Семейный фестиваль для опытных ИТ-специалистов под открытым небом – это событие, которое оглушительно весело прошло в музее-заповеднике «Коломенское». Команда ЛАНИТ там тоже пошумела. На ИТ-пикнике мы организовали стенд, который собрал массу посетителей – даже не ожидали такого интереса! Нам удалось придумать множество увлекательных активностей и лекций, так что поток людей не ослабевал весь день. Делимся, как всё это было организовано. Нам не жалко, а вам это может быть полезно.

Вместе на новый уровень

Чтобы собрать максимально достоверную информацию мы опросили участников события, которые выступали амбассадорами ЛАНИТ. Кто-то из них встречал гостей, кто-то помогал разобраться с игровыми механиками или делился знаниями и айтишными премудростями в качестве спикеров. 

Александра Ш., руководитель центра развития HR-бренда ЛАНИТ уверена, что ИТ-пикник – хорошая возможность пообщаться с целевой аудиторией айтишников и рассказать о компании необычно и увлекательно.

«Мы – многопрофильная группа компаний. В этом году празднуем 35-летие. Наш юбилейный слоган – «Вместе на новый уровень». Мы в ЛАНИТ любим киберспорт, поэтому в этом слогане зашиты и наше стремление ко всему новому, и страсть к компьютерным играм. Попадая к нам, ты сразу оказываешься на самом высоком уровне, благодаря командной работе и уровню экспертности – без этого не обойтись в наших крупных проектах. Стенд олицетворяет тот самый 35-й уровень, на котором вас встречает босс – наш маскот Капибара», – говорит Александра.

Мы хотели совместить развлекательные активности и экспертную составляющую в лекториях, чтобы каждый мог найти то, что ему интересно. И у нас получилось. Хочешь – играй в любимые настолки, прыгай на батуте, играй в баскет. А хочешь – послушай наш смешной стендап о выгорании, собери навигацию из кубиков, прими участие в интерактивном мастер-классе.

Мы придумали систему геймификации на стенде: за каждую активность гости получали баллы в боте, а за баллы – подарки. Это была хорошая идея. Гостям она понравилась.

Удивил искренний и азартный интерес к простым игровым активностям, например, настолкам: все игровые столики были заняты весь день. На активности «тапни капибару» и «покорми капи в баскетболе» стояли очереди.  

Александра Ш.: «Мы убедились, что на таких праздниках людям хочется легкости и как можно больше интерактива. Но мы не были готовы к такому потоку посетителей. Вот это учтем на будущее. Из-за длинных очередей на фуд-корты было очень мало времени перекусить».

Как видите, мы не скрываем ошибок и честно делимся своими выводами. Александра как опытный организатор дала несколько полезных советов тем, кому доведется участвовать в подготовке необычных айтишных ивентов. Ловите! 

1.  Делать контент для айтишников с айтишниками. 

Отдельным вызовом для нас стали темы лекториев, потому что пикник – абсолютно неформатное мероприятие. И не ИT-конфа, и не увеселительный ивент в чистом виде. Баттл на кофеварках про микросервисы и монолит, стендап-крик души о выгорании, лего-проектирование навигации... Все эти темы на стыке креатива и ИТ-экспертизы родились в тандеме с ребятами-экспертами. И все зашли на ура.

2.  Привлекать сотрудников-амбассадоров для работы на стенде.

Никто лучше них не расскажет о компании. Не жалейте времени, чтобы подготовить их к мероприятию. Наши амбассадоры, например, выступали на ИТ-пикнике сразу в нескольких ролях: в роли встречающих гостей на стенде, в роли модераторов активностей, в роли промо, которые раздают листовки. Мы заранее рассказали ребятам, что их ждет на коротких обучающих воркшопах, проиграли разные ситуации. Это помогло быстро выйти в необычную для них роль и получить удовольствие от работы на фесте.

 3.  Меньше переживать и собрать честную обратную связь

Закон Мерфи все равно где-то да сработает при организации крупных ивентов: если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так. Главное – вспомнить об этом после ивента, собрать обратную связь от команды, записать все косяки в excel-табличку и учесть на будущее.

Как устроить по-настоящему интересный лекторий

Еще одним организатором была Юлия П., руководитель отдела обучения и развития персонала ЛАНИТ. Именно в ее руках были лектории, которые собрали множество слушателей. 

Юля очень любит все систематизировать и раскладывать по полочкам. Для вас она тоже постаралась и составила небольшой гайд о том, что нужно учитывать, чтобы все прошло гладко.

Программа лекториев

• При составлении программы нужно сразу определиться, в какой концепции будут представлены лектории.

• Нужно создать программный комитет, в состав которого войдут эксперты по теме, эксперты по публичным выступлениям, HR-специалисты.

• Собрать больше спикеров и предложений по темам, чтобы в случае непредвиденных ситуаций иметь запас и план Б.

• Учитывать в тайминге время на пересменку, снаряжение спикера, запуск презентации, подготовку вспомогательных материалов для выступления, например, расстановку столов, и подарков для зрителей и др.).

• Добавлять в тайминг люфт между лекциями.

• Более четко прописывать активности в ходе лекций и  включать их в тайминг. Даже вручение призов зрителям требует времени и единства всех причастных к организации. Стоит продумать, где подарки будут храниться, когда их приносить на стенд, определить, есть ли там для этого место, кто и как будет выдавать призы победителям.

Юлия П.: «Пример одной из наших ошибок – это лотерея, которую мы придумали, но недостаточно хорошо спланировали. Мы с коллегой Машей подхватили на себя эту задачу в моменте и чуть не задохнулись как от количества людей, сыпавшихся на нас вопросов, так и от того, что нужно было импровизировать на месте (куда поставить барабан, когда его поставить и вообще что говорить людям)».

Спикеры

• Обязательно настаивать на репетициях выступления. Провести минимум два прогона очно. Предоставлять график репетиций, где спикеры могут отметить свои слоты, так их всех можно отследить.

• Выяснять сразу все нюансы и требования для выступления:

  • какой микрофон удобнее, 

  • какая будет презентация, 

  • нужна ли помощь в дизайне, 

  • нужен ли звук с презентации, 

  • будет ли свой ноутбук или можно использовать корпоративный,

  • какие активности предполагают спикеры, что для них нужно, 

  • кто предоставит реквизит: автор или что-то нужно докупить.

• Вести со спикерами отдельные чаты, где абсолютно все обговаривать. 

• Спикер должен согласовать выступление со своим руководителем и HR.

• Направлять спикерам подробную информацию, во сколько и куда нужно приехать, какие условия парковки и т.д.

• Для каждого спикера подготовить бутылку воды и проследить, чтобы никто ее случайно не забрал.

Надеемся, советы от Юли вам помогут. Это реальный опыт, который она получила, подготовив не одно мероприятие. 

Большое ИТ-событие глазами участников

Каким же увидели этот ИТ-пикник его участники от ЛАНИТ? Чувствовали ли они себя комфортно, какие уроки вынесли из произошедшего, утомились ли и, главное, согласятся ли еще раз ввязаться в похожий проект? За ответами мы постучались сразу к нескольким ребятам. 

Галина С., бизнес-тренер ЛАНИТ, рассказала, что ее роль ведущей стенда была очень ответственной.

Задача заключалась в том, чтобы взаимодействовать с гостями, проводить интерактивы и розыгрыши, представлять спикеров и поддерживать общую позитивную атмосферу. Галина считает, что мероприятие пройдет как по нотам, если вы хорошо проанализировали свою аудиторию и постарались подготовить спикеров. Важно, чтобы не было занудных речей, но была конкретика и огонек в глазах.  

Галина С.: «Я с уверенностью могу сказать, что у лекториев ЛАНИТ была своя фишка. Никто из наших спикеров не читал просто скучную лекцию – каждый запланировал интерактивную часть. При подготовке выступающих мы заранее учитывали формат и целевые аудитории всего мероприятия. Гостей привлекли технические темы с возможностью личного участия (например, собирать конструктор по определенному заданию от ведущего). При этом особый интерес вызвала тема работа  с выгоранием в ИТ: коллеги делились своим опытом и задавали вопросы спикеру».

Своими впечатлениями поделился и Александр Б., руководитель направления IT Service Management из «ЛАНИТ-Интеграции». Он был одним из спикеров лектория и выступал с интереснейшим стендапом, который назвал криком души. 

Александр Б.: «Все сначала хотят войти в ИT, но некоторые потом хотят выйти. Я представил публике трушный рассказ о жизни айтишника и побеге от выгорания. Организаторы предложили выступить о профессиональном переутомлении и борьбе с ним через творчество. Тема для широкой аудитории, без погружения в технические детали, а также возможность интерактива: можно дать зрителям пощупать деревянную флешку ручной работы и зуб мамонта возрастом в несколько десятков тысяч лет».

Мы спросили Сашу, как выбрать тему для выступления на лектории, чтобы она точно зацепила слушателей, и получили оригинальный ответ: «Дейл Карнеги говорил: “Я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Поэтому, когда иду на рыбалку, думаю о том, что любит рыба”». Выбирайте тему, которая будет интересна аудитории и по которой у вас есть, чем поделиться. Помните, что даже о простых вещах можно рассказать интересно».

Анна П., директор проекта из компании «ЛАНИТ - Би Пи Эм», была ведущей мастер-класса в паре с коллегой.

Анне было интересно побыть в роли спикера, поработать с неподготовленной аудиторией, пообщаться с новыми людьми. Мы задали ей вопрос о том, что нужно такой непростой аудитории, которая собирается на ИТ-пикник. Ниже ответ Анны:  

Анна П.: «Я считаю, что надо искать что-то на стыке развлечений и лекции. Мы рассказывали про разные архитектурные подходы, но при этом использовали конструктор из «Мира кубиков». То есть с одной стороны – сложная тема, с другой стороны – мы предложили гостям игрушку. Думаю, что для активностей на таком мероприятии обязательно нужна развлекательная часть, т.к. сюда приходят не за серьезными разговорами, а просто отдохнуть».

Алексей Г., системный архитектор «ЛАНИТ - Би Пи Эм», выступал вместе с Анной.

Свое участие оценивает как успешное, хотя роль спикера ему не слишком привычна. Считает, что эффективным выступление делает насущная тема, легкость подачи и идея, которая может заинтересовать слушателя. 

Алексей Г.: «Наша тема отозвалась эхом повседневной боли (мы обсуждали подходы к проектированию – микросервисы или монолит). Фишкой выступления была возможность собрать один и тот же конструктор разными архитектурными стилями и сравнить результат. В итоге получили и вовлеченность, и интерес к тому, чем же все закончится. Вместе с участниками мы немного посмеялись (скорее от удивления), насколько же их изделия и процесс сборки получились похожи на реальную жизнь».

Аиша Ф., менеджер по корпоративным коммуникациям центра развития HR-бренда ЛАНИТ, работала в команде промо, которая отвечала за привлечение гостей к нашему стенду.

По ее мнению залогом успеха при организации ИТ-ивента является атмосфера, которую создают амбассадоры при общении с гостями и игровая механика события. 

Аиша Ф.: «Мы объединили серьёзные темы лекториев с развлекательными форматами, а легкие и забавные игры – с навороченной системой начисления баллов. Мы оставляли смыслы и ценности, но делали легкой и привлекательной подачу. Атмосферу генерили коллеги на ресепшн стенда своими открытостью, общительностью и яркими улыбками! Помогал им и наш маскот Капибара, который успел стать звездой площадки и сфотографироваться чуть ли не со всеми посетителями музея-заповедника».

Мери М., младший менеджер департамента по работе с персоналом ЛАНИТ, отвечала за организацию игр (крестики-нолики, класк).

Для нее это был совершенно новый опыт, который отличался от основной работы, связанной с документами. Мери выделила то, что считает ключевыми факторами при подготовке работы корпоративного стенда на таком событии как ИТ-пикник.

• Интерактивность: важно, чтобы гости могли участвовать в различных событиях.

• Профессиональная команда: необходимо, чтобы сотрудники компании активно взаимодействовали с посетителями.

• Тематические мероприятия: организация специальных сессий и мастер-классов, связанных с актуальными темами в индустрии.

• Сувениры: раздача брендированных подарков, которые всегда привлекают внимание.

Александра З., руководитель направления департамента по работе с персоналом ЛАНИТ на ИТ-пикнике временно превратилась в заботливую фею на ресепшн.

Она поддерживает своих коллег во мнении, что для динамичности очень важно поддержать в посетителях стенда соревновательный дух.  

«Гости боролись за призы. Все хотели капибару или мерч с ней. Плюс срабатывал интерес, людям нравилось посостязаться с машинами, добыть игрушку из автомата и попасть в баскетбольное кольцо. Некоторые участники проходили одну и ту же активность по 2-3 раза, пытаясь все-таки выиграть. Если в следующем году мы поедем на ИТ-пикник, обязательно откликнусь на призыв коллег поволонтерить снова».

Мария Б., старший секретарь ресепшн ЛАНИТ, отвечала за локацию «Поймай, если сможешь», где участники пытались за минуту достать из автомата брелоки в виде мягких капибар.

По мнению Марии огромную роль в успехе организованного ивента будет играть то, как удалось настроить на него команду. Каждый сотрудник компании должен понимать, какую пользу лично он получает от волонтерства в свое свободное время. 

Мария Б.: «Работа на этой активности дала мне отличную возможность прокачать свои навыки общения с незнакомыми людьми за короткое время. Впечатление осталось самое положительное. Надеюсь, у меня будет возможность вновь стать членом команды амбассадоров».

Алена Р., руководитель группы Digital Центра развития HR-бренда ЛАНИТ, включилась в процесс подготовки ИТ-пикника задолго до его проведения.

Считает безусловно важной информационную поддержку мероприятия, которую надо спланировать заранее. 

Алена Р.: «В рамках своих профессиональных задач я согласовывала посты в соцсетях на тему участия ЛАНИТ в ИТ-пикнике, курировала рекламные кампании, отслеживала выходы публикаций в СМИ. На самом пикнике успела поработать как стендист, как промо, а также раздавала сотрудникам бейджи, помогала сориентироваться гостям. То самое «капибарное настроение», которые мы обещали в своих публикациях, мы смогли воплотить в жизнь».  

Для тех, кто дочитал почти до конца (за это очень благодарим) интересная информация не только об ивенте, но и о технологиях от Владислава Б., руководителя группы практики анализа данных ЛАНИТ.

Он делал доклад в лектории «Эксперименты и исследования». Делился сведениями о потенциале больших языковых моделей (LLM) как инструмента для многих специальностей. 

«Для того, чтобы сотрудникам ЛАНИТ было проще использовать возможности LLM, мы в департаменте корпоративных систем разрабатываем платформу «Кремениевые помощники». Гостям стенда я рассказывал, как мы к этой платформе пришли и чем она хороша».

Поскольку выступление Владислава вызвало значительный интерес у публики, мы спросили его, как правильно подготовиться, чтобы встреча со слушателями прошла успешно. Читайте совет эксперта. 

Владислав Б.: «Есть подход к обучению, который называется сейчас именем Фейнмана. Он основан на утверждении, что если ты не можешь объяснить что-то человеку, не погруженному в предмет, то ты недостаточно хорошо это понимаешь. Поэтому воспринимайте любое мероприятие как возможность интересно рассказать про то, чем ты занимаешься, что для тебя является важным, в чем ты разбираешься. В этом весь секрет».

Удачи в подготовке ваших ивентов и спасибо за внимание!