Компания «Пилот» за годы существования провела сотни проектов по построению и реорганизации ритейл-инфраструктуры. Одними из самых важных для магазина почти всегда становятся работы по миграции с одной кассовой системы на новую.

Сегодня мы поговорим об особенностях миграции кассового софта, распространенных ошибках, которые допускают компании на этом пути, и посоветуем, на что обратить внимание, чтобы их избежать.

Популярные причины миграции

Прежде чем погружаться в детали процесса миграции кассового софта, стоит поговорить о том, почему вообще возникает такая необходимость. Чаще всего руководство торговой сети решает заменить действующее ПО под воздействием трех основных причин:

• Слишком дорого — многие ритейлеры задумываются о смене текущего решения из-за высокой стоимости владения. Она складывается из стоимости доработок, которые необходимы, например, в силу изменений законодательства (как было в случае ЕГАИС и 54-ФЗ), сервиса, затрат на персонал. Особенно явно это проявляется в случае зарубежного ПО: доработки в нем зачастую обходятся в весомую сумму. В таком случае, чтобы не нарушать закон и не выбиться из бюджета, возникает необходимость миграции на новый софт.
• Низкая скорость разработки (доработки, исправления, обновления релиза) — не всегда компании-разработчики оперативно реагируют на пожелания клиентов, например, по усовершенствованию функционала, и устраняют ошибки ПО. Иногда ритейлерам приходится месяцами ждать критические исправления, а на изменения функционала могут уходить годы. Если темп роста бизнеса выше скорости разработки, то решение нужно менять.
• Нестабильная работа решения — любой простой системы в ритейле можно напрямую конвертировать в финансовые потери и недовольство клиентов, что портит имидж компании.

Основные моменты миграции кассового ПО

Можно выделить несколько базовых процессов, сопровождающих миграцию ПО:

• Составление качественного технического задания. Являясь ключевым процессом, он не получает должного внимания со стороны ритейлера. Техническое задание содержит только общую концепцию решения, но не описывает особенностей и деталей бизнес-процессов.
• Интеграция решения с имеющимися у торговой сети системами бэк-офиса/ERP. Часто этот процесс индивидуален для каждого бизнеса, поэтому требует собственного подхода. Хотя существуют и типовые решения с популярными системами, они не подходят под задачи каждого предприятия.
• Замена фронтального решения. На этом этапе важно проверить, совместимо ли кассовое ПО с имеющимся торговым оборудованием. Вполне возможная ситуация, что технические возможности оборудования не позволяют использовать новое ПО. В таком случае ритейлер может понести дополнительные траты на апгрейд оборудования, покупку лицензии ОС или полную замену устройств.

Очевидно, только этими процессами миграция не ограничивается и обычно «дьявол кроется в деталях». Но при правильном подходе к ним можно существенно минимизировать риск возникновения ошибок.

Как все испортить: ошибки миграции

Можно привести самые популярные проблемы, возникающие при планировании миграции.

Ошибка #1: «пока гром не грянет»

Часто ритейлер принимает решение о миграции в последний момент: например, потому что со следующего месяца начнут действовать новые требования закона. Из-за сжатых сроков не остается времени на качественное тестирование, подготовку персонала и инфраструктуры для нового решения. А значит, почти наверняка, ритейлер столкнется с проблемами.

Как избежать: нужно понимать, что миграция сложного софта не производится за один день. Следует начинать подготовку заранее и закладывать на проект 4-5 месяцев.

Ошибка #2: плохая проработка требований

Техническое задание — основа основ. Чем подробнее и точнее оно сформулировано, тем выше вероятность, что никаких сюрпризов в самом процессе миграции не возникнет, а само решения будет соответствовать ожиданиям. Помните, что кассовый софт — это не сайт на конструкторе, и «поиграть шрифтами» здесь не так-то просто.

Пример из нашей практики — в ходе одного из проектов по миграции на кассовое ПО «Профи-Т» заказчик предоставил нам выгрузки данных (среди них: товары, цены, пользователи системы, их привилегии). Ориентируясь на их структуру, мы организовали обмен между кассовой и ERP-системами. Позже выяснилось, что данные, выданные заказчиком, и данные, реально работающие в продакшн-среде отличаются по формату. Поэтому систему обмена данными пришлось переделывать, что повлияло на сроки сдачи проекта.

Как избежать: не экономить время на составлении ТЗ, привлекать к процессу не только ИТ-специалистов ритейлера, но и сотрудников, которые будут работать с системой.

Ошибка #3: хотим как у «них»

Часто ритейлеры задумываются о миграции на новое кассовое решение потому, что увидели это ПО у конкурента. При этом не учитывают, подходит ли оно под их бизнес-процессы. В результате продукт не оправдывает их ожиданий и не выполняет весь объем возложенных задач.

Как избежать: попросить у поставщика тестовый образец, попросить консультацию по возможностям решения, не стесняться задавать вопросы.

После миграции: каждый должен делать свое дело

Отдельная тема — сервисное обслуживание торговой инфраструктуры после завершения проекта миграции на новый софт. В некоторых случаях компании-заказчики предпочитают передавать эту задачу собственному ИТ-департаменту. И это не самое лучшее решение по ряду причин.

Как правило, техническим сотрудникам торговых сетей может не хватать компетенции в работе с новой системой, на изучение и погружение требуется время. В результате на решение возникающих проблем может уходить больше времени, чем если бы инцидент был сразу передан в службу поддержки разработчика, и проблема будет решена в обозначенные в SLA сроки.

По этой же причине могут возникать ошибки конфигурации ПО. Как результат — частичная или полная неработоспособность решения на неопределенный период времени.

Поэтому специалисты компании «Пилот» рекомендуют привлекать к сервисному обслуживанию профессионалов. О том, как работает наша служба поддержки, мы рассказывали в блоге ранее (раз и два). А в другом материале можно почитать о сервисном обслуживании ритейл-оборудования.