Всем привет! 

Я работаю скрам-мастером и хочу рассказать, как у меня получилось создать место для скрам-мастеров, где можно безопасно запросить помощь и быть услышанным. В конце статьи я опишу свои ощущения от роли участника, в которой мне посчастливилось побывать. 

Наша работа связана со стрессами по разным причинам. Создавая прозрачность и гибкость, мы сами становимся незащищенными от потока завышеных ожиданий, претензий и недовольства. Тем не менее, оставаться здоровым в нашей профессии - это залог возможности остаться в самой профессии. В этой связи у меня появилась идея организации безопасного, прежде всего, в психологическом смысле, пространства, где коллеги могли бы сбрасывать пар и даже находить решения для самых сложных ситуаций. Ведь именно о таких ситуациях не всегда удобно говорить напрямую, даже несмотря на то, что смелость - это неотъемлемая ценность и сила каждого скрам-мастера. Большая часть нашей команды скрам-мастеров работают удалённо, и это ещё одна причина, из-за которой нужно было организовать эти встречи. 

Формат встречи - митинг, который ведет фасилитатор (в данном контексте мне больше нравится слово ведущий). Остальные участники могут оставлять запросы на помощь или давать эту помощь. Процесс организован с помощью виртуальной доски (мы использовали Lucid), где участники имеют доступ к стикерам. Ведущий строго следит за временем проведения этапов и озвучивает написанное на стикерах. Правила написаны таким образом, чтобы оставаясь инкогнито, можно было получать ответы на сложные вопросы, которые, например, в обычной ситуации, трудно озвучить.

Вкратце процесс выглядит следующим образом:

• Ведущий предлагает участникам выключить камеры и зайти на доску под гостевыми аккаунтами. В процессе работы мы не комментируем и не обсуждаем голосом, поэтому микрофоны лучше отключить. Таким образом мы можем дать участникам гарантии анонимности.

• После того, как все участники зашли на доску, ведущий предлагает заполнить карточки для запроса на помощь - они находятся в отдельной стопке и имеют определенный цвет. На это отводится определённое время, которое зависит от количества участников. Обычно, мы выделяли на этот этап 5 минут, вы тоже можете начать с этого варианта, если не можете определиться.

• После происходит голосование (мы делали это с помощью лайков) и выбирается первый запрос для обсуждения. Таким образом мы фокусируемся на одной теме.

• Стикер с выбранным запросом выносится в сторону, участники предлагают решения на стикерах другого цвета, которые они берут из отдельной стопки. На это тоже отводится определенное время.

• Ведущий зачитывает запрос и после предлагаемые решения. Хорошо бы делать это не спеша, будто вы читаете радиоспектакль. В это время у участников есть возможность понять и почувствовать предлагаемые решения. Почему это важно будет описано ниже.

• Далее цикл с голосованием и вариантами решений повторяется, пока не закончатся либо запросы на помощь, либо отведенное на этот процесс время.

• Всегда оставляйте минут десять для получения обратной связи о встрече. Мы даем обратную связь с включёнными камерами устно. Обычно я задаю два вопроса: какие у вас ощущения сейчас и хотели бы вы прийти вновь.

• В конце встречи ведущий гарантирует участникам, что правило Вегаса будет соблюдено и желает им какой-нибудь искренней приятности (если вы ведущий - прислушайтесь к себе в этот момент - это будет самое актуальное) и не забудьте поблагодарить друг друга за проделанную работу.

Короткий и простой алгоритм, который может повторить каждый. 

Мы сменяли друг друга на роли ведущего. Это полезно, чтобы развивать процесс и развиваться в нём. Благодаря такой практике и у меня появилась возможность испытать чувство высвобождения (не путать с высвобождающими структурами)), которе я хотел бы описать.

  Дело в том, что меня очень мучил один вопрос, который я не хотел выносить на обсуждение с кем-то лично. Но в то же время, решение его было необходимо. Тогда я уже успел несколько раз провести этот митинг, но сам не задумывался о том, чтобы занять место в зале. Необходимость сама подтолкнула меня к такому решению. Коллега подменил меня в рубке ведущего и я смог, во-первых, поделиться тем, что меня беспокоило и это само по себе принесло облегчение. Во-вторых, получить такое количество идей, что смог найти выход их этой ситуации. И это заняло 10 минут (десять, Карл!). В-третьих, теперь я уверен, что могу рекомендовать этот  формат.

  Конечно, приходящие с запросом на помощь на таких митингах рассчитывают на поддержку и ожидают решения их проблемы. Но не всё так просто. Главная задача самого формата - дать возможность человеку посмотреть на ситуацию под разными углами и сделать выводы. Разумеется, принимать решение должен тот, кто сформулировал проблему. При этом, мнения, которые озвучивают участники, могут быть самые разные и анонимность здесь только способствует этому. Таким образом мы можем получить искренние и разносторонние мнения для одного и того же вопроса. Мы с коллегами заметили, что даже ироничные высказывания в ответах на запрос, имеют положительный эффект. Запрашивающий имеет возможность посмотреть на проблему под другим углом и увидит возможность изменение своего отношения (оказывается это и не проблема вовсе, а я-то распереживался!) - такой вывод особенно ценный, ведь он снимает стрессовое состояние и помогает мыслит рациональнее.

Важные замечания. 

На этапы процесса нужно отводить строго определенное время. Это позволяет организовать оптимальную скорость прохождения запросов на помощь и получение предлагаемых решений (ничего не напоминает?)). Соблюдая временные ограничения, участники фокусируются на рассматриваемых запросах, а получающий поддержку - на ответах. Рассмотрение запросов приобретает циклический характер и получив достаточно данных о количестве запросов на временной интервал, вы сможете определить и оптимальную продолжительность встречи.  Так получится поддержать всех, кому это требуется. В общем, уменьшаем комплексность всеми силами.

Фокус - необходимая составляющая встречи. Как видите, процесс выстроен таким образом, чтобы участники оставались максимально вовлеченными на протяжении всей встречи. Для большей концентрации ведущий должен сообщить участникам, что данные, полученные на встрече будут уничтожены после её окончания. И данные должны быть уничтожены - это в том числе гарантия безопасности и повод быть максимально открытым.

Возможность использовать подход в командах разработчиков выглядит затруднительной -  так как знание контекста обсуждаемого вопроса будет играть против сохранения анонимности. Но мы можем приглашать на такие сессии разработчиков из разных команд. Тогда модель будет работать столь же эффективно, как и в случае со скрам-мастерами. Например, мы можем использовать данный подход при работе нескольких команд одной программой, которая связана с зависимостями. Так же хорошим вариантом может быть альтернатива (но не замена) ретроспективы на стадии Iteration & Planning в SAFe. В общем, любые события, где могут быть сложные вопросы и возможно создание анонимности. 

Самое важное замечание. В группе, которая участвует в митинге не должно быть тех, кто иерархически может влиять на участников. Иначе говоря, не должно быть прямых начальников, которые могут влиять через властный ресурс. Иначе никакого свободного безопасного пространства скорее всего выстроить не получиться.

Хочу ещё раз подчеркнуть, что данная активность не является обязательной и не имеет определенную каденцию. Мы использовали её только для разговоров на неудобные темы, когда другие способы казались не такими подходящими.

Если у вас остались вопросы, пишите - с удовольствием отвечу.