![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/716/ed9/621/716ed9621185b26163d148f8904c8bfc.png)
Готового решения, которое могло решить все три проблемы, на рынке не существовало, так что мы начали работу над собственным проектом «Электронный DOC.офис». О том, что получилось, расскажем в этом посте.
Из чего состоит наше решение
Если вкратце, то наша СУД — это персонализированный проект, в котором взаимосвязано несколько информационных систем: Navision, IBM Filenet и комплекс решений ABBYY.
Navision — наша ключевая ERP-система, в которой фиксируются все процессы: от согласования служебных записок до формирования внутренних документов. В Navision работают все сотрудники компании — от секретариата до финансовых служб. Развиваем и поддерживаем Navision мы самостоятельно, у нас большой коллектив специалистов.
IBM Filenet — это наше хранилище документов, в котором формируются все электронные досье.
![](https://habrastorage.org/webt/mq/hr/jd/mqhrjd2qf6pnobpxalt26dfjqqi.png)
Досье проекта
Комплекс решений ABBYY предназначен для распознавания документов. В него входит подсистема распознавания данных и подсистема ввода информации (или станция сканирования). Мы давно поддерживаем партнерские отношения с ABBYY, и, если оценивать рынок, это был единственный достаточно функциональный кандидат, который мог справиться с нашими требованиями.
Вот краткий алгоритм работы «Электронного DOC-офиса»:
- Через ABBYY менеджеры сканируют документы. Происходит заполнение их атрибутивного состава.
- Документы и заполненный атрибутивный состав складывается в электронное хранилище Filenet.
- Документы и атрибутивный состав отображается в Navision.
Дьявол в деталях
Общая схема работы довольно проста. Но, чтобы наша система СУД стала удобной, пришлось улучшить все ключевые процессы работы. Опишем все по порядку.
Создание и заполнение карточки контрагента
Быстрое создание карточки. Сейчас в карточке достаточно ввести ИНН или ОГРН, а все остальные сведения заполняются автоматически. Это ускоряет работу, помогает избежать внесения некорректных данных и дублирования карточек.
![](https://habrastorage.org/webt/8r/-u/1m/8r-u1mi69emhu6sqs3jalcv3j58.png)
Договор лизинга, где возможно автоматическое заполнение полей
Персональная ответственность. Теперь за каждым клиентом в системе закреплен менеджер, который отвечает за актуальность данных и документов. Это помогает и избежать путаницы в данных и получать своевременную информацию о контрагентах.
Формирование досье клиента и поставщика
Единое досье.Появилась единая для каждого контрагента (клиента, поставщика, поручителя) структура досье, доступная для общего пользования. Также все загруженные документы легко идентифицировать и найти в электронном хранилище. Больше никакого хаоса.
Сокращение бумажного документооборота. До внедрения новой системы мы тратили крупные суммы на пересылку и хранение бумажных досье. На новом этапе мы отказались от части документов на бумажном носителе в пользу сканированных копий.
![](https://habrastorage.org/webt/mq/hr/jd/mqhrjd2qf6pnobpxalt26dfjqqi.png)
Окно сканирования ABBYY
Контроль срока действия документов. Раньше мы не знали точно, актуальны ли загруженные нами документы. Теперь же документы с истекшим сроком действия подсвечиваются красным цветом.
Сканирование документов
Нормативы по качеству сканов и единому формату. В системе ABBYY заложены требования к формату и качеству сканированных копий документов.
Быстрая сшивка документов. Мы упростили требования к сшивке договорной документации, и процесс сканирования теперь занимает не четверть часа, а всего три минуты. Загрузка документов в досье также происходит гораздо быстрее, чем раньше.
Формирование договорной документации
Автоматизация.Теперь сотрудникам нужно вносить минимальное количество правок в договоры и карточки проектов, система сделает большую часть работы сама.
Удобная навигация. В документах проектов появилась упорядоченная структура, удобная для сотрудников.
Быстрое заполнение полей. Развитие системы Navision и доработка шаблонов договорной документации позволила нам уменьшить время на заполнение полей после выгрузки договора.
Верификация подписанных документов
Автоматическое штрихкодирование. Внедрение этой функции исключило «ручную» верификацию данных. Система сравнивает документы и генерирует результаты проверки всего за три минуты.
Работа с электронным архивом документов
Оперативный поиск и выгрузка документов. Если раньше появлялась задача выгрузить все договоры за определенный период, то нужно было выгружать каждый документ вручную. Теперь же благодаря массовой выгрузке система делает всё самостоятельно.
![](https://habrastorage.org/webt/78/dc/sl/78dcslv5bcsqzczs5es0apznt88.png)
Окно сравнения документов
![](https://habrastorage.org/webt/h1/um/ng/h1umngcmg-x49wxa4p0mhu_90d8.png)
Просмотр архивных документов в режиме онлайн. Чтобы ознакомиться с архивным документом, достаточно просто найти его в системе. В электронном архиве хранятся все проектные документы, созданные с начала работы компании и до запуска проекта.
Хранение документов в бумажном архиве
Быстрый процесс регистрации документов. Здесь снова выручает система штрихкодирования, она учитывается и в бумажном архиве.
Электронная опись документов. Вместо привычной описи на бумажном носителе мы ввели её электронный аналог. Взаимодействовать с сотрудниками архива по поводу документов можно через систему Navision. Также мы разработали реестр подписанных договоров для контроля предоставления документации в архив.
И что с того?
Мы в общих чертах описали определенное количество разных улучшений, которые отлично работают у нас. Надеемся, наши идеи помогут вам улучшить и собственную систему СУД.
Пока что мы отслеживаем появление новых версий систем, входящих в нашу СУД, и стараемся сразу их внедрять. Также мы занимаемся интеграцией двух новых крупных систем в Filenet — в скором времени электронные хранилища будут работать не только с Navision, но и с другими внедряемыми системами.
Будем рады ответить на ваши вопросы по системам управления документами и их улучшению в комментариях.
Комментарии (8)
dikiykot
21.05.2019 19:12Navision тот который с 2002 называется Microsoft Dynamics NAV?
не хватает технических подробностей, какой объем баз, ни одного скриншота даже IBM Filenet
работает ли в системе топ менеджмент?DzyubenkoVS Автор
24.05.2019 07:38Совершенно верно.
Система Microsoft Dynamics NAV 2009.
IBM FileNet не доступен большинству пользователей — интерфейсы по работе с IBM FileNet зашиты в NAV.
Топ менеджмент не работает в системе.
oller
21.05.2019 19:31Так понимаю от Navision почти ничего не осталось, кроме движка?
Интересен был бы расчёт стоимости владения своей разработки с ноля и этого конструктора в сравнении, есть очень серьёзные мысли, что с ноля в данном масштабе было бы как минимум в разы дешевле, не говоря уже о гибкости и постройки именно под вас+импортозамещение и т. д.DzyubenkoVS Автор
24.05.2019 07:41Да, система у нас сильно кастомизирована.
система у нас развивается уже более 12 лет и вопросов разработки с нуля не стояло вовсе.
Масштаб системы у нас существенно больше, описанное решение это всего лишь незначительная часть системы.
DonAlPAtino
22.05.2019 15:07Navision у вас кажется года с 2006 стоит (или даже раньше)? «КОРУС Консалтинг» вроде внедрял… Интересно сколько раз там все переписали… Или прямо так сразу правильно сделали?
DzyubenkoVS Автор
24.05.2019 07:44Внедрением системы занималась компания Импакт Софт.
Внедрение было чуть раньше 2006 года, с того момента система имела определенное развитие. За последние 3-4 года система получила существенное развитие по многим направлениям
ggo
куда ж без файлнета ;)…