В предыдущей статье на простых примерах я показал, как можно привести в порядок некорректные данные в ERP-системе. Когда данные в порядке, можно приступать к роботизации бизнес-процессов.

Сразу дам два простых определения, чтобы мы правильно друг друга понимали, и не было разночтений в понятиях.

Бизнес-процесс - это сценарий (набор схожих сценариев), в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.

Роботизация бизнес-процесса - это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.

Рассмотрим бизнес-процесс "Проверка объяснительных от перевозчиков по рейсам с опозданиями"

Участниками этого бизнес-процесса являются 5 человек. Важнейшую роль играет логист:

1. Логист управляет бизнес-процессом.

2. Логист является связующим звеном между участниками.

3. Логист выполняет свою часть задач.

Очевидно, что ход бизнес-процесса и сроки выполнения задач могут "зависать" на каждом шаге, если будет нарушена коммуникация между участниками или логист забудет, например:

• Что, когда и у кого нужно запросить?

• От кого, когда и что нужно получить?

• Кому, когда и что нужно передать?

И это только проверка одного рейса по одному перевозчику. А когда в сутки больше 30 перевозчиков выполняют больше 200 рейсов, то процесс проверки объяснительных превращается в сущий ад, в котором царит хаос и неразбериха. Выглядят такие процессы примерно, как детские каракули (некий прообраз диаграммы спагетти).

Что такое "диаграмма спагетти"?

Диаграмма спагетти - это способ визуализации процесса, который позволяет отразить перемещение людей, материалов или информации.

Анализ диаграммы спагетти в состоянии "как сейчас" помогает выявить неоптимальные марштуры и определить потенциал для ускорения и упрощения бизнес-процесса.

Обычно результатом анализа является визуальное представление варианта "как будет".

Из примера видно, что оптимизированы не только перемещения, но и исключены лишние точки марштура.

Диграмма спагетти является одним из инструментов бережливого поизводства и отлично подходит для анализа бизнес-процессов, поскольку ее представление более наглядное, чем изображение карты марштура в виде классической блок-схемы.

Сотрудники постоянно что-то делают, постоянно находятся в процессе выполнения задач, желаемого результата нет, но этому всегда есть объяснение. Это неэффективно.

Почему ещё бизнес-процессы в компании становятся неэффективными, когда ими управляют сотрудники, а не система?

Когда система управляет бизнес-процессом, она может проконтролировать правильность выполнения задачи и не дать ее завершить, если не выполнены требования к ожидаемому результату.

Как выглядит в ERP-системе роботизация бизнес-процесса проверки объяснительных перевозчиков

В этой статье я рассазывал об интеграции ERP с сервисом мониторинга автортранспорта Wialon, а в этой статье о личном кабинете перевозчика на сайте, интегрированном с ERP-системой через веб-сервис.

Как это происходит в системе:

(1) Ежедневно, по общему правилу, робот в ERP-системе устанавливает фактическое время прибытия по каждому выполненому рейсу (по данным Wialon).

(2) При выявлении опоздания на выгрузку, робот в ERP-системе инициирует бизнес-процесс и передает в личный кабинет перевозчика запрос на представление объяснительной по рейсу с опозданием.

(3) Перевозчик из личного кабинета отправляет объяснительную, которая попадает в ERP-систему. Робот в ERP-системе ставит задачи каждому пользователю для проверки опоздания:

• Логисту, который взаимодействует с перевозчиками.

• Менеджеру по продажам, который работает с клиентом.

• Юристу, который делает заключение об уважительности причины опоздания.

(4) Логисту и менеджеру задачи ставятся одновременно, юристу задача ставится после выполнения задач логистом и менеджером.

(5) Результаты выполнения задач сотрудниками отображаются в карточке бизнес-процесса по рассмотрению объяснительной. Здесь же юрист указывает уважительность причины опоздания, на основании которой штраф начисляется (неуважительная) или аннулируется (уважительная).

(6) Опоздания по неуважительной причине собираются в течение месяца по каждому перевозчику. Информацию по всем опозданиям можно увидеть в отчете в ERP.

(7) В начале нового месяца робот из ERP-системы формирует письма вложениями и отправляет каждому перевозчику уведомление о штрафах с отчетом по рейсам с опозданиями.

Примеры сформированных роботом в ERP вложений для исходящего письма

Оба сформированных роботом в ERP-системе документа в формате PDF прикрепляются вложением к исходящему письму - отдельно для каждого перевозчика.

(8) Робот из ERP-системы делает рассылку исходящих писем с уведомлениями о штрафах для всех перевозчиков.

Таким образом, бизнес-процесс выполняется под управлением ERP-системы. Сотрудники выполняют только свои задачи и НЕ заботятся о том:

• Что, когда и у кого нужно запросить?

• От кого, когда и что нужно получить?

• Кому, когда и что нужно передать?

Преимущества роботизации бизнес-процесса:

1. Система управляет бизнес-процессом (инициирует бизнес-процесс, ставит задачи логисту, менеджеру и юристу - со сроками выполнения).

2. Система выполняет коммуникации между всеми участниками (запрашивает объяснительные от перевозчиков, пишет и отправляет исходящие письма, передает информацию между сотрудниками).

3. Система выполняет часть задач бизнес-процесса (определяет опоздания по рейсам, заполняет бланки исходящих документов, формирует исходящие письма с вложениями).

Роль логиста по управлению бизнес-процессом сведена к минимуму — до исполнителя одной простой задачи от робота в ERP.

Постскриптум

Для чего вообще понадобилось роботизировать в ERP бизнес-процесс проверки объяснительных по рейсам с опозданиями?

Контроль опозданий на выгрузку по рейсам с доставкой - это предупредительная мера, которая способствовала повышению дисциплины перевозчиков, снижению опозданий в 2 раза, исключение срывов доставок клиентам.

Дело в том, что опоздание машины на выгрузку крайне негативно сказывается на взаимоотношениях с клиентами.

Грузополучатели планируют поставки цемента под свое производство или строительство. Когда очередной автоцементовоз опаздывает на выгрузку - это означает приостановку производства или строительства, возникают простои, бизнес несет убытки, мы теряем стратегических клиентов и репутацию.

Системная проверка опозданий по всем выполненным рейсам позволила существенно сократить число опозданий перевозчиков.

В ноябре 2020 года опоздания перевозчиков не фиксировались:

В декабре перевозчики получили первые письма с расчетом размера штрафов, но без начисления штрафа (предупреждение).

В феврале перевозчики получили письма с расчетом размера штрафов и удержанием 50% штрафа.

Уже к апрелю 2021 количество опозданий сократилось в 2 раза:

К сожалению, добиться системности проверок рейсов перевозчиков только с помощью сотрудников - не удавалось даже в минимальном количестве.

Спасибо, что дочитали до конца!

Вы всегда можете выразить свое мнение в комментариях. Постараюсь на все ответить.