень важно разослать всем участникам небольшую памятку с основными пунктами и решениями. Только так можно гарантировать, что сотрудники не упустили ничего важного. Еще один способ — запретить пользоваться мобильными устройствами, но вот запретить человеку думать о чем-то своем или пресечь попытки легкой дремоты практически невозможно. Поэтому памятка надежнее. Да и мобильные устройства вполне могут использоваться на благо: так просто удобнее делать пометки.

Кроме того, специалисты советуют проводить работу над ошибками и запрашивать фидбэк от участников встречи с просьбой оценить разные аспекты (от темы совещания до его формата), дать комментарии и высказать конкретные пожелания. Анализ таких отзывов, конечно, займет достаточно времени, но зато, можно будет понять, чего не хватает программистам. Но, главное, чтобы эти мнения на самом деле учитывались, а следующие совещания становились лучше.

Сам процесс подготовки и организации совещания может применяться и в текущей работе. Например, система тайм-блокинга строится на таком подходе: на работу нужно выделить ограниченный отрезок времени, подготовить четкий план действий и не отвлекаться на проверку электронной почты и интернета.

В общем и целом при правильной организации совещания скорее несут пользу, чем вред. А найти устраивающий всех вариант при том количестве различных методик и теорий, сегодня вполне реально.