Курсы учат «эталонному» ТЗ на десятки страниц с диаграммами и ссылками на стандарты. Такое полотно текста выглядит надёжным, но на практике это оборачивается задержками. Пока аналитик пишет документацию «по правилам», команда ждёт задачу. Для бизнеса, который ждал изменений «ещё вчера», это выглядит так, будто аналитик тормозит процесс, хотя он просто следует инструкции.

Меня зовут Ольга, я бизнес-аналитик в Outlines Tech. Пятнадцать лет работаю в финтехе, сейчас отвечаю за операционные риски. Хочу поделиться мнением, почему шаблоны это не панацея и как бизнес-аналитик может ставить задачи быстрее и понятнее. Об этом редко говорят на курсах и конференциях, хотя именно это определяет эффективность работы.

В шаблонах делают упор на формальности

Бизнес-аналитика учат универсальной схеме постановки ТЗ, которая выглядит солидно и создаёт иллюзию системности. По моему опыту такие документы в работе используют редко, потому что отнимают много времени. В итоге аналитик может тратить часы или дни на оформление того, что не помогает делу.

Как обычно выглядит «эталонное» ТЗ:

• Описание задачи: проблема, цель и ограничения

• Требования: что система должна делать, сценарии и бизнес-правила

• Диаграммы процессов: роли, шаги, связи между системами

• Требования к данным: поля, форматы, правила валидации

• Интеграции: какие системы связаны, форматы обмена

• Критерии приёмки: условия, при которых задача считается выполненной

• Ссылки на стандарты и нормативы, с которыми должна соответствовать система

Когда я только начинала, то сама писала задачи именно так. Но со временем стало ясно: толстое ТЗ не упрощает работу, а задерживает её. Команде важнее быстро понять, что делать и какой ожидать результат.

В реальности важна скорость, а не оформление

В крупных компаниях у бизнес-аналитика редко стоит задача «создать продукт с нуля». Например, я работаю в финтехе и моя работа чаще всего связана с доработками: добавить поле, изменить бизнес-логику, обновить интеграцию, учесть требование регулятора. Это задачи, которые нужно реализовать как можно быстрее и без лишней документации.

Срок реализации зависит от очереди у разработчиков: срочные задачи могут попасть в работу и закрыться за две-три недели, но это редкость. Обычно от начала до релиза проходит около пары месяцев. Конечно, быстрая постановка задачи не ускорит релиз напрямую, но уберёт задержки на старте и сэкономит время: разработчики быстрее начнут работать, а заказчик раньше увидит результат.

Для бизнеса задержка может обернуться штрафом или потерей клиентов. Например, не выдали кредит, зависла транзакция, отчёт не попал в регуляторный срок. Пока аналитик пишет документ «по правилам», бизнес теряет деньги, поэтому так ценится умение быстро донести суть задачи до команды.

На практике обычно всё сводится к карточке в Jira. Достаточно добавить простое описание и этого хватит, чтобы команда поняла суть и начала работать. 

Есть области, где правильное оформление документа действительно нужно: нормативные акты, методологии, проекты с юридическими рисками, стартап. Но подавляющее большинство задач аналитика это операционные доработки, где лишняя детализация только мешает. Тут важно понимать границы, где упрощение оправдано.

Итог простой: бизнес ждёт быстрых изменений от бизнес-аналитика, чтобы справляться с потоком задач. С этим помогут не шаблоны, а понимание системы и процессов внутри компании.

Как исправить ситуацию и упростить жизнь

Реальный инструмент аналитика — знание системы и процессов. Без этого любое ТЗ превращается в бюрократию, даже если оно написано по всем правилам. Когда аналитик понимает, как устроено ПО и бизнес-процессы, ему не нужны шаблоны, чтобы ставить задачу понятно и быстро.

Изучать ПО заказчика заранее, а не когда появляется задача. Если аналитик знает, где хранятся данные и как связаны интеграции, он может сразу перевести идею заказчика в рабочее решение. На встрече не приходится говорить «я уточню и потом опишу», потому что задача формулируется на месте. Это ускоряет релизы и убирает бесконечные уточнения между аналитиком, разработчиком и бизнесом.

Когда я прихожу на новый проект, то первым делом изучаю систему заказчика: разбираю структуру данных, интеграции и бизнес-правила. Так я через месяц могу по ходу обсуждения понимать, как реализовать идеи клиента. Например, простые задачи — добавить поле, обновить расчёт, поменять логику — ставлю сразу во время встречи. Это занимает пару минут, а разработчики сразу могут взять задачу в работу.

Как вникнуть в ПО:

• Посмотреть структуру данных: какие таблицы и поля используются, как связаны между собой и где чаще происходят ошибки или потери

• Разобраться в интеграциях: какие системы обмениваются данными, в каком формате идёт передача, что выступает источником и что приёмником

• Понять бизнес-процессы: проследить путь данных от ввода до результата и определить, где возникают дубли, ручные действия и задержки

• Поговорить с командой: задать вопросы разработчикам, тестировщикам и архитекторам — вместе они дают полную картину системы

• Проанализировать завершённые кейсы: как они были реализованы, какие шаги повторяются и где возникали сложности

• Разобрать ошибки и сбои: изучить логи и тикеты по инцидентам, чтобы понять уязвимости и точки роста системы

Так вы сможете описывать задачу за 20-30 минут и в три шага: что делаем, где меняем, какой ждём результат. Этого хватит, чтобы команда поняла смысл. Расчёты, примеры и схемы можно вынести в отдельные файлы, если это потребуется.

Если боитесь, что из-за сокращений можете упустить что-то важное, можно проверить себя на достаточное описание ТЗ: 

Чтобы быстро формулировать задачу, необязательно быть «своим» в команде или общаться на короткой ноге. За пятнадцать лет я проработала в разных компаниях и коллеги не жаловались, что я коротко оформляю задачу. Если заранее изучить ПО, то коммуникация выстраивается сама по себе: тебя понимают с первого раза, потому что ты описываешь задачу на языке системы внутри компании.

Главные мысли

• Скорость важнее оформления: ТЗ на десятки страниц тормозят работу

• Формальные документы нужны, когда есть регуляторы или юридические риски

• Реальный инструмент аналитика это знание ПО

• Задачу можно описывать короче: что делать, где менять, ожидаемый результат

• Экономьте время себе и бизнесу

Спасибо, что дочитали до конца. Поделитесь в комментариях, что вы делаете, чтобы ускорить свою работу?