В предыдущей статье на простых примерах я показал, как можно привести в порядок некорректные данные в ERP-системе. Когда данные в порядке, можно приступать к роботизации бизнес-процессов.
Сразу даю два простых определения, чтобы мы правильно друг друга понимали, и не было разночтений в понятиях.
Бизнес-процесс - это сценарий (набор схожих сценариев), в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.
Роботизация бизнес-процесса - это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.
Какие бывают уровни роботизации бизнес-процессов в системе (мнение)
Это не энциклопедические знания, а моя точка зрения по опыту, и может не совпадать с вашей (поделитесь своей точкой зрения в комментариях):
Критерий |
Уровень 1 |
Уровень 2 |
Уровень 3 |
Система управляет бизнес-процессом |
V |
V |
V |
Система налаживает коммуникации между участниками |
— |
V |
V |
Система выполняет часть задач бизнес-процесса |
— |
V |
— |
Система выполняет все задачи бизнес-процесса |
— |
— |
V |
Начинать роботизацию бизнес-процессов в ERP-системе можно с уровня 1 и постепенно доводить до уровня 3.
Рассмотрим бизнес-процесс "Проверка объяснительных от перевозчиков по рейсам с опозданиями"
Как выглядит бизнес-процесс "в жизни", без привязки к системе:
Перевозчик выполнил рейс с доставкой продукции клиенту.
Логист проверил GPS-навигацию по выполненному рейсу и выявил опоздание на выгрузку.
Логист запросил в почте у перевозчика объяснительную по опозданию на выгрузку.
Перевозчик прислал логисту в почту объяснительную для рассмотрения уважительности причины опоздания.
Логист запросил у менеджера информацию, есть ли претензия от клиента по опозданию на выгрузку.
Менеджер связался с клиентом, выяснил отсутствие претензии у клиента и передал информацию логисту.
Логист собрал информацию от перевозчика и менеджера, и передал ее юристу на рассмотрение.
Юрист рассмотрел объяснительную перевозчика, изучил информацию от логиста, определил уважительность причины опоздания.
Юрист передал информацию логисту, что причина опознания перевозчиком - неуважительная и ему должен быть начислен штраф согласно договору.
Логист связался с перевозчиком и передал информацию, что причина опоздания на выгрузку признана неуважительной и будет начислен штраф.
Если на шаге 2 логистом опоздание по рейсу не выявлено, то последующие шаги 3-10 не выполняются.
Участниками этого бизнес-процесса являются 5 человек. Важнейшую роль играет логист:
Логист управляет бизнес-процессом.
Логист является связующим звеном между участниками.
Логист выполняет свою часть задач.
Очевидно, что ход бизнес-процесса и сроки выполнения задач могут "зависать" на каждом шаге, если будет нарушена коммуникация между участниками или логист забудет, например:
Что, когда и у кого нужно запросить?
От кого, когда и что нужно получить?
Кому, когда и что нужно передать?
И это только проверка одного рейса по одному перевозчику. А когда в сутки больше 30 перевозчиков выполняют больше 200 рейсов, то процесс проверки объяснительных превращается в сущий ад, в котором царит хаос и неразбериха. Выглядят такие процессы примерно, как логотип "Хабр" (некий прообраз диаграммы спагетти).
Что такое "диаграмма спагетти"?
Диаграмма спагетти - это способ визуализации процесса в текущем состоянии (как происходит сейчас), который позволяет отразить перемещение людей, материалов или информации.
Анализ диаграммы спагетти в состоянии "как сейчас" помогает выявить неоптимальные марштуры и определить потенциал для ускорения и упрощения бизнес-процесса.
Обычно результатом анализа диаграммы спагетти "как сейчас" является визуальное представление варианта "как будет".
Из примера видно, что оптимизированы не только перемещения, но и исключены лишние точки марштура.
Диграмма спагетти является одним из инструментов бережливого поизводства и отлично подходит для анализа бизнес-процессов, поскольку ее представление более наглядное, чем изображение карты марштура в виде классической блок-схемы.
Сотрудники постоянно что-то делают, постоянно находятся в процессе выполнения задач, желаемого результата нет, но этому всегда есть обоснование. Это крайне неэффективно.
Почему ещё бизнес-процессы в компании становятся неэффективными, когда ими управляют сотрудники,а не система?
Когда система управляет бизнес-процессом, она может проконтролировать правильность выполнения задачи и не дать ее завершить, если не выполнены требования к ожидаемому результату.
Личный опыт: почему сначала лучше роботизировать простые бизнес-процессы?
Из описания бизнес-процесса проверки объяснительных можно понять, что он начинается раньше (как минимум, ему предшествует процесс получения перевозчиком рейсаи его выполнение) и имеет продолжение (как минимум, еще есть процесс начисления и удержания штрафа у перевозчика).
Поэтому рекомендую сначала роботизировать отдельные бизнес-процессы, а затем объединить их в более сложную логическую цепочку, чем сразу браться за сложные.
Такой подход позволяет выявить "узкие места" и устранить их до того, как бизнес-процесс будет роботизирован в системе.
Логику сложного бизнес-процесса понять и описать гораздо труднее и есть большая верояность, что будут упущены важные детали.
"Сборку" сложного бизнес-процесса из простых выполнять легче, чем делать "разборку" сложного бизнес-процесса на более простые.
Попытка роботизировать сложный бизнес-процесс может упереться в технические ограничения или долгий поиск решений, либо приведет к полному отказу от реализации в системе.
Роботизация бизнес-процесса проверки объяснительных перевозчиков по рейсам с опозданиями
В этой статье я рассазывал об интеграции ERP с сервисом мониторинга автортранспорта Wialon, а в этой статье о личном кабинете перевозчика на сайте, интегрированном с ERP-системой через веб-сервис.
Как этот бизнес-процесс происходит в системе:
Ежедневно, по общему правилу, робот в ERP-системе устанавливает фактическое время прибытия по каждому выполненому рейсу (по данным Wialon).
При выявлении опоздания на выгрузку, робот в ERP-системе инициирует бизнес-процесс передает в личный кабинет перевозчика запрос на представление объяснительной по рейсу с опозданием.
Перевозчик из личного кабинета отправляет объяснительную, которая попадает в ERP-систему. Робот в ERP-системе ставит задачи каждому пользователю для проверки опоздания:
Логисту, который взаимодействует с перевозчиками.
Менеджеру по продажам, который работает с клиентом.
Юристу, который делает заключение об уважительности причины опоздания.
Логисту и менеджеру задачи ставятся одновременно, юристу задача ставится после выполнения задач логистом и менеджером.
Результат выполнения задач сотрудниками отображаются в карточке бизнес-процесса по рассмотрению объяснительной. Здесь же юрист указывает уважительность причины опоздания, на основании которой штраф начисляется (неуважительная) или аннулируется (уважительная).
Опоздания по неуважительной причине собираются в течение месяца по каждому перевозчику. Информацию по всем опозданиям можно увидеть в отчете в ERP.
В начале нового месяца робот из ERP-системы формирует письма вложениями и отправляет каждому перевозчику уведомление о штрафах с отчетом по рейсам с опозданиями.
Примеры сформированных роботом в ERP вложений для исходящего письма
Оба сформированных роботом в ERP-системе документа в формате PDF прикрепляются вложением к исходящему письму - отдельно для каждого перевозчика.
Робот из из ERP-системы делает рассылку исходящих писем с уведомлениями о штрафах для всех перевозчиков.
Таким образом, бизнес-процесс выполняется под управлением ERP-системы. Сотрудники выполняют только свои задачи и не заботятся о том:
Что, когда и у кого нужно запросить?
От кого, когда и что нужно получить?
Кому, когда и что нужно передать?
Преимущества роботизации бизнес-процесса:
1. Система управляет бизнес-процессом (инициирует бизнес-процесс, ставит задачи логисту, менеджеру и юристу).
2. Система выполняет коммуникации между всеми участниками (запрашивает объяснительные от перевозчиков, пишет и отправляет исхдящие письма).
3. Система выполняет часть задач бизнес-процесса (определяет опоздания по рейсам, заполняет бланки документов, формирует письма с вложениями).
Роль логиста сведена к минимуму: исполнитель простой задачи от робота в ERP.
Спасибо, что дочитали до конца!