Что заставляет сотрудников бежать из компании в первую очередь? Отсутствие подходящих условий труда, бесконечная бюрократия, неправильно выстроенная коммуникация, непрогнозируемая нагрузка, слабая мотивация — причин много. Но для каждой уже найдено решение.
Дано: 5 ключевых проблем, 5 кейсов.
Решение: 5 способов улучшить взаимодействие с командой, используя цифровые инструменты и системы.
Эта статья — совместный труд вендоров LANSOFT: LDM, ТУРБО, CleverData и Goodt. Каждый кейс, как задачка по математике в старом добром ГДЗ: проблема — ее решение — практические советы от эксперта (бонус). То есть, вам самим ничего решать не нужно. Или все-таки нужно?
Кейс №1. CDP для HR: как выстроить персонализированную коммуникацию с сотрудниками?
Дано:
В компании «Платиновая груша» работает более 5700 сотрудников. 63% из них — в офисе, остальные 37% — на удаленке или гибридном формате. Кто-то соблюдает правила делового общения, а кто-то включает режим «chill guy», вызывая недоумение у коллег и клиентов. Нужно ли говорить, как такое поведение влияет на бизнес?
За неделю несколько клиентов получили не совсем корректные e-mail от сотрудников организации. Возможно, они не проходили обязательный курс в корпоративном университете по правилам деловой переписки? Но как быстро и точно определить, кто соблюдает правила делового этикета, а кто нет?
Решение:
Для выявления «нарушителей» и прогульщиков курсов по корпоративной этике, нужны:
слова-маркеры — по ним можно отследить сообщения в корпоративных переписках;
инструменты, которые помогут контролировать поведение сотрудников;
анкетирование на регулярной основе.
Допустим данные собраны, что дальше? В первую очередь — собрать их в едином хранилище. Например, в платформе класса EXDP (Employee eXperience Data Platform).
Она поможет объединить информацию о команде из всех источников, таких как:
корпоративный портал,
сайт для соискателей,
HR и почтовая система,
системы обучения и управления задачами,
данные пропускной системы и другие.
Как это работает: данные попадают в EXDP и объединяются, затем платформа создает профиль сотрудника 360. В нем вся история взаимодействия с работником — от первого посещения карьерного портала до выхода на заслуженную пенсию.
Профили можно сегментировать по параметрам. Например, это пригодится для персонализации контента на корпоративном портале, обучения или внутриком рассылок.
Руководители и HR-службы могут использовать такие данные, чтобы:
создавать персонализированные рассылки по сотрудникам – подбирать tone of voice и учитывать специфику поколений (зумеры вряд ли откроют письмо, если оно будет начинаться с «Многоуважаемый Федоров Петр Михайлович..», согласитесь);
выстраивать триггерные коммуникации;
анализировать поведение сотрудника.
Благодаря EXDP департамент HR может собрать и проанализировать информацию по корпоративным почтам сотрудников, а именно: кто и как общается с клиентами, какого стиля общения придерживается, прошел ли работник курс в корпоративном университете.
Ускорить классификацию писем можно с помощью анализа ключевых слов и ИИ. Если стиль общения не соответствует принятым корпоративным правилам, система выявит таких сотрудников и направит уведомление руководителю и HR-специалисту.
Можно определить сегмент специалистов, которым требуется обучение или дообучение и выслать приглашение на курс по почте или другому каналу связи.
Кейс №2. Цифровизация в пользу отдела кадров: игра на весь жизненный цикл сотрудника
Дано:
В компании «X-Group» работает 3 тысячи сотрудников. Из них 7 человек — юридические лица, 30% — офисные специалисты, а 70% — удаленщики, сотрудники в полях и с разъездным характером работы. Компания активно развивается, штат постоянно растет, количество кадровых документов тоже, и вести кадровый документооборот на бумаге становиться все сложнее. Если выбирать из двух одинаково привлекательных по всем остальным критериям компаний, то современный специалист выберет скорее ту, где все документы можно оформить в электронном виде за пару кликов, без потери времени на бумажные процессы и поездки в офис.
Но долгие процессы — это не единственная проблема бумажного документооборота. Помимо этого в компании постоянно растут затраты на его обеспечение, возникают проблемы с безопасностью данных и поиском новых кадров.
Поэтому фирма «X-Group» решила встать на путь цифровизации, сохранить оставшиеся нервные клетки работников и внедрить систему, которая сможет автоматизировать основные кадровые процессы и снизить затраты на них.
Главный вопрос: как выбрать ту самую систему КЭДО? Какие требования нужно учесть? И какие риски проработать?
Решение:
Сначала определимся с требованиями к системе КЭДО. Есть ключевые, их необходимо учитывать каждой компании, и второстепенные — на них обычно смотрят по ситуации (есть потребность или нет).
Ключевые требования:
Поддержка всех видов ЭП и Госключа;
Гибкая настройка — в частности маршрутов и форм документов;
Интеграция с учетными системами;
Единый личный кабинет для нескольких юрлиц компании;
Возможность масштабировать систему — если компания развивается, то логично, что у нее растет штат, появляются новые бизнес-процессы, меняется законодательство. Многие не учитывают эти моменты, а зря. Нет масштабирования = заторможенность бизнес-процессов, путаница, финансовые издержки;
Архивное хранение и резервное копирование — многие кадровые документы должны храниться более 75 лет;
Защита персональных данных — даже маленькая утечка вызовет не только недовольство сотрудников, но и может привести к штрафам;
Разграничение прав доступа, особенно с учетом того, что кадровые документы содержат "чувствительные" данные, доступ к которым необходимо строго контролировать;
Возможность локального размещения и независимость от вендора. Возможность хранить персональные данные в локальном контуре работодателя, а не в публичном облаке;
Возможность самостоятельных доработок — некоторые системы предлагают No-code/Low-code технологии, это путь к экономии на дорогостоящих разработчиках (да, мы знаем, что именно они читатели Хабра);
Скорость работы и отказоустойчивость — КЭДО должна уметь работать с большим объемом данных.
Стоит еще упомянуть возможность работать в системе с разных устройств. Идеально, если есть мобильное приложение. Зашел — оформил документ — подписал — вышел. Даже ноутбук открывать не придется.
Теперь про риски. Их нужно просчитывать всегда. Главные страхи, которые следует проработать:
А есть ли вообще система, которая удовлетворит все потребности компании?
А что если у вендора не будет какой-то функции, которая нам нужна: интеграции, поддержки всех видов подписи и т.д.?
А вдруг доработки будут платные?
А если сотрудники не захотят переходить на КЭДО?
Надежна ли система в плане безопасности: предотвращает ли потерю и компрометацию "чувствительных" данных?
Что делать, если вендор уйдет с рынка?
Какие юридические риски существуют?
На все эти вопросы нужно найти ответы на этапе выбора вендора, и только после принимать решение.
Вместо выводов: КЭДО – это не просто отказ от бумаги, а полноценная трансформация процессов и глубокая работа с сотрудниками. Но игра стоит свеч.
Кейс №3. Критерии выбора Core HR системы (Зарплата и кадры)
Дано:
Крупная ритейловая компания «Покупайка» с разветвленной розничной сетью, 5000+ сотрудников столкнулась с ростом операционных рисков из-за устаревшей HR-системы. В текущей ситуации предприятие сталкивается с существенными рисками.
Юридические: Система не обновляет формы отчетности (например, ЕФС-1, 6-НДФЛ) и не учитывает изменения в ТК РФ, что привело к штрафу за ошибки в 6-НДФЛ.
Потери эффективности: Ручной перерасчет отпусков и больничных увеличивает сроки расчета заработной платы на 30%.
Ограничения роста: Нынешнее решение не поддерживает штат более 7000 сотрудников, что блокирует планы экспансии в регионы.
Компания масштабируется, штат растет, а нынешняя Core HR система перестала удовлетворять текущим потребностям. Как выбрать вендорское решение, которое закроет все требования компании по работе отдела кадров?
Решение:
Для эффективного выбора Core HR системы необходимо провести глубокий анализ текущих проблем, сформировать требования и определить ключевые критерии:
Функциональность (расчет зарплаты, кадровый учет, аналитика).
Масштабируемость (поддержка роста штата, филиалов, международных операций).
Интеграция с существующими системами (ERP, бухгалтерия, тайм-трекеры).
Соответствие законодательству (в том числе, налоговые нормы и локальные требования).
Технические аспекты (облако/on-premise, безопасность данных).
Стоимость (лицензии, внедрение, поддержка).
Удобство интерфейса и обучения.
Отдельно стоит поговорить о законодательных аспектах и автоматизации. Если Core HR система не соответствует законам, компания может «нажить» серьезные проблемы. Нарушения налогового и трудового законодательства ведут к штрафам, репутационным потерям и судебным искам. Чтобы каждый раз вручную не отслеживать изменения в законодательстве, вендор должен поставлять регулярные обновления системы.
Теперь про автоматизацию. Если вести отчеты самостоятельно, велика вероятность возникновения ошибок: чем больше бумажек нужно заполнить, тем выше шанс, что сработает так называемый «человеческий фактор». А все мы знаем, что ошибки госорганы почти никогда не прощают. Автоматизация таких отчетов, как 6-НДФЛ, ЕФС-1, СЗВ-ТД, РСВ сокращает трудозатраты и исключает все критические ошибки при подготовке документов.
Вместо выводов: современная Core HR система должна «балансировать» между законодательной актуальностью, автоматизацией ключевых процессов и масштабируемостью.
Кейс №4. Планирование численности линейного персонала на предприятии
В крупной производственной компании «Лето‑лето» с ярко выраженной сезонной нагрузкой работает около 5 000 линейных сотрудников. В течение года существенно меняется потребность в численности такого персонала — порой колебания между высоким и низким сезонами составляют до 200%.
Задачи:
1. спланировать количество линейных работников на следующий год по всем площадкам и цехам;
2. продумать отпускную кампанию с учетом нагрузки,
3. определить потребность в объеме аутстафф/аутсорс ресурсов на пиковые сезоны с учетом:
a) сезонной загруженности;
b) наличия нескольких цехов, выпускающих различную продукцию;
c) работы предприятия под заказ, с реализацией день в день и как следствие существенными изменениями в уровне производительности на смену и составе смен.
Решение:
Дополнительные условия (из жизни): любой HR при решении данной задачи сталкивается с тремя трудностями.
1. Разрозненное хранение данных
Данные о производственной программе, исторические данные по нагрузке, а также о квалификации и функциях линейного персонала находятся в различных ИТ-системах. Зачастую эти цифры лежат в Excel, и их точность зависит от экспертной работы конкретных исполнителей. Все это сильно усложняет сбор информации, необходимой для расчета потребности, и отнимает много времени у HR-специалиста.
2. Нет контроля над соблюдением показателей численности и отсутствует возможность оперативной корректировки под производство
Данные с мест либо не собираются, либо сильно запаздывают. В итоге: оперативное управление осуществляется на местах, ресурсы перераспределяются, чтобы компенсировать риски невыполнения программы производства. Бюджет регулярно выходит за рамки, а все изменения выполняются в будущих периодах — чаще всего по окончанию месяца.
3. Отсутствие единого источника о квалификации персонала и о потребности в навыках
Из-за этого даже при достаточном количестве кадров возникают сложности — дефицит компетенций и отсутствие сотрудников в сменах. Не удается заранее запланировать обучение нужным навыкам и/или внести изменения в условия труда, чтобы была возможность распределять людей под разные функции и места работы.
Что получаем: планирование становится трудоемким, его качество страдает, а исполнение на местах зачастую отклоняется от изначального графика. Все это приводит к перерасходу бюджета, срыву производственной программы и регулярным переработкам у сотрудников.
Как решить эти проблемы? — Двигаться поэтапно.
Этап 1. Создание прочного фундамента
Необходимо создать единую систему, которая агрегирует данные о нагрузке, квалификации персонала и внешних активностях, влияющих на нагрузку. Важно, чтобы данный фундамент всегда был актуальным, а в идеале — данные о фактических показателях поступают ежедневно и автоматически обновляются.
Этап 2. Немного про стратегию и методологию
На этой стадии определяем потребность в собственном персонале, базовый уровень постоянной нагрузки с учетом сезонности и отпускной кампании. Последние важно сместить на графике к временным отрезкам с низкой нагрузкой, чтобы повысить показатели производительности. Далее нужно правильно оценить дефициты, грамотно рассчитать объем аутстаффинга/аутсорсинга и распределить по периодам, когда требуется помощь.
Этап 3. Разрабатываем набор метрик
Они позволят своевременно отслеживать показатели исполнения планов по численности и привлечению внешнего персонала. Сюда входят контроль общего количества таких сотрудников, мониторинг отпускной программы, объемов выработки, а также лимитов бюджета в часах на смену/месяц.
Важно ввести мотивационный стимул для линейных менеджеров, которые отвечают за распределение смен и найм работников со стороны. Так они будут заинтересованы в соблюдении установленных показателей. И вместо перестраховки и вывода большего числа людей, чем требуется, из-за отсутствия четких критериев потребности начнут использовать дополнительные инструменты оперативного управления графиками. Например, биржу смен, аутсорс/аутстаф, перемещение сотрудников между линиями/участками внутри смен.
Этап 4. Внедряем инструменты оперативного контроля над графиками
Компания должна наладить учет выполнения графиков, чтобы контролировать их исполнение и выработку. Так менеджер всегда будет знать, кто постоянно перерабатывает, кто нарушает дисциплину и у какой смены самые высокие показатели производительности.
Этап 5. Определяем дефициты навыков/функций
Это позволит спланировать внутреннее обучение, запустить организационные изменения в компании и на выходе получить универсальных «солдат», которые смогут выполнять функции на различных линиях/участках в зависимости от потребности.
Этап 6. Налаживаем коммуникацию с командой
Сотрудники должны своевременно узнавать обо всех изменениях объема работ и наличии дополнительных смен, это убирает дополнительную нагрузку с линейного менеджера.
Этап 7. Внедряем аналитические метрики
Это про оперативный контроль показателей, который проводится HR-отделом. Такие метрики позволят обеспечить более качественное управление персоналом и его загрузкой, а также выявить пробелы в стратегии, чтобы в дальнейшем их устранить.
Вместо выводов: Действуя по инструкции, можно сократить время на планирование численности линейного персонала и сделать весь процесс более эффективным. Его можно будет легко подстроить под изменяющиеся условия. Вместо того, чтобы создавать стратегии «на год», можно управлять количеством сотрудников исходя из потребности предприятия «здесь и сейчас». И самое главное: такой подход минимизирует потери на ФОТ, которые точно есть при устаревших методиках, и повысит эффективность использования уже имеющихся ресурсов, что очень актуально в современных условиях дефицита линейного персонала на рынке труда.
Кейс №5. Проблемы текущего онбординга в компании «ТехМир»
Дано:
В компании «ТехМир» недавно провели исследование текучести кадров и выяснили, что 30% новых сотрудников из поколения Z увольняются в течение первых трех месяцев работы. При проведении анонимного опроса Gen Z-специалисты указали на следующие проблемы:
Онбординг «по-старинке»: длинные лекции и куча бумажных инструкций сводят кандидатов с ума, а нерегулярная обратная связь и вечно занятый руководитель снижают мотивацию и заставляют их искать другую компанию..
Ощущение «скучных процессов»: бессмысленные совещания без четкой цели по-настоящему пугают поколение Z (не осуждаем)!
Недостаток гибкости: необходимость приходить в офис все 5 дней в неделю и работать «от звонка до звонка». Но сейчас век удаленки или гибридного графика, поэтому такие требования — настоящий «красный флаг» для кандидатов (если речь идет не о заводе, конечно).
Отсутствие индивидуального подхода: стандартные задачи на испытательный срок, отсутствие поддержки после его прохождения и возможности влиять на процессы — страшный сон для любого новичка.
В связи с этим HR-команде предстоит радикально перезапустить программу онбординга и адаптации, сделав ее привлекательной для поколения Z.
Как сократить время выхода на продуктивность и удержать внимание сотрудника с первого дня?
Как использовать цифровые решения, чтобы обучать и поддерживать специалистов удобно и вовремя?
Как измерить результат?
Какие метрики и KPI выбрать?
Как выстроить баланс между гибкостью и необходимостью офлайн-взаимодействий?
Решение:
Сегодня, когда доля представителей поколения Z на рынке труде растет, стандартные программы адаптации начинают сбоить. Ожидания новых сотрудников кардинально отличаются от тех, что были еще пять лет назад.
⠀
Чтобы удержать внимание специалиста с первого дня и минимизировать время выхода на продуктивность, необходимо менять саму логику онбординга. И здесь важно не просто переделать презентацию компании или сократить лекции до получаса. Нужна системная, продуманная работа, где цифровые решения становятся важным связующим звеном между сотрудником и компанией.
Адаптация должна быть разбита на понятные этапы. Вместо марафонов лекций и километров бумажных инструкций новички получают короткие модули микрообучения, практические задания и живые гайды. Интерактивный формат позволяет удержать внимание, не перегружая информацией на старте.
Компании, которые работают с современными платформами управления талантами (такими как VK PH Talent), все чаще строят маршруты адаптации персонализированно — под конкретную роль, формат работы и опыт сотрудника. Отдельные треки для разного уровня подготовки человека, разных требований к работе и ее формату, с учетом особых допусков и сертификации — все это позволяет избежать ощущения «одного сценария для всех», который поколение Z считывает моментально. Персонификация ставится задачей номер один.
Цифровая поддержка становится частью повседневного опыта. Сотрудник должен получать доступ ко всем материалам, задачам и чек-листам, отслеживать свой прогресс и видеть план следующих шагов в единой инфосреде.
⠀
Один из эффективных инструментов — регулярные опросы для новичка, наставника и руководителя, встроенные в маршрут адаптации. Они помогают вовремя выявить острые моменты: где сотруднику требуется поддержка, а где стоит скорректировать задачи или ожидания.
Таким образом, обратная связь перестает быть разовой акцией, а трансформируется в постоянный фон, помогая обеим сторонам двигаться вперед в режиме реального времени.
Гибкость тоже можно стандартизировать. Сегодня для кандидатов наиболее привлекательным графиком является: 2–3 дня в офисе для живого вовлечения в команду и выполнения ключевых задач, остальное — гибрид или удаленка. В продвинутых цифровых экосистемах сценарии онбординга учитывают формат работы каждого сотрудника, чтобы сохранить баланс между вовлечением и автономией.
Самая частая ошибка работодателей — заканчивать адаптацию после испытательного срока. На самом деле, она должна плавно переходить в поддержку развития.
После завершения испытательного срока важно:
построить индивидуальную дорожную карьерную карту;
запустить регулярные встречи с руководителем;
мониторить прогресс через понятные контрольные точки.
Все это становится возможным, когда онбординг выстроен не вручную, а через продуманную систему, которая помогает сопровождать сотрудника на протяжении первого года работы.
Измерение эффективности тоже должно быть реальным, а не символическим.
Ключевые метрики здесь это:
время выхода на продуктивность;
уровень удовлетворенности начальным периодом работы в компании;
динамика развития ключевых компетенций;
активность в индивидуальном развитии.
Вместо вывода: сегодня онбординг — не формальная история, а осознанный процесс сопровождения и вовлечения, который требует гибкости, индивидуальности и настоящего партнерства между компанией и сотрудником. Выигрывают те компании, которые превращают адаптацию в живой, но четко организованный процесс.
Коротко о главном
Симбиоз цифровизации и современных HR-техник — это уже давно не про тренды. В эпоху ИТ-технологий заниматься бумажной волокитой и стоять над душой каждого сотрудника — стратегия сомнительная. Особенно с учетом кадровой голодовки и повышения самооценки сотрудников. Да, сегодня все ценят себя и свой комфорт. HR-специалисты тоже.
Как же собрать свою команду супергероев и не допустить раскола? Если кратко, то:
персонализировать коммуникацию — подход Ctrl + C — Ctrl + V (особенно на этапе онбординга) — своего рода оберег от крутых специалистов;
максимально упростить взаимодействие с кадровой службой — корпоративные порталы, КЭДО, единые электронные системы для работы и обучения;
для эффективной работы HR искорените бумажный документооборот, бюрократию и длинные очереди перед HR-отделом (самих HRов искоренять не надо);
контролируйте загрузку линейных сотрудников — регулярные переработки из-за того, что «кто-то неправильно спланировал и теперь не хватает рук и денег» — путь в никуда.
Этот материал можно и нужно использовать как чек-лист для планирования и выстраивания стратегии внедрения электронных систем: что нужно внедрить, как это внедрить, и каким будет результат.
Если вы уже настроились что-то менять, то наша команда вендоров предложит варианты решения ключевых бизнес-проблем.