Я думаю, это будет довольно короткая статья. Зачем я её пишу? Ну просто нужно где-то описать моё понимание этого вопроса на данный момент. Зачем? Вдруг кому-то пригодится? Я с удовольствием стал бы пользоваться такой софтиной. Здесь я опишу, какой я вижу программу/систему для коммуникаций внутри одной организации.

Проблемы внутренней коммуникации, которые я заметил

• Самопроизвольный рост количества митингов (совещаний) со временем

• Самопроизвольный рост количества участников в митингах со временем

• Непродуктивное участие в митингах (когда некоторые люди на митинге присутствуют, но реально не вовлечены в обсуждение).

• Занимание некоторыми людьми непропорционально-большого времени для своих реплик в ущерб другим участникам митингов

• Имитационное участие в митингах, когда некоторые сотрудники задают какие-то вопросы или вставляют какие-то ремарки только ради обращения на себя внимания, а не ради продвижения к цели.

• Выход митингов за временные рамки

• Сложность создания нового митинга, когда у разных участников уже есть много митингов в их календаре и невозможно собрать необходимых людей в одно время, т.к. у всех них окна в разное время.

• Необходимость предпринимать усилия для сохранения того, что обсуждалось на митингах где-либо ещё (в Confluence, например или в электронной почте).

Описанные проблемы возникают не всегда и не у всех. Вероятность/возможность их возникновения сильно зависит от организации работы в команде. И тем не менее, хорошее средство коммуникации могло бы снизить остроту этих проблем.

Почему митинги - это добро?

Это очевидно! Допустим, у вас есть какая-то проблема, решение которой требует участия нескольких специалистов. Когда вы начинаете её решать, вы идёте к одному специалисту - но он вам говорит, что нельзя проблему решить не учтя мнения другого специалиста. Другой специалист сегодня не в офисе или он в другом часовом поясе или у него рожает кошка дома. В результате вы откладываете решение вопроса. Когда этот другой специалист появляется, вы узнаёте, что, оказывается, нужен третий специалист, который поможет решить проблему правильно. Когда вы находите способ связаться с третьим специалистом, он вам утверждает, что проблема - это не проблема вовсе и она не стоит и выеденного яйца и что первый специалист вполне обладает всем необходимым, чтоб её решить... И т.д. и т.п... В результате вы тратите кучу времени, чтоб привести их все доводы к общему знаменателю и выработать решение проблемы.

Другое дело - собрать митинг. Все они как на ладони. Вы вкинули проблему, дальше они начали её обсуждать и волей или неволей, но либо пришли к согласованному со всеми решению, либо вернулись к вам с вопросами, типа в какой цвет нужно красить забор. В любом случае, свои предпочтения вы знаете, поэтому вы можете быстро разрулить все трудности и прийти к решению.

В каком-то смысле решение таких проблем похоже на выкапывание ямы в земле, в которой лежат камни, куски арматуры, корни. Вы и копать толком не можете, потому что всё это мешает, но и вытащить это из земли вам тоже трудно, потому что оно имеет некую протяжённость и земля это всё держит и не даёт вытащить, а м��тинг - подобен растворителю, который растворяет все проблемные включения. После митинга все могут работать какое-то время с уверенностью, что они продвигают работу вперёд.

Почему митинги - это зло?

Представьте себе, что у вас есть две команды, каждая из которых довольно продуктивна.
У них есть какие-то свои совещания-митинги, но ровно столько, сколько им нужно.
Давайте сделаем мысленный эксперимент по скрещиванию этих двух команд?
Ну т.е. просто сольём их в одну команду. Их внутрикомандные митинги никуда не делись, но теперь они стали общими. Понятно, что в каждом из митингов по прежнему заинтересована только та половина команды, чей это был митинг изначально. Вторая половина просто присутствует. Может быть из вежливости задаёт какие-то вопросы. Но она не вовлечена в обсуждение. Она просто получает зарплату за это время (или не получает, но тратит это время будто бы на работу, а по факту - просто теряет его, забирая его от других необходимых дел.

Но чем это плохо? Ну, положим, кто-то не почитает ребёнку книгу на ночь, кто-то не поможет убрать посуду в посудомойку, кто-то не поиграет в шахматы лишний раз. Почему это может волновать менеджера? Эти люди получают очень неплохие деньги в конце-концов. Пусть же отрабатывают их.

Тут всё просто: когда ваш сотрудник просит у вас разрешения на подработку, мотивируя это тем, что его подработка не конкурирует с деятельностью вашей компании, почему вы можете ему не разрешить? Да ровно потому, что подработка занимает его время! И если он придёт к вам на работу уставший, не выспавшийся, озадаченный какими-то другими задачами - это будет неэффективный сотрудник. А вам нужны эффективные сотрудники. Именно поэтому вы первый, кто заинтересован, чтоб у ваших сотрудников была нормальная зарплата и чтоб не было никаких "левых" подработок.

По той же причине вам не нужно, чтоб ваши сотрудники уставали на митингах, которые их не касаются!

Второй момент, почему митинги это плохо, в том, что по какой-то непонятной причине люди, которые часто отчитываются о проделанной работе, начинают больше думать о том, как они выглядят со стороны начальства чем о том, что они реально сделают (например, вот пруф).

Как же быть?

После тезиса и антитезиса следует синтез :-)

1) Использовать правильные инструменты, поощряющие асинхронную работу. Т.е. по возможности, там, где можно не собирать всех людей вместе - надо их не собирать. Так просто!

2) Для контроля людей использовать какие-то агрегирующие инструменты, которые суммаризуют использование сотрудником:

• Системы контроля версий

• Корпоративной базы знаний (Confluence, Wiki и т.д.)

• Баг-трекера (Bugzilla, Jira, ...)

• Корпоративного мессенджера.

Т.е. грубо говоря, вам не нужны отчёты для того, чтоб увидеть, сколько труда затратил тот или иной сотрудник. Ну а пользу от этого труда вы уж сможете оценить.

Но ты что-то говорил про аналог Zoom или Webex. Что ты имел в виду?

Я заметил, что после закрытия WhatsApp и перехода на голосовые сообщения вместо звонков, я со своей мамой на разговоры стал тратить вместо часа или двух всего минут 5-10. Послал голосовое - потом послушал ответ, записал ещё одно голосовое, послушал ещё один ответ. Обычно, весь разговор укладывается в 3-5 реплик с каждой стороны и занимает не более 10 минут.

Что было бы здорово?

• Сделать в программе для митингов поддержку обмена голосовыми и видеосообщениями (с демонстрацией экрана). Т.е. грубо говоря, митинг должен снова стать асинхронным. Возникла у меня проблема - я записал сообщение, поделился экраном, объяснил, прокомментировал проблему и отправил это сообщение нужным людям, выделив 2 или 3 круга получателей:

  • тех, от кого я ожидаю реакции на сообщение

  • тех, кому сообщение будет доставлено в основной ящик

  • тех, кому сообщение попадёт в ящик ("это вам может быть интересно")

• Каждое сообщение должно иметь гиперссылку, чтоб на него можно было легко ссылаться.

• Сообщения должно быть возможно помечать хеш-тегами.

• Программа для митингов должна поддерживать внутригрупповые средства оплаты внимания (токены). Грубо говоря, в зависимости от ранга и жира, менеджер назначает каждому сотруднику что-то типа зарплаты в этих токенах. Т.е. каждый сотрудник в начале недели получает сколько-то токенов (допустим, 100), но разные сотрудники могут получать разное количество токенов.

• Если сотрудник хочет организовать митинг, то за каждый человеко-час участников его митинга он платит, например, 1 токен. Т.е. имея 100 токенов, человек может раз в неделю собрать один митинг на 1 час на 100 человек или 20 митингов на 1 час на 5 человек.

• Если сотрудник говорит на митинге (т.е. он был реально нужен на этом митинге) - тогда часть токенов за приглашение этого сотрудника на митинг возвращается организатору митинга.

• Если митинг выходит за рамки запланированного времени - токены списываются в кратном размере (двойном, тройном или как-то иначе, в зависимости от настроек).

• Если митинг, наоборот, заканчивается раньше, часть списанных токенов возвращается организатору митинга.

• Митинги классифицируются как презентации и собственно митинги.

• Если митинг не заявлен как презентация, то говорящие тоже платят токенами за время, в течение которого они говорят. Например, 0,1 токена за минуту, но это должно настраиваться.

• После каждого митинга участники могут оставлять анонимный фидбек, насколько митинг (тред сообщений) был для них полезным - и в зависимости от фидбека, организатор митинга может дополнительно награждаться токенами или штрафоваться.

Возможно, нужно добавить ещё какие-то правила, но идея такая, что если, например, человек в компании получает 50 долларов в час (очень условно... понятно, что это зависит от страны, от должности и т.д..., но для США, например, 50 долларов в час это, кажется, вполне реальная стоимость времени инженера, если она даже не выше), то приглашение 20 человек на часовой митинг обходится компании в 1000 долларов или даже дороже, с учётом отвлечения сотрудников от их собственной работы. Система с токенами должна поспособствовать учёту того, сколько времени тратится на митинги и более рациональному планированию митингов теми, кто их назначает и на них что-то рассказывает.

Заключение

Как и ожидал, получилось не очень длинно. Если у кого-нибудь есть ещё какие-то идеи на тему такой системы/приложения - пожалуйста, поделитесь в комментариях.