Привет, Хабр! 

Меня зовут Данила, я развиваю систему управления проектами YouGile. 

Когда я знакомлюсь с нашими будущими пользователями, часто слышу один один и тот же вопрос: «Как затянуть команду в систему управления? Как сделать так, чтобы они работали там?» 

В этой статье расскажу проверенные на тысячах команд простые принципы, которые работают практически в любых проектах. 

1. Придумать структуру доски под ваши процессы

Это самый важный пункт — и главная причина, по которой любая система управления не приживается в компании.

В 70% компании нет описанных процессов. Если их не было до внедрения системы, они не появятся и после. Поэтому стоит описать то, что хочется организовать в системе, в виде понятного алгоритма. А уже потом подумать, как реализовать в виде последовательности колонок на доске.

Типичная ситуация: молодой руководитель создает доску с тремя колонками: «Новые», «В работе», «Готово». И говорит: «Ну всё, работаем!».  А команда не работает. Точнее, работает как обычно — мимо трекера.

Так не работает, потому что это не бизнес-процесс!

Реальный процесс всегда сложнее: даже в элементарном процессе из трех колонок не обойтись без приоритетов и ответственных. Разберу на реальном примере: 

Допустим, есть руководитель отдела и сотрудник Максим. Руководитель создаёт проект, добавляет Максима, делает три колонки и говорит: «Я буду закидывать задачи в „Новые“, ты их берёшь и ведёшь. Чем больше сделаешь, тем лучше!».

Через неделю Максим отвечает, что «всё сделал, просто не отметил». Через две вскрывается — часть задач не попали в колонку. И так далее…

Пример, как надо:

• По понедельникам до 11:00 в колонке «В работе» должно появиться пять задач. Максиму нужно приступать к задачам согласно приоритетам.  

• Все срочные задачи помечаются тегом «Срочно?» теми, кто их ставит.

• Все задачи, которые остаются в колонке «В работе»  больше недели,  должны быть с дедлайном.

• По пятницам в 12:00 у команды короткая планёрка. На ней обсуждаются вопросы вроде «Что сделали?» и «Что делаем дальше?». После — обновляем приоритеты.

Чтобы процесс работал, нужна конкретика, точность и итеративность.

Вот пример доски в YouGile, по которой сразу можно понять, что команда работает. Если вы смотрите на доску впервые и вам понятен процесс, это хороший признак.  

Если сам процесс понятен, то технически он собирается на доске за 5 минут.

А если есть сомнения, можно поштормить с ИИ-ассистентом — попросить его создать структуру доски под ваш процесс или предложить вариант по описанию кейса.

В общем, когда процесс продуман, вовлеченность команды увеличивается в 2-3 раза. Но важно не уйти в другую крайность.

2. Не усложнять! Простые правила, постой старт

Не надо добавлять сразу то, чего не было в реальном процессе. 

Частым примером «усложнения» служат дедлайны: с появлением системы их начинают ставить на все задачи, хотя раньше никто этого не делал. 

Руководители очень любят дедлайны. Им кажется, что это — оптимальный способ управления временем. Но при разборе реальных процессов в 60% случаев оказывается, что дедлайн ничем не обоснован (реальных просчетов нет), и появились они просто потому, что «ну а как без них?».

Любая перегрузка и дополнительные условия на старте снижает шансы, что команда втянется в проект. 

Правила тоже должны быть максимально простыми.

Например:

• Сотрудник отвечает за то, чтобы колонка с задачами была пустой как можно быстрее.

• Сотрудник отвечает за переход всех задач с приоритетом «Важно!» в последний столбец к концу недели.

• К каждой задаче есть комментарий «Со всем разобрался» (например, на доске с онбордингом).

• Сотрудник фиксирует все проблемы в проекте в отдельной колонке и к концу недели отвечает за то, чтобы других, неучтённых проблем не осталось.

• В день закрытия задачи сотрудник добавляет скриншот, лог или ссылку на готовый результат в чат задачи.

Конечно, не для всех сотрудников это сразу сработает.  Здорово, если удалось внедрить такие правила хотя бы для 30% команды — со временем они станут понятными и для остальных.

Сразу для контраста — правила, которые точно не сработают:

• Сотрудник отвечает за ведение доски.

• Сотрудник отвечает за своевременное выполнение задач.

• Сотрудник отвечает за качественное написание описаний.

• Сотрудник отвечает за продажи и фиксацию этого в системе.

Такие правила слишком общие и не описывают конкретных действий. Непонятно, что считать результатом и как проверить выполнение.

3. Найти евангелиста 

Когда есть правила, важно, чтобы появился человек, который будет за ними следить — фасилитировать процесс. 

Даже в команде из пяти человек стоит выделить того, кто будет на первых этапах наблюдать за тем, как оформляются процессы на досках. Уходит на это не больше 30 минут в день.

Главное — этим человеком должен быть не руководитель и не проектный менеджер. Если они займутся формальностями, у них не останется времени на главное. Лучше всего подойдет более нейтральная фигура, ориентированная на создание среды, коммуникацию, корпоративную культуру. Например, офис-менеджер или начинающий специалист.

4. Превратить коллег в наблюдателей

Дайте возможность командам видеть процессы друг друга.

Разработчикам — наблюдать, как движутся задачи у маркетинга, или, например, тестировщикам — смотреть, как аналитики прорабатывают требования к новой фиче.

Такая прозрачность поначалу кажется странностью (ну, зачем им на это смотреть? у них что, куча свободного времени?), но эффект огромный. Когда кто-то говорит: «Видел, вы выкатили новый макет» или «Читал, что интеграция уже закрыта», — это значит, вы сэкономили несколько часов на объяснениях и синхронизации. 

Обычно чем больше команда, тем толще стены между отделами и выше трансакционные издержки. А когда в компании налажена прозрачность на уровне системы, появляется много дополнительных бонусов: лёгкий соревновательный эффект, мотивация вести задачи аккуратно и простота в онбординге новых сотрудников.

Конечно, доступ должен быть только для чтения. Например, по умолчанию роль «наблюдатель» позволяет видеть все задачи по проекту и писать сообщения в чате задаче.

5. Обеспечить всем доступ

Установка десктоп-приложения с автоматическим запуском — простой приём, который сразу удваивает активность в системе.

Вовлечённость команды растёт неравномерно. В начале есть барьер — нужно время, чтобы люди начали интересоваться общей картиной, задавать вопросы, замечать детали. Зато потом происходит скачок: процесс идёт сам, без лишних усилий. Более того, команда начинает защищать и поддерживать то, что раньше приходилось внедрять с трудом.

Ещё один способ повысить активность — подключить мобильное приложение. В нём можно полноценно работать с досками: создавать задачи, назначать исполнителей, менять статусы и стикеры, а ещё общаться с коллегами — как в привычном мессенджере. 

Это полезно не только для удалённой работы, но и в офисе. Мы часто решаем рабочие вопросы с телефона, даже когда ноутбук открыт, поэтому мобильное приложение становится ещё одним естественным способом вовлекать людей в систему. У человека просто не остаётся повода решать что-то в других инструментах.

6. Задавать много вопросов

Задайте сто вопросов за месяц прямо в чатах задач — и посмотрите, как изменится общение.

Команда втягивается не тогда, когда ей дают указания, а когда с ней обсуждают решения. Попробуйте сравнить: сколько раз вы пишете «сделай», «исправь», «надо» — и сколько раз спрашиваете «как думаешь?» или «что с этим можно сделать?».

Когда общение проходит через систему управления проектами, такие вещи легко отследить. Проще всего попросить ИИ-ассистента сделать выгрузку переписки по нужным параметрам или просто написать ему: «Покажи чаты задач с высокой активностью».

Несколько примеров того, как формулировка влияет на вовлечённость:

Отталкивает:

• «Лена, макет сделан плохо. Переделай»

• «Лена, сколько можно делать такт? Всё переделывай!»

Приглашает к диалогу:

• «Лена, может, стоит попробовать другой вариант макета?»

• «Лена, как тебе результат? Стоит ли переделывать?»

Помогает включиться:

• «Как тебе версия? Будем так сдавать клиенту?»

• «Не могу понять, почему не нравится. Что можно улучшить?»

• «Если потратить ещё пару часов, станет ли лучше?»

7. Хвалить публично и прямо в системе

Есть хорошее правило: негатив — лично, позитив — публично.

В системах управления проектами, где всё общение фиксируется, это особенно важно. Если к каждой закрытой задаче оставить короткий положительный комментарий, задачи начнут закрываться быстрее — просто потому, что людям приятно видеть результат и обратную связь прямо в системе.

Часто на доске есть колонка «На проверку». Для исполнителя она выглядит не слишком вдохновляюще — будто сомнение в результате. Но всё меняется, если заранее договориться: когда всё хорошо, проверяющий не просто переносит задачу в «Готово», а пишет пару слов вроде «Посмотрел, всё отлично». 

Так процесс становится дружелюбнее, и система перестаёт ассоциироваться с контролем.

8. Закладывать время на привыкание

Часто ждут, что переход на систему управления проектами произойдёт почти мгновенно. Так не бывает. Если в команде 10 человек — уйдёт около 10 дней на переход к новым процессам, если 100 — около 100.

Благодаря простоте и возможностям коммуникаций YouGile максимально способствует тому, чтобы команда втягивалась в проект. Но даже к простой системе нужно привыкнуть. Поэтому проявите немного терпения. 

Систему управления проектами YouGile доступна бесплатно для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.