В госкомпаниях ежедневно работают с сотнями договоров, соглашений и внутренних регламентов. Такие объемы документооборота требуют автоматизации процессов согласования, контроля и архивирования. В этой статье расскажу, как Корпорация развития Московской области (КРМО) переехала на СЭД на базе BPM-платформы с автоматическими маршрутами согласования, контролем физических документов и интеграцией электронной подписи.

Предпосылки к автоматизации: ручная обработка сотен многостраничных документов

• Сотрудники сами готовили документы в Word, рассылали по корпоративной почте на одобрение и контролировали дедлайны. Для каждого документа составляли лист согласования, ориентируясь на штат корпорации. Если выяснилось, что кто-то из одобрителей ушёл в отпуск или на больничный, приходилось заново набирать весь лист и начинать сбор подписей сначала.

• Бухгалтерия выдавала оригиналы документов под роспись в бумажном реестре. Ответственному за архив приходилось самостоятельно контролировать сроки возврата и обзванивать коллег с напоминаниями. Наличие оригиналов критически важно, поскольку они используются при подготовке отчётности, оформлении финансовых процедур и для предъявления в налоговую инспекцию.

• Кадровые специалисты рассылали приказы и регламенты по корпоративной почте, но не могли отследить, все ли сотрудники их прочитали.

Требовалось отечественное решение, охватывающее полный цикл работы с документами и учитывающее специфику госкомпании: сложные согласования, жёсткие регламенты, особые формы отчётности. Выбор остановили на BPM-системе «Первая Форма».

Техническая реализация

Настройка организационной структуры и ролевой модели. Первым делом в Excel выстроили функциональную структуру с данными о подразделениях, должностях и сотрудниках. После загрузки файла в BPM-систему автоматически сформировались связи между этими сущностями, при этом каждая должность была привязана к соответствующим ролям в бизнес-процессах. 

Суть такого подхода в том, что назначение согласующих теперь происходит по должностям, а не в привязке к ФИО. Это означает, что если сотрудник уходит в отпуск или временно отсутствует, задача переходит к заместителю.

Функциональная организационная структура позволяет автоматически уведомлять руководителя о том, что его сотрудник назначен исполнителем задачи или нарушил дедлайн.

Подписать документ теперь можно электронной подписью, не покидая BPM-систему. Она выпускается дистанционно в интерфейсе системы через API с удостоверяющим центром.  

Согласование, хранение и актуализация документов в единой системе. Чтобы упростить подготовку документов, в системе создали соответствующие шаблоны, по которым формируется печатный документ на основе данных из конкретной задачи. За счёт настройки организационной структуры и ролевой модели список согласующих и лист согласования создаются автоматически.

Система сама следит за этапами согласования. Если одобритель пропускает установленный срок, ему приходит уведомление. Согласованные версии договоров и доп.соглашений автоматически загружаются в 1С — за счёт интеграции через встроенный API-коннектор.

Документ переводится в статус «Действующий» только после загрузки скан-копии в карточку задачи. Движение оригиналов теперь контролируется системой: факт выдачи и возврата фиксируется электронной подписью. Напоминания о необходимости вернуть документ направляются сотруднику автоматически.

Оцифровка жизненного цикла организационно-распорядительных документов (ОРД). Теперь после создания очередного приказа или регламента в системе сразу формируется электронный лист ознакомления. Руководитель выбирает получателей при помощи фильтров по должностям, отделам или другим параметрам.

Сотрудники получают уведомление с задачей — ознакомиться с документом. После прочтения они меняют статус задачи на «ознакомлен», система фиксирует дату и время. Это экономит усилия на рассылку и сбор подписей, а также предоставляет юридически значимое подтверждение ознакомления сотрудников с документами.

В системе также настроен реестр организационно-распорядительных документов (ОРД). Когда в силу вступает новый приказ или положение, он автоматически получает статус «актуален», а старый — «не действует».

Итоги автоматизации документооборота на базе BPM-системы

Ключевые достижения проекта:

• Автоматизация процессов согласования сократила время обработки договоров благодаря системе напоминаний и четко выстроенным маршрутам. 

• Цифровизация контроля физических документов исключила потери оригиналов и избавила от ручного ведения журналов перемещений.

• Централизованное управление ОРД обеспечило юридически значимое подтверждение ознакомления сотрудников с регламентами.

В планах — автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией.