Для управления складскими помещениями бизнес все чаще использует специализированные инструменты автоматизации. Одним из них является система 1C: ERP. Она будет актуальна, если на предприятии имеется большое количество складских площадок, разнообразный ассортимент продукции и есть необходимость в автоматизации поддержания запасов.

Я 1С-аналитик IT-компании SimbirSoft Дарья, и в этой статье помогу разобраться, какие возможности по ведению склада предоставляет система 1С: ERP, и как это поможет вашей компании. Материал основан на проектном опыте и будет интересен и полезен тем, кто работает со складами и видит необходимость в автоматизации процессов.

Наличие отдельных складских помещений позволяет бизнесу без особых проблем наладить поставки различных товаров. Для грамотного ведения складских операций в конфигурации 1С:ERP есть механизм по управлению складами и запасами.

Большинство компаний автоматизируют управление складом, чтобы улучшить контроль за ассортиментом, организовать правильное хранение товаров и иметь возможность быстро его найти, а также автоматизировать процесс внутреннего товародвижения.

Авторы платформы «1С:Предприятие 8» уверяют, что внедрение ERP-решений позволит улучшить конкурентные преимущества и экономические показатели. Среди плюсов они отмечают:

• Уменьшение объёмов материальных запасов на 15-20%. Это происходит благодаря тому, что товар начинает более эффективно и быстро перераспределяться.

• Уменьшение расходов на материальные ресурсы на 12-15%.

• Рост прибыли на 8-14%.

• Увеличение оборачиваемости на складе на 17-25%. 

В системе 1С:ERP есть следующие возможности: 

• использование различных типов складов, включая возможности адресного хранения;

• автоматизация внутреннего товародвижения организации;

• управление запасами и поддержание складских остатков.

Рассмотрим все эти возможности подробнее.

Склады и помещения

В прикладном решении 1С: ERP можно задать следующие типы складов:

• Оптовый склад – используется для оформления операций оптовой торговли и обеспечения внутренних потребностей предприятия.

• Розничный магазин – используется для оформления операций оптовой и розничной торговли.

• Цеховая кладовая – тип склада в 1С:ERP, у которого настроен упрощенный документооборот со своим цехом. По сути, можно сказать, что находящаяся в цеховой кладовой товарно-материальные ценности (ТМЦ) являются незавершенным производством.

В цеховой кладовой хранятся:

- переданные в производство, но пока не списанные на выпуск материалы и полуфабрикаты, которые можно списать на обеспечение этапа производства без использования отдельных документов;

- готовая продукция, выпущенная, но еще не переданная в дальнейшую переработку или на склад, которая после выпуска сразу приходуется на склад аналогично, без использования дополнительных документов.

Чтобы улучшить процессы товародвижения на складах, необходимо выбрать вариант использования схемы складских операций.

Складские операции поступления и отгрузки товаров могут производиться как по безордерной (однофазной), так и по ордерной (двухфазной) схеме. Выбор схемы зависит от особенностей компании. Рассмотрим варианты использования каждой из схем. 

Безордерная схема будет актуальна, если:

• у компании нет большого количества складов и они не удалены друг от друга;

• у сотрудников нет разделения обязанностей (за финансовые и складские документы отвечает один и тот же сотрудник);

• время выписки реализации и время отгрузки товара не растянуты во времени (например, при покупке клиент сразу забирает товар).

На крупных предприятиях чаще всего используется ордерная схема документооборота. Ее особенность — разделение во времени процессов оформления накладных, регистрирующих складские операции, и выполнения товародвижения на складе. Складские ордера оформляются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать накладные/заказы, или на основании договора со специальным признаком. Также ведется учет полученных, но необработанных распоряжений.

Минус этой схемы — увеличение документооборота и необходимость в оборудовании дополнительных рабочих мест на складах. Поэтому для мелкой компании с небольшим количеством цехов и складов ордерная схема вместо удобства принесет только дополнительные затраты. В таком случае имеет смысл не вводить ордерную схему и ограничиться безордерной схемой.

Крупные компании, у которых есть большие складские помещения с линиями или стеллажами и широким ассортиментом ТМЦ, могут упростить процесс размещения и отбора товаров с помощью функции адресного хранения в складских ячейках. Это помогает быстро находить товары и вести учёт остатков в целом по складу или помещению.

Проблемы, которые могут возникнуть без организации адресного хранения:

• человеческий фактор — информация об адресном учете хранится в голове у одного кладовщика;

• низкая скорость отгрузки;

• неоптимальное размещение — невозможно отследить наличие пустых мест хранения или неверное размещение товарного соседства.

В рамках склада можно выделить отдельные складские помещения — обособленные места хранения товаров. Помещений на складе может быть неограниченное количество.

Выделение помещений рекомендуется в следующих случаях:

• разделение материальной ответственности в разрезе одной складской территории. Для каждого складского помещения устанавливается свое ответственное лицо;

• товарно-материальные ценности распределяются по условиям хранения;

• независимое оформление складских документов для каждого помещения (зоны хранения).

Использовать деление на помещения можно только при ордерной схеме документооборота.

Складские помещения можно использовать как на оптовых, так и на розничных складах.

Использование помещений на розничном складе позволяет оформить продажу товаров из разных секций магазина, используя одну контрольно-кассовую машину (ККМ).

При осуществлении приемки на склад можно выбрать то помещение, в котором будет размещаться товар. При формировании отчета по складу ТМЦ будет отражаться в разрезе помещений склада.

Для хранения в системе информации о подробном местонахождении и удобной организации ТМЦ на складе дополнительно можно использовать складские ячейки:

• Хранение без использования ячеек – самый простой способ хранения. Конкретное местонахождение товаров на территории склада по данным в системе не определяется.

• Справочное размещение товаров в ячейках позволяет вести учет товаров в разрезе склада (помещения), предусматривает хранение в ячейках, которым соответствует определенный адрес (секция, линия, стеллаж). Такой способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, которые требуется отгрузить.

• Адресное хранение товаров в ячейках (для хранения остатков товаров) позволяет точно установить место нахождения товаров на складе, вести их учет в разрезе ячеек. При таком способе хранения поддерживается процесс автоматического размещения товаров в складские ячейки с учетом как особенностей самого товара (условия, сроки хранения, размеры), так и характеристик склада (количество ячеек, типоразмер ячеек и так далее). Использование такого способа хранения позволяет не только быстро найти товар на складе, но и получить точные данные о количестве товаров, хранящихся в определенной складской ячейке.

Для удобства представим особенности типов хранения в таблице:

Для ячеек с адресным хранением кроме адреса, порядка обхода и рабочего участка определяется область хранения, к которой относится ячейка.

Разделение складов на области хранения определяется теми условиями, которые необходимы для определенных групп товаров. Например, при хранении продуктов должны быть различные условия для свежих овощей, молочных и замороженных продуктов. Для каждой области хранения на складе определяется список складских групп, которые соответствуют условиям, предусмотренным для данной области хранения.

Для выделения товаров, предназначенных для обеспечения конкретных потребностей (например, заказ клиента или направление деятельности), есть возможность обособления товаров в местах хранения. Обособление товаров может использоваться на любом складе, в том числе и на складе с адресным хранением товаров в ячейках. При работе на складе с адресным хранением товаров, которые поступили под назначение, должна быть предусмотрена отдельная область хранения.

Организация внутреннего товародвижения

Оформление складских операций сопряжено с выполнением операций внутреннего товародвижения. С помощью документов внутреннего товародвижения можно списывать ТМЦ на внутренние нужды или перемещать между складами организации. Рассмотрим процесс внутреннего товародвижения на схеме. Желтым отмечены документы, оформляемые как при безордерной (однофазной), так и при ордерной (двухфазной) схеме, оранжевым – документы ордерной схемы.

Рассмотрим более подробно некоторые процессы:

1. Перемещение товаров помогает оформить передачу товаров по складам и подразделениям.

Документы, формируемые в рамках процесса:

• перемещение товаров между складами в рамках одной организации;

• внутренняя передача товаров между складами разных организаций. Используется для перемещения товаров между головной организацией (юридическим лицом) и обособленным подразделением или между обособленными подразделениями.

Большим компаниям с развитой складской логистикой удобно будет формировать заказы на перемещение, которые позволяют планировать логистику. Есть возможность указать даты отгрузки со склада и то, какими средствами будет происходить доставка ТМЦ на склад (сторонняя организация или собственными силами), а с помощью специального рабочего места можно отслеживать процесс дальнейшего оформления документов по заказу.

2. Внутреннее потребление товаров – процесс списания материалов на собственные нужды.

• Списание на расходы – товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов.

Документ «Внутреннее потребление товаров» может быть оформлен как автономно, так и на основании выданного распоряжения, в качестве которого выступает документ «Заказ на внутреннее потребление». Поэтому есть возможность запланировать использование материалов или выполнение работ на собственные нужды.

• Передача в эксплуатацию позволяет вести учет спецодежды, спецоснастки и инвентаря, находящихся в эксплуатации. Товары/материалы передаются в использование подразделению на определенный срок.

3. Сборка (разборка) товаров оформляет операции сборки конечного продукта из составляющих, а также замены брака и, соответственно, разборки конечного товара на составляющие, в том числе: 

• сборка товаров из комплектующих, при которой происходит списание со склада комплектующих и поступление готового комплекта,

• разборка товаров на комплектующие, при которой со склада будет списан комплект, а на склад поступят комплектующие с указанной долей стоимости.

4. Инвентаризация – контроль остатков ТМЦ и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.

При инвентаризации происходит многошаговый процесс, который включает в себя формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков и раздельное отражение излишков или недостач.

При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, а также отклонения фактического количества от учетного.

5. Прочее оприходование товаров – возможность оформления операций по поступлениям из производства или возврату из эксплуатации.

• Возврат из эксплуатации – оприходование на склад инвентаря из числа ранее переданного в эксплуатацию, сохранившего свои потребительские качества,

Для каждого типа материалов, спецодежды или инвентаря можно настроить свои параметры автоматического погашения стоимости со временем.

• Сторно списания на расходы позволяет отменить списание материалов на указанные статьи расходов,

• Прочее поступление товаров позволяет оприходовать ТМЦ.

Не входит в схему, но тоже имеет важное значение: Учет возвратной тары, который позволяет оформлять и контролировать операции по учету возвратной тары на указанных условиях возврата.

Условия возврата можно заранее определить в соглашении об условиях закупок (продаж) или указать при оформлении документов. Если тара по условиям соглашения получена (передана) на условиях возврата, то определяется срок, в который тара должна быть возвращена и залоговая стоимость.

Серии и сроки годности

Серии и сроки годности в 1C:ERP являются разрезом (аналитикой) складского учета. 

В качестве серий можно использовать артикулы, даты производств или даты окончаний сроков годности, или серийные номера продукции. Серии можно применять как для учета продукции, так и для обработки брака, возврата, рекламации, послепродажного обслуживания, а также для контроля наличия просроченных продуктов и сокращения потерь от их списания.

Возможно использование следующих типов политики учета серий: 

Политики можно отнести к трем основным типам:

• Справочный учёт – серии можно указывать при отгрузке, при закупке и других операциях и при этом система не будет контролировать остатки. Информация о движении товаров в разрезе серий будет фиксироваться в соответствующих отчётах.

• По складам (остатки) — система будет точно знать, на каком складе какая номенклатура и в каких сериях хранится. Но только в количественном выражении, а не в стоимостном. В соответствии с таким учетом организация должна в первую очередь продавать продукцию из партии, у которой раньше истекает срок годности.

• По финансовому учёту (себестоимость) — в отчётах ведомости по партиям товаров, себестоимости товаров будет видно данные по точной себестоимости в разрезе конкретных серий.

Поддержание запасов

Для поддержания оптимального размера складских запасов в 1С:ERP есть механизм обеспечения потребностей. Его основная цель — полное своевременное обеспечение предприятия и его производственной деятельности товарными запасами с минимальными затратами. Возможно использование двух вариантов обеспечения потребностей и формирования заказов: упрощенное и расширенное.

Упрощенное – обеспечение потребностей происходит через заказы поставщикам без анализа остатков на складе и будущего поступления товаров.

Расширенное – используются способы обеспечения и схем обеспечения потребностей, позволяющих описать полный цикл товародвижения.

Далее подробно рассмотрим схему расширенного поддержания запасов, которая связана с решением таких задач как: контроль текущих остатков, расчет сроков и графиков поставки товаров, расчет среднего потребления товаров и прочее.

Расчет потребностей производится в соответствии с заданным методом обеспечения, учетом плановых сроков поставки и временного интервала между поставками. Для поддержания запасов на складе можно пользоваться различными способами:

• покупка у поставщика,

• перемещение с одного склада на другой,

• собственное производство,

• сборка,

• производство силами переработчика.

Для анализа информации по текущему состоянию склада, а также планируемых дат отгрузки и поступления номенклатурных позиций на склады используется отчет «Товарный календарь».

Мобильное рабочее место кладовщика

Процессы размещения и отбора товаров из складских ячеек адресного хранения, сканирование штрихкодов товаров, а также штрихкодов ячеек хранения для подтверждения выполнения операций можно упростить и автоматизировать с помощью мобильного рабочего места кладовщика. Его возможности:

• создание новых заданий на отбор и размещение товаров, выполнение заданий на размещение и отбор товаров из складских ячеек,

• размещение, перемещение товаров из одной ячейки в другую,

• пересчет товаров в процессе инвентаризации,

• отгрузка товаров с помощью отборов по складу, помещению, дате отгрузки и статусу,

• проверка товаров перед отгрузкой,

• ведение работы с маркируемой продукцией.

Мобильное рабочее место кладовщика действует по принципу двустороннего обмена данными с основной конфигурацией. Справочники хранятся в приложении и подгружаются по мере необходимости при изменении.       

Проблемы, с которыми можно столкнуться при внедрении системы 1С: ERP

Процесс внедрения ERP-системы управления сложный и зачастую сопровождается трудностями. Рассмотрим основные моменты, с которыми можно столкнуться на проектах внедрения 1С: ERP в части складов и запасов.

1. Возможная проблема: отсутствие четкого понимания, что необходимо получить при автоматизации складских операций. Возможности 1C: ERP достаточно обширны, и при отсутствии общего видения процесса, система будет не только не помогать, но и даже путать сотрудников разных отделов при разном ведении одинаковых процессов.

Решение: чтобы провести автоматизацию на качественном уровне, в первую очередь, необходимо выстроить понимание процессов «as is» (как на самом деле они протекают) и «to be» (как процессы должны протекать в идеале).

2. Возможная проблема: неверное ведение складов в системе и ввод нескольких одинаковых складов, которые выполняют разные функции. Эта проблема особенно актуальна для крупных предприятий с большим количеством складов. Если ранее складские процессы не велись в системе, или использовались различные системы для автоматизации процессов в одной компании, то могут возникнуть вопросы с принадлежностью конкретного склада конкретному подразделению при переносе их в единую систему.

Решение: при загрузке данных в систему необходимо унифицировать справочники, то есть привести к единому виду, выделить дубли, неполные, некорректные или противоречивые записи.

3. Возможная проблема: функциональность системы 1С: ERP покрывает большую часть складских операций и документов, но не все пользователи готовы легко перестроиться на документы и отчеты нового формата.

Решение: перед переходом на новую систему необходимо проанализировать действующие процессы и максимально адаптировать имеющиеся документы под требования 1C: ERP. Также необходимо обучать пользователей, чтобы у всех сформировалось единое представление нового процесса ведения работ.

4. Возможная проблема: бизнес-процессы  компании не укладываются в рамки типовой конфигурации 1С:ERP, это могут быть ранее уставленные правила ведения складских процессов и особые возможности складов.

Решение: в таком случае возможно доработать функциональность 1C: ERP, изменив конфигурацию системы под существующие бизнес-процессы предприятия.

5. Возможная проблема: в компании уже есть работающие системы и приложения, которые хранят в себе информацию о текущем процессе или системы сбора данных.

Решение: необходимо определить те системы, которые сможет заменить 1C: ERP, а также те, которые потребуется интегрировать с новой системой. После этого нужно настроить интеграцию для обмена данными между системами.

Заключение

В этой статье я постаралась максимально подробно познакомить вас с системой 1С: ERP, показать возможности автоматизации процессов управления складом, а также разобраться, как подходящий способ ведения склада и поддержания запасов может сократить сроки выполнения заказов и расходы на материальные ресурсы.

Спасибо за внимание!

Авторские материалы для 1C-разработчиков мы также публикуем в наших соцсетях – ВКонтакте и Telegram.