Управление временем – это на самом деле не решение, а часть проблемы

Автор статьи: Адам М. Грант, американский ученый-психолог и писатель; профессор Уортонской школы бизнеса; автор трёх бестселлеров Нью-Йорк Таймс, а также книги «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста».

Несколько лет назад во время перерыва в занятиях по лидерству, преподавателем на которых был я, ко мне с неуверенным видом подошёл менеджер Майкл. Его босс сказал, что ему нужно быть более продуктивным, и он провёл несколько часов, изучая, на что тратит своё время. Он уже урезал все необязательные собрания. Он не смог найти задач, которые можно было бы выбросить из календаря. Он не видел очевидного способа сделать их эффективнее.

«Это прозвучит, как шутка, но на самом деле всё серьёзно, — признался он. – Единственное, что мне пришло в голову – пить меньше воды, чтобы не бегать так часто в туалет».

Мы живём в культуре, одержимой личной продуктивностью. Мы проглатываем книги о том, как делать дела, и мечтаем о четырёхчасовых рабочих неделях. Мы служим культу суеты и хвалимся тем, как сильно заняты. Нам часто говорят, что ключ к тому, чтобы делать дела – это управлять временем. Если вы сумеете лучше распланировать свой календарь, вы сможете достичь нирваны продуктивности.

Однако после двух десятилетий изучения продуктивности я убедился, что управление временем – это на самом деле не решение, а часть проблемы.

Большую часть моей карьеры чаще всего мне задают вопрос: «Как мне сделать больше?» Иногда люди спрашивают меня, потому что знают, что я работаю организационным психологом, и одной из областей, которые я изучаю, служит продуктивность. Чаще меня спрашивают, потому что прочли статью обо мне в New York Times или мою популярную книгу, где написано, как много я успеваю.

Но на самом деле я не чувствую себя особенно продуктивным. Я постоянно не справляюсь с моими ежедневными целями, поэтому мне было трудно ответить на этот вопрос. Только после разговора с Майклом меня осенило: продуктивность не связана с управлением времени. В сутках ограниченное количество часов, и если концентрироваться на управлении временем, мы просто лучше будем понимать, сколько времени тратим зря.

Лучше заниматься управлением вниманием: выстраивать приоритеты для людей и проектов, имеющих значение, и не обращать внимания на то, сколько времени на них уходит.

Управление вниманием – это искусство концентрироваться на том, чтобы делать дела с правильными целями, в нужных местах и в подходящее время.

Ну ладно, хорошо, а зачем нам менять объект концентрации?

Принято считать, что при управлении временем человек должен назначать себе цели, связанные с окончанием работы над задачей. Я решил проделать это при написании данной статьи. Целью было 1200 слов, поэтому я сел за компьютер в 8 утра и дал себе три часа, чего вполне хватило бы, чтобы писать статью с неторопливой скоростью в шесть слов в минуту. Следующие шесть минут я просидел, написав ноль слов, и просто пялился на мигающий курсор. Единственной завершённой задачей стал поиск в Google информации о том, назвали ли курсор так в честь всех писателей, которые его прокляли [англ. cursor – курсор (от латинского cursor – бегун), to curse – проклинать / прим. перев.]. (Да, я знаю, что ты издеваешься надо мной, ты, мигающий недопрямоугольник). Затем мне стало интересно, сколько слов в минуту я в принципе могу писать, и я прошёл тест на печатание. Результат мне не понравился, я прошёл ещё один тест, потом ещё один…

В итоге я отчаялся и перешёл к управлению вниманием. Элвин Брукс Уайт как-то написал: «Каждое утро я просыпаюсь, разрываемый между желанием улучшить (или спасти) мир, и желанием насладиться (или вкусить) миром. Из-за этого сложно планировать свой день». Но в результате моих исследований я обнаружил, что продуктивные люди не переживают из-за выбора того, какое из этих желаний удовлетворять. Они одновременно идут за обеими, склоняясь к проектам, как интересным им лично, так и важным с социальной точки зрения.

Так что, вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, как быстро мне хотелось бы закончить эту статью, я спросил себя, почему я вообще согласился её написать: за синтезом моего исследования я могу узнать нечто новое; у меня, наконец, появится ссылка, к которой я смогу отправлять людей, когда они будут задавать мне вопросы о продуктивности; она может помочь некоторым из них. В результате я начал размышлять о разных людях, которые могли бы её прочесть, что напомнило мне о Майкле. Хоба.

Часто наши проблемы с продуктивностью происходят не из-за нехватки эффективности, а из-за нехватки мотивации. Продуктивность – это не добродетель, это средство к достижению цели. Она добродетельна, только когда цель оказывается достойной. Если ваша цель – продуктивность, вам приходится полагаться на силу воли, чтобы заставлять себя заниматься данной задачей. Если же вы обращаете внимание на то, почему вам нравится данный проект и кто получит от него пользу, вас естественным образом затянет в него внутренняя мотивация.

Но как мне не отвлекаться от задачи, если время меня не волнует?

В управление вниманием входит умение замечать, где именно вам удаётся сделать задуманное. Я вырос в Мичигане, и когда возвращался туда для учёбы в аспирантуре, то попытался убедить мою подругу с Западного побережья поехать со мной.

«Тут слишком серо и холодно», — сказала она после того, как приехала в гости во время метели. И потом она уехала учиться в Стэнфорд. А следующая зима в Мичигане была самой холодной и серой из всех, что я мог вспомнить, и я никогда не был более продуктивным. Кроме работы, делать было совершенно нечего!

Естественно, несколько исследований под руководством Джулии Ли (живущей сейчас в Мичигане) показывают, что плохая погода положительно влияет на продуктивность, поскольку нас с меньшей вероятностью будут отвлекать мысли пойти погулять. Исследователи обнаружили, что в дождливые дни работники японских банков проводили платежи быстрее, а когда в Америке была плохая погода, люди более эффективно исправляли ошибки в текстах. Учитывая это, я специально подождал, чтобы начать писать эту статью после снегопада, когда тающая каша за моим окном стала непривлекательной.

Моя любимая часть управления вниманием – это «когда». Большая часть сложностей, возникающих у нас с продуктивностью, связана с задачами, которые мы не хотим, но должны сделать. Много лет я считал, что эти задачи надо выполнять сразу после интересных, чтобы воспользоваться накопленной энергией. А затем мы с коллегой Джихэ Шином провели исследование в корейском универсальном магазине, и обнаружили, что если дать сотрудникам очень интересную задачу, то потом они гораздо хуже выполняют наиболее скучные задачи.

Одна из возможных причин этого – последствия эффекта т.н. остатка внимания. Ваш разум пытается вернуться к интересной задаче, и нарушает концентрацию на неинтересной. Но в эксперименте, где американцы сначала смотрели видеоролики, а потом выполняли нудную задачу ввода данных, мы обнаружили иной механизм: эффект контраста. Интересные или забавные ролики приводят к тому, что задача по вводу данных кажется ещё более мучительной, как сладкий десерт делает вкус горьких овощей ещё более отвратительным. Так что, если вы хотите набраться энергии для выполнения скучной задачи, выполняйте её после относительно интересной, а самые интересные сохраняйте на потом в качестве награды. Всё дело не во времени, а в подборе нужного момента.

Созидатели и менеджеры

Догадываюсь, что вы хотите стать не только более продуктивным, но и более творческим.

Всё упирается в то, что продуктивность и творчество требуют противоположных стратегий управления вниманием. Продуктивность питается за счёт возведения фильтров внимания, помогающих отказаться от несвязанных с делом или отвлекающих от него мыслей. Творчество же подпитывается за счёт устранения этих фильтров и принятия подобных мыслей.

Как получить лучшее из двух этих областей? В своей книге «Когда» Дэн Пинк пишет о наличии свидетельств того, что ваши циркадные ритмы могут помочь вам выбрать правильное время как для продуктивной, так и для творческой работы. Если вы любите вставать рано, вам стоит заниматься аналитической работой утром, когда вы наиболее бдительны; рутинные задачи оставьте на обеденное время; творческой работе отведите послеобеденное или вечернее время, когда у вас, вероятнее всего, мышление будет склонно к нелинейному. Если вы сова, лучше заниматься творческими проектами утром, а аналитическими задачами – днём и вечером. И это не управление временем, поскольку вы можете потратить столько же времени на выполнение задач даже после перестройки вашей повестки дня. Это управление вниманием: вы замечаете, в какой последовательности вам лучше выполнять работу, и подстраиваетесь под это.

Управлять временем работы – значит, также по-другому думать о том, как планировать работу. Мне очень нравится предложение Пола Грэхема разделять неделю на «созидательные» и «управленческие» дни.

В управленческие дни проводите встречи и делайте звонки. В созидательные дни находите время для продуктивности и творчества, зная, что вас не будут отвлекать те вещи, которые обычно нарушают рабочий поток. К сожалению, мало кому из нас доступна роскошь такого планирования, что значит, что нам необходимо искать способы выделять время на созидание.

Управление временем говорит, что нам надо вовсе избавиться от отвлекающих моментов – не только от тех, за которые отвечают другие, но и от тех, что порождаем мы сами. Если вас засасывают соцсети, вам нужно это прекратить. Управление вниманием предлагает альтернативу: задуматься о том, когда стоит отвлечься.

Учась в школе, я каждую субботу убивал на просмотр телевизора, а потом испытывал к себе отвращение из-за этого. Но я не отказался от телевизора. Я ввёл правило: я включаю телевизор, только если знаю заранее, что хочу посмотреть. Ту же политику я приспособил к соцсетям: если я работаю, то захожу туда только, чтобы поделиться контентом. А прокрутку ленты я откладываю на то время, когда ничего не могу сделать – жду, когда взлетит самолёт, или отдыхаю после упражнений.

Большая часть писателей, с которыми я знаком, ждут созидательных дней для того, чтобы работать, и считают, что им требуется 4-6 часов для того, чтобы углубиться в сложную проблему или заняться крупной идеей. Однако есть свидетельства того, что люди, пишущие долгими промежутками, достигают меньшего, чем люди, пишущие краткими отрывками. Можно достичь значительного прогресса за удивительно небольшие промежутки времени: когда аспирантов обучали писать 15-минутными интервалами, они заканчивали свои диссертации быстрее.

Если вы пытаетесь быть более продуктивным, не надо анализировать, как вы проводите своё время. Обратите внимание на то, что поглощает ваше внимание. Я впервые взглянул на часы после того, как вспомнил об истории с Майклом. Сейчас 10:36, и я превысил свою цель на 500 слов. Решайте сами, были ли прошедшие у меня 156 минут хорошим примером использования моего внимания, а несколько минут, потраченные вами на чтение статьи – хорошим использованием вашего.

Что напоминает мне ещё об одном: я уверен, что у высокоэффективных людей есть восьмая привычка. Они не тратят всё своё время на чтение о семи привычках высокоэффективных людей.