Привет! Я Туляков Рафаэль, руководитель направления кадрового электронного документооборота в компании, которая внедряет сервисы для бизнеса: облачные кассы, инструменты для бухгалтеров, автоматизацию учета.
Мы часто сталкиваемся с предпринимателями, которые считают бумажный документооборот привычным, надежным и дешевым. И постоянно убеждаем их в обратном, ведь даже в небольших компаниях КЭДО может экономить миллионы рублей. Рассказываю, какие выгоды раскрывает оцифровка документов.
Когда стоит переходить на КЭДО
Короткий ответ: если живете в 21-м веке, то как можно скорее. А если подробнее, то пора задуматься об электронном документообороте, если в бизнесе возникает один или несколько факторов:
Компания расширяется. Вместе с новыми сотрудниками становится больше документов. Чтобы не закопаться в бумагах, компания строит отдел кадров и нанимает в него от двух до пяти специалистов. Либо подключает КЭДО, который обслуживает всего один кадровик.
В организации много молодых специалистов. Средний возраст сотрудника в бизнесе падает каждый год. Молодежи куда проще нажать пару кнопок в интерфейсе, чем разбираться с бумажками. Сохраните нервы и время — и себе, и работникам, и кадровикам.
У вас работают сотрудники на удаленке. Подписывать документы на бумаге с ними — тот еще кошмар. Приходится отправлять письма, платить за доставку, подолгу ждать, а конверт может просто потеряться в пути. А если не подписывать вообще — ждите штрафа от налоговой.
Желание перейти на КЭДО. Мне это кажется странным, но до сих пор находятся компании, где отчетность ведет сотрудник сразу с нескольких компьютеров. Всё для того, чтобы техника успевала обрабатывать операции и печатать документы — лишь бы не внедрять КЭДО.
Если что-то из списка совпало — идем дальше, подсчитывать потенциальную выгоду и постоянные расходы, которые возникают из-за бумажных документов.
Компания экономит от 650 тысяч до нескольких миллионов рублей
Скорее всего, вы даже не задумывались, сколько скрытых расходов спрятано в документообороте. Давайте по порядку — от очевидных к малозаметным:
Зарплата бухгалтера. В среднем месяц работы специалиста без учета налогов обойдется в 60 000 ₽, то есть 720 000 ₽ в год. На двух сотрудников нужно уже 1 440 000 ₽ в год, а далее — по нарастающей, по новому кадровику на каждые 50 работников в компании. А вот с КЭДО всю компанию может обслуживать всего один кадровик, если компания небольшая — специалист на полставки, 360 000 ₽ в год.
Оборудование рабочего места. Мы поспрашивали клиентов и пришли к тому, что обустройство одного рабочего места доходит до 650 тысяч рублей. Это стол, стул, рабочий компьютер, ПО и техника для работы по мелочи: принтер, сканер. В зависимости от размера компании эту сумму можно умножать на число кадровиков, а с КЭДО — на ноль, ведь сотрудник сможет работать даже удаленно.
Канцелярия. В компании из 50 человек на кадровые документы в год уходит около 10 пачек бумаги — 3000 ₽. Заправить принтеры — еще 2000 ₽. Подшить бумаги в папки — 1000 ₽. Закупить ручки, скрепки, карандаши, скобки, степлеры, дыроколы — 12 000 ₽ сверху. Только на канцелярии компания потеряла еще 18 000 ₽. Эта сумма покрыла бы внедрение КЭДО.
Пересылка документов. Удаленщикам бумаги придется отправлять. Доставка в две стороны обойдется примерно в 2000 ₽. Если в компании 10 удаленщиков и они подписывают хотя бы одну бумажку — уже 20 000 ₽ на ровном месте. Но есть документы, которые подписать нужно, а отправить нельзя — вроде журнала пожарной безопасности. Тогда нужно оформлять командировку — только на билеты 10 удаленщикам выложите около 200 000 ₽.
Теперь сравниваем: минимальные прямые расходы с бумажным документооборотом — больше полумиллиона рублей. Это с условием, что у вас уже готово рабочее место. С КЭДО достаточно нанять ½ кадровика за 360 000 ₽ в год и забыть о переживаниях.
Бизнес сохраняет время сотрудников
Рабочие часы сотрудников — это скрытая потеря денег для компании. Эти траты не всегда учитывают, ведь чеки за них не выставляют. Но чтобы развивать бизнес системно, их тоже нужно включать. Приведу пару примеров:
Чтобы начать работать, нужно ждать две недели. Компания нанимает специалиста на удаленке, высылает документы — доставка идет от двух до шести дней. Обратная отправка — столько же. Всё это время сотрудник мог зарабатывать деньги для компании, а в итоге кукует и ждет курьера.
Айтишнику нужно разбираться в бумажках. Сеньор-разработчик потратит целый час, чтобы распечатать, заполнить и подписать документ. На оплату этого часа уйдёт 3500 ₽, но если он щелкнет пару кнопок в сервисе КЭДО — всего 150 ₽. В год даже один айтишник, который копается с бумажками, обойдется в несколько десятков тысяч рублей. Так еще и достанет всех вокруг своими вопросами и уточнениями.
Директор занимается ерундой. На работу с документами уходит много времени. Руководитель не может поехать на встречу с партнером — вместо этого нужно сидеть в офисе и подписывать документы. Не получается думать о сделках — надо разбирать бумажки. Бизнес буксует, хотя с КЭДО директор мог бы не заморачиваться и подписывать документы прямо из такси по дороге на встречу или в офис.
Когда компания использует бумажный документооборот, сотрудники обречены на бестолковую возню. Она будет отнимать время, отвлекать работников от реальных задач и забивать им голову.
Организация защищается от рисков
Есть тип расходов, который не оценивают при расчетах текущих трат, — это риски. А зря, ведь можно влететь на крупную сумму, если не учесть маленькую деталь. Вот, например:
Компания приняла на работу удаленщика. Сотруднику уже дали работу, но трудовой договор пока в дороге, у службы доставки. В этот момент пришла проверка, оценила ситуацию и повесила штраф — от 50 до 100 тысяч рублей.
Сотрудник уволился со скандалом. Про него все благополучно забыли, а через месяц он пришел с иском — требовать всяческие выплаты. Документы уже потеряли, суд встал на сторону работника — компания влетела на деньги. Ответственность повесили на кадровика, который посеял бумаги. Итог: испорченные отношения с действующим сотрудником и выплаты ушедшему.
Работника взломали и стащили документы с почты. Когда документооборот ведут на бумаге, сотрудники часто пересылают друг другу фотографии документов. Делают они это не в защищенной системе, а через чаты и электронку. В этот момент документы могут перехватить злоумышленники: за последний год только «Лаборатория Касперского» предотвратила больше 370 тысяч кибератак на бизнес.
С КЭДО всё иначе: есть программы, которые защищают данные от утечек по протоколу ФСБ, система не зависает и не обваливается. Когда российские организации массово атаковали, на три недели отключился сайт ФНС, некоторые обвалились. Но были сервисы, которые не только выстояли, но и прибавили 15% пользователей. Так что при вдумчивом выборе это безопаснее, чем бумага.
С КЭДО компания сокращает все типы издержек
Я убежден, что КЭДО открывает для компании много возможностей. Сотрудники занимаются развитием бизнеса, а не плодят бумаги на столе, у компании появляется больше денег для инвестиций. Сотрудникам больше не нужно переживать из-за затерявшихся файлов и забытых подписей — все спят спокойно, все выигрывают.
Как думаете, пора ли всем переходить на КЭДО или я слишком категоричен?
Комментарии (21)
blik13
10.11.2023 19:40Юмор по тексту знатный.
Есть пункт "зарплата бухгалтера", а в самом пункте про кадровиков.
Почему то при увеличении количества кадровиков обязательно нужно пропорционально увеличивать количество принтеров и сканеров.
Комп для кадровика за 140 тысяч? Да и вообще рабочее место кадровика за 650 тысяч? Это с личным слугой?
Человек работает с двух компов что бы успевали выполняться какие то операции и успевали печататься документы? Что ж это за операции такие? Архивирование всего интернета на флешку? Или там компы начала 90-х? Мой древний принтер печатает около 20-30 страниц в минуту. Что можно не успеть распечатать на одном принтере одному работнику?
Если у вас кадровик через месяц после увольнения человека уже потерял документы на это уврльнение, то проблема не в бумажных документах... Этот человек точно так же(а может и гораздо сильнее) начудит с электронной системой.
Sheti
10.11.2023 19:40Комп конечно не 140 тыс. Но нормальный комп для офиса сейчас меньше чем за 30К взять новый вряд ли получится. Это учитывая, что бухгалтеру или кадровику часто очень сильно в работе помогает большой монитор или два монитора FullHD. Это я на собственном опыте работы говорю. Индивидуальный принтер к каждому ПК это тоже не прихоть, а часто экономия времени т.к. картриджи почему то заканчиваются всегда в тот момент когда срочно нужно напечатать второй том сочинений Ленина. Или принтер отваливается и никак не хочет работать. Если у вас в компании нет ИТ пожарника, то гореть будет у начальства. А так второй принтер спасает от нервяков.
Arhammon
10.11.2023 19:40Да и вообще рабочее место кадровика за 650 тысяч?
Могу предположить основанную на реальных событиях историю - как то в конторе решили оптимизировать админа, поставили удаленщиков. Понадобилось переустановить ОС на компьютере, вроде не проблема. Но есть один маленький нюанс, чтоб между разными версиями ОС работал расшаренный принтер, надо где то галочку работы по старому протоколу поставить. Удаленные админы пытались решить проблему месяц. В итоге теперь у всех персональные принтеры. Остальные проблемы решаются так же, чтобы не беспокоить бесполезных админов. Вин 7 кстати больше нет, а принтеры по прежнему индивидуальные... Какого-нибудь завхоза тоже можно оптимизировать и вуаля на рабочее место бухгалтера можно тратить миллионы... зато сэкономили зарплату 2х человек.
Tyusha
10.11.2023 19:40Не спорю с полезностью КЭДО, но статья — какой-то однобокий фуфел, где гипертрофированы и притянуты за уши минусы бумажных документов.
А хотите в другую сторону:
Вместо того, чтобы кадровик или бухгалтер сразу присутапили к работе, их придëтся ещё месяц обучать "какую кнопку нажать чтобы...", а также обеспечить горячей линией поддержки.
Вместо 5 бухгалтеров за 60 000. Надо нанять одного (60 000), плюс программиста, плюс сисадмина. Но им платить придëтся уже минимум по 150 000. Посчитали?
Риски. Потерять бумажные документы крайне сложно, что-то из разряда фантастики (в нормальной организации). А вот лишиться всей базы электронных документов гораздо проще. Вы же говорили про уволивщегося со скандалом сотрудника... Только теперь это сисадмин.
Вместо принтеров компании теперь нужны отказоустойчивые СХД. Экономия? Не думаю.
Ну и так во много по тексту. Типа никто не работает несколько дней, пока не получит какое-то там письмо. Ну это не так, и это все понимают.
Стоит сказать, что не надо идеализировать любую цифровизацию. Она сокращает традиционные бизнес-процессы, но добавляет новые, порой весьма дорогие и неочевидные.
Недавний пример. Торгуем на Яндекс.Маркете. Интерфейс Яндекса настолько сложен, настолько много он формирует отчëтов, что вчера задумались о необходимости отдельного сотрудника, который будет с этой "бородой" разбираться. Да, всё электронно, но настолько муторно. И это ещё не всё, ведь "с той стороны" мы оплачиваем (своей комиссией) дорогостоящих программистов Яндекса, которые это "бороду" пишут и поддерживают.
В общем, не всё так однозначно. А продавца КЭДО с подобными сказками любой клиент очень быстро выставит за дверь.
Sheti
10.11.2023 19:40Боюсь, что проблема потери документов хоть в бумажном хоть в электронном виде в принципе не решаема если просто верить, что вот бумажный или электронный вид нельзя потерять. Потерять можно всё и даже не специально. Тот же бумажный архив нужно и подготовить и вести и надеяться, что бухгалтер или кадровик сделает это качественно в рамках своей з/п это всё равно, что верить в Деда Мороза который одной рукой увольняет/принимает, а другой бумажки по папкам раскладывает.
Если начальство отпускает это на самотёк, то будьте уверены, что архивное дело провалено и найти что то хоть на бумаге , хоть в электронном виде будет очень не просто или невозможно. А если ещё и текучка кадров и бюджет, то это просто комбо.
welga
10.11.2023 19:40Так и не понял почему при переходе на КЭДО, идет сокращение штатов. Обычно ЭДО сводится к подписанию документов электронной подписью - ПЭП или КЭП, что в свою очередь увеличивает расходы на выпуск КЭП. Так же сотрудникам имеющих право подписи, надо поставить отдельно компьютер. Пример произвели списание ОС, соответственно надо всем членам комиссии подписать этот акт. Раньше Иван Иванович забегал в бухгалтерию и подписывал акт шариковой ручкой, а теперь ему надо компьютер купить, поставить соответствующую программу, включить его в ЛС, да еще и обучить.
tsem13
10.11.2023 19:40Расскажите о неудачных кейсах, пожалуйста. По статистике их не может не быть у компании которая на рынке значительное время.
В чём были причины, как шёл процесс, где сломалось, как расстались.
Негативные кейсы для компании не-однодневки и для не-рекламной-копипасты не менее, а зачастую - более поучительны.
На примере своей компании уже вижу как при гипотетическом внедрении имеющееся количество сотрудников будет тупо заниматься двойной работой в процессе внедрения вашего кейса месяцев этак ндцать.
B0Z0NHIGGSA
10.11.2023 19:40Вот у нас на предприятии тоже "пилят" КЭДО. В целом данная система 100% является информационной системой персональных данных (ИСПДн). Согласно классификации - это распределенная система с доступом неограниченного числа пользователей. Меры защиты согласно 1119-ПП и 21 Приказа ФСТЭК получаются недешевыми. Причем парадокс в том, что согласно вышеуказанных требований ДО начала работы с ИСПДн требуется провести инструктаж сотрудников, но ведь принимая на работу мы предоставляем доступ лицу, сотрудником еще не являющимся. КМК РКНу тут штрафовать-неперештрафовать :)
Прошу автора как-то прояснить ситуацию.
Nergal2004
10.11.2023 19:40Для мелких организаций, которые не ввели электронный документооборот изначально абсолютно бесполезно. Да и для большинства крупных тоже. Избавиться от кадровиков не удастся. Сократить их количество тоже весьма сомнительно. Устроить кучу геморроя - однозначно. Не знаю ни одну бюджетную организацию, которая смогла бы полностью перейти на ЭДО. Все кто в какой-то мере пытались перейти столкнулись с кучей проблем, часть из которых не решается годами. Ну и на закуску вопрос...
"если компания небольшая — специалист на полставки, 360 000 ₽ в год. "
А кто собственно будет на полставки то?
Konstantinus
Интересно, а архивы потом у вас принимают документы в єлектронном виде?
PuerteMuerte
Насколько я понимаю, что касается кадровых вопросов, там электронный документооброт не заменяет бумажный, а дублирует.
Konstantinus
и в бухгалтерии, наверное.
MikalaiR
Звучит очень странно. Какой в этом смысл-то тогда?
blik13
Смысл продать, а что с этим будет делать клиент это уже проблема клиента.
Vitimbo
Разве что удобство может быть в том, что за электронным документом не надо лазать в физический архив и искать его.
forester22
Смысл, что есть например смежники, проектанты и прочие, где нужны копии документов (в т.ч.) и не нужны бумажные оригиналы
K0styan
Сбер как-то умудряется проводить полный цикл от приёма на работу до увольнения с парой бумаг всего. Договор, допники, отпуска - электронное, с электронной же подписью.
mazagama
Разрешите не согласиться.
При устройстве в Сбер в прошлом году пришлось распечатать около 50 листов, подписать и сканить обратно.
<s>Результат получился цифровым, не спорю, но всё же от электронного документооборота ожидаешь не этого.<\s>