Всем привет! Меня зовут Саша Бойко, я бизнес-аналитик в «Первой Форме». В этой статье я хочу сравнить функциональные возможности этих двух решений для организации совместной работы. В 2023 году мы несколько раз проводили такое импортозамещение, и вот, когда Microsoft совсем уходит, настал идеальный момент расписать, почему «Первая Форма» — адекватная замена SharePoint.
Для начала: MS SharePoint и «Первая Форма» — это решения разных масштабов.
MS SharePoint — продукт для организации совместной работы, создания порталов, поиска по документам и проведения корпоративных опросов.
«Первая Форма» — это BPM-система для автоматизации бизнес-процессов: документооборота, управления проектами, CRM, а также В2В2С-решений и корпоративных коммуникаций в вебе и мобильном приложении.
При этом оба решения подходят для командной работы: SharePoint используют в отделе маркетинга, HR-отделе, техподдержке — и «Первая Форма» тоже автоматизирует эти процессы, а также используется для их сквозного взаимодействия.
Давайте сравним эти решения. Для удобства я использую критерии, на которые, по моему опыту, чаще всего обращают внимание наши заказчики, ищущие решение для импортозамещения:
Совместное создание корпоративных материалов
Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов
Совместное создание корпоративных материалов
В «Первой Форме», как и в SharePoint, вы тоже можете работать над контентом большой командой — давайте сравним возможности.
Командная работа над документом и история версий
В SharePoint можно создавать папки, наполнять их корпоративной документацией и редактировать в Word и Excel. Доступны режим комментирования и история версий.
![Текстовый редактор в SharePoint Текстовый редактор в SharePoint](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e6f/f79/8e0/e6ff798e0a5fb36a6802b10885e7d911.png)
BPM-система «Первая Форма» — это больше, чем пространство для совместной работы и хранения документов.
Текстовые файлы и таблицы можно создавать, редактировать и комментировать прямо внутри задачи. Файлы можно хранить в архивах, базах знаний, отдельных пространствах; пересылать внутри системы или через встроенный почтовый клиент.
В систему встроен текстовый редактор P7 — отечественный аналог сервисов для работы с документами, таблицами и презентациями. В нём есть все привычные опции для совместной работы: комментарии, история версий, работа с мобильного приложения.
![Работа с документами в десктопной и мобильной версии «Первой Формы» через редактор P7 — полный аналог Word Работа с документами в десктопной и мобильной версии «Первой Формы» через редактор P7 — полный аналог Word](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/153/a91/686/153a91686e46b07a5820f0f21acbf6c2.png)
Управление правами доступа к документам
В SharePoint можно настроить индивидуальные права доступа к файлам для разных сотрудников. Доступ учитывается и в поиске по системе — если документ закрыт, в результатах выдачи его не будет.
![Пользователей можно разделить на группы, чтобы делать индивидуальные рассылки и открывать доступ к файлам Пользователей можно разделить на группы, чтобы делать индивидуальные рассылки и открывать доступ к файлам](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/026/331/205/026331205ff67380a4b31e3e53568e94.png)
В «Первой Форме» также можно настроить права доступа отдельных сотрудников и их групп к задачам и документам в них. Привлечение новых исполнителей к работе настраивается и автоматизируется: в определённый момент система сама добавит специалиста в задачу и удалит его, когда он всё сделает.
Все действия исполнителей логируются, поэтому, если что-то пойдёт не так, всё можно откатить и узнать, кто совершил ошибку.
![В системе видна история взаимодействий с документом и другие данные В системе видна история взаимодействий с документом и другие данные](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/911/e65/8a7/911e658a727a2c19085f04c5efd5eccb.png)
![В «Первой Форме» можно выдать права доступа на конкретные действия В «Первой Форме» можно выдать права доступа на конкретные действия](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/70b/af0/c77/70baf0c77f9aec158c67ce5e89e5ca37.png)
Тематическое разделение информации и задач
В SharePoint можно создавать «сайты» — тематические пространства, в которых собраны пользователи, документы и задачи. Так можно организовать работу разных отделов и обсуждать её без пересечения с другими пользователями.
![В пространствах отображается статус задач В пространствах отображается статус задач](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b26/8fc/228/b268fc22809e01929b78893872aa80d9.png)
В «Первой Форме» создать подобные «сайты» можно по-разному:
через задачи с комментариями,
через пространства базы знаний,
через дашборды.
Начнём с первого варианта. В текст комментария можно добавлять форматирование, прикреплять ссылки на внешние ресурсы и другие задачи в системе. Если нужно обратить внимание коллеги, выделите комментарий вопросом — тогда он загорится красным и по нему придёт отдельное уведомление. Время, когда человек просмотрел комментарий, также фиксируется.
![К комментариям можно оставлять реакции, редактировать, превращать в задачу К комментариям можно оставлять реакции, редактировать, превращать в задачу](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/006/fb2/2d7/006fb22d7e8795956f941376923c6c63.png)
Общаться вдвоём или командой можно в чатах мессенджера и в ВКС, которая вмещает более 100 пользователей на одном звонке. Всё это уже есть в системе без доплат и интеграций.
Актуальные задачи, их сроки и другая полезная информация попадает на порталы, как и в SharePoint. Каждому отделу можно настроить свой портал и сделать его приватным.
![Тематический портал в «Первой Форме» на примере отдела разработки Тематический портал в «Первой Форме» на примере отдела разработки](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/133/df9/068/133df906837aab739fb1d4a612702971.png)
Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников
На «сайтах» SharePoint можно публиковать корпоративные новости, чтобы их увидели все сотрудники.
![Ещё на главной собраны документы, профили и часто посещаемые пространства Ещё на главной собраны документы, профили и часто посещаемые пространства](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/0d9/16b/1fe/0d916b1fe392870e1636d98383ca08f2.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно создать корпоративный портал или интранет для всех сотрудников с полезной информацией и новостями компании, о которых сообщает программный робот.
Для особенно важных сообщений — обновлений системы, анонсов встреч или технических работ — есть объявления, которые можно рассылать как на всю компанию, так и на отдельных сотрудников. Можно настроить интеграцию по API с любым мессенджером, например, Telegram, и новости будут дублироваться в отдельный канал для сотрудников.
.
![Главная страница BPM-системы на примере «ВкусВилла»: новости, проекты, библиотека и многое другое Главная страница BPM-системы на примере «ВкусВилла»: новости, проекты, библиотека и многое другое](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f9e/747/eb9/f9e747eb91d4a8bb834c1511dcb0d603.png)
![Портал с разделами для разных пользователей в приложении SkolCity Портал с разделами для разных пользователей в приложении SkolCity](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/470/878/ec0/470878ec0521dff5e3a59d78f0ce2f4e.png)
Единое окно для HR-отдела
В SharePoint есть функции для реализации HR-процессов: онбординга, работы с кадровыми системами, сбора обратной связи. В «Первой Форме» тоже есть HR-инструменты и вот как они устроены.
Страница с информацией о сотруднике
В SharePoint у каждого пользователя есть личная страница с информацией: именем, фото, контактами и местом в структуре компании. Написать коллеге можно через Outlook, что не всегда удобно.
![На странице можно только посмотреть информацию, календаря или списка задач нет На странице можно только посмотреть информацию, календаря или списка задач нет](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/5ac/fac/b00/5acfacb0001869bfcba951d623838870.png)
В BPM-системе «Первая Форма» личная страница — это не только профайл с должностью и контактами. В нём есть:
календарь, где можно посмотреть загрузку сотрудника и поставить ему задачу или встречу;
раздел со всеми задачами сотрудника, в которых он задействован как исполнитель;
список задач, которые сотрудник поставил сам;
все его комментарии.
Отсюда же можно позвонить коллеге по ВКС и уточнить детали. В системе также есть оргструктура компании с информацией о сотрудниках и ссылками на их профили.
![В У нас открыта вакансия специалиста отдела внедрения! Присоединяйся к команде, будем вместе погружаться в процессы крупных российских компаний и создавать для них уникальные решения. се разделы личной страницы сотрудника В У нас открыта вакансия специалиста отдела внедрения! Присоединяйся к команде, будем вместе погружаться в процессы крупных российских компаний и создавать для них уникальные решения. се разделы личной страницы сотрудника](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/659/388/da4/659388da439cccae87fe40f299206468.png)
Кроме личной страницы, у пользователей есть и кабинет. Здесь можно отследить ,например, зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег — настроить можно всё, что угодно.
![Личный кабинет с целями и информацией по зарплате Личный кабинет с целями и информацией по зарплате](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ddf/a27/da6/ddfa27da685cbf85bb98fe494a59f820.png)
Хранение обучающих материалов
SharePoint подходит для хранения и организации базы знаний.
![Документы из SharePoint выгружаются в популярных форматах, как и в «Первой Форме» Документы из SharePoint выгружаются в популярных форматах, как и в «Первой Форме»](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a30/3ef/013/a303ef0132e3d392b6ed6735127bef0c.png)
В «Первой Форме» также можно сделать базу знаний для сотрудников разных отделов по типу Confluence. В них мы размещаем текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на внешние курсы, части кода и видеоуроки (их можно записать из встроенной ВКС). Доступ к обучающим материалам можно открыть отдельным сотрудникам.
![Обучающий материал отдела маркетинга с таблицами Обучающий материал отдела маркетинга с таблицами](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/48e/f25/df2/48ef25df240cba9e3befc1fe3080dae5.gif)
Проведение опросов и анализ результатов
В SharePoint есть много настроек для опросов и анкет. Их можно размещать на «сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook. Результаты сохраняются.
![В SharePoint есть 13 вариантов формы вопроса В SharePoint есть 13 вариантов формы вопроса](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/215/11f/84d/21511f84d9bfe5c732be3aab19006306.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно создавать опросы и анкеты на любой случай, например, для сбора впечатлений сотрудника от первого месяца в компании. Формы вопросов различны: с выбором ответа, с прикреплением файлов, с текстовым полем.
После заполнения опроса или анкеты результат приходит ответственному сотруднику. Тот может посмотреть ответы и прокомментировать их, если что-то заполнено неправильно или у сотрудника появился вопрос.
![Пример анкеты для приёма на работу Пример анкеты для приёма на работу](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ff2/60b/614/ff260b614f7571ec5f731298feb35dff.png)
Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами
У SharePoint открытый API, который даёт подключить к сервису некоторые сторонние продукты, например, CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и доработок уже понадобится разработчик со знанием C#.
В «Первой Форме» всё это уже есть внутри платформы:
проектное управление;
CRM;
Service Desk;
СЭД;
ВКС, чаты и так далее.
Если нужно расширить функционал, систему также можно интегрировать по API с любым сервисом, или написать кастомный API для обмена данными. Вот лишь пара примеров популярных сервисов для интеграции:
1С ЗУП;
Босс-Кадровик;
Контур.Фокус.
![Отправить документ в 1С можно одной кнопкой. Если заполнить поля неправильно, система не даст перейти на следующий шаг Отправить документ в 1С можно одной кнопкой. Если заполнить поля неправильно, система не даст перейти на следующий шаг](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c49/fad/04c/c49fad04cb82f89676223a06ea12bd65.png)
База знаний для техподдержки
«Первая Форма» и SharePoint подходят для организации базы знаний техподдержки, но этот функционал реализован по-разному. В SharePoint вы создаёте папки и размещаете в них текстовые описания, чек-листы и другие материалы. Находить файлы в сервисе можно по фразе в содержании.
![Документы в системе можно систематизировать и снабдить метаданными Документы в системе можно систематизировать и снабдить метаданными](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/89b/ba4/8a1/89bba48a1255c0070f3a06297966a363.png)
База знаний техподдержки в «Первой Форме» реализована в привычном многим формате wiki с многоуровневой структурой папок. Доступ можно дать как к целой базе, так и к отдельным материалам, поиск по пространствам в системе тоже есть. Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений на размер материалов нет, после публикации статьи можно редактировать.
![Редактирование базы знаний Редактирование базы знаний](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/756/747/ba2/756747ba257941208683064b4a36e083.gif)
Материалы базы знаний можно отправлять на персональную панель «Избранное». Она доступна из любой страницы системы, а не только на портале, как в SharePoint, и обратиться к ней можно хоть во время звонка, хоть в процессе подготовки других статей.
![В избранном можно выстроить свою цветовую кодировку материалов В избранном можно выстроить свою цветовую кодировку материалов](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/23b/26a/fb9/23b26afb99a2428197f8be1ca945afdc.gif)
Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов
«Первая Форма» позволяет всем отделам взаимодействовать в одном решении без покупки дополнительных сервисов. Она собирает и анализирует данные, автоматизирует сквозные бизнес-процессы, формирует договоры и отчёты. Вот как это реализовано в сравнении с SharePoint.
Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении
Подписать документы в SharePoint можно с помощью собственной службы Microsoft SharePoint eSignature. Она криптографически защищает документы и соответствует всем требованиям. Услуга платная — на момент написания статьи за одну подпись нужно отдавать $2.
Также в SharePoint можно отслеживать путь движения, менять статус, контролировать сроки готовности
![Из списка документов можно перейти к автору и связанному отделу Из списка документов можно перейти к автору и связанному отделу](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/bfa/75f/d29/bfa75fd2900f9cafc965eb2baa5ac919.png)
В BPM-системе «Первая Форма» можно построить полноценный электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив, в том числе для налогового мониторинга; а также — настроить маршруты согласования любой сложности.
Интеграция с Крипто Про позволяет использовать электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». А также автоматизировать процесс управления сертификатами ЭП: выдачу, отзыв и блокировку — благодаря интеграции с Удостоверяющим Центром.
Аналитика для продаж, маркетинга и финансов
В SharePoint довольно неплохие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI вы сможете отслеживать, какие документы сотрудники открывали и редактировали чаще других или что вообще искали, насколько эффективно выполняли задачи. Также ко всем документам можно добавить мета-информацию, чтобы формировать отчёты и дашборды по их готовности, срокам и другим данным.
![Данные представлены в разном виде: графиках, столбиках, круговых диаграммах Данные представлены в разном виде: графиках, столбиках, круговых диаграммах](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f70/3ac/fc1/f703acfc1a96ccdaee203709b9c31157.png)
«Первая Форма» может автоматизировать множество разных процессов, поэтому аналитики в ней тоже очень много. Система собирает данные по трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и многому другому. Систему можно интегрировать с любым ПО для бизнес-анализа, например, с Qlik, и запрет доступа к Power BI ей не страшен.
Представление данных на дашбордах можно выбрать: в таблицах, диаграммах, графиках, интерактивных отчётах. Кликабельные показатели будут связаны с конкретными категориями и задачами.
![Аналитические дашборды на примере одного из наших клиентов Аналитические дашборды на примере одного из наших клиентов](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/498/6eb/cf2/4986ebcf25a9d66e0b5af4818019c9c9.png)
На этом всё! Спасибо, что прочитали, делитесь своим мнением о SharePoint и его альтернативах, рассказывайте, как отнеслись к новости об отключении Microsoft.
У нас открыта вакансия специалиста отдела внедрения! Присоединяйся к команде, будем вместе погружаться в процессы крупных российских компаний и создавать для них уникальные решения.
Комментарии (9)
SlFed
25.03.2024 07:30У мелкомягких есть бесплатная версия - Sharepoint Foundation.
А как с этим у "Первой формы" ?
Brodyagos
25.03.2024 07:30Шарик это не только црм.
Это огромная экосистема по лендингу любого контента и процессов с огромным внутренним апи. В статье говорится лишь о 5% функций которые может закрыть почти любая црм помойка
Waserman
Microsoft совсем уходит -- разве полностью отключают? видел, что только часть сервисов
Akotlyakova
50 продуктов MS точно ограничат, ещё в прошлый вторник была новость с полным списком --> https://tass.ru/ekonomika/20287331
ptr128
Странно, что в список попал VS Code. Сначала следовало сменить его лицензию с MIT на не свободную. Но такой шаг и тяжело реализуем, так как нужно сначала вычистить оттуда весь community код, да и может вернуться очень больно.
Brodyagos
Это касается онлайн решений, но большинство компаний использующих онлайн уже почти 2 года как в стоп листах и переехали на онпрем, а там трава хоть война, за прокси не страшно
purtova
Главное ограничат МС проджект, тимс, дайнемикс и шерпойнт, на которых пол корпората сидели