Опять сдвиг сроков? Да сколько можно уже?

С такой реакцией стейкхолдеров можно столкнуться, если вместо прогресса в проекте и завершения этапов они постоянно получают новые сроки. Зачем доверять новым датам, если они переносятся быстрее, чем успевает остыть утренний кофе?

Меня зовут Александр Чадин и я уже 11 лет в проектном управлении, 5 из которых руковожу проектным офисом. За это время смог собрать проблемы, которые делают из плана проекта просто бумагу, а не рабочий инструмент.

Давайте разберёмся с типичными ошибками в планировании и подумаем, как их исправить.

1. Не относитесь к плану проекта как к формальности.

План проекта — это не просто формальность, которую требуют руководство или заказчик. Это не документ для галочки, а мощный инструмент, который помогает управлять проектом и делать его предсказуемым. Если относиться к нему спустя рукава, результат будет плачевным.

И да, представьте, на формирование плана проекта уходит немало времени.

Менеджеру проекта может казаться, что есть задачи поважнее: организовать встречу, обсудить технические детали, снова собрать команду для уточнения правок и т.д. Но на самом деле, настоящая ценность заключается в четком планировании, расстановке приоритетов и умении сосредоточиться на главном, а не в бесконечных обсуждениях и уточнениях.

Не важно сколько вы потратите времени на этапе планирования: 10, 20 иди даже 30%. Без плана вы в итоге потеряете гораздо больше.

2. Не создавайте план в одиночку.

Составили график без команды, чтобы сэкономить время сотрудников? О, как благородно и похвально! Но если команда не участвовала, шансы уложиться в сроки стремятся к нулю. Ведь вы не можете знать всех нюансов проекта, а без вовлечения сотрудников их ответственность падает.

На пути формировании плана проекта надо запланировать несколько встреч с командой для его обсуждения и итогового утверждения.

3. Не обсуждайте план работ поверхностно.

Недостаточно просто отправить план-график коллегам с комментарием "пишите замечания или дополняйте". От самых ответственных вы обязательно получите обратную связь, а вот остальные посмотрят вскользь и забудут.

Вы будете считать, что молчание — это знак согласия. Но это не тот случай.

Не сосчитать сколько раз я разбирал ситуации, когда ПМ утверждает, что строил график работ вместе с командой. При этом остальная команда проекта утверждает, что они этого плана даже не видели "лишь обсуждали какие-то отдельные этапы".

Важно после сборки плана и его предварительной рассылки "на посмотреть" встретиться с ключевыми участниками. Провести демонстрацию плана и голосом его проговорить, с указанием ответственных и сроков. И вот тут-то вы услышите возражения и дополнения. Ну а если задать дополнительные вопросы, формата "и что, этого прям достаточно, чтобы ты Петя 15 марта прошёлся по тест-кейсам с клиентом на продуктивной среде?", то план из 20 пунктов, вырастет в 3 раза.

4. Определитесь, что считать завершением этапа/задачи.

Что является результатом выполнения работ? Что мы подготовили релиз и выдали заказчику для тестирования? Или что релиз установлен на прод? А может, успешный сбор статистики по использованию новых функций? Чёткое понимание этого вопроса помогает определить, когда этап работ можно считать завершённым.

Поэтому при формировании плана проекта, нам поможет термин DoD.

Definition of Done (DoD) — это набор критериев, которые определяют, что работа над задачей завершена.

Сначала определяем, что надо сделать, потом определяем критерии выполнения задачи/этапа, затем декомпозируем на подзадачи и выстраиваем план-график.

5. Проводите приёмку выполненных задач до конца.

Выполняете задачи, но формально не подтверждаете их выполнение? Ждите беды! Через несколько месяцев у заказчика могут возникнуть новые требования, которые не позволят формально принять то, что вы считали выполненным. Ну или сценарий ещё хуже: команда заказчика сменится и вам придётся сдавать всё с нуля. Это и отнимет время и сдвинет сроки других задач по проекту.

Сделали задачу/фичу? Продемонстрируйте и зафиксируйте успешность выполнения!

6. Ставьте под сомнение экспертные оценки.

Зачастую мы используем экспертные оценки, потому что это достаточно быстрый и простой способ оценить сроки и трудоёмкость. Ведь проще спросить у эксперта: «Ну, как думаешь, сколько это займет?» и успокоиться, чем потратить время на более точную оценку. Правда за этим стоит куча рисков, которые мы можем не учесть.

Например, оценивает один специалист, а делает другой. Или же делает тот, кто оценивал, но если ретроспективно посмотреть, то он ошибается в своих оценках в 2 или 3 раза. И как же тут быть? Надо понимать квалификацию и точность эксперта в своих оценках, и не стоит забывать про использование других техник: покер планирование, оценка по трём точкам и т.д.

7. Не ждите 100% загрузки команды на проекте.

Вот Ольга пообещала, что подготовит постановку за два часа. Но, как это часто бывает, её внимание переключилось на созвон, затем на переписку, потом на разговор с руководством — и вот уже время поджимает, а постановка всё ещё не готова, хотя сроки горят.

И дело не только в Ольге. Остальная команда тоже не вкладывает в проект 100% своего рабочего времени. Кофе-брейки, митинги, перекуры и даже походы в туалет — всё это часть рабочего дня. Поэтому, если объём задач Ольги оценён в 40 часов, не стоит ждать, что она уложится ровно в пять рабочих дней.

Если Ольга работает только с вашим проектом и у неё не планируется отгулов, срочных задач или дополнительных активностей вроде обучения, можно смело закладывать 80% её рабочего времени на ваш проект. Но и это ещё не всё — сверху стоит добавить запас на риски, ведь жизнь любит вносить свои коррективы.

8. Избегайте постоянных изменений в скоупе проекта и приоритетах задач.

Если на вашем проекте накопилась целая гора изменений, это явный сигнал, что что-то пошло не так.

Многие команды, сталкиваясь с изменениями, бросаются на них, как голодная собака на кость, — без разбора, без анализа, без четкого понимания, что действительно нужно делать, а что можно отложить или вовсе отклонить. Итог? Хаос, перегруз команды и срыв сроков.

Чтобы этого избежать, важно научиться отбивать лишние изменения. Каждый запрос на правку должен проходить строгую проверку на актуальность и критичность. Задайте себе вопросы: действительно ли это изменение необходимо прямо сейчас? Как оно повлияет на сроки и бюджет? Что будет, если мы отложим его на этап развития проекта? Не бойтесь говорить "нет" или "не сейчас" — это не признак слабости, а показатель профессионализма.

Ключ к успеху — это внедрение четкого процесса работы с изменениями. Удалите хаос, упорядочите запросы, расставьте приоритеты и контролируйте каждый шаг. Только так вы сможете сохранить фокус на главном без лишних нервов.

9. Регулярно актуализируйте план.

Один раз сделали план-график и считаете, что на этом можно успокоиться? Именно так многие представляют ход проектов по Waterfall, хотя это далеко поверхностное и не полное понимание процесса. Что уж говорить о гибких методологиях, где адаптивность является ключевым принципом!

По мере выполнения проекта проясняются некоторые детали будущих задач, актуализируется статус выполнения текущих активностей, закрывается часть одних рисков, и появляются дополнительные. Таким образом, планирование — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, который сопровождает проект от старта до финиша.

Самая большая ошибка, которую можно допустить, — это обновление графика работ только по запросу руководства или заказчика, а не по собственной инициативе.

10. Иногда дело не в плане.

Не всегда виноват план и реальными виновниками могут выступать:

• Внешние факторы (изменение законодательства и т.д.).

• Организационные проблемы (постоянная ротация ключевых специалистов).

• Мотивация сотрудников (потому что кто не любит работать за идею, верно?).

• И многое другое.

И задача менеджера проекта оперативно определять эти препятствия и принимать усилия по их преодолению.

Идеальный план не гарантирует 100% успеха, если за ним не стоит чёткая организация, мотивированная команда и готовность адаптироваться к изменениям. Но если вы сделаете план своим союзником, а не врагом, то сможете не только избежать бесконечных сдвигов сроков, но и превратить работу на проекте в предсказуемый и управляемый процесс.

***********

Мой ТГ-канал про менеджмент в сфере ИТ и не только.