Привет, Хабр! Сегодня поговорим об автоматизации всех этапов открытия магазинов. Такой процесс мы настроили для «ВкусВилл» — того самого магазина полезного питания. Когда клиент пришёл к нам, у него было 700 торговых точек, а сейчас их уже больше 1,2 тыс.

Сейчас расскажем и покажем, какие инструменты помогли быстро и эффективно открывать новые магазины.

Проблема: нет единой системы, долгий процесс согласования и сбора документов

Во «ВкусВилле» над открытием нового магазина работает почти вся компания. Одно подразделение выполняет задачу и передаёт эстафету другому. Раньше процесс был устроен примерно так:

• Сотрудники искали для новых магазинов подходящие помещения и вручную анализировали, насколько прибыльной может стать конкретная точка. Характеристики подходящих объектов фиксировали в презентациях PowerPoint.

• Презентации рассылали на почты всех ответственных сотрудников. Из-за этого процесс затягивался — кто-то случайно терял сообщение, кто-то уходил в отпуск, а кто-то мог отложить согласование.

• Когда точку всё-таки утверждали, юристы подписывали договор аренды, строители начинали ремонт, отдельная бригада завозила технику и продукты. Каждая команда отвечала за свою часть работы, но синхронизации между ними не было. Поэтому контролировать и координировать процесс открытия было непросто.

Всю работу сотрудники вели в мессенджерах или по электронной почте — там же обсуждали сроки, пересылали друг другу документы и Excel-таблицы с данными. Базы данных, где хранились бы отзывы на все проработанные точки, тоже не было. Из-за этого одни и те же помещения часто рассматривали несколько раз.

Решение: автоматизированная платформа с интерактивной картой

Вот, как выглядит новый процесс открытия магазинов:

1. Менеджер по развитию территории оценивает район с помощью интерактивной карты. «Первую Форму» интегрировали с Яндекс. Картой и перенесли на неё все магазины сети. На небольшом масштабе точки объединяются в кластеры — так можно оценить общее количество магазинов в выбранной локации. Если масштаб увеличить, отобразится детальная информация: статус магазина — работает, готовится к открытию или на ремонте, а также его экономические показатели, которые подтягиваются из 1С.

Благодаря интеграции с ГИС на карте отображаются зоны пешей и транспортной доступности вокруг точки, среднее количество домохозяйств, доходы населения и его численность. Если менеджер изучил все аспекты и посчитал локацию перспективной, он ставит на карте специальную отметку.

2. Специалисты по поиску получают уведомления о новых отметках в закреплённых за ними локациях и начинают подбирать помещения для магазинов. Когда сотрудник находит подходящий объект, он приезжает туда и проверяет характеристики по специальному чек-листу. Затем вносит данные в карточку системы, регистрирует и отправляет на рассмотрение менеджеру по развитию территории. Загрузить данные и фото он может со смартфона, находясь прямо на объекте.

Чек-листы и карточка объекта сокращают время на сбор данных об одном помещении, позволяют прорабатывать большее количество объектов и экономить время сотрудников.

3. Территориальный менеджер анализирует все объекты, выбирает наиболее удачные и запускает открытие магазина. Данные о помещениях, которые не подошли, тоже остаются в системе вместе с причиной отклонения. База данных включает все изученные объекты, независимо от их статуса, поэтому тратить время на рассмотрение объектов по второму разу больше не приходится.

Интересный факт: не все помещения, которые отобрали специалисты по поиску, становятся новыми магазинами. Средняя конверсия примерно 7%, то есть из 700 точек на этапе поиска до открытия дойдет чуть больше 50.

4. Затем стартуют работы по подготовке магазина к открытию. Они разделены на два крупных блока: юридический и строительный:

• Задачи юридического блока — согласовать заявки на открытие магазина, подписать договоры аренды, заключить договоры на субаренду и так далее. Все эти операции фиксируются в системе. Любой сотрудник может узнать, почему отклонили какой-то объект или проверить, что и когда согласовали.

• Строительный блок включает полный цикл подготовки помещения: от выезда на объект для замеров, строительно-монтажных работ, согласования расстановки торгового оборудования и IT-обеспечения, до сдачи готового объекта, оформления торговых залов и открытия магазина.

Как правило, открытие одного магазина порождает от 10 до 20 бизнес-процессов. В каждом из них обозначены исполнители, объёмы работ и критерии приёмки. Например, задачу по оформлению договора аренды нельзя завершить без скан-копии подписанного договора и даты передачи помещения.

Приёмка объекта тоже проходит по чек-листу. Представитель компании приезжает на объект и отмечает в смартфоне, все ли готово. Если что-то не так, например, нет огнетушителя, фотографирует и отправляет в систему. Туда подключены и подрядные организации, и если несоответствие будет на них — система поставит им задачу на устранение замечаний. Завершив работы, они тоже сфотографируют результат и закроют задачу.

5. Результаты выполненных подзадач передаются в головную задачу. Когда все процессы будут закончены, там соберётся ключевая информация: договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозные показатели оборота, даты, ответственные сотрудники от разных подразделений.

Результат

• Создано единое решение, где работают все участники процесса: от менеджеров по развитию территории до ремонтных подрядчиков. Все функции системы доступны как на компьютере, так и на смартфоне.

• Разработана карта, на которой удобно подбирать и анализировать локации для новых магазинов, а также база данных по всем рассмотренным объектам.

• Исключены ситуации, когда вопрос решается устно или в стороннем мессенджере. Коммуникации сотрудников из разных подразделений и других участников процесса ведутся в одной системе.

• Ушли от неудобных методов работы в виде презентаций по новым точкам. Теперь в компании автоматизированные процессы и современные инструменты.

Мы работаем с компанией «ВкусВилл» уже пять лет. За это время мы добавили в систему ещё больше процессов — техническое обслуживание холодильного и другого оборудования, продление договоров аренды, согласование вывесок, оформления магазина и другие работы с подрядными организациями. Сейчас это большое решение, полностью заточенное под задачи компании. О других его частях мы расскажем в следующих кейсах.