Сегодня будет сказ о наболевшем для любого Руководителя проектов, да и вообще – для любого участника ИТ команды и их заказчиках – сказ об идеальной и прозрачной системе управления ИТ проектами. Чем пользуется большинство команд, какие боли при этом испытывают и как их решают. Существует ли серебряная пуля – решение, которое удовлетворит всех (спойлер - нет), кто в этом виноват, и что делать?
Почему эта статья? Я вижу, что в область, где я работаю с 2000 года приходит много новичков. При этом сами процессы управления в командах часто не выстроены и даже местами не осознаны (то есть болит, но участники не понимают, что болит и почему). Все пробуют новые подходы, но неизменно наступают на все те же самые грабли, на которые наступало большинство команд, которые я видел за 10-15-20 лет. Количество новичков растет, а качество управления падает. И вот уже возникает ощущение, что большинство ИТ команд выживает как умеет.
Как этому помочь, куда копать, как копать, и есть ли инструмент, который поможет? Я попробую ответить.
Тех, кому интересна тематика проектного управления и управления ИТ командами, я приглашаю на свой ТГ канал «Морковка спереди, морковка сзади», где я рассказываю лайфхаки для менеджеров, которые им не рассказывают на курсах РП, да и вообще делюсь опытом из своей практики.
Итак, статья состоит из четырех частей:
Кто на чем работает.
Боли.
Источники этих болей.
Почему серебряная пуля не летает, и что с этим можно сделать.
В каменты приглашаю всех желающих, у кого есть опыт применения различных систем и любые выводы. Цель статьи – не выделить какое-то одно решение или унизить другое, а обсудить best practices внедрения для разных команд.
Все, предисловие окончено, можно и начать.
1. Кто на чем работает
(По разным опросам результаты разнятся, но общий тренд +- именно такой).
На первом месте куча самописных решений в стиле «дешево, но сердито». Обычно берут что-то опенсорсное и допиливают своими силами до своего понимания, что потом и зовется «Проектная система». Часто это Redmine. Самописное что-то обычно автоматизирует процесс заведения задач и их контроля. Короче, выполняет роль трекера. Реже пилится собственный Гантт. До планирования ресурсов, обычно, не доходит никто.
На втором месте старая добрая JIRA, которой пользуется подавляющее большинство. Никуда она особо не ушла, люди работают на локальных копиях, все хорошо. Ну как хорошо, команды сталкиваются с проблемами, о которых я напишу ниже. Связаны они с тем, что JIRA – это часть ИСУП, но далеко не вся ИСУП.
На третьем месте раньше, по моим данным, был 1С. То с чем сталкиваюсь лично я – это не 1С, а Битрикс 24. Сама по себе очень неплохая система (последние 5 лет я и сам ее неплохо внедрял) для целей автоматизации предприятия, но имеющая недостаток любой системы, которая попыталась впихнуть в себя вообще все. В части управления именно ИТ командами, у меня к Б24 есть большие претензии (Гантт слабый, бюджетирования нет, а процесс работы с досками и задачами несравнимо хуже стандарта, который задает JIRA).
Дальше я перечислять не буду, но там идут всем знакомые Trello, Asana и прочие имена. Подробнее по тому, какие системы есть, можно почитать вот в этом великолепном труде автора: @Ekaterina_Severnaja https://habr.com/ru/companies/yougile/articles/545614/ Ни разу ни реклама, Юджайл и сам неидеален, но само исследование великолепное (как всегда, и к нему есть вопросы, но не буду душнить).
2. Боли
Боли у каждого свои. Проедусь по всем участникам:
исполнители: плохо планируется работа, узнают о задачах в последний момент, огромный вал внеплановых задач, попытка сделать всем хорошо на 64 часа, когда в неделе всего 40, выгорание – увольнение со словами: «да манал я ваш бл$%ский цирк».
руководители проектов: у этих чаще «все хорошо» в стиле мема «it’s ok». Менеджер – штука неприхотливая: он привык работать с тем, что ему дали и часто не понимает, как правильно. Обычно РП примерно представляет, кто у него чем занимается, но, если приглядеться, у них таже проблема, что у исполнителей: непрозрачные планы, они перегружены, но показать, где, они не могут и мучаются от перегруза. Впрочем РП и выгодоприобретатели от бардака в процессах: раз не формализованы процессы, то и контроля нет, гуляй, рванина! ?
СТО/CIO/РПО: вал внеплановых задач от бизнеса, которому невозможно сказать: «НЕТ, или дайте больше ресурсов», потому что у вас нет никакого обоснования в виде учетной системы. Много времени уходит на отчетку, которой бизнес недоволен ("почему твои айтишники жрут такой огромный ФОТ, а работают так медленно?!"). Сам CTO/CIO/РПО обычно примерно понимает, кто чем занимается, но в деталях разобраться без своих лидов не в состоянии. Ну и я уже молчу об измерении эффективности внедрения продуктов/проектов/фичей с целью понять ROI для бизнеса. Такое делают откровенно единицы на рынке.
CEO: часто вообще не понимает, чем занимаются его айтишники. Я говорил со многими СЕО. До 20-25 человек в ИТ команде у них обычно есть понимание и без ИСУП о том, кто чем занимается. А потом у СЕО неизбежно встает главный вопрос: «я плачу этим ребятам чудовищный ФОТ, по 400 на нос (с накладными), а почему они ничего не делают? Больше того, они мне очень убедительно за мои же бабки рассказывают, что козел тут я?!»
3. Источники этих болей
Все эти боли появляются в командах, использующих и решения выше, и их аналоги. В первую очередь все, что выше, говорит о незрелости процессов управления ИТ командами и о том, что никто не понимает, в какую сторону грести. Это усугубляется взрывным ростом рынка IT: на рынок приходит много новичков, вырастают новые менеджеры, которые понятия не имеют, как правильно, но уже чувствуют себя достаточно умными, чтобы вновь начать наступать на все те же самые грабли, которые мы тут собираем since 2005 ))
Итог я вижу вокруг себя: начинается все от некачественных постановок в тикетах, продолжается некачественными планами, а кончается совершенно непрозрачной работой всей ИТ команды, которая неясно что делает, все время двигает сроки вправо и всем кругом ноет, что ей должны.
В итоге проблемы решаются аналогично картинке ниже: топором и такой-то матерью.
Да, факт в том, что сперва надо осознать, что процесс управления ИТ командой, процесс управления проектами и процесс управления задачами требует оцифровки.
Поэтому первое, что хочется посоветовать командам и руководителям, столкнувшимся с проблемами выше - это задуматься о том, что вы своей командой автоматизируете кучу процессов, приносите прибыль вашему бизнесу на десятки миллионов рублей (если не так, тогда и правда, зачем мы нужны, ребят?), и вы имеете право запросить бюджет в пару миллионов в год на автоматизацию процессов внутри своего собственного отдела. Как правило, это увеличивает скорость работы, сокращает любимый всеми time-to-market, да еще и прозрачности добавляет для руководства. Сплошные плюсы, короче.
А вот как только на это выделяется бюджет, мы переходим ко второму: а на что можно потратить деньги на рынке продуктов Проектного управления, есть ли на нем что-то стоящее? Тут все начинают искать волшебную таблетку, которая разом решит все проблемы: и проекты, и отчеты для начальства и задачки для исполнителей.
И если для небольшой команды человек в 20 такой инструмент еще подобрать можно, то для команд больше ответ печален: такой таблетки не существует. А даже если бы и была - она не поможет.
Нет такой одной системы, которая качественно закрывает все потребности ИТ команды.
4. Почему серебряная пуля не полетит, и что с этим можно сделать?
Для начала надо прикинуть, какие процессы управления минимально должны быть оцифрованы. Как я уже говорил, тут все зависит от размера команды. К примеру, я знаю команды по 10 человек, которые работают вообще без систем, и им нормально. По моему опыту, необходимость планирования, учета и контроля возникает на границе 20-30 человек.
Минимальный гигиенический набор процессов под оцифровку:
управление проектом;
управление ресурсами;
управление задачами;
управление бюджетом;
управление коммуникациями.
Да, тут нет управления рисками и других процессов, и это осознанно: я пишу именно о необходимом минимуме, после которого можно переходить к рюшам типа рисков или портфолио менеджмента.
А теперь давайте поглядим, а есть ли системы, которые пытаются все это вместить? Да, есть. И я даже работал с некоторыми или ковырялся в них. Они или неудобны для всех процессов (пример Б24 я уже привел выше), или откровенно дороги (привет, Wrike в редакции для бизнеса без кучи фич по 25 баксов за юзера за мес и в облаке).
Итого: или дорого, или в облаке, или неудобно. Или все это комплектом вместе. И даже если такая чудо-юдо-система найдется (расскажите, если вы такую видели, вдруг я пропустил), на пути у нее встанет стеной Легаси. И не такое уж плохое Легаси. JIRA, скажем. А Джиру попробуй замени – все зубы обломаешь. Потому что воспроизвести ее бизнес-процессы и чудесный JQL пока что удалось только Ютреку (из тех, что я видел). А уж заменить дашборды и плагины Джиры вообще невозможно – это отдельный огромный рынок софта. Даже самые резвые заменители Джиры на российском рынке прямо сейчас сильно вянут, если спросить «а что у вас с плагинами?» ???
Чудо системы нет, а даже если и есть, главная сложность – полный переход всей команды на новый софт и неизбежные проблемы из-за этого: всех переучивать, проблемы с исполнением и так далее.
Кто-то скажет: «бро, ты же сам склоняешь везде JIRA, отличная система, особенно если добавить пару плагинов – почти идеал». Так, да не так. Во-первых, сама по себе JIRA – это таск трекер, но не ИСУП, во-вторых, даже с плагинами типа Structure или Big Picture, она не закрывает все процессы, упомянутые выше.
Тогда что делать?
Первое – это использовать то, что уже есть в компании, не отказываясь, а переиспользуя его с учетом вашей карты процессов, объединяя в единое информационное пространство и добавляя кубиками недостающие процессы.
Если у вас достаточно большая команда, наверняка у вас уже автоматизирован процесс управления задачами – это трекер. Если больших претензий к нему нет, значит, его лучше и использовать.
У всех автоматизирован процесс коммуникаций – это мессенджеры. Значит, их и надо использовать.
С самими ИСУП веселее. Их великое множество, но я среди них не видел ни одной, качественно интегрированной с трекерами, чтобы это давало возможность проводить план/фактный анализ онлайн и уж тем более не видел интеграций с внешними мессенджерами, чтобы использовать чатботы и отчеты. Да, Гантт есть у всех, бюджет считать они могут, но на основании чего – табелей, которые все заполняют «от балды»? Я считаю, это прошлый век.
То есть использовать такие ИСУП можно (хоть какой-то учет лучше, чем вообще никакой), но это по-прежнему неидеальное решение.
Идеальным решением для меня выглядит система, которая сможет объединить таск-трекер, мессенджер и проектную систему в единое пространство, обеспечивая точные, полные и своевременные сведения по бюджетам, проектам, ресурсам и задачам он-лайн, секунда в секунду.
И, если UI в этой системе будет не такой лохматый, как в MS Project, если будет решение on premise, так как заказчики в РФ ревниво относятся к чувствительным данным (а ставки и бюджеты - фининформация) — это будет отличная альтернатива имеющимся системам на рынке.
PS: Если вы такие системы знаете - расскажите. Я таких не видел. А желающие похоливарить приглашаются холиварить ?
Комментарии (31)
nmouse
04.12.2024 04:54Мы с коллегами с апреля по сентябрь проводили исследование систем на роль ИСУП на российском рынке. Действительно, ничего такого чтобы взять и побежать внедрять не нашли. Но, на мой скромный взгляд, ближе всего был АтомПроект. Правда, нужно было решать проблемы миграции со старого тасктрекера "на живую", плюс у ребят были проблемы с работой связей между задачами, так как пытались сделать и как в жира и как в проджекте, но вообще можно было бы пошать такие вопросы и начать пилить под себя, как именно тебе хочется.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54с точки зрения попадания в процессы, которые я написал:
управление проектами
управление задачами
управление бюджетом
управление коммуникациями
управление ресурсами
они какие процессы закрывают а какие способны интегрировать?
название впервые слышу, честно гвооря, ща кто только не пилит.
чем они отличаются?
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54Уважаемый автор, вы как-то забыли в заголовке сказать о том, что говорите про управление проектами в ИТ (причем в некотором сегменте). Но, вообще этим мир не ограничивается. Например в проектировании и строительстве никуда не деться без управления документацией и инженерными данными, закупками и пр. В промышленности при создании и сопровождении сложных технологических изделий свои заморочки на разных этапах ЖЦ: управление требованиями, внесение изменений в КД и т.д. Поэтому обобщая, указывайте четко границы.
nmouse
04.12.2024 04:54А в вашем направлении разве не те же боли, что и у других с инструментарием ?
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54Так "Жизнь - это боль", оттенки разные. В сфере проектирования ключевая сущность это договор и этапы, на которые завязаны сроки, деньги, задачи отделов и субподрядчиков.
Кстати у 1С есть свое решение для управления проектами "1С ERP+PM".
nmouse
04.12.2024 04:54Вы, видимо, с другой стороны видите проблемы описываемые автором статьи, он про склеивание всего этого хозяйства. Вы про конкретные артефакты и акторов, а автор про процессы, чтобы из одних артефактов получать другие. (Если не прав, то поправьте меня, пожалуйста, Вы или Автор).
1С видели. Спасибо. :) Можно так же, но не привлекая тяжелый люкс. Как мне представляется, бизнес не должен строиться согласно ограничениям основной ERP, а как-то наоборот
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54В данном случае смотрю скорее сверху, как от крупного (этапов), прейти к частному (задачам). А автор - снизу, как из имеющихся задач и сущностей собрать проектное. Оба подхода имеют право на жизнь.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54не. я со спецификой. наверху у вас не вижу проблемы.
берете этот самый 1С управление проектами и какую то вики - и все.
если не так все просто - расскажите, интересно)
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54У нас тоже есть движение от задач, поскольку свой тасктреккер имеется у любой приличной проектной организации и называется он, если по-старому, "обмен заданиями".
Я в свое время пытался сформулировать общее и различное между проектным направлением и разработкой ПО (созданием ИС) на заказ. Если кратко, то больше ограничений .
Общее:
Общие требования заказчика -> предпроектная работа -> ТЗ (фактически начиная от User Stories).
Иногда даже выделяется стадия ТЭО, можно сказать аналог MVP.
Планирование бюджета и ресурсов с учетом компетенций и загрузки.
Разработка (чертежей, моделей, смет и пр.).
Много изменений (версий).
Сборка (в т.ч. устранение коллизий).
Тестирование (прохождение экспертиз).
Результат - набор документов, инженерных данных, информационный моделей и пр. Сейчас вообще можно без бумаги обойтись.
Ошибки могут быть обнаружены спустя много лет.
Разное:
Гораздо больше жестких ограничений - нормативных, от госорганов, заказчика и пр. Выше ответственность.
Больше влияние физического мира на содержание проекта - собственность, логистика, технологии, климат и пр.
Проектирование маленький кусочек от большого - строительства и ввода в эксплуатацию объекта капитального строительства.
Цена исправления ошибки гораздо выше на последующих этапах.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54вооо. мы с вами совпадаем в части проектирования. А вот часть стройки - отдельным мир получается
peterzh Автор
04.12.2024 04:54спасибо. я пишу на ИТ ресурсе, потому позволяю себе задавать границы в этих рамках :) к тому же по тексту там везде про ИТ команды есть :)
в стройке своя специфика, у вас разработка спринтами не прокатит (хотя я слышал были попытки), другие требования к документации и намного больше формалистики (оно и ясно почему, там жизнь на кону).
Так что я не лезу к вам. Хотя... Вам обычной ИСУП и системы ведения документации как раз должно быть за глаза. Это у нас надо мерить эффективность команд по таймтрекингу и исполнению задач в специальном трекере, которого у вас нет)
Vladimir_Bessonov
04.12.2024 04:54Варианты: kaiten, yougile, самописная конфигурация 1С, интегрированная с 1С: БП
peterzh Автор
04.12.2024 04:54неа. не видел внятной работы по цчету планфакта из трекеров у этих ребят, хотя все уже заявляют апи работы с трекерами:)
реальный кейс расскажете из личного опыта, без рекламы?
Vladimir_Bessonov
04.12.2024 04:54В ответ на вероятные нападки на "недружелюбный" интерфейс 1С могу заметить, что "красивый" интерфейс не даст профит, если процессы незрелые. От этого они не повзрослеют.
Но работу существенно облегчат, из-за интеграции с учёными системами, сотрудниками и т.п.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54100% согласен. сперва процессы и функции, потом интерфейс.
к 1С собственно все теже претензии что к MSProject у меня, тем более что слизан он 1 в 1 (я не работал но тыкал). Это с одной стороны хорошо - все функции есть, но и плохо, потому что UX UI в проджекте устарел, это факт
Dzyngl
04.12.2024 04:54Все запросы автора статьи закрывает ИСУП Адванта. Странно, что автор не упоминает в своей статье эту информационную систему управления проектами. Российскую, кстати.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54То, что Адванта - нормальное решения уровня MS Project автор отлично знает, просто перечислять всех не было цели.
Цель - понять есть ли решение, которое напрашивается, на рынке )
И если вы сказал а) скажите б)?
Расскажите здесь про то, как адванта работает с тикетами из трекеров, с какими трекерами работает? как Адванта работает с мессенджерами и как это настраивается для основных месседжеров и трекеров? каким образом используется факт из трекеров?
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54Они реализовали нормальную работу с ресурсами?
peterzh Автор
04.12.2024 04:54а что там не так? то что я про них слышал и видел, говорит о том, что базу (справочник ресурсов, видеть пересечения и тп) они сделали :) или что там? :)
Al_Pollitruk
04.12.2024 04:54Честно скажу - давно их смотрел. И на тот момент у них не было: учета разной производительности специалистов, планирования трудозатрат с учетом уже имеющегося портфеля и соответственно загрузки, моделирования "что-если".
osmanov13
04.12.2024 04:54On-prem OpenProject с доработанным исходным кодом, добавляющий все enterprise-возможности
peterzh Автор
04.12.2024 04:54на словах выглядит красиво, вот народ и дорабатывает :)
в целом, тоже путь, если есть хорошее понимание того, как должно быть. Если понимания нет, то получится не очень
romandubrovsky3
04.12.2024 04:54Кое что из сказанного мы попытались обьединить здесь https://ru.decima.business/ это пока mvp
peterzh Автор
04.12.2024 04:54Зашел, поглядел. Выглядит так, что вы просто копируете небольшой функционал MS Project. На это поляне и 1С и таже Адванта будут лучше всегда. В чем ваше отличие?
romandubrovsky3
04.12.2024 04:54Нашу программу мы изначально делали под себя – маленькое дизайнерское бюро для управления командой специалистов, участвующих в создании проекта, и несколькими строительным и бригадами на нескольких текущих проектах. И, наверное, для больших организаций все перечисленные Вами программы удобны, но не для меня. Попробую объяснить, почему.
1. Подавляющая часть их функционала мне просто не нужна. Соответственно, перегруженный интерфейс (особенно у 1С). Соответственно для работы с этими программами нужно держать отдельного специалиста и давать допнагрузку на бухгалтера. Маленькой организации нужен, по сути, простой специализированный калькулятор, который делает только то, что требуется. И чтобы с ним мог справиться любой школьник.
2. При этом, то, что мне нужно, от перечисленных программ либо не добиться, либо это сопряжено с большими сложностями, и в маленькой организации, где нет своего IT-штата, никто этой настройкой заниматься не будет, проще Эксель.
Мне нужно (помимо стандартного ганта) ответы на несколько простых вопросов, и не более того:
1. По финансам:
а) пара итоговых показателей по проекту и
б) прогноз кассовых разрывов на каждый день.
А для этого нужен максимально простой и логически понятный в контексте проекта механизм учета платежей, как у нас https://ru.decima.business/docs/resource-cost-table/
В перечисленных же программах для этого надо делать много лишних действий, и, по сути, тянуть всю бухгалтерию, которая мне не нужна.
2. По ресурсам:
а) как сделать так, чтобы условному специалисты не пришлось быть в двух местах одновременно, и
б) какое количество свободных людей конкретной специализации у меня еще есть в запасе на конкретный день?
С этим вообще беда, потому что в существующих программах ресурсная модель строится на расчете нагрузки: часы, требующиеся на операцию / количество рабочих часов. Мне это вообще не нужно. У меня планирование с шагом в день. И мне нужно понимать, кто у меня где на конкретный момент, поэтому мы придумали такую формулу https://ru.decima.business/docs/resource-availability-formula/
Как добиться подобного от перечисленных программ, я вообще не понял (хотя вроде бы можно в программе для строителей Spider, но сложно).
В итоге мы поняли, что проще сделать программу под себя, и она меня очень устраивает. Хотя в нее надо добавить еще кое-какой минимально необходимый функционал.
Думаю, что она была бы полезна и выгодна и другим похожим на нас организациям, в большей степени, чем существующие программы на рынке. Но пока не доходят руки заняться привлечением тестовых пользователей и ее развитием
peterzh Автор
04.12.2024 04:54ага, спасибо за разъяснение.
вы кстати, подтверждаете мой тезис, что нет устраивающей всех системы. Впрочем, мне кажется какой нить ГанттПро, каитен или юджайл вполне вам бы подошел.
1С и Адванта перебор конечно.
romandubrovsky3
04.12.2024 04:54С этими простыми программами для малого бизнеса другая проблема – в них вообще нет нужного функционала. Например, в ГантПро, согласно мануалу, можно добавить стоимость задачи (хотя в самой программе я так и не понял, как это сделать, вроде у них это еще не реализовано). Но мне нужно не просто вводить стоимость задачи, а добавлять к задаче несколько платежей на разные даты, да еще привязанными и непривязанными к срокам задачи. Да еще чтобы они пересчитывали отчеты (на каждый день и итог проекта) при изменении сроков задач. Такого в дешевых программах в помине нет. Я уже не говорю про расчет ресурсов. Такое только в больших программах есть.
Поэтому получается, что на рынке с одной стороны есть дешевые и бесполезные программы. А нужный функционал есть только в дорогих и неподъемных для малого бизнеса программах.
И поэтому на вопрос, в чем ваше отличие? Я отвечаю, что мы сделали дешевую, но функциональную программу для малого бизнеса. Да, она не универсальна и не всем годится. Но компаниям, типа нашей, думаю, она подойдет больше, чем что-либо еще
isumix
04.12.2024 04:54Видел не так давно ролик где человек использует маркдаун и гит для управления проектами, выглядело разумно.
peterzh Автор
04.12.2024 04:54нууу. такое. любопытно как он там осуществляет долгосрочное планирование по задачам, к примеру, создания документации проекта, тестированию , планированию ресурсов, фиксации сроков и контроля расходования бюджета? :)
Так то контролировать исполнение нарезанных задач можно в чем угодно
makarovpro
1) Великолепно! Там причём тут CRM, когда всё дело в квалификации сотрудников!
2) Вы исходите из того, что CRM системы создаются чтобы "
обслуживающему классу"))) Управляющему классу сделать всё классно! По началу это так, но когда система становится стандартом, там начинаются другие правила игры, и одно из них гласит: чтобы сотрудник был погружен в неё и зависел от неё, о прямоте и лёгком использования уже не идёт речь.