Как только вы становитесь Руководителем проектов, да и не только проектов – вообще любым руководителем, список ваших дел начинает расти. Вам больше не ставят задачи в любимой джире по одной, где оценил - сделал. Не. Задачи начинают лететь в вольном формате и неограниченном количестве.

Вы договорились по пяти задачам на сроки готовности? – вам прилетело еще 5, более срочных. Потом еще пара. И еще одна, напоследок, от Генерального. А сделать надо все, от вас ждут.

Это очередная статья посвященная софтскилам и лайфхакам, о которых руководителям не рассказывают на курсах. Если вам интересна эта и подобные темы – подписывайтесь на мой ТГ канал ТГ канал «Морковка спереди, морковка сзади» и читайте другие статьи на Хабре.

Классическое желание новичка – это сделать все, что дали. «Я же хороший, я же должен показать, что меня не зря сделали менеджером, я должен все успеть». Ничего, что для этого надо задержаться до 9ти, разок можно ?

А где разок, там и неделя. А потом месяц (конец года, всем непросто).

И вот вы уже приходите в 9 утра (пока никого нет, можно сделать побольше) и уходите в 10 вечера (как же хорошо работать, когда все разошлись) и, вместо обеда, покупаете себе булки, которые можно съесть на ходу – так можно успеть еще больше.
Потом вы перестаете успевать. К вам внезапно приходит ваш руководитель и дает по башке за невыполненное поручение. Или ваш бизнес заказчик приходит к вашему руководителю с жалобой за вашу просрочку, а далее см выше. А ваши сотрудники перестают справляться, потому что вы не успеваете нормально поставить им задачи, а далее горят дедлайны по вашим проектам, потому что вы нормально не смогли делегировать ответственность. И тут самое время задуматься, но думать некогда, и вы решаете работать не только по 12 часов в сутки, но еще и по выходным (вон, китайцы, японцы же работают, молодцы!).

Узнаете себя?

В такие моменты менеджер может чувствовать себя Огромным серым волчищей, который повелевает хаосом, я и сам чувствовал себя таким. Но давайте честно: это ерунда. На самом деле, это не вы управляете хаосом, а хаос управляет вами, вы – его часть, и сами рождаете хаос тем, что не можете ни приоритизировать, ни делегировать.

Что надо делать, чтобы так больше не делать?

1. Не обещать больше того, что вы сможете сделать - ваш Кеп.
   Совет очевидный, но бессмысленный:
   - во-первых, вы же уже в хаосе, глупо говорить: «так не надо было делать».
   - во-вторых, заказчику не всегда стоит говорить «нет», потому что переприоритизацией можно найти время почти всегда.

2. Приоритизировать и делегировать.
   если задач больше, чем вы можете сделать (а так обычно и бывает), ничего не остается, кроме как начать приоритизацию.

Как правильно приоритизировать и делегировать:

1. Для начала надо выписать все ваши обязательства (Куда угодно: notion, excel, mindmap, бумажка – без разницы), важно, чтобы это был единый список. Это то, что вы УЖЕ пообещали:
   ? ваши проекты и дедлайны;
   ? ваши дополнительные обещания руководителю;
   ? ваши дополнительные обещания заказчику;
   ? все остальные обещания.

2. Дальше надо выписать риски проектов, по которым вам надо работать. Это не обязательства, вы их не давали, но за это прилетит, если не думать заранее.

3. Далее выпишите стратегические цели. Это ваши долгосрочные цели на работе (если есть). За них вообще не прилетит, но, если не будете делать, вы не будете расти, и, например, задизморалитесь.

4. Далее режем список:
   ?Сначала смотрим, что из этого вы можете делегировать. Делегируйте.
   ?Дальше смотрим, что нужно сделать в ближайшую неделю. Оставляем только это.
   ?Дальше смотрим «кто умрет». Приоритет – ваше руководство, руководство бизнес-заказчика, потом все остальные. Задачи руководителя и заказчика – критичные, остальные – пишем, звоним и переносим сроки на реалистичные. Можно и молча переносить, но постепенно вас и ваше слово перестанут уважать, так что лучше передоговариваться.
   ?Дальше, если задач все равно больше, чем времени: поздравляю, вы наобещали критично много, сократить не выходит и остается одно из 2:

   1. Героически сделать: сжать зубы, пахать 24х7 и сделать все, что пообещали. Сделать выводы и больше не обещать так много.

   2. Попросить о помощи: сжать зубы, пойти к руководителю и сознаться, что вы ошиблись, наобещали слишком много и не успеваете. Нормальный руководитель поможет разобраться. Конечно, если вы не бегаете к нему каждую неделю.

После этого обновляете список дел, запоминаете обязательства, чтобы не наобещать лишнего и идете по нему.

Общие правила на будущее:

1. Перед тем, как взять новые обязательства всегда надо помнить о тех, что вы уже дали.

2. Сказать «я не успел» в день дедлайна, это бизнес-преступление. Говорить такое можно только заранее.

3. Передоговариваться о сроках можно. Но – заранее, и не каждый день. И не всегда прокатит.

4. Говорить руководителю, что вы не успеваете и просить помочь – нормально. Но тоже не каждый день, иначе вы - слабый менеджер.

5. Если вы все это делаете, а хаос остается - значит вы не умеете говорить НЕТ. Можно почитать мою статью на Хабре "Как говорить заказчику "Нет", если заказчик все время хочет слышать "да"? или в ТГ канале, где я много пишу про это (ссылка в начале статьи).

А дальше только практика.

Применяя эти принципы, постепенно вы научитесь помнить все свои срочноважные задачи и оценивать свое свободное время «на лету», выполняя шаги выше прямо во время встреч. И тогда на вопрос Руководителя: «Когда сможешь это сделать?», вы научитесь сходу давать реалистичные, выполнимые и всех устраивающие сроки, а это уже - совсем другой уровень работы.

PS: внимательные заметят, что при приоритизации очень легко потерять собственные стратегические цели: в самом деле, никто не умрет, можно и отложить. Все так и есть, когда вы становитесь менеджером, действительно сложно находить время для саморазвития. Тут тоже - только практика и постепенное включение в список задач в разделе "кто умрет" самого себя. Как говорится - работа приходит и уходит, а вы у себя один (одна). Важно не забывать про это.