Всем привет! Меня зовут Саша Бойко, я бизнес-аналитик в «Первой Форме». В этой статье я хочу сравнить функциональные возможности этих двух решений для организации совместной работы. В 2023 году мы несколько раз проводили такое импортозамещение, и вот, когда Microsoft совсем уходит, настал идеальный момент расписать, почему «Первая Форма» — адекватная замена SharePoint. 

Для начала: MS SharePoint и «Первая Форма» — это решения разных масштабов.

MS SharePoint — продукт для организации совместной работы, создания порталов, поиска по документам и проведения корпоративных опросов.

 «Первая Форма» — это BPM-система для автоматизации бизнес-процессов: документооборота, управления проектами, CRM, а также В2В2С-решений и корпоративных коммуникаций в вебе и мобильном приложении.

При этом оба решения подходят для командной работы: SharePoint используют в отделе маркетинга, HR-отделе, техподдержке — и «Первая Форма» тоже автоматизирует эти процессы, а также используется для их сквозного взаимодействия. 

Давайте сравним эти решения. Для удобства я использую критерии, на которые, по моему опыту, чаще всего обращают внимание наши заказчики, ищущие решение для импортозамещения: 

Совместное создание корпоративных материалов

• Командная работа над документом и история версий

• Управление правами доступа к документам

• Тематическое разделение информации и задач

• Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников

Единое окно для HR-отдела

• Страница с информацией о сотруднике

• Хранение обучающих материалов

• Проведение опросов и анализ результатов

• Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами

База знаний для техподдержки

Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов

• Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении

Совместное создание корпоративных материалов

В «Первой Форме», как и в SharePoint, вы тоже можете работать над контентом большой командой — давайте сравним возможности. 

Командная работа над документом и история версий

В SharePoint можно создавать папки, наполнять их корпоративной документацией и редактировать в Word и Excel. Доступны режим комментирования и история версий.

BPM-система «Первая Форма» — это больше, чем пространство для совместной работы и хранения документов. 

Текстовые файлы и таблицы можно создавать, редактировать и комментировать прямо внутри задачи. Файлы можно хранить в архивах, базах знаний, отдельных пространствах; пересылать внутри системы или через встроенный почтовый клиент.

В систему встроен текстовый редактор P7 — отечественный аналог сервисов для работы с документами, таблицами и презентациями. В нём есть все привычные опции для совместной работы: комментарии, история версий, работа с мобильного приложения. 

Управление правами доступа к документам 

В SharePoint можно настроить индивидуальные права доступа к файлам для разных сотрудников. Доступ учитывается и в поиске по системе — если документ закрыт, в результатах выдачи его не будет.

В «Первой Форме» также можно настроить права доступа отдельных сотрудников и их групп к задачам и документам в них. Привлечение новых исполнителей к работе настраивается и автоматизируется: в определённый момент система сама добавит специалиста в задачу и удалит его, когда он всё сделает.

Все действия исполнителей логируются, поэтому, если что-то пойдёт не так, всё можно откатить и узнать, кто совершил ошибку.

Тематическое разделение информации и задач

В SharePoint можно создавать «сайты» — тематические пространства, в которых собраны пользователи, документы и задачи. Так можно организовать работу разных отделов и обсуждать её без пересечения с другими пользователями. 

В «Первой Форме» создать подобные «сайты» можно по-разному: 

• через задачи с комментариями,

• через пространства базы знаний,

• через дашборды. 

Начнём с первого варианта. В текст комментария можно добавлять форматирование, прикреплять ссылки на внешние ресурсы и другие задачи в системе. Если нужно обратить внимание коллеги, выделите комментарий вопросом — тогда он загорится красным и по нему придёт отдельное уведомление. Время, когда человек просмотрел комментарий, также фиксируется.

Общаться вдвоём или командой можно в чатах мессенджера и в ВКС, которая вмещает более 100 пользователей на одном звонке. Всё это уже есть в системе без доплат и интеграций.

Актуальные задачи, их сроки и другая полезная информация попадает на порталы, как и в SharePoint. Каждому отделу можно настроить свой портал и сделать его приватным.

Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников

На «сайтах» SharePoint можно публиковать корпоративные новости, чтобы их увидели все сотрудники. 

В BPM-системе «Первая Форма» можно создать корпоративный портал или интранет для всех сотрудников с полезной информацией и новостями компании, о которых сообщает программный робот. 

Для особенно важных сообщений — обновлений системы, анонсов встреч или технических работ — есть объявления, которые можно рассылать как на всю компанию, так и на отдельных сотрудников. Можно настроить интеграцию по API с любым мессенджером, например, Telegram, и новости будут дублироваться в отдельный канал для сотрудников.

.

Единое окно для HR-отдела  

В SharePoint есть функции для реализации HR-процессов: онбординга, работы с кадровыми системами, сбора обратной связи. В «Первой Форме» тоже есть HR-инструменты и вот как они устроены.

Страница с информацией о сотруднике

В SharePoint у каждого пользователя есть личная страница с информацией: именем, фото, контактами и местом в структуре компании. Написать коллеге можно через Outlook, что не всегда удобно. 

В BPM-системе «Первая Форма» личная страница — это не только профайл с должностью и контактами. В нём есть:

• календарь, где можно посмотреть загрузку сотрудника и поставить ему задачу или встречу;

• раздел со всеми задачами сотрудника, в которых он задействован как исполнитель;

• список задач, которые сотрудник поставил сам;

• все его комментарии.

Отсюда же можно позвонить коллеге по ВКС и уточнить детали. В системе также есть оргструктура компании с информацией о сотрудниках и ссылками на их профили.

Кроме личной страницы, у пользователей есть и кабинет. Здесь можно отследить ,например, зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег — настроить можно всё, что угодно.

Хранение обучающих материалов

SharePoint подходит для хранения и организации базы знаний.

В «Первой Форме» также можно сделать базу знаний для сотрудников разных отделов по типу Confluence. В них мы размещаем текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на внешние курсы, части кода и видеоуроки (их можно записать из встроенной ВКС). Доступ к обучающим материалам можно открыть отдельным сотрудникам.

Проведение опросов и анализ результатов

В SharePoint есть много настроек для опросов и анкет. Их можно размещать на «сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook. Результаты сохраняются. 

В BPM-системе «Первая Форма» можно создавать опросы и анкеты на любой случай, например, для сбора впечатлений сотрудника от первого месяца в компании. Формы вопросов различны: с выбором ответа, с прикреплением файлов, с текстовым полем. 

После заполнения опроса или анкеты результат приходит ответственному сотруднику. Тот может посмотреть ответы и прокомментировать их, если что-то заполнено неправильно или у сотрудника появился вопрос.

Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами

У SharePoint открытый API, который даёт подключить к сервису некоторые сторонние продукты, например, CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и доработок уже понадобится разработчик со знанием C#.

В «Первой Форме» всё это уже есть внутри платформы:

• проектное управление;

• CRM;

• Service Desk;

• СЭД;

• ВКС, чаты и так далее. 

Если нужно расширить функционал, систему также можно интегрировать по API с любым сервисом, или написать кастомный API для обмена данными. Вот лишь пара примеров популярных сервисов для интеграции: 

• 1С ЗУП;

• Босс-Кадровик;

• Контур.Фокус.

База знаний для техподдержки

«Первая Форма» и SharePoint подходят для организации базы знаний техподдержки, но этот функционал реализован по-разному. В SharePoint вы создаёте папки и размещаете в них текстовые описания, чек-листы и другие материалы. Находить файлы в сервисе можно по фразе в содержании.

База знаний техподдержки в «Первой Форме» реализована в привычном многим формате wiki с многоуровневой структурой папок. Доступ можно дать как к целой базе, так и к отдельным материалам, поиск по пространствам в системе тоже есть. Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений на размер материалов нет, после публикации статьи можно редактировать.

Материалы базы знаний можно отправлять на персональную панель «Избранное». Она доступна из любой страницы системы, а не только на портале, как в SharePoint, и обратиться к ней можно хоть во время звонка, хоть в процессе подготовки других статей.

Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов

«Первая Форма» позволяет всем отделам взаимодействовать в одном решении без покупки дополнительных сервисов. Она собирает и анализирует данные, автоматизирует сквозные бизнес-процессы, формирует договоры и отчёты. Вот как это реализовано в сравнении с SharePoint.

Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении

Подписать документы в SharePoint можно с помощью собственной службы Microsoft SharePoint eSignature. Она криптографически защищает документы и соответствует всем требованиям. Услуга платная — на момент написания статьи за одну подпись нужно отдавать $2.

Также в SharePoint можно отслеживать путь движения, менять статус, контролировать сроки готовности

В BPM-системе «Первая Форма» можно построить полноценный электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив, в том числе для налогового мониторинга; а также — настроить маршруты согласования любой сложности. 

Интеграция с Крипто Про позволяет использовать электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». А также автоматизировать процесс управления сертификатами ЭП: выдачу, отзыв и блокировку — благодаря интеграции с Удостоверяющим Центром. 

Аналитика для продаж, маркетинга и финансов

В SharePoint довольно неплохие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI вы сможете отслеживать, какие документы сотрудники открывали и редактировали чаще других или что вообще искали, насколько эффективно выполняли задачи. Также ко всем документам можно добавить мета-информацию, чтобы формировать отчёты и дашборды по их готовности, срокам и другим данным. 

«Первая Форма» может автоматизировать множество разных процессов, поэтому аналитики в ней тоже очень много. Система собирает данные по трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и многому другому. Систему можно интегрировать с любым ПО для бизнес-анализа, например, с Qlik, и запрет доступа к Power BI ей не страшен.

Представление данных на дашбордах можно выбрать: в таблицах, диаграммах, графиках, интерактивных отчётах. Кликабельные показатели будут связаны с конкретными категориями и задачами.

На этом всё! Спасибо, что прочитали, делитесь своим мнением о SharePoint и его альтернативах, рассказывайте, как отнеслись к новости об отключении Microsoft.

У нас открыта вакансия специалиста отдела внедрения! Присоединяйся к команде, будем вместе погружаться в процессы крупных российских компаний и создавать для них уникальные решения.