Представьте: без выгорания и переработок вести несколько проектов одновременно. Как в шторм на сапборде, скажете вы — мы ответим, что с правильными инструментами это возможно. Если устали захлебываться в рутине, эта статья для вас.

Привет, Хабр, на связи команда ITSM 365. Наш клиент Михаил пытался вести вручную несколько проектов, допустил типичные ошибки и обратился к автоматизации. Его опыт показал, как система управления проектами помогает не срывать сроки и навести порядок в коммуникации. С согласия клиента делимся его историей.

Почему проекты шли ко дну

Отдел Михаила ведет проекты внедрения ИТ-продуктов, которые производит компания. Исторически сложилось, что проекты живут в чатах и таблицах. На небольшом объеме задач и участников схема работала, хоть и не всегда удобно. Когда проектов стало больше — система ручного управления стала давать сбои.

Непонимание текущей ситуации

Главная боль — статусы задач. Чтобы понять, что происходит, приходилось пробираться через несколько Excel-таблиц, сверять данные с договоренностями в чате и получать подтверждения лично у участников команды. Причин этому было несколько:

• Дисконнект с исполнителями
  У менеджера была своя таблица с задачами и дедлайнами, у исполнителей — свои записи, которые они вели совершенно по-другому. Это затрудняло синхронизацию и отчетность.

• Неактуальные статусы
  Раз в неделю команда встречалась на ретро, но статусы устаревали уже через пару часов: менялись требования заказчиков, подрядчики просили сдвинуть сроки, а постоянно контролировать смену статусов было некому и некогда.

• Потерянные задачи
  Задачу прислали в чат, тегнуть ответственного забыли, а кто-то решил пошутить, и задачку накрыло волной мемов. Как результат — сдвиг других планов в пользу «потеряшки» и необходимость уговаривать коллег поработать подольше.

Хаотичная коммуникация

Команда общалась по почте и общих чатах в Telegram, и поначалу это было удобно. Однако со временем обсуждения превратились в бардак. Цепочки писем растягивались на 100+ сообщений без указания в темах ключевых слов. В нужное время коллеги не реагировали на сообщения в чатах, потому что отключили уведомления. Любимый квест — найти среди ссылок и файлов нужные позарез вот прямо сейчас. 

Срывы сроков

На старте проектов закладывали адекватные сроки, но в процессе с трудом в них вписывались или вообще срывали. А как иначе, если никогда не понятно, что именно происходит, а в переписке черт ногу сломит. Долгие разбирательства внутри команды, кто и в чем виноват, недовольство клиентов и руководителей стали постоянными спутниками команды — и Михаила лично. 

После одного ощутимого штрафа за срыв сроков и пары отказов от сотрудничества из-за подпорченной репутации компании, Михаил решил, что больше так продолжаться не может — пора внедрять систему управления проектами.

Что стало спасательным кругом

Из-за ухода с рынка популярных зарубежных решений Михаил выбирал из нескольких российских вариантов, в итоге остановился на ITSM 365. Ему понравилось, что в системе есть все необходимые функции, которые достаточно просто донастроить. Всегда актуальный план, учет трудозатрат, удобная коммуникация по задачам — что еще выделил для себя наш клиент, расскажем далее.

Единый план проекта

Вся команда работает в одной системе, от личных экселек отказались. Формат для всех одинаков, поэтому больше не нужно ломать голову, кто что имел в виду. Благодаря детальной разбивке на этапы и задачи менеджер видит всю структуру проекта с актуальными статусами, а исполнители — свой фронт работ с понятными сроками. Как следствие, количество уточнений и созвонов сильно уменьшилось.

Кроме иерархической структуры, проект представлен в виде диаграммы Ганта. Задачи в разных статусах — разного цвета, поэтому оценить ход выполнения можно с одного взгляда. С помощью критического пути выделяют задачи, важные для дедлайна всего проекта, чтобы быстрее реагировать на отклонения от сроков. Например, если застряли на этапе аналитики, значит, менеджер неверно рассчитал объем работ и пора распределить задачи на несколько участников. 

Также в базовой версии системы есть канбан-доска. Изначально Михаил не слишком активно ей пользовался, но потом оценил, насколько удобно с ее помощью следить за нагрузкой на исполнителей и быстро менять ответственных по задаче.

Карточки проекта и задач

Самая важная информация — теперь всегда перед глазами в блоке «На что обратить внимание». В нем сразу видно, сколько задач с просрочкой или приближением к ней, много ли задач с перерасходом трудозатрат и сколько всего осталось запланированных часов до завершения проекта. 

По нажатию на индикатор открывается список проблемных задач, где уже можно погрузиться в детали. По словам Михаила, это удобный способ быстро узнать, как дела на проекте и где требуется его вмешательство. Во вкладке с документами собрали все файлы по проекту — больше не нужно искать их по папкам и чатам, раздражаясь и теряя время.

Исполнители чаще пользуются карточками задач. В них сверяются с содержанием работ, изучают доки по конкретной задаче, списывают трудозатраты. Для типовых задач, например, анализа процессов клиента, пользуются чек-листами, чтобы выполнить работу правильно и ничего не забыть. Если Михаилу нужны эти подробности, он просто заходит в карточку задачи, без пингов и вопросов в личку.

Коммуникация в одной программе

Бардака стало гораздо меньше: общение по каждой конкретной задаче — строго в комментариях в карточке задачи. По запросу Михаила настроили возможность обсуждения всего проекта — в комментариях в карточке проекта. Флуд и обмен стикерами оставили в общем чате в Телеграм. Как только появляются новые задачи, их сразу вносят в проект, поэтому они больше не теряются.

Что касается фиксации договоренностей, то это удобно делать с помощью функции согласований. Согласование привязывают ко всему проекту или конкретному этапу. Для него устанавливают сроки, а все участники получают оповещения, поэтому решение спорных вопросов больше не затягивается. Позиция по рассматриваемому вопросу однозначно фиксируется в виде голоса — за или против.

Уведомления многих бесят, но исполнителям они помогают соблюдать сроки, а менеджеру — меньше пинать своих коллег. По запросу Михаила, для него настроили получение оповещений по задачам о приближении дедлайна и смене статуса на «Выполнено», чтобы было еще проще следить за ситуацией по проекту.

Шаблоны проектов 

Это новая функция в системе и она сильно облегчает рутину. Дело в том, что внедрение продукта чаще всего идет по одному и тому же плану. Вместо сборки структуры из раза в раз, Михаил настроил шаблоны с ключевыми элементами — этапами, задачами, ответственными, сроками, плановыми трудозатратами. Теперь это регулярно экономит его время, по приблизительным подсчетам — до часа на каждом проекте. 

Когда в компании появится еще один проджект-менеджер, на старте проекта он просто возьмет готовый шаблон и немного адаптирует его, без лишнего форматирования и настройки. Практически невозможно что-то забыть или упустить на старте!

Дашборды по проекту

Следить за загрузкой команды и конкретных сотрудников стало гораздо проще с мгновенной аналитикой. Так как все работают в единой системе, то и данные получаются полные: видно не только занятость человека в конкретной задаче, а всю его занятость в проектах и соблюдение kpi.

В такой системе легко отслеживать причины задержек, находить проблемные зоны и распределять ресурсы в соответствии с приоритетами. Кроме того, отчеты собираются автоматически за любой нужный период. Больше не нужно возиться с таблицами вручную несколько дней, приостанавливая другие дела.

Что в итоге и какие планы 

Со старта ведения проектов в специальной системе, жизнь стала проще — так считает не только Михаил, но и команда. Все данные — под рукой, их не нужно искать. Каждый участник в курсе, что происходит сейчас и как действовать дальше. Проще соблюдать сроки — клиенты довольны результатами. Михаил принимает решения и обосновывает деятельность отдела перед руководством на основе данных, а не догадок. Есть и финансовые подвижки: выросла рентабельность проектов. В команде ждут, что это отразится на размере премий.

Сейчас основная задача — помочь всем полностью привыкнуть к системе и работать только в ней. Планируют активнее разрабатывать новые чек-листы по типовым задачам и использовать согласования. Например, добавить согласование с заказчиком перед запуском проекта — с проверкой целей, утверждением бюджета и сроков. 

Чтобы узнать больше о возможностях ITSM 365 для управления проектами, прочитайте статью о настройке системы под Agile-методологию и запишитесь на демо продукта.