Десятки отделов, сотни сотрудников, тысячи ИТ-активов — даже мысли о ручном вводе и обновлении всей этой информации вызывают тошноту и усталость. Чтобы не мучать сотрудников бесконечным и бессмысленным трудом, актуальность данных поддерживают в автоматическом режиме — с помощью импорта.
Привет, Хабр! Меня зовут Алёна, я — бизнес-аналитик в ITSM 365. Расскажу вам об импорте данных в нашей системе и свежих кейсах его настройки.
Как запустить базовый импорт
В ITSM 365 импорт — это не просто перенос данных, а тщательно продуманный процесс, который помогает поддерживать сервисную систему в актуальном состоянии. Чтобы начать загружать необходимую информацию, нужно совершить всего три шага.
Шаг 1. Выбор источника данных
Откуда берем информацию? Все зависит от масштаба задачи:
Небольшие задачи. Список в CSV, XLS или XLSX – идеальный вариант. Просто и быстро!
Сложные задачи. Настраиваем интеграцию с внешними системами — автоматическое обновление данных и актуальность в режиме реального времени.
Шаг 2. Настройка правил импорта
Как мы преобразуем данные? Здесь ключевой элемент — скрипт конфигурации импорта, в котором прописываются нужные действия.
Сопоставление полей. Указываем, какие столбцы в файле соответствуют полям в системе.
Действия с данными. Определяем, что нужно делать с объектами: добавлять новые, редактировать существующие, перемещать или архивировать.
Шаг 3. Управление импортом
Кто занимается загрузкой данных в систему? Отталкиваемся от уровня пользователей импорта.
Новичок. Для неопытных пользователей подготовили готовые конфигурации импорта для типовых задач. Выбрал, загрузил, запустил!
Профессионал. Гибкая настройка с использованием Groovy-скриптов и интеграция с внешними системами. Полная свобода действий!
Например, с помощью скрипта можем автоматически назначать актив на ответственного сотрудника, перед этим проверяя наличие такого сотрудника в системе. Если сотрудник не найден, автоматически добавляется комментарий к импортируемому активу с текстом «Сотрудник с указанным идентификатором не найден». Так получится сократить количество рутинных действий в учете активов.
Как перенести сотрудников с помощью готового импорта
Рассмотрим распространенный кейс: необходимо загрузить список новых сотрудников в ITSM 365 без сложных настроек. Это делается в пять этапов.
Выбираем подходящий формат файла для стандартной конфигурации импорта сотрудников.
Так как мы используем стандартный вариант, настраивать скрипты конфигурации не требуется — просто доверяемся опыту разработчиков.
Нажимаем «Запустить» и загружаем подготовленный файл с данными сотрудников.
Проверяем логи после запуска импорта, чтобы убедиться в успешном завершении операции и отсутствии ошибок — лучше перестраховаться, чем разгребать последствия.
В логах можно увидеть, какие записи были добавлены, какие обновлены, и, если что-то пошло не так, найти причину проблемы. Если нет анализа логов и сопоставления ожидаемого количества импортированных объектов с фактическим результатом, значительная часть сотрудников может быть попросту не перенесена в систему.
Готовый импорт — это быстро и просто, но кастомная логика может экономить еще больше времени и нервов. Рассмотрим несколько примеров настройки импорта, реализованных за последнее время.
Кейс 1. Как держать ИТ-активы под контролем
Ранее учет оборудования клиента велся в Excel, из-за этого было сложно поддерживать актуальность данных и находить нужные активы. Чтобы решить эту проблему, настроили следующие процессы.
С помощью Groovy-скрипта структурировали активы, организовав их по уровням (этаж) и подгруппам (здание, кабинет).
Связали владельцев оборудования с соответствующими активами в ITSM 365.
Настроили жизненный цикл для каждого импортированного актива, присваивая ему соответствующий статус использования — в эксплуатации, на складе, списан.
Добавили комментарии к каждому активу, взятые из исходного файла, чтобы предоставить пользователям всю необходимую информацию для удобной работы.
Результат: всегда актуальная картина ИТ-активов без необходимости копаться в таблицах. Время на инвентаризацию и решение инцидентов с оборудованием сократилось в разы.
Кейс 2. Как автоматизировать учет отпусков
Каждый раз когда исполнители по заявкам уходили в отпуск или отсутствовали по болезни, HR- или IT-специалистам компании-клиента приходилось вручную отмечать отсутствие и обеспечивать переадресацию заявок.
Чтобы упростить этот процесс, доработали стандартный скрипт синхронизации данных с Active Directory — и вот что теперь умеет система.
Автоматически создает записи об отпуске. Как только данные о запланированном отпуске попадают в AD, об этом «узнает» и сервис деск.
Назначает ответственных. Система сама определяет, кто должен замещать сотрудника на время отпуска, и автоматически перенаправляет заявки.
Отмечает отсутствующих. Чтобы все знали, что сотрудник отдыхает и его лучше не беспокоить, к фамилии добавляется символ пальмы. Полезная мелочь, которая помогает избежать недоразумений.
Обрабатывать ошибки. В случае проблем с данными, система сама фиксирует их в логах. Все под контролем!
Результат: HR- и IT-отделы сократили рутинную работу, данные об отпусках всегда актуальны и доступны в ITSM 365, а переадресация заявок происходит автоматически. Заказчик доволен, сотрудники спокойны!
Кейс 3. Как сделать импорт доступным для администраторов
Традиционно настройка и запуск импорта – это задача для технологов. Но что делать, если необходимо прямо сейчас добавить информацию в систему, а технолог в данный момент недоступен?
Для решения этой задачи реализовали простой и интуитивно понятный интерфейс в панели оператора, который мы добавляем клиентам по запросу. Даже не обладая специальными навыками, пользователи самостоятельно:
выбирают тип импортируемых объектов и указывают, какую информацию необходимо внести — модель, производитель;
выбирают группу ИТ-активов, в которую будут добавлены новые единицы;
загружают файлы с данными в систему и запускают процесс импорта одним нажатием кнопки.
Результат: снизили нагрузку на IT-специалистов и повысили эффективность работы администраторов, предоставив им возможность оперативно обновлять информацию в системе.
Чтобы воплощать в жизнь эти и другие кейсы, мы придерживаемся определенных правил — и советуем нашим клиентам.
Что рекомендуем для успешного импорта
Планируйте заранее
Определите цели импорта, выберите источники данных, настройте правила сопоставления полей и внимательно изучите документацию — в случае ITSM 365, подробную и понятную.
Не нагружайте систему
Выполняйте импорт в период минимальной нагрузки на сервис деск, чтобы избежать замедления работы.
Следите за процессом
Мониторьте ход импорта по логам и оперативно исправляйте возникающие ошибки. Так проще бороться с неточностями.
Проверяйте результаты
Убедитесь, что загруженные данные верны и все прошло успешно.
Импорт данных — это мощный инструмент для управления данными. Настроив импорт под собственные процессы, получится сократить количество монотонного ручного труда и освободить ресурсы сотрудников для более сложных задач.
Узнайте больше об импорте данных и других функциях ITSM 365 на нашем сайте.