Планирование – основа успешной работы в любой области, которая помогает преобразовать цели в реальные результаты. Без четкой дисциплины и пошагового руководства к действию сложно добиться высокого результата в любой сфере: работа, учеба или хобби. Однако планирование – это не просто составление списков задач, это процесс, который включает декомпозицию целей на мелкие и управляемые задачи.

В этой статье я хочу поделиться своим мнением о важности планирования рабочих задач, а также рассказать, как мой опыт в BI улучшил анализ процессов компании.

Планирование задач – зачем...?

Бизнес без четкого планирования не растет и не развивается: нет плана – нет движения. Планирование помогает:

• Определять долгосрочные цели и миссию (направления развития, новые рынки, продукты или услуги).

• Эффективно распределять ресурсы.

• Управлять рисками. Разработка превентивных мер управления рисками позволит избежать проблем и кризисов в будущем.

• Повышать конкурентоспособность. Планирование помогает в условиях постоянно меняющихся требований оперативно реагировать на изменения рынка и адаптировать стратегию

Для команды планирование важно по нескольким причинам:

• Работа протекает более слаженно, так как участники понимают задачи, сроки и конечные цели.

• Команда эффективно управляет временем, разделяет задачи по приоритетам и соблюдает сроки выполнения, что также увеличивает продуктивность.

• Наличие плана и понятных целей мотивирует команду на достижение результатов, так как каждый видит свой вклад в общий успех.

Планирование играет ключевую роль и в личной эффективности:

• Снижает стресс, так как ты знаешь, когда и какую задачу необходимо выполнить, чтобы уложиться в срок.

• Позволяет декомпозировать большие задачи на этапы и постепенно двигаться к цели.

• Помогает найти «work–life balance» – поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

• Способствует развитию навыков самоорганизации и управления временем.

• Обеспечивает прозрачность и предсказуемость рабочего процесса.

«Есть слона по кусочкам» или важность декомпозиции задач

Фраза «есть слона по кусочкам» может звучать кровожадно, если воспринимать ее буквально. Однако это на самом деле мудрая метафора, которая говорит, что нужно справляться с большими задачами постепенно, шаг за шагом. Лично я ей начала пользоваться этим методом совсем недавно, но уже вижу результаты.

Представьте себе «слона», которого нужно «съесть». Расшифровка обычно звучит так: «Как съесть слона? По кусочкам». Это означает, что даже самую сложную задачу можно решить, используя метод декомпозиции задач, иными словами – разбив её на более мелкие, управляемые этапы. Этот метод помогает:

• Повысить управляемость. Мелкие задачи проще контролировать и отслеживать.

• Улучшить качество работы. Декомпозиция помогает сфокусироваться на каждом отдельном аспекте задачи, что снижает вероятность ошибок и помогает учитывать детали.

• Поверить в свои силы. Психика человека так устроена, что, увидев сложный проект, он может ощутить большой стресс и неуверенность в своих силах. Декомпозиция задач на более мелкие этапы дает ощущение прогресса, что положительно сказывается на мотивации.

Как правильно декомпозировать задачи

Правильная декомпозиция – это сложный процесс, который не всегда даётся легко. Чтобы успешно декомпозировать задачи, рекомендую следовать следующим принципам:

• Прежде чем начать декомпозицию, определите конечную цель.

• Сначала выделите крупные этапы и блоки работы, которые необходимо выполнить.

• Каждый крупный блок разбивайте на подзадачи. В идеале подзадача не должна превышать оценку в 8 часов (если вы оцениваете в часах), но бывают и исключения, здесь нужно экспериментировать.

• Для каждой задачи пропишите критерии завершенности.

• Создайте план действий. На основе этапов и приоритетов разработайте подробный план действий, включающий в себя конкретные действия, ресурсы и ожидаемые результаты.

Помните, что даже самые сложные и большие задачи можно успешно решить, если разделить их на более мелкие и управляемые части.

Контроль выполнения планов

Планирование задач и контролирование их прогресса помогает компании сосредоточить свои усилия на важном в определенный отрезок времени.

Хорошей практикой управления команды считается использование менеджеров задач, таких как Jira от компании Atlassian, Yandex Tracker, Битрикс 24, Kaiten и другие. Они помогают визуализировать текущие работы и планы по их реализации, а также контролировать эффективное распределение ресурсов.

По моему опыту многие компании предпочитают инструмент Jira. Когда я пришла в свою текущую компанию, Jira только начали внедрять. На момент внедрения мы отметили следующие экономические эффекты:

• Нагрузка на сотрудников стала прозрачной и логичной. С помощью Jira руководитель проекта следит за загрузкой ресурсов и минимизирует ситуации, когда отдельные сотрудники перегружены работой.

• Сформировался порядок в проектах и увеличилась скорость выполнения задач. Стало проще отслеживать задачи и прогресс проекта.

• Сократилось время на управление командой. Больше времени уделяется задачам клиентов, а не коммуникациям внутри.

• Улучшение коммуникации. Jira позволяет членам команды видеть задачи друг друга, сроки их выполнения и статус. Это улучшает коммуникацию между участниками проекта и снижает вероятность недопонимания.

Для еще большего упрощения и удобной агрегации данных по работе всех направлений, было решено разработать отчет на основе данных Jira. Отчет позволил оптимизировать процессы управления проектами, глубже анализировать производительность команды, рассчитать затраты в денежном эквиваленте и отобразить себестоимость каждого проекта, в частности.

Страницы отчёта на основе данных Jira

Планирование и декомпозиция задач – это неотъемлемые элементы успешного управления проектами. Метафора «есть слона по кусочкам» отлично иллюстрирует важность разделения сложных задач на более мелкие и управляемые части. Использование инструментов, таких как Jira, позволяет автоматизировать и упростить этот процесс, обеспечивая прозрачность и контроль на каждом этапе проекта. В итоге, правильное планирование и эффективная декомпозиция задач повышают шансы на успешное завершение проекта в срок и с высоким качеством.

Екатерина Дунцева. Бизнес-аналитик компании Conteq.