II. Пойми, для чего ты создаёшь Excel файл!!!
По своей сути, каждая новая экселька это отдельный мирок. Я бы даже выразился "некая от отдельная приложуха"! И чтобы она была живой, понятной не только тебе и действительно стала полезным инструментом ты должен понять, а на какой вопрос она отвечает?
Это не совсем ТЗ. Тех.задание (пусть и самому себе) ты будешь продумывать в голове на следующем шаге. А это чуть более глубокий вопрос: какую именно потребность ты закроешь в самом конце, проделав кучу работы, всё собрав, подсчитав и отформатировав?
Мне нужен пополняемый трекер задач на следующую неделю
Нужно показать начальнику среднюю ставку по сотрудникам департамента за текущий год
Заказчику фрилансера нужен калькулятор для расчёта стоимости проекта
Нужен дашборд по департаменту за месяц, который рассылается на всех руководителей проектов
Нужен единый справочник услуг для размещения на общем ресурсе.
Нужен отчёт по продажам за предыдущий месяц для начальника.
Обратите внимание, что каждая из описанных выше потребностей включает в себя несколько важнейших разделов:
Что именно делается: реестр / отчет/ калькулятор и т.д.
Кто становится реципиентом файла: менеджер / ты сам/руководитель / неограниченный круг лиц и т.д. и т.п.
Что именно получает реципиент: информацию / калькулятор / справочник / реестр и т.д. И это не пересекается с пунктом 1. Реестр может быть для информации, а отчёт как справочник.
Регулярность получения реципиентом файла: разово / регулярно несистемно / регулярно с фиксированной датой/постоянный доступ и т.п.
Степень доступа к данным: только я сам / конкретный коллега / руководитель / случайный пользователь и т.д.
Не надо запоминать этот список. Он далеко не полон и твоя главная задача понять суть: кто когда как зачем и для чего пользует файл напрямую влияет на то, как когда и с каким уровнем сложности и детализации ты создаёшь свой файл.
Ведь вежливость профессионала не только в красоте, не только в удобстве, но и в продуманности структуры файла. Причём продуманности для конечного пользователя! Просто представляйте себя программистом делающим самое удобное приложение ?
Так как же потребность влияет на конечную реализацию?
Пополняемый трекер задач на следующую неделю делается для себя любимого, а значит может быть каким угодно, может использовать любые инструменты Экселя и в целом пофиг как сделан. Мне удобно и ладно.
Когда нужно показать начальнику среднюю ставку за месяц, пойми. Главное слово тут – ПОКАЗАТЬ! Если разово, то вообще круто. То есть сделанная на коленке таблица с расчётом без подписей и разными шрифтами тоже покатит! Главное – итоговая цифра!
Калькулятор для расчёта стоимости проекта заказчиком фрилансера уже серьёзный инструмент, который должен предусматривать не только возможность обновления всех параметров заказчиком самостоятельно, но и использовать понятные ему инструменты. Ведь поддержка файла будет на стороне заказчика. Не знает он Power Querry? Не вставляй. Не умеет пользоваться умными таблицы – предусмотри этап обучения. Не знает, как обновлять размер выпадающего списка? Сделай его обновление автоматическим.
Дашборд по департаменту за месяц потребует дашбордовой красоты - регулярных обновлений - наличия проверок на полноту данных. Но при этом освобождает от необходимости демонстрации подноготной файла. Дашборд это в первую очередь дашборд! Важны графики / таблички / украшательства и чистота + корректность данных. PoqwerQyerry, PoqwerPivot, скрытые столбцы, корявые таблицы в разных частях листа, ручной ввод параметров – всё на усмотрение создателя. Главное чтобы красиво, вовремя и точно.
Единый справочник на общем ресурсе требует блокировки доступа пользователей к структуре файла вплоть до полного скрытия листов через VBA, красивого оформления и удобной фильтрации. При этом позволяет использовать любую внешнюю структуру. Правда, надо очень аккуратно с внешними связями (чтобы не слетало)
Отчёт по продажам для начальника в свою очередь потребует структуры, быстро и легко адаптивной к изменениям. Начальники очень любят играть в «а добавь сюда вот такой показатель»
Вот и получается, что где-то можно вставить скрытые столбцы и не заморачиваться что их кто-то сломает. Где-то пофиг на размер файла и сложный PowerQyerry запрос. А где-то надо быстро заВПРить данные.
Но есть и плохая сторона подхода вышеописанного подхода.
Бесчисленное количество раз меня просили сделать «разовый» отчёт / расчёт, который превращался в регулярную задачу. Так же как сделать нечто, что должно было стать чем-то регулярным, а использовалось от силы 2 раза.
Для избегания таких ошибок нужен опыт, многократные уточнения запроса и потребностей, а также привычка сразу делать файлы обновляемыми (формулы и ссылки вместо копирования значений). Она реально спасает.
Кстати! Не стесняйтесь так и спрашивать: «Какую потребность должен закрыть данный файл?» Люди сами зачастую не понимают, что они хотят! Им нужно раз в месяц увидеть одни среднюю цифру, а они просят дашборд.
Второй раздел dtcm получился текстовым, но без этого некуда. Забыв задать этот главный сакраментальный вопрос про потребность, ты с вероятностью 90% потеряешь время, которое деньги, и качество, которое и создает тот самый образ профессионала Эксель.
Так вот. Ты определился с тем, что именно тебе нужно сделать в файле с точки зрения структуры. Калькулятор какой-нибудь или отчёт. Что дальше то делать? Какие экселевские приёмчики сделают твой файл профессиональным и действительно крутым?
см. ч3
Комментарии (38)
aborouhin
28.12.2025 08:36Бесчисленное количество раз меня просили сделать «разовый» отчёт / расчёт, который превращался в регулярную задачу
Вот! Об этом я ещё в комментариях к первой части писал. А ещё (моя личная боль) такие вот разовые таблички для себя потом через несколько лет, когда автора уже и не найти, становятся единственным источником информации по теме и передаются заказчиком в составе сотен гигабайт "вот всё, что у нас сохранилось, разберитесь" в рамках задачи "а почему это контора обанкротилась и что тут можно раскопать" и т.п.
Отсюда вывод - даже если делаете разово и для себя - делайте по-человечески. Нормально назыаайте листы и столбцы, разносите информацию по листам, не занимайтесь копипастой и т.п. Возможно Вы даже не узнаете, когда и при каких обстоятельствах это улучшит Вашу карму :)
economist75
28.12.2025 08:36ТС прав, Excel-файлы - это новая офисная этика. И "разовость" - правда, страшный бич её. Но решения в статье, кроме как "больше думать", не предложено.
Возможно, всем нам было бы полезно придумать тут, на Хабре, нестрогий "практиш стандарт", и начало в 1-й части было даже заметно. Но во второй части - пока не получилось, ждём 3-ю.
Я был бы искренне рад и даже поучаствовал бы в выдумке, если б ТС решился на выработку подхода для "связки" Excel+Calc (платно-пиратского MSO и свободно-масштабного LibreOffice). Для меня очевидно что для практиша придется выработать (договориться) о своем DDL (Data Definition Language), со "стандартными" именами столбцов, который будет реализован на VBA (работает в обеих программах) и выложен на GitHub.
kompilainenn2
28.12.2025 08:36VBA в LibreOffice поддерживается частично, не вводите народ в заблуждение
economist75
28.12.2025 08:36Для озвученных задач - поддержка VBA в Calc достаточна, 80% макроекорженного в Excel кода - работает или сразу, или с ничтожными правками в LibreOffice. Особенно если не делать при записи глупостей, типа лезть с контекстные меню без выделения листа и ячейки. Вы ведь в курсе что метод ActiveSheet не поддерживается?! (и не только)
А насчёт заблуждений - приписываемая многими немощь LibreOffice говорит лишь о том что люди пробовали его без F1, чтения книжек Питоньяка и главное - без терпения, но зато сразу на сложных файлах, которые обломали зубы любому другому софту (и MSO в первую очередь). Но и здесь наше гусарство раскрывается лишь отчасти. Мы судим софт, а судить надо наши и чужие навыки.
GodAdministrator Автор
28.12.2025 08:36Благодарю за оценку, но тут действительно речь шла не о решениях, а о стартовом подходе, без которого даже начинать смысла нет.
Ну а за идею "практиш-стандарт" благодарю. Подумаю.... Например забыл указать в первой части, что в названии листов с двумя и более словами лучше ставить нижнее подчёркивание. Так формулы проще пишутся =)
TerryChan2003
28.12.2025 08:36Excel фигня - 1С мощь многомерных табличек с табличками
GodAdministrator Автор
28.12.2025 08:36Ну это как заявить, что Камаз на 5 тонн это фигня, если есть белаз на 25 тонн =) Для всего свои стандарты. Но есть ещё и факт- Эксель умрёт последним! Это вот 100%
Crazylazydaisy
28.12.2025 08:36С учётом того, что экономисты крупных поставщиков до сих пор в excel планированием занимаются, то неофициальный их лозунг "все умрут, а я останусь". Без него жизни не представляю, все прочие табличные редакторы "неплохо, но не excel".
Vilos
28.12.2025 08:36Фу-фу-фу...неее...1С это последнее что бы мне в голову пришло внедрять. Если уж говорить об нормальном складировании данных то это sql без привязки к фронтэнду (точно не 1с).
zenhower
28.12.2025 08:36Пробежался по статье и есть пару глобальных замечаний.
1)ПОЙМИ ДЛЯ ЧЕГО ТЫ СОЗДАЕШЬ ЭКСЕЛЬ ФАЙЛ!!!не имеет смысла без обучения основам работы с документами. Никто, из опрашиваемых мной, не понимает идеи форматов и не знает между ними отличий. Отсюда и слепое тыканье до получения результата на уровне "начальник не ругается - значит прокатило", эксель лишь часный случай.
2) если данных много = берём базу данных и убираем Excel. Опять же, никто (кроме хороших аналитиков) не понимает \ не знает функций БД и берут в руки эксель так как "начальник не ругается - значит прокатило". Я видел эпические случаи, когда из БД на 200ГБ с фронтендом на qlikview экспортируют помесячно в xlsx, а потом по полчаса ждут открытия каждого файлика, так как "а как иначе обрабатывать данные?"aborouhin
28.12.2025 08:36По п. 2 - к сожалению, идея предоставить инструменты для создания БД обычным пользователям (не специалистам в IT и не энтузиастам) умерла где-то вместе с MS Access. Сейчас, с одной стороны, среди no-code инструментов вроде как ренессанс такого подхода (Airtable, nocodb, Grist и т.п.) - но всё это по-прежнему слишком сложно для среднего клерка. Тем более добавить к этому BI. А в Excel такой клерк, пусть коряво и неоптимально, но решает свои практические задачи без посторонней помощи.
zenhower
28.12.2025 08:36"без посторонней помощи" ага, ага.
Кросс-ссылки на другие таблицы, а потом путь к таблицам исчезает\переименовывается. Или размер файла вырастает из-за сотни скриншотов в ячейках. Да простой алерт "в формуле фигурирует ячейка, в которую вы попросили вывести результат" - и клерк может увольнятся.aborouhin
28.12.2025 08:36Раз на раз не приходится, но видел прямо монстров наколенной автоматизации, сделанных неспециалистами в Excel и свои функции выполнявших.
А как по-другому? К каждому юристу/экономисту/бухгалтеру/АХОшнику и иже с ними не приставишь квалифицированного IT-специалиста, который будет им их сугубо частные ситуативные потребности закрывать. А идеи заменить вот это всё партизанское наколенное творчество централизованной корпоративной ИС, которая закроет все потребности всех клерков раз и навсегда, на практике оказываются, мягко говоря, утопичными.
zenhower
28.12.2025 08:36Для начала я бы спросил "а как юрист стал юристом?" Учился!? Вот и перед подходом к созданию документов пусть начнёт учиться. Вы видели целые отделы, которые штампуют документы, но вообще не подозревают разницы между doc и xls? И не догадываются про разделение файлов по имени и папкам? А я видел! Сейча сновый тренд - юзеры не знают куда они складируют документ, так как новый офис предлагает в какое-то облако. Куда уходит файл, что за облако, где хранится, кто платит .... то в отдел поддержки!
aborouhin
28.12.2025 08:36Мне бы в Вашем идеальном мире пожить хоть немного... Толкового юриста (да и почти любого специалиста) найти та ещё проблема, и если найдёшь - то уж слабое владение Excel'ом ему точно приходится прощать :) Но учить надо, да. Корпоративные тренинги в большом бизнесе, личный совет и научение в малом. У себя стараюсь.
zenhower
28.12.2025 08:36Идеального мира я и сам не видел, но всегда пытаюсь трезво смотреть на рабочий процесс. Если нельзя достичь цели, это не значит, что не надо указывать направление. И если девочка-маркетолог хранит рассчёты в ворде в ole таблице размером 300-500 МБ, то я подчёркиваю эту ненормальность. А там пусть руководство решает.
aborouhin
28.12.2025 08:36Я и есть руководство :) Так что если человек крут в своей предметной области - то как бы он меня ни бесил тупостью в элементарных вопросах компьютерной грамотности (а бесят практически все неимоверно) - приходится терпеть и пытаться учить :(
GodAdministrator Автор
28.12.2025 08:36По первому пункту вы слишком грубо подошли к задаче. Поверьте, даже у девочки-менеджера из института с навыками "знаю иконку" результат будет лучше если первым делом она задастся вопросом "а что же от меня в действительности хотят получить с этим файликом"?
Ну а про второй момент с большими данными всё упирается в огромное кол-во проблем.
Вот личная текущая ситуация.
Есть база на 4.5+млн строк!
Ну просто просится БД! Power Querry жуёт её около получаса (и это на локальной машине).
Иду к владельцам БД в компании. Без проблем, говорят. Вот тебе БД.
На удалённом сервере с кучей ограничений от безопасников, так как есть личные и корпоративные данные. БД может подключиться к Эксель файлу на другом серваке? Или Эксель к БД? Нельзя. Каждый файл и каждый путь только через безопасников. Ну и т.д. =)))
Также БД очень требовательна к администрированию (от названий и кол-ва колонок), до всех связей с файлами и т.д. И при сложной конструкции очень требовательна к добавлению новых фишек в формате "а давай закинем туда кол-во тикетов вот отсюда и подсчитаем среднюю по группам, которых в БД нет, а которые есть в отдельном Экселе"
Так что БД хороши, но для своих задач.
Эксель+PowerQuerry+PowerPivot+VBA для своих.
SmirnGreg
28.12.2025 08:36Это корпоративные заморочки. Если бы в Экселе названия и количество колонок тоже бы требовали утверждения у начальства, были бы те же проблемы.
Правда, откатить сломанную базу сложнее, чем сломанный Эксель, который ещё и копировать легко
LiliJulie
28.12.2025 08:36Подпишусь под каждым пунктом. Лет 10 назад сам перестал начинать файл с формул сначала всегда проговариваю, кто будет открывать и что именно он должен увидеть
mixsture
28.12.2025 08:36То, что вы пишете - в принципе применимо к огромной части софта. Я бы сказал, что ко всем системам поддержки принятия решений.
GodAdministrator Автор
28.12.2025 08:36Полностью согласен!!!! Полностью!!! Я потому и говорю, что каждый файлик, по сути, "мини приложуха".
Если честно, до перехода в ИТ компанию я действительно не понимал, что надо и ИТишников учить такому подходу! Сам я финансист и всю рабочую карьеру взаимодействую с Экселем и пользователями не ИТ.
И тут на те! ИТ контора. Нужно запилить управление ИТ-специалистами как ресурсом. И что делает контора? Берёт ИТ-решение с главным функционалом управления проектами только на основе того, что оно уже внедрено и там есть ставки, часы и периоды!
А то что для ответа на вопрос "сколько должен в деньгах принести сотрудник А и на какие проекты его задействовать" нужен совсем другой подход, чем с ответом на вопрос "как распределить и отследить людей на проекте Б" никто даже и не подумал!!!
И сейчас реально, без шуток, хороший паровоз пилят напильником для получения истребителя.
OlegZH
28.12.2025 08:36Файл Excel — этот просто набор листов с формулами в ячейках. А нужна надстройка над листами, где можно было бы описывать сами решаемые задачи и используемые для решения переменные и формулы.
Файл PowerPoint тоже малопригоден к употреблению без сопроводительного текста. По сути, это просто набор картинок. А нужен ещё и текст, к которому эти картинки даются в качестве иллюстрации.
GodAdministrator Автор
28.12.2025 08:36Олег, не совсем понял к чему комментарий, но назвать Эксель "набором листов с формулами...." это уж совсем уничижительно...
Вы можете открыть файл на несколько килобайт, в котором будет один лист с одной кнопкой "Нажми меня", а потом увидеть ТАКОЕ! ;-)
Kild78
28.12.2025 08:36на какой вопрос она отвечает?
Посчитать десяток чисел, потому, что карандаш опять куда-то укатился, а за новым в шкаф лень идти...
qyix7z
28.12.2025 08:36а также привычка сразу делать файлы обновляемыми (формулы и ссылки вместо копирования значений). Она реально спасает.
Это если данные данные доступны из того места, где смотрит человек получивший таблицу, да формулы не сложнее сумм().
В чуть более сложных случаях при отправке таблицы адресату мы будем иметь #ЗНАЧ, #Н/Д, "не удалось получить данные" и тп.
Поэтому только макрос, который выгружает в отдельную книгу значения (и форматирование разумеется).
6us1ope250df
28.12.2025 08:36Вообще зачем фрилансеров нужны сейчас? Только совсем конкретно тупым? Нецррсети сейчас все делают. Да, где то что то допилиаать придется, но в целом если конкретно тупой, то и допилиаать не придется.
APetrMP
28.12.2025 08:36Бывает две принципиально разных ситуации: делаешь что то для себя и нечто для кого то другого ("заказчика"). При этом для себя бывает делаешь нечто сиюминутное, что далеко не факт, что потребуется в будущем. Таким образом, изначально ситуации три. И базовых схем поведения тоже три. Само собой, эта классификация далее ветвится затейлево.
Tor-Dur-Bar
Людей нет, остались роботы.Да сделаю, сделаю. В Google Sheets. Или в Libreoffice. Или в MSoffice не такой как у тебя версии. Возможны ли "нормальные файлы excel" при закрытом формате?
aborouhin
А что ж там закрытого-то? Все спецификации опубликованы, даже на древние бинарные *.xls. То, что ни один из "альтернативных" офисов не осилил реализовать 100% корректную их поддержку - это уже другой вопрос.
FSA
А может дело в реализациях, а втом, что сам M$ Office не полноценно следует своим же спецификациям и имеет некие «особенности»?
aborouhin
Офис, безусловно, небезгрешен, особенно в более старых версиях. Хотя я не припомню, чтобы где-то встречал информацию именно о несоответствии формата опубликованной спецификации. Скорее проблемы в поддержке тех или иных фич теми или иными версиями и разном рендеринге на разных версиях/с разными языками/шрифтами/и пр.
Но если посмотреть мета-баги относительно поддержки форматов MS Office в багзилле того же LibreOffice - там десятки кейсов, которые задокументированы, понятны, но просто не реализованы. И многим багам там уже по 10-15 лет. Понятно, что в опенсорсе никто никому ничего не должен, но и неудивительно, что отсутствие возможности без головной боли использовать все накопленные годами архивы документов является важным препятствием для перехода на альтернативный офисный софт.
Deamk
А бывает, что MS Office между версиями некорректно открывает xls и даже xlsx. Ячейки уезжают, формулы пропадают. Что уж говорить об открытых реализациях.
ailcat
Из того, с чем сталкивался -
xls версии 1997-2003 вполне корректно открываются в альтернативных пакетах (по крайней мере тех, которые мне попадались) и во всех версиях WinExcel начиная с 2003 (яблок нет - по MacExcel не в курсе)
А вот xlsx - это лотерея даже на другой версии винды, не говоря про альтернативные офисные пакеты и даже версии самого Excel...
Cordekk
Так и MS Office не осилил
Вроде формат один с 2007 года, а в разных версиях по разному открывается.
Я просто не жестю с форматированием, пользуюсь простыми штуками, поэтому мои файлы xlsx нормально отображаются везде. А в остальном, если каждый файл это микроприложение, то логично и системные требования прописывать: офис такой-то версии.
Я так в одной конторе людей вообще на Либреофис переселил.
aborouhin
Формат развивается, есть фичи, которые появляются в более поздних версиях.
До 2007 был трэш с бинарными форматами (которые тогда действительно были закрытыми и потом задокументированы уже пост фактум), так что глюкам в открытии .xls я не удивлюсь. Но чтобы последняя версия Офиса (а разумных мотивов использовать не последнюю я не могу придумать) криво открыла *.xlsx более ранней версии - такого не видел. Могут полететь шрифты и прочие декорации, но содержательно всё будет работать.
Прискорбное исключение - версии Офиса для Мак и веб, которые у MS изначально "граждане второго сорта". В последних версиях всё не так плохо, но однако же любители яблочной продукции до сих пор иногда доставляют проблемы.
ailcat
вот у меня как раз обратный опыт - поздние xls (формат 1997-2003) открываются корректно и в более новых версиях, и в Libre Office,
а вот попытка открытия xlsx напоминает лотерею (так, попытка открыть файл, сохраненный из MacExcel 2024, в WinExcel 2020, работающей на Win11 - приводит к "убеганию" ячеек с формулами в чужие столбцы. Но если WinExcel 2020 запущен на Win7 - проблемы нет).
GodAdministrator Автор
На мой взгляд нормальные файлы возможны всегда. В случае когда каждый создатель каждого файла всё же задастся вопросом "а для чего я это делаю". И поймёт, что ответ "потому что так сказал заказчик" не всегда корректен и с заказчиками надо общаться!