Совсем скоро будет 2 юбилея.

Первый: юбилей нашего офиса на Смоленке: уже почти 10 лет мы работаем, создаем ИТ продукты и иногда живем в open space’ах.

Второй: скоро будет и еще один юбилей – 5 лет с первого посещенного семинара от Макса Дорофеева, на базе которого и благодаря которому во многом сформировались идеи, которыми бы хотел поделиться.

//До моей отметки в 10 лет в ДД еще полгодика.

Меня зовут Вова Стекольщиков, и, хотя сейчас я работаю в относительно другой области (занимаюсь развитием бизнеса, стратегическим маркетингом и дизайном услуг), за годы работы на разных должностях и в разных форматах у меня накопился опыт и идеи, как сделать работу в офисе комфортной и эффективной. У нас есть пилотная группа, некоторые идеи уже реализованы, в общем, есть чем поделиться, к тому же многие принципы в том или ином виде сейчас активно внедряются во многих компаниях.

Если спокойствие мозга и личная эффективность для вас привлекательные теги, добро пожаловать под кат.




Дисклеймер: не существует универсальных рецептов счастья. Кесарю кесареву, нойзу нойзово. Поэтому призываю лишь потестить практики, описанные ниже и решить, подходят они вам или нет. Твердо уверен, что не попробуешь – не узнаешь.

1. Отдых от офисного пространства

Несмотря на то, что офис остается основным рабочим пространством для большинства, людям интеллектуального труда менять обстановку просто необходимо. Хотя бы день в неделю отдыхайте от open space. Лет 20 назад многие рабочие моменты «тормозились», как только кто-то уходил в отпуск/ командировку/ на больничный. Сейчас компании стараются предоставить нужный инструментарий (про это еще поговорим ниже) для удаленной работы. И здесь каждый вправе выбирать: кому-то проще сконцентрироваться в офисе, кому-то – дома/ в кафе/ парке и пр. Главное найти свой формат.



2. Удобный инструментарий

Конечно же, для такой работы нужен инструментарий, подталкивающий к созданию и активному использованию цифрового рабочего места, люди не готовы ограничиваться определенным пространством/ устройством для работы.



— Каналы коммуникаций. В нашем офисе используются разные инструменты для работы, недавно мы оценили удобство работы в MS Teams, где общаемся отделами, рабочими группами, проводим конференции. Да, иногда бывает удобно провести онлайн-конференцию с рабочего места и сразу обменяться нужными файлами, даже если все сидим на одном этаже (и иногда даже в комнате ). Также подобная практика помогает не испытывать боли, когда кто-то из участников не в офисе. Ну а раз в неделю на ретроспективу и планирование обязательно собираемся очно.

Еще важно, чтобы все понимали, что в зависимости от срочности вопроса можно выбрать разные каналы коммуникаций: «Телефон (быстро и сразу) – мессенджер (как получится, возможно, сразу) – почта (посмотрю в течение дня-двух)». Многие вообще (я очень активный пропагандист темы отключения уведомлений не только от мессенджеров, но и любых других жужжалок, пищалок и аутлуковских всплывающих окон) отключают оповещения мессенджеров, ведь нужно когда-то концентрироваться на работе, да и при использовании личных мессенджеров всегда есть риск увидеть другие «срочные» сообщения и уйти далеко от хрупкой концентрации на работе.

И не стесняйтесь кидать ссылку на этот прекрасный сайт, если кто-то из коллег грешит «приветами».

No Good



OK



— Контекст работы. Создавайте пространство обмена информацией, где коллеги будут видеть, что идет работа по каким-то вопросам, даже если нет необходимости вникать в детали. Словом, все должны оставаться в курсе основных событий. Здесь, кстати отлично помогает все тот же Teams или Slack с их каналами и ветками обсуждений (в отличие от бесконечных и неструктурированных обсуждений в прекрасной «телеге»).

— Совместная работа.

Да, это не новейший способ сэкономить немного времени, но пренебрегать им не стоит. Если у вас есть огромный талмуд для ознакомления всего отдела, попросите кого-то одного сделать конспект и поделиться с остальными. И тогда вам не придется «начинать работать» в 18.00.

3. Тишина и покой

Некоторые подразделения (но не маркетинг с их звонками от потенциальных заказчиков =/) устраивают «тихий час» в офисе, чтобы дать возможность сотрудникам сконцентрироваться на задачах, а не на бесконечном потоке обсуждений и согласований. Конечно, если это возможно по роду деятельности подразделения. Тишина эта не только устная, но и письменная: никаких писем, сообщений и мессенджеров. И да, если срочный звонок, то поговорить можно и в коридоре, не нарушая хрупкого рабочего настроя в офисе!

Еще неплохо давать себе более полноценный отдых хотя бы ненадолго. В течение дня мы получаем огромное количество информации, которую банально не успеваем перерабатывать (часть этой обработки идет во сне). Всем известен факт, что большая часть гениальных людей имели свое ноу-хау в сфере баланса отдыха-работы, и многие открытия были сделаны на стыке этих 2 сфер. Как пример можно взять Черчилля, который не упускал возможности прикорнуть часок после обеда: «Не думайте, что вы будете выполнять меньше работы, потому что спите в течение дня. Это глупое мнение людей, у которых нет фантазии. Напротив, вы сможете сделать больше, ведь вы получаете два дня в одном — ну, по крайней мере полтора». Понятно, что условия и возможность вздремнуть часок-другой есть далеко не во всех офисах, но все же попробуйте адаптировать это под свой ритм работы: иногда 10 минут медитации/ сна/ свободы от мыслей помогут перезагрузиться до вечера и посмотреть на задачи под новым углом.



И да. Не пренебрегайте такими простыми правилами, как говорить в офисе тише и использовать переговорки для обсуждений.



А вот еще идея по применению спецустройств.

4. Минимизация количества совещаний

Если в вашей компании еще проходят совещания ради совещаний, постарайтесь чаще писать письма. Да, вы потратите время на формулировку мыслей, но коллеги быстрее доберутся до сути дела, и никто не будет скучать на встрече и задаваться вопросом: «Что я здесь делаю?».
Отличная статья по этой практике: www.rbc.ru/own_business/17/01/2018/5a5c76e19a79472b3d4128b0

5. И еще раз про бездействие (по-умному: пассивный режим работы мозга)

Как всегда, все началось с американских (на этот раз) ученых. Они провели эксперимент, при котором люди должны были находиться в закрытом помещении в течение примерно 15 минут без каких-либо развлечений кроме возможности получить небольшой удар электрическим током. Была отобрана категория людей, которые не очень любили получать удар током (да, бывают и такие), но все же многие (67% мужчин и 25% женщин) из них предпочли получить удар или парочку, чем ходить и скучать дальше. Это удивительно, но для людей настолько страшно «замедлиться» и остаться наедине со своими мыслями, что они предпочтут такие сомнительные развлечения. Но не всегда бездействие – это непродуктивно, нужно уметь чередовать: концентрироваться, отдыхать, общаться, и тогда работа будет приносить больше удовольствия. Может быть

Думаю, каждый нашел в статье то, что уже активно применяет его компания сегодня. Если есть еще идеи, предлагаю меняться ими в комментариях.

Всем дзена даже в open space!