Меня зовут — Антон Карцев, генеральный директор и основатель Флайск. Сегодня хочу поделиться своим опытом внедрения amoCRM и автоматизации найма.

Разберу наш кейс аутсорсинговой HR-компании и расскажу, за счёт каких решений нам удалось сократить операционные HR-расходы и сократить скорость обработки отклика до 4 минут.

Думаю, статья будет полезна руководителям аутсорсинговых компаний, HRD и операционным директорам, да и тем, кто работает с массовым наймом.

Итак, с чем к нам пришел клиент:

Компания, предоставляет услуги аутсорсинга персонала с 2010 года. Специализируется на крупном и среднем бизнесе в сфере производства, строительства, логистики и ритейла, и работает с государственными заказчиками. Сотрудничает с Газпромнефть, Билайн, МТС, Озон, СберМаркет и др.

На старте ситуация выглядела типично для HR-аутсорсинга:

• кандидаты и вакансии велись в Google-таблицах

• отклики поступали в личные WhatsApp рекрутеров

• часть коммуникаций не фиксировалась

• отсутствовала единая база кандидатов

• не было объективных метрик по скорости и качеству работы HR

Основная проблема была такая - процессы найма не масштабировались, застряли.
Выход был, как будто, один - нанимать больше рекрутеров, тогда была бы возможность расширить поток найма.

Но мы нашли другой выход.

Наши цели

В первую очередь мы провели аудит для сбора всех требований клиента. По его результатам сформулировали техническое задание для команды, составили карту проекта и отрисовали верхнеуровневые бизнес-процессы.

Прежде чем приступить к внедрению, нам пришлось несколько раз перекраивать и улучшать процессы, поскольку не могли попасть в ожидания клиента.

Так как наша задача не сводилась к тому, чтобы просто «внедрить CRM», а нужно было централизовать HR-процессы, сократить ручной труд, снизить стоимость закрытия вакансии, сделать найм управляемым и измеримым.

Мы в качестве ядра выбрали amoCRM, а вокруг нее уже выстроили HR-контур. 

И вот какие ключевые решения были приняты.

Настроить и внедрить amoCRM

1. Разделить HR-процессы на отдельные воронки

Одна из главных ошибок - пытаться вести весь найм в одной воронке. В проекте мы разделили процессы на отдельные блоки:

• Работа с заявками на подбор

• Обработка откликов кандидатов

• Холодный активный поиск

• Этапы трудоустройства

Получили прозрачность по каждому этапу, возможность выявлять узкие места, корректную аналитику конверсии.

2. Автоматизировать входящий поток кандидатов

Нужно было сократить ручную работу и мы настроили:

• Парсинг откликов с job-сайтов и внешних источников

• Автоматическое создание карточек кандидатов в amoCRM

• Первичную квалификацию через чат-ботов в WhatsApp, Telegram и Avito

В результате получили:

• Среднее время реакции на отклик до 4 минут

• HR перестали вручную переносить данные и задавать стандартные вопросы

• Менеджеры сосредоточились на работе с подходящими кандидатами

3. Интегрировать каналы коммуникации

Подключили все популярные каналы: WhatsApp, Telegram, VK, Viber, телефонию и сайт компании.

Клиенты использовали различные мессенджеры, что значительно осложняло ведение единой клиентской базы и отслеживание коммуникаций. Интеграция с ВКонтакте, Телеграм-ботом и Viber-ботом позволила объединить все каналы связи в amoCRM, и это улучшило контроль переписок и обеспечило быструю обработку сообщений.

Прекратилась зависимость от личных аккаунтов HR, снизились потери откликов, а руководитель получил прозрачный контроль коммуникаций. 

Настроили интеграцию amoCRM с сайтом ЭГ-Стаффа. Теперь заявки с сайта автоматически попадают в amoCRM, что обеспечивает их своевременную обработку и улучшает взаимодействие с клиентами.

4. Автоматизировать бизнес-процессы через BPM Sensei

Создали более 30 процессов, такие как:

• Автоуведомления кандидатов

• Напоминания о собеседованиях

• Контроль передачи документов

• Инструкции для выхода на объект

HR смогли сосредоточиться на работе с людьми, а не на технических процессах. Sensei Workplaces помогал управлять приоритетами сотрудников и задачами. Например, можно задать настройки рабочего дня менеджера: с какими задачами, по каким сделками в какие интервалы времени должен работать сотрудник. Повысилась продуктивность минимум на 15%.

5. Скрипты и чат-боты для стандартизации коммуникаций

Также были внедрены скрипты разговора с кандидатами. Они указывают, какую информацию нужно собрать на каждом этапе общения. Например, так выглядит скрипит «Квалификация отклика»:

В процессах найма все более востребованными и полезным инструментами становятся чат-боты: там можно взаимодействовать с кандидатами и упростить работу HR-менеджеров. Мы предложили клиенту разработку чат-ботов под две задачи:

• Квалификация соискателей на Авито

• Квалификация соискателей в мессенджерах (WhatsApp, Telegram).

Боты задают кандидатам вопросы и собирают необходимую информацию, которую потом используют менеджеры.

6. База знаний для обучения и адаптации

Для быстрой адаптации нового персонала и удобного обучения старых сотрудников мы разработали полноценную корпоративную базу знаний.

Она включает:

• видеоуроки;

• контрольные тесты;

• теоретические материалы в виде статей и лекций;

• отдельное видео-обучение руководителей и сотрудников;

• разделы с инструкциями по использованию тех или иных функций, инструментов или процессов;

• вопрос-ответ

В результате:

• Срок адаптации нового HR сократился с ~1 месяца до 1 недели

• Быстрая и стандартизированная подготовка сотрудников

7. Аналитика и отчётность

Настроили рабочие столы руководителя и автоматическую выгрузку данных в Google Sheets. Отчёты по KPI формируются автоматически по заданным параметрам. 

Систему сквозной аналитики реализовали через настройку рабочего стола руководителя тоже. 

Это обеспечило 

• Прозрачность работы с заявками и откликами

• Контроль эффективности каналов привлечения и работы HR

• Работа сотрудников стала прогнозируемой и управляемой

А что по результатам:

1. Скорость обработки отклика до 4 минут.
   Раньше время нельзя было измерить, поскольку отсутствовала прозрачная аналитика по работе менеджеров

2. Все отклики попадают в единую систему.
   Принцип единого окна. Раньше компания теряла до 50% откликов, так как не все из них вносились в Google Sheets

3. Постоянный рост внутренней базы соискателей.
   Выстроена работа с текущей базой, на момент подготовки материала в базе более 52 000 соискателей

4. Быстрая адаптация новых HR-менеджеров.
   Разработанная проектной командой корпоративная база знаний позволила обучать новых HR-менеджеров за 1 неделю вместо 1 месяца

5. Рост количества трудоустраиваемых в 4 раза
   В месяц трудоустраивается более 370 кандидатов, что составляет в среднем 30-40 трудоустроенных на одного сотрудника

Ну и главное, что оптимизация HR-расходов достигнута автоматизацией рутинных операций, снижением потерь кандидатов, повышением производительности HR, быстрой адаптацией новых сотрудников, управляемостью процессов.

Вывод:
Проблемы HR чаще всего связаны с процессами. Централизация, автоматизация и прозрачная аналитика позволяют масштабировать бизнес, снижать издержки и контролировать качество найма. Главное, вовремя внедрить нужные инструменты.

Буду рад вашим комментариям и вопросам по кейсу)