Привет! На связи специалисты «Сбербанк Лизинг». Огромная часть нашей работы связана с документами, поэтому в наших интересах постоянно совершенствовать свою СУД — систему управления документами. До недавнего времени она была, прямо скажем, не лучшей помощницей и отнимала много времени и сил. Не было единого электронного хранилища, автоматизированного сканирования и верификации документов, а также контроля наличия оригиналов в архиве.



Готового решения, которое могло решить все три проблемы, на рынке не существовало, так что мы начали работу над собственным проектом «Электронный DOC.офис». О том, что получилось, расскажем в этом посте.

Из чего состоит наше решение

Если вкратце, то наша СУД — это персонализированный проект, в котором взаимосвязано несколько информационных систем: Navision, IBM Filenet и комплекс решений ABBYY.

Navision — наша ключевая ERP-система, в которой фиксируются все процессы: от согласования служебных записок до формирования внутренних документов. В Navision работают все сотрудники компании — от секретариата до финансовых служб. Развиваем и поддерживаем Navision мы самостоятельно, у нас большой коллектив специалистов.

IBM Filenet — это наше хранилище документов, в котором формируются все электронные досье.


Досье проекта

Комплекс решений ABBYY предназначен для распознавания документов. В него входит подсистема распознавания данных и подсистема ввода информации (или станция сканирования). Мы давно поддерживаем партнерские отношения с ABBYY, и, если оценивать рынок, это был единственный достаточно функциональный кандидат, который мог справиться с нашими требованиями.

Вот краткий алгоритм работы «Электронного DOC-офиса»:

1. Через ABBYY менеджеры сканируют документы. Происходит заполнение их атрибутивного состава.
   
2. Документы и заполненный атрибутивный состав складывается в электронное хранилище Filenet.
   
3. Документы и атрибутивный состав отображается в Navision.
   

Дьявол в деталях

Общая схема работы довольно проста. Но, чтобы наша система СУД стала удобной, пришлось улучшить все ключевые процессы работы. Опишем все по порядку.

Создание и заполнение карточки контрагента

Быстрое создание карточки. Сейчас в карточке достаточно ввести ИНН или ОГРН, а все остальные сведения заполняются автоматически. Это ускоряет работу, помогает избежать внесения некорректных данных и дублирования карточек.

Договор лизинга, где возможно автоматическое заполнение полей

Персональная ответственность. Теперь за каждым клиентом в системе закреплен менеджер, который отвечает за актуальность данных и документов. Это помогает и избежать путаницы в данных и получать своевременную информацию о контрагентах.
Формирование досье клиента и поставщика

Единое досье.Появилась единая для каждого контрагента (клиента, поставщика, поручителя) структура досье, доступная для общего пользования. Также все загруженные документы легко идентифицировать и найти в электронном хранилище. Больше никакого хаоса.

Сокращение бумажного документооборота. До внедрения новой системы мы тратили крупные суммы на пересылку и хранение бумажных досье. На новом этапе мы отказались от части документов на бумажном носителе в пользу сканированных копий.


Окно сканирования ABBYY

Контроль срока действия документов. Раньше мы не знали точно, актуальны ли загруженные нами документы. Теперь же документы с истекшим сроком действия подсвечиваются красным цветом.

Сканирование документов

Нормативы по качеству сканов и единому формату. В системе ABBYY заложены требования к формату и качеству сканированных копий документов.

Быстрая сшивка документов. Мы упростили требования к сшивке договорной документации, и процесс сканирования теперь занимает не четверть часа, а всего три минуты. Загрузка документов в досье также происходит гораздо быстрее, чем раньше.
Формирование договорной документации

Автоматизация.Теперь сотрудникам нужно вносить минимальное количество правок в договоры и карточки проектов, система сделает большую часть работы сама.

Удобная навигация. В документах проектов появилась упорядоченная структура, удобная для сотрудников.

Быстрое заполнение полей. Развитие системы Navision и доработка шаблонов договорной документации позволила нам уменьшить время на заполнение полей после выгрузки договора.

Верификация подписанных документов

Автоматическое штрихкодирование. Внедрение этой функции исключило «ручную» верификацию данных. Система сравнивает документы и генерирует результаты проверки всего за три минуты.

Работа с электронным архивом документов

Оперативный поиск и выгрузка документов. Если раньше появлялась задача выгрузить все договоры за определенный период, то нужно было выгружать каждый документ вручную. Теперь же благодаря массовой выгрузке система делает всё самостоятельно.


Окно сравнения документов

Очередь согласования

Просмотр архивных документов в режиме онлайн. Чтобы ознакомиться с архивным документом, достаточно просто найти его в системе. В электронном архиве хранятся все проектные документы, созданные с начала работы компании и до запуска проекта.

Хранение документов в бумажном архиве

Быстрый процесс регистрации документов. Здесь снова выручает система штрихкодирования, она учитывается и в бумажном архиве.

Электронная опись документов. Вместо привычной описи на бумажном носителе мы ввели её электронный аналог. Взаимодействовать с сотрудниками архива по поводу документов можно через систему Navision. Также мы разработали реестр подписанных договоров для контроля предоставления документации в архив.

И что с того?

Мы в общих чертах описали определенное количество разных улучшений, которые отлично работают у нас. Надеемся, наши идеи помогут вам улучшить и собственную систему СУД.

Пока что мы отслеживаем появление новых версий систем, входящих в нашу СУД, и стараемся сразу их внедрять. Также мы занимаемся интеграцией двух новых крупных систем в Filenet — в скором времени электронные хранилища будут работать не только с Navision, но и с другими внедряемыми системами.

Будем рады ответить на ваши вопросы по системам управления документами и их улучшению в комментариях.