В эпоху цифровизации и стремления к автоматизации бизнес-процессов, многие компании активно применяют системы автоматизации документооборота (СЭД). Этот тренд неслучаен: переход на электронный документооборот (ЭДО) и применение современных технологий существенно повышают производительность, уменьшают затраты и освобождают сотрудников от выполнения рутинных и однообразных задач. Представьте, какое облегчение, когда никаких бумажных кип не требуется, а все операции проходят в цифровом формате.

Однако, всё не так радужно, как кажется на первый взгляд. Слепое следование трендам и спешное внедрение систем автоматизации документооборота без детального планирования часто приводит к дорогостоящим ошибкам. Многие компании, наслышавшись о потенциальных преимуществах и стремясь опередить конкурентов, спешат с внедрением, что зачастую обертывается неоправданными рисками.

Специалист по внедрению электронного документооборота на базе продукта Comindware ЭДО Тимур Давыдов рассказывает про пять наиболее распространенных просчетов компаний при автоматизации документооборота.

Ошибка № 1: Недооценка сложности автоматизации документооборота  

При правильном подходе автоматизацию можно осуществить с минимальными усилиями. Вместе с тем бывает, что компании недооценивают уровень необходимых  ресурсов. Сложные дорожные карты проектов или иные инструменты для их успешной реализации окажутся бессильными, если отсутствует глубокое понимание того, как работает ваш бизнес. Сюда же входят знания о способах и нюансах передачи информации между командами, отделами и определенными лицами. 

Такие методы описания бизнес-процессов, как, например, “As is” («Как есть»), помогут собрать все воедино, чтобы устранить «слепые зоны», возникающие из-за неэффективного планирования автоматизации. 

Моделирование бизнес-процессов от «As is» к «To be Medium» (переходная модель) и «To be Max» (целевая) в нотации BPMN (Business Process Model and Notation) позволяет определить способы улучшений, устранения узких мест и оценить объем необходимых ресурсов. Один из главных эффектов описания процессов по этому методу в том, что менеджмент компании наглядно видит степень изменения бизнес-процесса. Например, станет меньше рутинной, бумажной работы, увеличится скорость выполнения процессов, их прозрачность и производительность.   

Автоматизация документооборота оказывает влияние на всю работу организации и зачастую становится отправной точкой для цифровой трансформации предприятия. Например, можно вспомнить кейс из практики Comindware по созданию и внедрению СЭД-решения на базе нашей Low-code BPM-платформы для научно-производственного предприятия, предполагающей системный подход к автоматизации документооборота. 

Из-за обработки заявок на производство электротехнического оборудования по почте и телефону со всеми вытекающими промедлениями и искажениями заказчик терял клиентов и нес убытки. В результате совместно с нашими экспертами внедрили СЭД-решение с элементами CRM и возможностью автоматизации бизнес-процессов в области продаж, обслуживания и поддержки клиентов. Благодаря этому заказчик существенно выиграл. Предприятие получило высокую скорость внесения изменений в едином удобном интерфейсе при разумной совокупной стоимости, сжатом сроке внедрения и низких затратах на последующее сопровождение. 

Что делать: Вовлекайте все заинтересованные стороны в компании для принятия решений на определенных участках и согласований, а также возложите ответственность за управление ими на конкретного участника команды или группу — лидеров автоматизации. Например, если автоматизация документооборота меняет роли людей, привлеките HR. Если изменения затрагивают права доступа и идентификаторов или требований к серверу — то нужно призывать отдел безопасности или ИТ. 

Ошибка № 2: Отсутствие правильной подготовки

При автоматизации документооборота часто возникают ситуации, когда процесс недостаточно исследован. Иными словами, это продолжение проблемы восприятия и планирования. Суть автоматизации — не в копировании того, что совершается вручную, при помощи современных технологий, а в улучшении сквозного процесса для повышения качества обслуживания клиентов и сотрудников. Поэтому тщательная подготовка — это неотъемлемый шаг успешной автоматизации. 

Если вы уделите время планированию стратегии автоматизации документооборота, прежде чем осуществлять ее, вы сэкономите много времени, денег и усилий. Однако у этой медали две стороны. Слишком погрузившись в анализ, компании рискуют потратить уйму ресурсов и оказаться в трясине при автоматизации документооборота. Чаще всего это происходит, когда процесс плохо задокументирован или понят, если он непоследовательный или если в процессе принятия решений слишком много вариантов. 

Что делать: Проведите аудит документооборота перед внедрением нового ПО для минимизации осложнений и ускорения обучения персонала работе в новых условиях. В первую очередь, убедитесь в наличии рабочей группы, которая будет иметь необходимые полномочия по сопровождению внедрения новой системы. Проверьте наличие всех необходимых локальных нормативных актов, позволяющих регламентировать делопроизводство и работу с ЭДО.

Далее переходите к предпроектному обследованию процессов делопроизводства с целью выявления возможностей для оптимизации, определения границ автоматизации, анализа ИТ-инфраструктуры. Данный этап может выполняться как внутренней рабочей группой, так и с участием поставщика ИТ-решения.

На выходе у вас должен быть создан документ с описанными процессами и функциональными требованиями, на основании которого будут строиться внедрение и адаптация системы. Необходимо понимать нормативно-справочную информацию, маршруты согласования документов, структуру сотрудников компании с точки зрения полномочий на подписание, согласование и доступ к документам в целом. Все эти данные должны быть регламентированы.

Ошибка № 3: Использование некорректных показателей для измерения успеха

Автоматизация документооборота приносит значительное улучшение качества и производительности, но для реализации этих преимуществ требуется план действий со стороны менеджмента и ИТ-руководителей. Это особенно актуально сейчас, когда гиперавтоматизация увеличивается, а ИТ-отдел может в моменте управлять несколькими параллельными инициативами по автоматизации. По данным Gartner, в 60% организаций одновременно реализуются четыре или более инициатив по автоматизации, а в некоторых — больше десятка. 

Измерение влияния на процессы документооборота — ключ к успеху автоматизации. Оно зависит от конкретного проекта и может оцениваться, например, исходя из показателей скорости внесения изменений в СЭД, срока внедрения, уровня сниженных затрат на последующее сопровождение и адаптацию под нужды бизнеса.

К слову, встроенные в Comindware ЭДО инструменты автоматизации позволяют мониторить выполнение задач, предоставляя руководителям наглядную статистику для анализа эффективности делопроизводителей. В том числе, по количеству переписок с контрагентами. Этот показатель многие компании используют как основную метрику.   

Что делать: Для достижения успеха определите четкие, измеримые целевые показатели. Сосредоточьте внимание на KPI, конкретно описывающие бизнес-результат, который нужно достичь по итогам развертывания автоматизации.

Чтобы не промахнуться на этом шаге, определите верный инструмент — коробочный продукт или платформенное решение? При выборе первого можно быстро достигнуть цели проекта, но придется заранее смириться с заводской «прошивкой» в плане функциональности. При выборе СЭД-решения на базе, к примеру, Low-code платформы вы не ограничены в цифровизации процессов. 

Кроме того, кастомное решение — масштабируемое, и создает фундамент для дальнейшей автоматизации других процессов компании. А если оно на базе Low-code платформы, то вносить изменения может любой специалист компании-заказчика: от бизнес-аналитика до рядового сотрудника отдела. Собственно, создавать единую цифровую среду корпоративного документооборота — системы и приложения — могут также сами сотрудники или «гражданские разработчики», с минимальным привлечением программистов. Это становится возможным за счет гибкости Low-code платформы в настройке и кастомизации под запросы заказчика, что особенно актуально для процессов такой динамичной области как документооборот. 

Ошибка № 4: Игнорирование культуры и влияния сотрудников

Безусловно, важно сосредоточиться на том, как внедрить и масштабировать автоматизацию документооборота. Однако, не менее важно учитывать влияние ее на персонал, особенно если роли упразднены или переосмыслены. Более того, зачастую “внедренцы” внутри компаний не собирают обратную связь от самих делопроизводителей и всех, кого коснутся инновации, на предмет, что именно им нужно, а от чего они хотели бы избавиться в новой системе.    

Ну и само собой, любое внедрение новой системы требует время и ресурсы на адаптацию людей. 

Что делать: Предположите, как сотрудники могут отреагировать, и убедитесь, что ваши команды — лидеры  по автоматизации —  знают последовательность, в которой они будут внедрять изменения. Исследуйте перед стартом мнение людей, какая же она для них — система мечты, чтобы не получить в итоге что-то неудобное, вызвав лишь негодование.

В случае с Comindware ЭДО, построенном на анализе и адаптации решения под  процессы заказчика, переход на электронный документооборот является менее энергозатратным — тем не менее обучение необходимо. Мы рекомендуем на этапе подготовки составить план перехода, выделить ответственных специалистов, разработать необходимые инструкции, провести демонстрации и обучения.

Ошибка № 5: Не обращаться к экспертам для управления переходом на СЭД

Автоматизацию процессов документооборота, как и других бизнес-процессов, затруднительно провести без участия специалистов в этом направлении. Некоторые компании пытаются сэкономить на расходах, отказываясь от консультаций с экспертами. 

Это огромная ошибка для многих предприятий, особенно для тех, кто ранее не сталкивался с автоматизацией. Привлечение компетентных гуру позволяет компаниям использовать весь потенциал автоматизации, а отказ означает потерю возможности применения лучшего решения, а значит увеличения прибыли в долгосрочной перспективе. 

Кроме того, важно пересматривать процессы для дальнейшего улучшения. Автоматизация документооборота это не про «установил и забыл». Некоторые компании совершают ошибку, никогда не возвращаясь к отслеживанию эффективности после автоматизации процессов документооборота. Если вы хотите получить и удерживать преимущество перед конкурентами, крайне важно постоянно искать новые способы оптимизации процессов. Повышение эффективности — это бесконечная потребность, а не разовая цель, которую вы выполняете и о которой забываете.

Что делать: Вместо попыток провести автоматизацию документооборота вслепую, проконсультируйтесь с экспертами, чтобы сделать переход максимально плавным и в полной мере воспользоваться преимуществами автоматизации. Помимо рекомендаций опытных специалистов, важен также выбор лучшего поставщика ПО для автоматизации рабочих процессов. Выбранная система должна соответствовать потребностям вашего бизнеса, чтобы достичь те самые KPI, о которых шла речь выше.

Процессы документооборота постоянно корректируются и модифицируются, поэтому помните о важности отслеживания их эффективности на протяжении деятельности компании, т.е. и после оценки первых итогов внедрения СЭД. 

В заключение

Автоматизация документооборота может стать непосильной инициативой в ряде случаев и для компаний, и для их работников. При правильном подходе с использованием современных решений, основанных на Low-code методе создания корпоративных систем, она приносит положительные плоды. Руководители должны относиться к автоматизации документооборота как к принципу, который необходимо принять, а не как к проекту, обязательному к выполнению, а также избегать распространенных ошибок, которые могут подорвать их усилия в этом направлении.