Документооборот — это кровь любой серьезной организации. Договоры, акты, счета, доверенности — весь этот массив информации нужно не просто хранить, а постоянно использовать для определенных задач.

Когда документов немного, можно справляться вручную. Но по мере роста организации ручная обработка становится проблемным местом. Сотрудники загружены рутиной и не сосредотачиваются на основных задачах. Это не позволяет компании масштабироваться.

Вот почему автоматизация для обработки документов становится необходимостью, а не просто удобством. Высвобождается время людей, снижается количество ошибок и весь отдел может расти без бесконечного найма сотрудников.

Перейдем к кейсу

Обратился заказчик — владелец юридического отдела.

Рутина и «Copy-Paste» отдела: Юристы тратят до 30-40% времени на перенос данных из карточки контрагента, CRM или старого договора.

Боль: Высокий риск человеческой ошибки (опечатка в типе договора, сумме, названии юридического лица), что делает документ недействительным.

— В штабе всего 2 сотрудника у которых есть задачи:

1. Основные задачи: консультировать клиентов, анализировать и составлять индивидуальные формы документов для клиентов. Консультации расписаны на день вперед и перерыв между ними — 15 минут

2. Переносить данные, из сотни поступивших документов в отдел, в таблицу — уходит 2-3 часа в день

И каждый день у сотрудников выбор: прийти пораньше на работу или остаться после последней консультации, чтобы перенести все данные. Открыть файл, найти информацию в документе, вписать в таблицу и так еще 100 раз. Один сотрудник ошибся цифрой — придется искать и исправлять. Второй устал и перепутал даты — еще одна проблема. Это не просто потеря времени — это потеря качества.

Получается, что квалифицированные специалисты занимаются механической работой, которую мог бы делать любой другой.

Выделили запросы заказчика :

1. У сотрудников много однотипной работы - хочет переложить рутинные задачи на «робота», чтобы повысить эффективность и интерес сотрудников к работе

2. У каждого сотрудника свой формат хранения и выведения информации - хочет, чтобы автоматизация выполняла все в одном стиле и был единый формат хранения информации у всех сотрудников

3. Хочет масштабировать свой отдел, но возникают сложности с увеличением персонала

Была сформулирована задача: найти решение, которое позволит отделу одновременно решить две, казалось бы, противоречивые проблемы. С одной стороны, нужно облегчить нагрузку на существующих сотрудников. С другой стороны, нет возможности неограниченно пополнять штат сотрудников — каждый новый сотрудник требует время на обучение, согласования процессов и дополнительных расходов на зарплату.

Достаточно стандартная задача в нише автоматизаций, поэтому мы решили передать ее нашей студентке - Марии.

Вместо найма новых людей для выполнения однотипных операций, Мария создала «робота», который трудится 24/7, не устает и не допускает ошибок.

Увлекаетесь автоматизациями, как и Мария? Мы дарим сервер с n8n бесплатно бонусом. Пользуйтесь!

Получилась незамудренная Автоматизация

Разберемся как она работает:

Этап 1: Подготовка и отправка документов - Сотрудник собирает папку документов и отправляет на почту файл с документами(тип документа может быть как pdf, docs, так и png, jpeg).

Этап 2: Получение и определение типа документа - Автоматизация скачивает вложение из письма Gmail. Определяет тип документа исходя их его названия: договор, доверенность, паспорт, акт, счёт, реквизит.

Этап 3: Извлечение данных из документа - Файл загружается в LlamaIndex и сервис извлекает file_id. Затем возвращает распознанный текст, чтобы openAI собрала уже только нужный нам текст:

{
  "contract_number": "ДУ-2025-254",
  "parties": "ООО 'АБВ' и ИП Иванов И.И.",
  "date_signed": "15-10-2025",
  "amount": 150000,
  "contract_type": "Договор оказания услуг",
  "validity_period": "15-10-2025 to 07-12-2025"
}

Этап 4: Сохранение и уведомление - Данные сохраняются в заранее подготовленную таблицу(мы используем Airtable. Airtable - платный аналог Excel). Сотрудник получает уведомление о завершении работы.

На выходе получается таблица, в которой каждая строка — это отдельный документ, а каждый столбец — ключевое поле, извлеченное из него: номер договора, контрагент, дата подписания, сумма, срок действия и другие параметры.

— Теперь данные легко фильтруются и доступны каждому сотруднику в едином формате.

Во сколько обходится такая автоматизация? В нашем случае:

Расходы зависят от количества обработанных документов

Первый месяц: заказчик потратил на содержание автоматизации — 10.000₽ и освободил своих сотрудников от рутинных задач.

Второй месяц: автоматизация обошлась в 30.000₽, так как юридический отдел начал наращивать свои обороты и количество обрабатываемых документов увеличилось.

— В ином случае, заказчику пришлось бы нанимать уже сейчас 2-х сотрудников, чтобы они выполняли только рутинную задачу и продолжать нанимать в процессе масштабирования. А это минимум 60.000₽ в месяц на данный момент + еще минимум столько же через несколько месяцев.

Мария успешно справилась с первым коммерческим заказом — Заказчик доволен изменениям в отделе.

Посмотрите на изменения:

Этот кейс показывает, что даже небольшая команда может начать кратно масштабироваться за счет автоматизации без найма персонала. Главное — определить рутинные задачи и доверить ее системе, которая не устает и не ошибается.

И документооборот - это только начало. Рутинные задачи есть везде: в маркетинге, в бухгалтерии, в продажах, в управлении проектами. И любую работу нужно автоматизировать, если она отвечает 3-ем критериям:

1. Регулярность — задача повторяется часто или выполняется по расписанию

2. Алгоритмизация — работа не требует творческого подхода, а следует четкой логике.

3. Обмен данными между сервисами — вы постоянно вручную переносите данные из одного места в другое

Если, выполняя эту работу, вы чувствуете себя «роботом-копипастером» — значит, этот процесс идеален для автоматизации.

Где и как приобрести навыки автоматизаций c n8n?

Можете присоединиться к нам и перенять наш 10-летний опыт работы в IT. Через нас прошло более 900 человек: фрилансеров, сотрудников компаний и владельцев бизнеса. Все расскажем и покажем. Подробнее тут

Хочешь освоить навыки? - Приходи к нам. Научим избавляться от рутинных болей за счет автоматизации, ИИ агентов и n8n за неделю.

?Ставьте лайк и пишите, какие задачи хотели бы попробовать решить с помощью автоматизации! Мы попробуем собрать кейс на основе этого для следующих статей.