Меня зовут Ульяна Батуева, и недавно мы с командой впервые провели IT-фестиваль KODE Waves в Калининградской области. В статье рассказываю про наш опыт, набитые шишки и выводы, как этих шишек избежать.

Зачем региональной IT-компании проводить конференцию

Во-первых, у нас была цель: укрепить наш HR-бренд, сделать его сильным и узнаваемым среди IT-специалистов в Калининграде, а затем и в России. Мы много лет развивали IT-сообщество Калининградской области и поняли, что без офлайн-ивента сложно работать с вовлеченностью аудитории и знакомить ее с нашими ценностями.

Во-вторых, мы любим наших местных IT-специалистов и считаем своей миссией развитие Калининградской области как IT-региона. В общем, хотелось, чтобы наш город стал точкой притяжения для IT-аудитории. Мы хотели сделать такой ивент, где участники узнали что-то новое о мобильной разработке и технологиях будущего, завели знакомства и увидели возможности для своего развития в Калининградской области. А еще чтобы атмосфера была расслабленная, живая, располагающая к нетворкингу. Короче, более фестивальная.

Определиться с концептом

Мы сразу решили, что будем стартовать с однодневного мероприятия, чтобы проверить свои силы и узнать, как откликнется аудитория на наш фестиваль.

Наша компания — №1 в мобильной разработке, поэтому главная техническая тема сразу была ясна, к тому же мы хотели подсветить свою профессиональную экспертизу. Первую секцию посвятили мобильной разработке: речь шла об инновациях, которые определяют будущее индустрии. Мы постарались найти доклады, которые показывают новые технологические тренды, анализируют их потенциальное влияние на бизнес-стратегии, модели поведения и пользовательский опыт.

Также мы понимали, что большая часть нашей аудитории — представители других ролей: аналитики, дизайнеры, QA и проджект-менеджеры, которым тоже нужны новые знания, нетворкинг и топовые спикеры. Поэтому мы решили сделать вторую секцию для максимально широкой аудитории: про инженерные и технологические инновации, но уже за пределами мобильности. Здесь мы решили собрать доклады об ИИ, машинном обучении, больших данных, AR/VR и других темах, которые формируют технологическое завтра. В нашем представлении эти темы важны всем, кто связан с развитием IT-проектов, потому что редкая беседа в индустрии обходится без обсуждения этих технологий.

Все это позволило нам легко привлечь аудиторию через интересных спикеров и небанальные темы. Но обратная связь показала, что участникам не хватило хардовой информации по своим направлениям. Вот некоторые отзывы:

• «Доклады были больше полезны для разработки. Для QA, аналитиков или ПМ было мало, что послушать».

• «IT-мир раскрывался на конференции с многих сторон, но совсем не была затронута тема проектирования и дизайна интерфейсов, продуктового дизайна».

• «Было бы неплохо выделить и другие сферы, помимо разработки. Например, тестирование и дизайн».

Мы и сами понимаем, что более прикладные доклады для каждой роли сделают конференцию привлекательнее для большего количества участников, поэтому в следующем году докладов и секций будет больше.

Найти помощь и партнеров

Если вы горите идеей организовать собственную конференцию, но у вас не хватает ресурсов и компетенций — будьте открыты к коллаборациям.

Мы обратились к профильному подразделению Министерства цифровых технологий и связи Калининградской области — АНО «Цифровое развитие». У них уже был богатый опыт в проведении мероприятий, поэтому они стали полноправным соорганизатором конференции. Например, предоставили трансфер для участников, договорились с множеством подрядчиков и забронировали площадку Янтарь-холл. Благодаря АНО «Цифровое развитие» мы сделали мероприятие бесплатным, по-настоящему доступным и открытым для сообщества.

Также сделали интерактивные зоны, чтобы участники не скучали в свободное от докладов время. Для этого мы пригласили партнеров — IT-компании, которые развивают свой HR-бренд в регионе. Чтобы интерактивные зоны не превратились в ярмарку вакансий, мы заранее попросили партнеров не хантить людей, а заявлять о себе через технологии, в которых они хороши. 

Все это возымело эффект: после конференции участники оставили фидбэк о том, что хотелось бы больше интерактивных стендов — значит, такой формат интересен.

Привлечь топовых спикеров

Если ваша компания не такая известная, как Яндекс или ВКонтакте, а у конференции еще нет большой узнаваемости, нужно смотреть правде в глаза: звездные спикеры не будут гореть желанием к вам приехать.

Есть три пути, чтобы заполучить их:

1. Выделить очень-очень-очень большой бюджет на гонорары.

2. Долго прогревать их и рассказывать, что вы делаете космическую конференцию, на котором соберется замечательная аудитория.

3. Найти амбассадора вашей конференции. Им может стать человек, хорошо знакомый с вашей компанией, который может за вас поручиться. У него должно быть много социальных связей в IT, а также богатый опыт по организации мероприятий и участию в них.

Нам повезло — мы давно дружим с Алексеем Гладковым, одним из самых известных мобильных разработчиков. Алексей согласился помочь сделать программную часть, помог собрать звездный состав спикеров с интересными темами, провалидировал их на соответствие нашей концепции, а когда доклады и презентации были готовы — участвовал в прогонах и давал фидбэк.

В результате мы собрали много положительной обратной связи о выступлениях: 

• «Мне очень зашел доклад про AI-трансформацию код-ревью. Спасибо спикеру за подробный рассказ от и до. Пощупать и заплатить денег, чтобы внедрить себе, хотелось прямо в зале».

• «Мне очень понравилась лекция про Web3, про нейронки от Битрикс, лекция Леши Плаксина очень захватывающая».

• «Доклады в хард-секции по мультиплатформе. Спикеры поделились полезным опытом и дали вдохновение попробовать новые технологии».

Рассчитать количество участников

Когда организатор конференции планирует количество гостей, он исходит из своих KPI. Они могут фокусироваться на разном: например, величине сообщества в регионе или желаемой конверсии. Мы исходили из размера сообщества в Калининградской области и опыта коллег в проведении похожего мероприятия для геймдев-индустрии. Также мы учли ограничения площадки, получили предполагаемое число участников — 350 человек.

Но в результате мы поняли, что могли бы получить в два раза больше аудитории. Запрос у специалистов оказался настолько сильным, что нам пришлось ограничить количество выданных билетов. Это конечно дало свою волну хейта. Но мы решили, что лучше сделаем супер-качественное мероприятия для меньшего количества человек, чем разочаруем 600 айтишников.

Организовать нетворкинг

Обычно участники конференций сильно устают, потому что переваривают огромное количество информации и в короткие перерывы бегают из зала в зал. Мы выдвинули гипотезу о том, что многие приезжают на мероприятия не только за знаниями, а в том числе за общением и вдохновением.

Поэтому мы сделали конференцию на берегу Балтийского моря и очень хотели, чтобы участники попали в расслабленную атмосферу с классным нетворкингом, получили позитивные эмоции и приятно пообщались. Мы назвали KODE Waves фестивалем, а еще планировали соблюсти баланс между вдохновением и знаниями:

• Сделать большие перерывы между докладами — минимум по 20 минут.

• Организовать комфортное пространство для обсуждения докладов.

• Сделать зоны, в которых можно расслабиться и пообщаться.

• Вынести основной поток докладов на свежий воздух, чтобы шелест морских волн задавал нужный тон.

В итоге у нас получилось не все из того, что запланировали:

• Перерывы между докладами шли по 10 минут, и этого времени не хватало на отдых и общение.

• День выдался холодным, и аудитория замерзала во время докладов на открытом воздухе.

• У тех, кто пришел в компании знакомых или друзей, не было поводов для общения с другими людьми. Стаканчики для нетворкинга не сработали: все просто пили из них кофе и не обращали внимания на наклейки.

В следующем году мы учтем эти нюансы. Из плюсов — наша гипотеза сработала: обратная связь показала, что участникам действительно был важен нетворкинг и обмен знаниями в располагающей к этому обстановке.

Что еще было важно для аудитории

В работе с IT-сферой мое любимое — это получать фидбэк после того, как проект окончен. После фестиваля мы отправили участникам анкету и спросили, что было хорошо и что не очень. Вот какие пожелания высказали ребята:

• Доклады должны быть для представителей всех направлений, которые приехали на конференцию.

• Необходим по-настоящему вкусный кофе и состав позиций в меню для аллергиков.

• Перемещение по всему пространству конференции, еда, интерактивы — все должно проходить без очередей и дополнительных рамок досмотра.

• Расписание должно идти четко по таймингу без задержки. Перерывы должны быть дольше десяти минут, чтобы все успели передохнуть и поучаствовать в нетворкинге.

• В лекториях должно быть просторно и не многолюдно. Здорово, если слушателю не придется сидеть в одном лектории весь день. 

• Участникам нужен чат в Telegram для общения.

• Партнерам на интерактивных стендах нужно раздавать мерч — хотя бы стикерпаки.

Все эти пожелания мы учтем в 2025 году и постараемся сделать KODE Waves еще круче и полезнее. А пока набираемся опыта и рефлексируем ?

Делитесь в комментариях, с какими трудностями в организации региональных IT-конференций вы сталкивались, и что помогало вам провести такое крупное и важное событие. И подписывайтесь на Telegram-канал фестиваля KODE Waves — в нем вы первыми узнаете о том, что будет в следующем году!