В своей предыдущей статье я рассказала о том, какие инструменты совместной работы подойдут для компаний среднего размера, которые справились с активным ростом и задумались о повышении эффективности работы. Сегодня поговорим о том, что нужно взрослым компаниям — мы называем их Small Enterprise. Это компании со средней численностью сотрудников от 500 человек, с четкой развитой структурой компании, множеством отделов, руководителей, заместителей и т.д.  

Сегодня на рынке есть очевидный дефицит высокоэффективных специалистов — из-за большой конкуренции за кадры они часто меняют место работы, или даже сферы деятельности. Бизнесу важно не только удерживать таких сотрудников, но и научиться получать максимум эффективности, работая с имеющимися кадрами. Задачу решают цифровые инструменты. Но если раньше они охватывали порядка 20% сотрудников — тех, кто работает в офисе, то сейчас задача крупных компаний в том, чтобы предоставить цифровые решения оставшимся 80% сотрудников, работающим в полях. 

Фокус внимания расширяется и компании стараются охватить всех сотрудников, объединить их с помощью инструментов совместной работы. Это даёт возможность удерживать сильные кадры, убеждая каждого сотрудника в его значимости и ценности для компании. Мы в Битрикс24 на собственном примере доказываем, что успех бизнеса зависит не от того, сколько людей в компании, а от того, насколько слаженно они работают вместе. И мы поддерживаем в своих продуктах текущие тренды, подстраиваемся под изменения рынка. Поэтому сегодня мы поговорим об инструментах совместной работы, которые полезны крупному бизнесу и сделаем акцент как раз на инструментах привлечения синих воротничков. 

Единая среда для всей компании

Один вместо множества

Для крупных компаний с частой ротацией персонала и обновлением команд крайне важно минимизировать затраты на адаптацию новых сотрудников. Представим, что каждому сотруднику нужно устанавливать 3-5 рабочих приложений, давать доступ к нескольким корпоративным сервисам — это серьезная нагрузка на ИТ-отдел. А онбординг и обучение работе с приложениями — головная боль HR-отдела. Сотруднику придется разобраться с разрозненными инструментами: в в одном отслеживать свои задачи, в другом - отправлять заявки в бухгалтерию, АХО или транспортный отдел, в третьем вести коммуникацию и т.д.

Поэтому крупный бизнес все чаще выбирает единое инфопространство для всей компании, которое не только объединяет и административный персонал, и офисных сотрудников, и линейных специалистов в полях, но предлагает бесшовную связь между разными инструментами.  Битрикс24 — это пример мультипространственной среды, причем онбординг сотрудников в ней можно поручить встроенному AI-ассистенту. 

Внутри пространства Битрикс24 есть все необходимые инструменты для офисных и линейных сотрудников, и они бесшовно связаны между собой. Например, можно запланировать встречу — одним кликом выбрать подходящее время для всех участников, не бегая по календарям. Затем, прямо из встречи провести видеозвонок, получить в этом же чате от Копилота фоллоу-ап результат с тщательно зафиксированными договоренностями, из этого же сообщения создать задачу и отправиться ее решать. 

В своем стиле

Крупному бизнесу, более чем другим, важна кастомизация, персонализация рабочего пространства под себя. Во многом это эмоциональный фактор, помогающий поддерживать единый корпоративный дух, корпоративный стиль компании.

Облачный Битрикс24 позволяет минимально подстроить продукт под себя, задать настроение, установить персональный фон, настроить разделы, пункты меню и инструменты, с которыми будут работать конкретные сотрудники или целые отделы. 

В коробочном варианте продукта можно полностью изменить шаблон продукта под задачи бизнеса. 

Посторонним вход запрещен

Крупным компаниям защищенность цифровых инструментов важна на всех уровнях, начиная с надежных дата-центров, бесперебойно работающих серверов и масштабируемых инфраструктур и заканчивая безопасностью конкретных сервисов. 

В последнее время мы наблюдаем всплеск фишинговых атак, и в том числе,  через общедоступные мессенджеры.  Именно поэтому защищенность корпоративных каналов коммуникации сейчас важна крупному бизнесу как никогда ранее. Речь идет не только об использовании всевозможных протоколов и криптографических средств, но и подходах, которые позволят минимизировать или полностью исключить человеческий фактор, ошибку сотрудника при попытке хакеров использовать средства социальной инженерии. 

Корпоративные мессенджеры, например, мессенджер в Битрикс24,  заведомо ограничивают общение сотрудников с внешними контактами, а значит, сотрудники не будут получать спам, фишинговые сообщения с поддельных аккаунтов руководства, например, с просьбами прислать какой-либо отчет, передать конфиденциальные данные или оплатить неизвестный счет.

Руководству компании не нужно делиться со всеми личными контактами, чтобы подтвердить свою личность — подделать аккаунт в корпоративном мессенджере невозможно. Если генеральный директор, например, публикует пост с приказом или пишет личное сообщение линейному сотруднику, ни у кого не возникнет сомнений в авторстве. И уж точно в корпоративном мессенджере невозможны звонки от “техподдержки банка” или “Почты России”. 

Также Битрикс24 гарантирует безопасный вход в сервис — по биометрии в мобильное приложение или с помощью двухфакторной авторизации в веб-версию. Двухфакторная авторизация позволяет исключить тот самый человеческий фактор при выборе паролей — несмотря на все увещевания системных администраторов и напоминания менять данные для авторизации раз в месяц, многие по-прежнему используют одни и те же или очень похожие пароли для десятков разных сервисов. Если где-то этот пароль был скомпрометирован, то и учетная запись Битрикс24 оказывается под угрозой. Двухфакторная авторизация с помощью мобильного приложения решает эту проблему. 

Рабочие инструменты: что нового

Вырастая, компании продолжают использовать в работе и чаты, и звонки, и задачи, но уже в большем объеме, в более сложных сценариях. Также к этому набору добавляются и новые инструменты. 

Документы

Чем крупнее бизнес, тем более профессиональной становится работа с документами — меняется подход к работе с единым хранилищем документов внутри компании и сценарии совместной работы с ними. Все чаще появляется необходимость совместно подключаться к редактированию документов, использовать их в разных пространствах: прикреплять к задачам или встречам, использовать в чатах. Битрикс24 не только дает компаниям такие возможности, но и расширяет само понятие документов. Если раньше, в течение многих лет, в офисный пакет входило три базовых инструмента: текстовый редактор, таблицы и презентации, то сейчас стандартом становится четвертый инструмент — доски. Этот формат работы с информацией особенно актуален для крупных компаний, для больших команд, которым необходимо разрабатывать новые продукты, генерить идеи и представлять их в реальном времени в понятном для всех виде.

Как и с остальными типами документов, с Досками в Битрикс24 можно работать везде в рамках общего инфопространства компании — сохранять на Диске, прикреплять к задачам, чатам, встречам. Это не отдельный продукт, а интегрированный в корпоративное решение инструмент.

 В Битрикс24 есть готовые шаблоны досок для различных фреймворков и методологий — работать с ними могут команды разработчиков, маркетологов и других специалистов, которым нужно удобно хранить разнообразную неструктурированную информацию о проектах.

Кстати, доски Битрикс24 доступны не только внутри самого продукта, ими можно делиться с внешними пользователями по публичной ссылке, как и любыми другими документами Битрикс24, а также можно сохранить в виде файла .board — это наш собственный, открытый формат описания досок и мы надеемся, что разработчики аналогичных решений начнут его поддерживать, а значит доски, созданные в Битрикс24, можно будет открывать и редактировать в других сервисах.

Задачи

С ростом компании задачи не теряют своей актуальности, наоборот, работа с ними становится все более детализированной — больше внимания уделяется планированию сроков, оценке эффективности сотрудников. 

В больших компаниях, как правило, много крупных подразделений, и есть вероятность, что они будут использовать разные методологии работы с задачами. Это может быть скрам, исполнительская дисциплина, водопадная модель и т.д. Преимущества Битрикс24 в том, что все эти методы собраны в едином пространстве и каждый отдел или даже каждый сотрудник может выбирать для себя удобное представление. 

Для руководителей компании, которым важны цифры, результаты, статистика по задачам, есть специальный инструмент — BI-аналитика. Он позволяет увидеть все процессы работы с задачами по всей компании: общий срез, статистику по конкретным отделам, подразделениям или сотрудникам. Аналитика помогает получить важные инсайты, определить сезонность, влияние внешних факторов, учитывает специфику конкретных типов бизнеса. 

В Битрикс24 есть набор готовых отчетов, которые закрывают типовые задачи аналитики, а также предусмотрена возможность кастомизировать отчеты под собственную специфику компании, используя приложения из Маркетплейса или сотрудничая с партнерами Битрикс. 

Автоматизация

Автоматизация процессов — это неизбежный этап в развитии компании, без нее не обходится ни один крупный бизнес. Чем активнее рост компании, тем больше процессов, тем более необходимой становится оптимизация ресурсов, а значит возникает потребность в автоматизации.

И если бизнесу среднего размера достаточно было использовать, например, автоматизацию задач с помощью Потоков, то крупным компаниям адресованы более профессиональные инструменты — бизнес-процессы, смарт-процессы — которые позволяют автоматизировать практически любой процесс в компании. Это могут быть бухгалтерские процессы: например, заявки на отпуска, командировки, или процессы в АХО: заказ на обслуживание оборудования, приобретение инвентаря и т.д.  С помощью Битрикс24 можно выстроить любые процессы в самых разных областях деятельности и полностью автоматизировать бизнес. 

Искусственный интеллект

Внутренняя статистика Битрикс24 показывает, что чем крупнее компания, тем больше она работает со встроенными в продукт AI-инструментами и активнее внедряет его в свои процессы.

AI-ассистенты востребованы везде, где нужна скорость и эффективность решения задач, от запросов в чатах до профессионального использования во время видеозвонков, внутри задач, в CRM и т.д. Крупные компании используют AI практически во всех повседневных рабочих сценариях — многие из них мы готовим к выходу в следующих релизах. Но уже сейчас мы видим, насколько активно крупный бизнес работает, например, с инструментом CoPilot Follow-Up, который помогает расшифровывать и анализировать созвоны, собирает резюме встреч, дает оценку активности всех участников. Это повышает эффективность созвонов и результативность работы команд.  И уже совсем скоро ИИ станет делать часть работы за нас прямо внутри продукта — настраивать CRM под задачи бизнеса, корректировать процессы, собирать целые Бизнес-процессы. Это даст небывалый рост продуктивности не только отдельным командам, но и всей компании, которая научится управлять такими решениями.

Цифровые рабочие места

У любой крупной компании есть свои уникальные сценарии работы, связанные, например,  с отраслевой спецификой, для которых нужен очень ограниченный набор инструментов. Но сотрудников, которые заняты в этих процессах, также необходимо интегрировать в единое информационное пространство компании.

Например, HR-специалистам нет необходимости работать с задачами или CRM,  но у них есть свои уникальные процессы связанные с наймом, онбордингом, обучением и развитием сотрудников и т.д. Для таких случаев в Битрикс24 есть отдельное решение — Цифровое рабочее место. 

Цифровое рабочее место можно создать для целого отдела или для конкретных сотрудников. И это будет не просто страничка с виджетами, а полноценное рабочее место с автоматизированными процессами и необходимыми сущностями, с которым будет работать сотрудник. На примере HR-отдела цифровое рабочее место может включать процессы рекрутмента, этап онбординга новых сотрудников, работу по удержанию и развитию имеющихся в компании специалистов. Сюда можно включать такие сущности, как обучение сотрудников, грейды, базы знаний и многое другое. В таком цифровом рабочем месте HR-специалисты смогут видеть запросы со стороны менеджеров, находить подходящих кандидатов, проводить интервью, фиксировать результаты и т.д. Отдельно можно выстроить процесс онбординга любой сложности, с обучением, доступом к базе знания, отслеживанием прогресса сотрудников и уровня удовлетворенности. 

Мобильные приложения для «синих воротничков»

Вернусь  к той задаче, которую я озвучила в самом начале статьи — включить в общее пространство компании тех самых «синих воротничков», тех, кто работает на производстве или выезжает к клиентам, например, для обслуживания или ремонтных работ. В этом бизнесу может помочь мобильное приложение, где реализованы привычные для многих сценарии.
Так, например, в мобильном приложении Битрикс24 мы добавили функции, понятные и необходимые таким сотрудникам: простой чекин (о нем я рассказывала в предыдущей статье), чаты, возможность подать онлайн-заявку на оформление документов, справок, отпусков и т.д. При этом, в мобильном рабочем месте не будет никаких лишних инструментов, которые не нужны сотруднику. 

Используя инструменты совместной работы, заложенные в Битрикс24, крупный бизнес  берет под контроль всех сотрудников, вовлекает их в единое цифровое пространство компании, показывая каждому сотруднику его уникальность, ценность и важность для компании.