Привет, Хабр! На связи коллективный разум облачного провайдера ИТ-ГРАД. В начале недели мы, как и многие другие компании, перешли на удаленный режим работы. Несмотря на то, что пока рановато давать однозначную оценку этому опыту, мы хотим поделиться с вами некоторыми собственными наблюдениями, показать комментарии сотрудников компании разного уровня ответственности, а заодно составить чек-лист перехода на удаленку. Он будет полезен и тем, до кого волна карантина еще не добралась, и тем, кого она уже, выражаясь образно, захлестнула и выбила из привычного рабочего ритма.

Как мы организовали переход на удаленный режим работы

На самом деле, готовиться к переходу на home office мы начали загодя, когда о карантине ходили только слухи. Для вашего удобства мы приведем в статье взгляд на удаленный формат работы с разных уровней и точек зрения. Это позволит нам создать максимально подробную картину перехода.

Организационный уровень

Со всеми сотрудниками, которых коснулись изменения в режиме работы, были подписаны дополнительные соглашения. Также, поскольку некоторым сотрудникам требовалось на время забрать из офиса ноутбуки с личной информацией, с ними были подписаны соответствующие разрешения.

Чтобы создать у вас более подробную картину, на каждом этапе мы будем давать слово нашим профильным специалистам. «Из первых уст» они расскажут о переходе на удаленный режим работы в пределах своей зоны ответственности.

Игорь Костенко, служба безопасности ИТ-ГРАД

Как показала жизнь, структурная модель нашего общества является достаточно гибкой и мобильной в принятии решений, в том числе решений, связанных с проявлением внешних форс-мажоров.

Переход на дистанционную работу у нас произошел в течение двух-трех часов без нарушения основных бизнес-процессов. Хочу отметить, что все категории работников отнеслись к этому мероприятию с ответственностью. Действительно, первоначально руководству потребовалось донести до всего персонала новые «правила игры», причем в понятной форме.

Дистанционная работа регламентирована Трудовым кодексом Российской Федерации, а значит нам требовалось подписать дополнительные соглашения с работниками, переходящими на удаленный формат. Кроме того, нельзя забывать об ответственности сотрудников перед имуществом работодателя. Специалистам были выданы разрешения на вынос персональной техники, стоящей на балансе организации, домой под личную ответственность.

Технический уровень

Мы должны были убедиться, что все специалисты, от разработчиков до бухгалтеров и менеджеров, смогут удаленно работать так же, как и на непосредственном рабочем месте.
Будучи ИТ-компанией, мы полностью обеспечены всеми необходимыми специалистами, которые помогли отладить ключевые бизнес-процессы для функционирования в новом режиме. Так что в день «Д» мы были полностью готовы к переходу и совершили его без каких-либо эксцессов буквально за пару часов. Наши клиенты могут косвенно подтвердить, что ничего не упало, не сломалось и не начало тормозить.

Пожалуй, технический аспект перехода дался нам проще всего. Проиллюстрируем этот тезис еще двумя комментариями.

Михаил Александров, технический блок

В техническом блоке все сотрудники имеют возможность работать удаленно, такова специфика профессии.

Удаленный доступ организован с помощь VDI решения, плюс ключевые бизнес-сервисы (электронная почта, корпоративный портал, ITSM-система, которую используют коллеги из службы технической поддержки) у нас и так опубликованы и доступны с любых устройств. Моим сотрудникам регулярно приходится работать удаленно, например, при проведении регламентных ночных работ. Поэтому переход на полностью удаленную работу минимально повлиял на эффективность сотрудников.

Что касается других подразделений, бухгалтерия, к примеру, работает через терминальные решения.

Готовясь к переходу, мы точно определили, сколько сотрудников будет работать удаленно, и увеличили объемы ресурсов на терминальных серверах. Для облачного провайдера IaaS это не составило никаких проблем.

Максим Кильдюшов, отдел разработки

…Погодите, а мы что, действительно перешли на удаленку? Шучу, конечно. Но шутки шутками, а все прекрасно понимают, что на эффективность разработки физическая удаленность сотрудников не влияет, если команда замотивирована. В ином случае они будут «сачковать» и в офисе, создавая видимость работы. Мой стаж составляет уже более десяти лет, и даже тогда в 2010-ом году мы уже работали на виртуальных компьютерах, расположенных в защищенной инфраструктуре. Сейчас, конечно же, возможностей намного больше: у каждого разработчика есть «стерильный» ноутбук, через который он может заходить на личные виртуальные машины по VPN. По-другому никак, ни один ПК не сможет «замокать» такое количество подключений, чтобы хоть что-то запустить.

Стали ли мы больше созваниваться для решения внутренних вопросов? Сильно сомневаюсь. (Улыбается) Большинство из нас по натуре интроверты: если задача ясна — выполняем. Если что-то требует уточнений, проще договориться в чате со скриншотами, стрелками и таблицами. Наглядно, быстро, рабочий процесс не нарушается.

Можно сказать, разработчик — этот тот тип, который спустя неделю после объявления о переходе на удаленку, поднимает голову и спрашивает у пустоты: “Э-э, а все на обед ушли, что ли?”

Административный уровень

Руководителям требовалось заранее обсудить вопросы дисциплины внутри своих отделов и ввести некоторые метрики для отслеживания эффективности работы персонала.

В течение первых дней удаленной работы все сотрудники компании показали себя с наилучшей стороны: грубых дисциплинарных нарушений не выявлено, люди прекрасно понимают, что рабочий день за столом в офисе отличается от рабочего дня на собственном диване только наличием рядом кота или других членов семьи (которые также проявили полную гражданскую сознательность).

Игорь Костенко, служба безопасности ИТ-ГРАД

Дистанционная работа – это все-таки не фриланс, а обычный рабочий процесс, дополнительно контролируемый специальными метриками. К примеру, каждое утро сотрудник обязан сообщить своему начальнику, что он на месте и готов приступать к работе. В остальном — всё идет своим чередом, никакого ущерба бизнес-процессам компании не выявлено.

Что же касается первопричины перехода на дистанционную работу — в целях мониторинга эпидемиологической ситуации в ИТ-ГРАД установлена ежедневная форма отчетности по схеме предоставления информации «снизу-вверх». В связи с возрастающими требования по информационному сопровождению мониторинга эпидемиологической ситуации форма обратной связи будет расширяться. Руководство компании интересуется состоянием здоровья не только работников, но и членов их семей, родных и близких.

Маркетинг и продажи

Маркетинговый отдел ИТ-ГРАД является одним из самых мобильных подразделений компании. Помимо штатных сотрудников, в структуре отдела находятся специалисты на аутсорсе. Переход на удаленный формат работы не стал чем-то экстраординарным и адекватно был воспринят командой. Справедливости ради, стоит отметить, что слухи о приближающемся карантине ходили в информационном поле уже достаточно давно, и коллектив как психологически, так и функционально был готов к переменам.

Антон Карасев, руководитель маркетинга B2B

Ни в нашем отделе, ни в компании в целом удаленка не вызвала каких-либо проблем. Технический департамент в кратчайшие сроки адаптировал внутренние системы для работы извне, а также подготовил мануалы для каждого из сотрудников. Круглосуточная служба технической поддержки всегда на связи и готова оказать помощь в настройке доступа к нужным приложениям.

Не скажу за все отделы, но мы стали больше общаться. Возросла интенсивность конференц-коллов, поскольку АКС являются важным коммуникационным инструментом для синхронизации работы распределенной команды. По каждому из проектов организованы рабочие чаты в мессенджерах, ответственная команда обсуждает задачи, а процессы фиксируются на досках в Trello.

Алексей Чистяков, заместитель директора по продажам

Переход прошёл достаточно естественным образом. Появилось даже такое чувство, что мы тайно готовились к подобному событию. А если говорить серьезно, то уровни ответственности, организованности и компетентности сотрудников внутренних служб ИТ-ГРАД оказались на таком уровне, что все прошло без каких-либо проволочек.

Рабочий процесс в моем подразделении слегка изменился по формату: все, что мы ранее обсуждали при личных встречах, перенеслось в скайп и мессенджеры. Бонусом мы получили еще и дополнительную фиксацию договоренностей. Но, как ни крути, в будущем хотелось бы вернуться к более привычному формату.

Что же касается дисциплины — придраться не к чему. Большинству удаленный формат работы уже был знаком. Уверен, что наши клиенты произошедших изменений никак не ощутили, все службы доступны и функционируют без каких-либо ограничений.

К минусам удаленки я могу отнести отсутствие физического контакта: не всегда можно вовремя заметить, что у сотрудника возникли какие-либо затруднения и ему требуется консультация. В связи с этим мы ввели расписание индивидуальных бесед, в ходе которых контролируются основные моменты работы.

К плюсам – возможность для «перезагрузки» и переоценки собственной работы. Можно использовать это время для роста. Думаю, стоит ожидать множества новых рабочих идей как от самого себя, так и от сотрудников.

Отдел технической поддержки

Предоставляем слово Алику Фахрутдинову, руководителю службы сопровождения клиентов.

Процессы взаимодействия в режиме удаленной работы построены максимально просто. Мы подготовили инструкции по подключению к удаленным ресурсам и разослали их сотрудникам. Инженеры первой линии техподдержки помогали коллегам из других подразделений с решением мелких проблем, если таковые имелись. У всех сотрудников есть «рабочий» ноутбук, который можно забрать с собой, так что личная информация осталась при них.

Что касается корпоративных чатов, звонков и писем, то информация доносится до всех так же, как и раньше. Работа сотрудников ИТ-отдела ведётся через персональные VDI с авторизацией по персональным учетным записям и доступом ко всем внутренним ресурсам, работа бухгалтерии и отдела продаж — на отдельном терминальном сервере, оборудованном всеми необходимыми мерами защиты персональных данных.

Первая линия техподдержки и «ночные» инженеры в силу специфики продолжают работать в офисе. Одна из самых очевидных причин —необходимость отслеживать систему мониторинга, находясь на специализированных рабочих местах.

Смена первой линии длится с 8 утра до 20 вечера — то есть, наши сотрудники практически не попадают в часы пик. В офисе каждое утро появляются свежая выпечка и фрукты — витамины в организм поступают стабильно. :)

Вторая линия ТП перешла на удаленный режим работы. При эскалации особой разницы не чувствуется. Самый существенный минус — невозможны личные встречи, в том числе для найма или переговоров с заказчиками, и командировки. Но это всё временно. Как только эпидемиологическая ситуация стабилизируется, всё вернется на круги своя.

Топ-менеджмент

Юрий Зинченко, генеральный директор ИТ-ГРАД

ИТ-ГРАД — это современная ИТ-компания, и многие процессы изначально строились с прицелом на возможность работать удаленно. Большинство наших сотрудников могут работать по схеме «офис там, где находится человек», то есть без привязки к конкретной локации. Поэтому первоначальный уровень готовности бизнеса был порядка 85%. Оставшиеся 15% — это, в первую очередь, работа с руководителями подразделений, инструктаж по поводу организации рабочего процесса в сложившихся обстоятельствах и подготовка необходимых документов и техники.

У меня были некоторые опасения относительно возможной демотивации сотрудников или снижения эффективности при работе из дома. Однако активность и сплоченность команды, наоборот, зашкаливает! Я слышу это как напрямую от сотрудников, с которыми я общаюсь, так и вижу по показателям онлайн-активностей, которые только растут.

Сотрудники технической поддержки, инженеры, специалисты, работающие в ЦОДах, увы, не могут полностью перейти на удаленный формат, поскольку компания будет продолжать оказывать оговоренный в SLA уровень сервиса и выполнять обязательства перед клиентами в полном объеме. Также часть документооборота осуществляется на бумажных носителях, поэтому некоторым сотрудникам приходится появляться в офисе время от времени.

Мы заботимся о здоровье всех наших сотрудников – поэтому руководителям подразделений дана рекомендация перестроить график сменной работы, чтобы избежать передвижений в час-пик, а также минимизировать количество людей, одновременно находящихся в офисе. Мы произвели тюнинг системы вентиляции, организовали более частую влажную уборку, закупили дезинфицирующие средства и индивидуальные средства защиты (например, маски). По всему офису на следующей неделе будут установлены ультрафиолетовые обеззараживатели воздуха.
Принципиальное решение о переходе на удаленный формат я принял за несколько дней до дня «Д». Я внимательно следил за развитием ситуации, оценивал риски. А сам переход прошел стремительно и при этом крайне организованно.

Как генеральный директор и капитан этого корабля я считаю своим долгом работать из офиса. Я работаю с документами, контролирую ситуацию «в поле». Одна из ключевых задач сейчас — продумать поддержку мотивации и предупредить выгорание людей: в долгосрочной перспективе это крайне важно.

Из минусов текущей ситуации для компании — у клиентов наблюдаются определённые сложности в обеспечении своевременного документооборота, многие оттягивают принятие решения о сотрудничестве. Однако большинство понимает, что как раз в удаленном формате работы облака становятся еще большим конкурентным преимуществом для бизнеса.

Дважды в день я получаю отчеты о состоянии здоровья всех сотрудников компании. На контроле ситуация с посещаемостью. Всегда есть данные, кто сегодня работал онлайн, а кто был в офисе.
В целом же, я доволен тем, как произошел переход ИТ-ГРАД на удаленный формат работы, и хочу поблагодарить каждого нашего сотрудника за проявленную ответственность перед компанией и клиентами. Так держать, друзья!

Чек-лист по переходу на удаленный формат работы

В заключение приведем небольшой чек-лист, который, возможно, окажется полезен вам, если переход на удаленку в вашей компании только готовится или проходит не так гладко, как хотелось бы. Разумеется, чек-лист основан на нашем субъективном опыте, однако большая часть рекомендаций универсальна и может быть применена в вашей компании с поправкой на особенности сферы деятельности и внутренней организации.

0. К любым «непредвиденным» обстоятельствам стоит готовиться заранее.Анализируйте инфополе, изучайте новости, которые даже минимально соотносятся с вашей работой, и продумывайте шаги по минимизации негативных последствий форс-мажоров. Как говорится, нельзя быть готовым ко всему, но это не значит, что вообще ни к чему не надо готовиться.

1. Изучите законодательную базу — документы сложно подготовить в экстренном темпе, поэтому, следуя «нулевому» пункту чек-листа, вы должны четко знать, как действовать в той или иной ситуации с точки зрения закона. Переходя на удаленку, не забудьте подписать все необходимые документы с сотрудниками.

2. Всегда думайте о мотивации сотрудников. Именно мотивация заставляет их не просто появляться на работе по расписанию, но работать качественно, на результат. Многим людям тяжело расставаться, пусть даже на время, с привычным рабочим укладом. Это может вызвать и дисциплинарные проблемы, и падение эффективности работы сотрудников.

3. Позаботьтесь о компьютерной грамотности вашего персонала. В условиях удаленной работы умение пользоваться ПК — это не просто строчка в резюме, а необходимость.

4. Мотивация — это, конечно, хорошо, но ослаблять контроль за исполнительной дисциплиной тоже нельзя. Вовлеките руководителей отделов, объясните им важность ситуации. Ни один сотрудник не должен выпадать из поля зрения начальства и коллег. Команда должна оставаться командой.

5. Внедрите корпоративные средства коммуникации: мессенджеры, CRM, персональную технику. Это позволит сотрудникам быть мобильными и качественно работать как в обычное время, так и на удаленке.

6. Проработайте вопросы организации удаленного доступа к корпоративным ресурсам.

7. Правила удаленной работы должны быть опубликованы для сотрудников до самого перехода, чтобы была возможность обсудить и скорректировать их «на лету».

8. Доверяйте своим сотрудникам. Именно на них держится ваш бизнес. Драконовские меры контроля только оттолкнут людей от вас, снизят мотивацию и ухудшат показатели. Всего должно быть в меру: и контроля, и поощрения, и доверия.

9. Не закрывайте офис на замок и не выгоняйте людей из офиса принудительно. Сотрудник всегда должен иметь возможность вернуться в офис по какому-то важному делу.

10. Собственным примером демонстрируйте коллегам и подчиненным позитивный настрой.

11. Продолжая п.6, обеспечьте, насколько это в ваших силах, безопасное прибытие и нахождение сотрудников в офисе: проводите дезинфекцию помещений и рабочих мест, сократите количество личных контактов между сотрудниками.

12. Не бойтесь уместного внедрения технологий в ваш бизнес. Современные облачные технологии способны обеспечить функционирование любого офиса из любой точки мира. Экспериментируйте, осваивайте новые инструменты организации рабочего процесса и доверяйте своим коллегам, тогда никакие пандемии не смогут повлиять на эффективность работы команды.

UPD: уточнили название статьи.